Хотя важно в часах, в которые вы работаете над задачами в Project Web App, не менее важно общаться с руководителем проекта о том, как обстоят дела, более общим образом.
В этой статье
- Время и ход выполнения задачи: в чем разница?
- Где нужно указать ход выполнения задачи?
- Добавление примечаний о своей работе
Время и ход выполнения задачи: в чем разница?
Прежде чем мы поговорим о том, как сообщать о ходе выполнения задач в Project Web App, важно четко определить различия между временем и ходом выполнения задач.
|
Время выполнения задачи — это фактическое количество часов, затраченных на работу над конкретной задачей. Эти значения указываются в расписании для регистрации времени, посвященного разным задачам в течение рабочей недели. |
|---|---|
|
Ход выполнения задачи — это обобщающий термин для таких показателей, как процент выполненной работы над задачей (процент завершения) и объем работы, которую еще предстоит сделать, чтобы выполнить задачу (оставшиеся трудозатраты). |
Отправляя данные о ходе выполнения задач, вы можете предоставить расширенное описание положения дел.
Рассмотрим пример.
В этом примере вам назначена задача, на выполнение которой отведено 40 часов.
Вы работали над ней 8 часов в понедельник, 4 часа во вторник и 8 часов в среду, т. е. всего 20 часов.
| Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | ВСЕГО | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Фактические | 8 | 4 | 8 | 0 | 0 | 20 |
| Запланированные | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 40 |
Это время , которое вы вводите в расписание.
Теперь давайте рассмотрим проделанную работу с точки зрения хода выполнения задачи .
Несмотря на то что на задачу потрачено 20 из 40 часов, возможно, вы не считаете, что сделано 50 % работы.
Вы можете думать, что опережаете график и задача выполнена, например, на 75 %, или отстаете, а задача выполнена всего на 25 %.
Вот как выглядят в процентах 20 из 40 часов:
Но на самом деле вы, может быть, опережаете график, и процент другой:
Или вы отстаете от графика, и процент такой:
Когда вы сообщаете о предполагаемом проценте завершения, это ход выполнения вашей задачи. Ваша оценка оставшегося времени работы над задачей (оставшиеся трудозатраты) также относится к сведениям о ходе ее выполнения.
Продолжая использовать наш пример, по завершении 20 из 40 запланированных часов вы можете почувствовать, что у вас осталось более 20 часов работы, прежде чем задача будет завершена. Отправляя руководителю проекта предварительные сведения об оставшихся трудозатратах, вы сообщаете о ходе выполнения задачи.
Хорошо, но для чего все это нужно?
Помните, что, как и в расписаниях, отчеты о ходе выполнения задач, откровенно говоря, не о вас. Цель в том, чтобы все задачи выполнялись вовремя и в рамках бюджета.
Если задача, над которой вы работаете, занимает больше времени, чем ожидалось, по какой-либо причине руководитель проекта может изменить порядок в будущем, чтобы общий проект не был сорван.
Даже если вы выполняете свою работу как можно лучше, не всегда все идет по плану. Каждый хороший руководитель проекта знает об этом, так что не переживайте, если ход выполнения задачи не соответствует графику. Просто будьте честны, сообщайте о реальном положении дел, и вы сможете сделать свою часть работы и поддерживать выполнение проекта.
Где нужно указать ход выполнения задачи?
Это довольно интересный вопрос. Существует два способа настройки Project Web App для ввода хода выполнения задачи.
Отдельные представления для времени и хода выполнения задач. Если ваша организация настроила Project Web App таким образом, участники команды вводили и отправили время в режиме расписания, а ход выполнения задач — в представлении Задачи.
- Время вводится в следующем виде: часы в представлении "Расписание"
- Ход выполнения задачи вводится в следующем виде: процент завершения в представлении "Задачи" + оставшиеся трудозатраты в представлении "Задачи"
Одно объединенное представление времени и хода выполнения задач. Если ваша организация настроила Project Web App таким образом, члены команды могут записывать ход выполнения задач и времени в представлении Расписания. Ход выполнения задачи в дополнение к оставшимся трудоемким задачам представлен часами, а не процентом завершения.
- Время вводится в следующем виде: часы в представлении "Расписание"
- Ход выполнения задачи вводится в следующем виде: оставшиеся трудозатраты в представлении "Расписание"
"Комбинированное представление" (которое, возможно, известно вашему администратору как "режим одной операции") позволяет избавиться от необходимости записывать данные в двух местах, но вы потеряете возможность отчитываться о проценте завершения в более общем виде ("Я выполнил примерно 25 % работы над этой задачей."). Как видите, этот метод имеет свои недостатки и преимущества. В конечном счете, как участник группы вы просто следуете правилам, действующим в организации, но иногда полезно знать некоторые дополнительные подробности.
Готовы отчитаться о ходе выполнения задачи?
Добавление примечаний о своей работе
Еще один способ сообщить о ходе выполнения задачи — просто добавить примечания при отправке обновлений руководителю проекта. Иногда вам нужно будет объяснить, почему происходят задержки ("Я добавляю 20 часов оставшихся трудозатрат, потому что..."), или предоставить более подробные сведения о работе, сделанной на прошлой неделе ("Во вторник на задачу ушло 6 часов, в частности на...").
Чтобы добавить примечания, перед отправкой расписания или хода выполнения задачи установите на ленте флажок Примечания к отправке. Это позволит вам заполнить поле примечания, перед тем как изменения будут отправлены руководителю проекта.