Хотя очень важно отражать часы работы над задачами в Project Web App, не менее важно сообщать своему менеджеру проектов о том, как идут дела в более общем плане.
В этой статье
- Время и ход выполнения задачи: в чем разница?
- Где нужно указать ход выполнения задачи?
- Добавление примечаний о своей работе
Время и ход выполнения задачи: в чем разница?
Прежде чем мы поговорим о том, как создавать отчеты о ходе выполнения задач в Project Web App, важно убедиться в том, что мы четко понимаем разницу между временем и ходом выполнения задачи.
|
Время выполнения задачи — это фактическое количество часов, затраченных на работу над конкретной задачей. Эти значения указываются в расписании для регистрации времени, посвященного разным задачам в течение рабочей недели. |
|---|---|
|
Ход выполнения задачи — это обобщающий термин для таких показателей, как процент выполненной работы над задачей (процент завершения) и объем работы, которую еще предстоит сделать, чтобы выполнить задачу (оставшиеся трудозатраты). |
Отправляя данные о ходе выполнения задач, вы можете предоставить расширенное описание положения дел.
Рассмотрим пример.
В этом примере вам назначена задача, на выполнение которой отведено 40 часов.
Вы работали над ней 8 часов в понедельник, 4 часа во вторник и 8 часов в среду, т. е. всего 20 часов.
| Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | ВСЕГО | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Фактические | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Запланированные | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Это время , которое вы вводите в расписание.
Теперь давайте посмотрим на вашу работу с точки зрения хода выполнения задачи .
Несмотря на то что на задачу потрачено 20 из 40 часов, возможно, вы не считаете, что сделано 50 % работы.
Вы можете думать, что опережаете график и задача выполнена, например, на 75 %, или отстаете, а задача выполнена всего на 25 %.
Вот как выглядят в процентах 20 из 40 часов:
Но на самом деле вы, может быть, опережаете график, и процент другой:
Или вы отстаете от графика, и процент такой:
Когда вы сообщаете предполагаемый процент выполнения, это и есть ход выполнения задачи. Ваша оценка оставшегося времени работы над задачей (оставшиеся трудозатраты) также относится к сведениям о ходе ее выполнения.
Продолжая наш пример, после завершения 20 из 40 запланированных часов вам может показаться, что вам осталось выполнить более 20 часов работы, прежде чем задача будет выполнена. Отправляя руководителю проекта предварительные сведения об оставшихся трудозатратах, вы сообщаете о ходе выполнения задачи.
Хорошо, но для чего все это нужно?
Помните, что, как и в случае с табелями учета рабочего времени, отчеты о ходе выполнения задач, честно говоря, не про вас. Цель в том, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в рамках бюджета.
Если задача, над которой вы работаете, по какой-либо причине занимает больше времени, чем ожидалось, ваш диспетчер проектов может изменить порядок в будущем, чтобы весь проект не пошел под откос.
Даже если вы выполняете свою работу как можно лучше, не всегда все идет по плану. Каждый хороший руководитель проекта знает об этом, так что не переживайте, если ход выполнения задачи не соответствует графику. Просто будьте честны, сообщайте о реальном положении дел, и вы сможете сделать свою часть работы и поддерживать выполнение проекта.
Где нужно указать ход выполнения задачи?
Это довольно интересный вопрос. Настроить Project Web App для ввода хода выполнения задачи можно двумя способами.
Отдельные представления для времени и хода выполнения задач. Если ваша организация настроила Project Web App таким образом, участники команды вводят и отправляют время в представлении "Расписание", а ход выполнения задач — в представлении "Задачи".
- Время вводится в следующем виде: часы в представлении "Расписание"
- Ход выполнения задачи вводится в следующем виде: процент завершения в представлении "Задачи" + оставшиеся трудозатраты в представлении "Задачи"
Единое комбинированное представление времени и хода выполнения задач. Если ваша организация настроила Project Web App таким образом, участники команды могут фиксировать время и ход выполнения задач в представлении расписания. Ход выполнения задачи в данном случае отображается в виде часов, а не процента выполнения в дополнение к оставшимся трудозатратам.
- Время вводится в следующем виде: часы в представлении "Расписание"
- Ход выполнения задачи вводится в следующем виде: оставшиеся трудозатраты в представлении "Расписание"
"Комбинированное представление" (которое, возможно, известно вашему администратору как "режим одной операции") позволяет избавиться от необходимости записывать данные в двух местах, но вы потеряете возможность отчитываться о проценте завершения в более общем виде ("Я выполнил примерно 25 % работы над этой задачей."). Как видите, этот метод имеет свои недостатки и преимущества. В конечном счете, как участник группы вы просто следуете правилам, действующим в организации, но иногда полезно знать некоторые дополнительные подробности.
Готовы отчитаться о ходе выполнения задачи?
Добавление примечаний о своей работе
Еще один способ сообщить о ходе выполнения задачи — просто добавить примечания при отправке обновлений руководителю проекта. Иногда вам нужно будет объяснить, почему происходят задержки ("Я добавляю 20 часов оставшихся трудозатрат, потому что..."), или предоставить более подробные сведения о работе, сделанной на прошлой неделе ("Во вторник на задачу ушло 6 часов, в частности на...").
Чтобы добавить примечания, перед отправкой расписания или хода выполнения задачи установите на ленте флажок Примечания к отправке. Это позволит вам заполнить поле примечания, перед тем как изменения будут отправлены руководителю проекта.