Управление календарем занятости может быть перегружено, особенно если новые события конфликтуют с существующими. Copilot помогает поддерживать организацию, автоматически перепланируя личные встречи и собрания 1:1 при возникновении конфликтов. Эта функция предназначена для сокращения ручных усилий по управлению календарем и обеспечения бесперебойной работы расписания.
Где найти параметры автоматического перепланирования
Вы можете найти изменение расписания с помощью Copilot при создании события в новом Outlook для Windows, Outlook в Интернете или календаре Microsoft 365 в Microsoft Teams.
-
Создайте новое событие или откройте существующее событие. Поддерживаются как повторяющиеся ряды, так и одноразовые события.
-
Включите автоматический перенос с помощью Copilot, чтобы разрешить Copilot управлять событием.
-
Необязательный:Чтобы добавить дополнительные настройки, которые помогут Copilot найти лучшие альтернативы при перепланировании, выберите отображаемые параметры перепланирования.
Примечание: Только организатор собрания может включить этот параметр. Участники собрания не увидят возможность попросить Copilot автоматически перенести расписание.
Общие сведения о том, какие триггеры перепланируются
Copilot автоматически перенесет управляемое событие, если:
-
Вы принимаете новое собрание, которое происходит в то же время.
-
Запланируйте или перепланируйте новое событие, которое будет происходить одновременно.
Примечание: При оценке конфликтов будут учитываться только события со статусом Занято или Нет на месте.
Как вы будете уведомлены
Уведомления об изменениях в событиях будут отображаться в веб-канале действий Outlook и включать:
-
Событие было успешно перенесено.
-
Не удалось перепланировать событие в рамках ваших предпочтений.
-
Событие изменилось и больше не может быть автоматически перенесено (например, если в собрание добавлен второй участник).
В будущем Copilot также будет отправлять сообщения электронной почты для важных уведомлений.
Другие рекомендации
Участник отклоняет управляемое собрание 1:1
Copilot не будет переносить управляемое событие, если это собрание 1:1 и участник отклонил управляемое собрание. Copilot не знает, указывает ли отклонение участника собрание должно быть отменено или перенесено. В будущем Copilot будет автоматически принимать новые предложения о времени от участников.
Неотправленные изменения собрания с классической версии Outlook для Windows
В классическом Outlook для Windows организаторы могут вносить изменения в собрание, но не отправлять эти обновления участникам. Если вы часто используете эту функцию, рекомендуется не использовать функцию автоматического перепланирования Copilot. Если вы вносите изменения в управляемое собрание, но не отправляете их, эти изменения будут отправлены участникам, если Copilot обнаружит конфликт и обновит собрание.
Комнаты, добавленные к собранию:
Конференц-залы не считаются участниками собрания. Если вы создаете собрание с одним пользователем и добавляете две конференц-комнаты, Copilot по-прежнему считает это собранием 1:1. Снижение номера также не влияет на автоматическое перепланирование - рекомендуется включить автоматическое резервирование номеров, чтобы Copilot автоматически нашел другой номер, если текущий номер отклоняется.
Сценарии, влияющие на автоматическое перепланирование
Изменения в событиях, которые не позволяют Copilot автоматически перепланировать
Если происходит какое-либо из следующих действий, Copilot не позволит включить автоматическое перепланирование. Если событие уже управляется, Copilot перестанет управлять собранием и сообщит об этом изменении в веб-канале действий Outlook.
-
Добавление нескольких участников.
-
Планирование события длительностью более 5 часов.
-
Планирование события на весь день.
-
Планирование события с повторением больше, чем месяц, например ежеквартально или ежегодно.
-
Планирование повторяющегося собрания на определенную дату месяца.
-
Планирование события в дополнительном календаре.
-
Участник отклоняет управляемое собрание 1:1.
Другие причины, по которым Copilot перестанет автоматически переносить расписание
Copilot перестанет управлять собранием, если оно соответствует определенным критериям, указывающим, что оно не подходит для автоматического управления.
-
Нет доступного времени. Существует конфликт, но даже после 5 попыток, произошедших в течение нескольких дней, Copilot не может найти альтернативное время для события.
-
Достигнут предел перепланирования. Событие было перенесено 5 раз. Это означает, что событие может не быть приоритетным, а продолжение переноса может быть не лучшим результатом для этого события.
Изменение экземпляра в повторяющихся рядах ограничивает параметры перепланирования
Если автоматическое перепланирование отключено для ряда, оно не может быть включено для одного экземпляра.
Если для ряда включено автоматическое перепланирование, его можно отключить для одного экземпляра, но изменить параметры перепланирования нельзя.
Общие календари и автоматическое изменение расписания
Хотя автоматическое перепланирование включено в круг целевого выпуска, делегаты не могут создавать управляемые события в общем календаре или изменять параметры существующего управляемого события. Делегаты также не будут получать уведомления об управляемых событиях. Ожидается, что делегаты и общие календари будут поддерживаться, когда автоматическое перепланирование Copilot достигнет общедоступной доступности.
