Ограничение доступа к презентациям с помощью управления правами на доступ к данным в PowerPoint

Используя IRM в Microsoft 365, вы можете управлять файлами спецификации документов XML (XPS) и файлами следующих типов:

• .ppt презентации
• .pptx презентации
• Presentation.pptm с поддержкой макросов
• Template.pot
• Template.potx
• . Potm шаблона с поддержкой макросов
• Показать.pps
• Show.ppsx
• Show.ppsm с поддержкой макросов
• Office theme.thmx

Настройка компьютера для использования службы IRM

Чтобы использовать IRM в Microsoft 365, минимальное требуемое программное обеспечение — это клиентский пакет обновления 1 (SP1) служб Управления правами Windows (RMS). Администратор RMS может настроить на уровне компании политики IRM для определения пользователей, которые имеют доступ к сведениям, а также уровня разрешений на изменение сообщений. Например, администратор может определить шаблон прав под названием "Служебные, конфиденциальные", в котором будет указано, что сообщение, к которому применяется эта политика, может быть открыто только пользователями, относящимися к домену компании.

Скачивание разрешений

При первой попытке открыть презентацию с ограниченным разрешением необходимо подключиться к серверу лицензирования, чтобы проверить учетные данные и скачать лицензию на использование. Лицензия на использование определяет ваш уровень доступа к файлу. Этот процесс необходим для каждого файла с ограниченными разрешениями. Другими словами, такое содержимое невозможно открыть без лицензии на использование. Для скачивания разрешений требуется, чтобы Microsoft 365 отправлял свои учетные данные, включая адрес электронной почты и сведения о ваших правах на разрешения на сервер лицензирования. Сведения, содержащиеся в презентации, не отправляются на сервер лицензирования.

Ограничение разрешений на доступ к содержимому в файлах

IRM позволяет применять ограничения для отдельных пользователей, файлов или групп (разрешения на основе групп требуют службы каталогов Active Directory для расширения группы). Например, в документе, создаваемом Ranjit, он может дать Елене разрешение на чтение, но не изменить его. Затем Ranjit может предоставить Бобби разрешение на редактирование документа. Ранджит также может решить применить пятидневный лимит к доступу Елены и Бобби к документу. 

1. Сохраните презентацию.

2. Перейдите враздел Сведения офайле>.

3. Выберите Защитить презентацию, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Ограниченный доступ.

4. В диалоговом окне Разрешения выберите Ограничить разрешения для этой презентации, а затем назначьте нужные уровни доступа для каждого пользователя.
   Если администратор задал настраиваемые политики разрешений, которые пользователи не могут изменить, доступные вам варианты могут быть ограничены.
   Уровни разрешений

   • Прочитать Пользователи с разрешением на чтение могут читать презентацию, но у них нет разрешения на ее редактирование, печать или копирование.
   • Изменить Пользователи с разрешением на изменение могут читать, редактировать и сохранять изменения в презентации, но у них нет разрешения на ее печать.
   • Полный доступ Пользователи с разрешением "Полный доступ" имеют полные разрешения на разработку и могут выполнять с презентацией все, что может сделать автор, например устанавливать даты окончания срока действия содержимого, предотвращать печать и предоставлять разрешения пользователям. После истечения срока действия разрешения для презентации для авторизованных пользователей презентация может быть открыта только автором или пользователями с разрешением на полный доступ к презентации. Авторы всегда имеют уровень разрешений "Полный доступ".

5. Чтобы предоставить пользователю разрешение на полный доступ, в диалоговом окне Разрешения выберите Дополнительные параметры, а затем в столбце Уровень доступа щелкните стрелку и выберите Полный доступ в списке Уровень доступа .
   

6. После назначения уровней разрешений нажмите кнопку ОК.
   Появится панель сообщений, которая указывает, что презентация управляется правами. Если необходимо внести какие-либо изменения в разрешение на доступ к презентации, выберите Изменить разрешение.
   
   Если презентация с ограниченными разрешениями пересылается неавторизованному лицу, появится сообщение с адресом электронной почты автора или адресом веб-сайта, чтобы пользователь смог запросить разрешение на презентацию.
   
   Если автор не предоставил свой адрес электронной почты, пользователи, не имеющие разрешений, увидят сообщение об ошибке.

Установка даты окончания срока действия для файла

1. Откройте файл.
2. Перейдите враздел Сведения офайле>.
3. Выберите Защитить презентацию, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Ограниченный доступ.
4. В диалоговом окне Разрешения установите флажок Ограничить разрешение на эту презентацию проверка, а затем выберите Дополнительные параметры.
5. В разделе Дополнительные разрешения для пользователей установите флажок Срок действия этой презентации истекает на проверка, а затем введите дату.
6. Дважды нажмите кнопку ОК .

Использование другой учетной записи пользователя Windows для управления правами на доступ к файлам

1. Откройте документ, книгу или презентацию.

2. Перейдите враздел Сведения офайле>.

3. Выберите Защитить презентацию, наведите указатель мыши на пункт Ограничить разрешение по People, а затем выберите Управление учетными данными.

4. Выполните одно из следующих действий:

   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите адрес электронной почты для учетной записи, которую вы хотите использовать, а затем нажмите кнопку ОК.
   • В диалоговом окне Выбор пользователя выберите Добавить, введите учетные данные для новой учетной записи, а затем дважды нажмите кнопку ОК .
     

Просмотр содержимого с ограниченным разрешением на доступ

Чтобы просмотреть управляемое правами содержимое, на которое у вас есть разрешения с помощью Microsoft 365, просто откройте презентацию.

Если вы хотите просмотреть имеющиеся разрешения, выберите Просмотр разрешения на панели сообщений или выберите Эта презентация содержит политику разрешений .

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает выполнять следующие действия.

• предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;
• ограничивать отправленное содержимое;
• обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;
• принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

• стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;
• потери или повреждения вследствие действий компьютерных вирусов;
• ручного копирования или перепечатывания с экрана получателя;
• цифрового фотографирования (при отображении на экране) получателем;
• копирования с помощью сторонних программ создания снимков экрана.