Табели учета рабочего времени — это основа того, что вы, как член команды, делаете в Project Online.
Как заполнить свое расписание?
На панели быстрого запуска нажмите кнопку Расписание.
Представление расписания состоит из двух сторон с разделителем между ними.
Слева выводятся ваши задачи, а также периоды временной нетрудоспособности и отпуска.
Справа вводится фактическое количество часов, затраченное на выполнение задач каждый день.Совет
Чтобы отобразить больше данных в одной из сторон представления, перетащите находящийся посередине разделитель.
Открыв представление расписания, можно выполнить ряд действий.
После ввода часов работы в расписание вам нужно отправить его на утверждение руководителю.
Откройте на ленте вкладку Расписание.
Нажмите кнопку Отправить>сдачу в окончательном расписании.
Совет
При выборе команды Отправить окончательное расписание оно становится заблокированным для редактирования. Если вы еще не готовы его отправить, выберите команду Отправить сведения о ходе выполнения для всех задач или Отправить данные о ходе выполнения выбранных задач.
Почему расписания важны?
Никто не любит заполнять расписания. Если вы работаете одновременно над множеством разных задач, может быть трудно определить, какая часть дня была потрачена на каждую из них. Кроме того, порой трудно отрабатывать установленное количество рабочих часов. Иногда у вас может возникнуть желание поработать подольше, а иногда — завершить работу раньше. И в том, и в другом случае вам вряд ли захочется привлекать внимание к своему рабочему графику.
Однако когда речь идет об управлении проектами, дело не в вашей трудовой дисциплине, хотя, конечно, это тоже важно. Но еще важнее, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в рамках бюджета. А для этого нужно назначить достаточное количество сотрудников, чтобы они могли выполнить работу, не переутомляясь, и чтобы при этом организация потратила не больше денег, чем планировала.
Менеджеры проектов используют данные табелей учета рабочего времени, чтобы выяснить, сколько людей необходимо назначить на аналогичные задачи в будущих проектах. Ваш отдел кадров может использовать эти данные, чтобы убедиться в том, что для определенных должностей назначена соответствующая численность персонала. И да, табели учета рабочего времени могут переводиться в доллары в вашем кармане, если вам платят почасово. Но важно помнить, что не все данные табеля учета рабочего времени ... Существуют более широкие преимущества для вашей организации, которые приводят к улучшению планирования и повышению эффективности в будущем.
И вы также увидите выгоду от лучшего планирования и эффективности, потому что в конечном итоге вам не придется тратить много сверхурочных, пытаясь выполнить свою работу вовремя. У вашего диспетчера проектов будут реалистичные ожидания относительно того, сколько времени потребуется для выполнения задач или сколько людей на самом деле нужно для выполнения конкретной задачи, и вы можете в конечном итоге вернуть свои выходные!
Принципы работы табелей учета рабочего времени в Project Online
Периоды расписаний для организации настраиваются администратором, и вы на этот процесс не влияете. Например, расписания могут создаваться на каждую неделю.
Когда руководитель проекта назначает вам задачу, она включается в ваше расписание в тот период, на который она намечена в плане проекта.
Вы указываете фактические часы, которые затратили на выполнение каждой задачи в течение периода расписания, а затем отправляете его.
Каждому человеку в Project Online назначен диспетчер табелей учета рабочего времени (иногда несколько). Им может быть руководитель проекта или другое лицо, например менеджер отдела кадров, отвечающий за управление трудовыми ресурсами в организации.
Ваш управляющий расписаниями получает отправленное вами расписание и проверяет его. Если все в порядке, ваше расписание утверждается. Если что-то в расписании управляющего не устраивает, он может отклонить его, добавив комментарий с указанием причины отклонения.
Если ваше расписание утверждено, указанное вами затраченное время идет в счет общего выполненного объема работы, а оставшийся объем работы уменьшается. Эти данные отражаются в общем плане проекта, так что руководитель проекта может точно отслеживать ход его выполнения.
СЛЕДУЮЩИЙ ЭТАП...
Ознакомьтесь со статьей Действие 3. Обновление хода выполнения задачи.
