Управление календарем занятости может быть перегружено, особенно если входящие новые события конфликтуют с существующими. Чтобы помочь вам оставаться упорядоченными, Copilot может перенести личные встречи и 1:1 (встречи с вами и другим человеком) при возникновении конфликтов, уменьшая количество ручных усилий, необходимых для поддержания графика.
Вы управляете
Вы решаете даты и время, которые являются приемлемыми, если Copilot нужно перепланировать для вас, и вы можете в любое время проверка, что Copilot перепланировал в области уведомлений Outlook. Email уведомления также поступают в ближайшее время, чтобы держать вас в цикле. И, как всегда, вы можете изменить дату и время событий из календаря в любое время.
Включение параметра Автоматически перенос с помощью copilot
При использовании нового Outlook для Windows, Outlook в Интернете или Calendar Microsoft 365 в Microsoft Teams можно автоматически перепланировать события или серии событий.
-
Создайте новое событие или ряд или откройте существующее событие или ряд.
-
Включите параметр Если возникают конфликты, позвольте Copilot перенести это событие.
-
Выберите допустимые дни и время, чтобы найти лучшие альтернативы, если copilot нужно перепланировать для вас (этот шаг необязателен, но вы получите лучшие результаты, если выбрать дни и время).
Несколько вещей, которые следует знать об автоматическом перепланировании и сериях
Если вы создадите новую серию и выключите автоматическое перепланирование с помощью Copilot, вы не сможете включить его для одного экземпляра серии позже.
Если вы создаете новый ряд и включаете автоматическое перепланирование с помощью Copilot, этот параметр можно отключить для одного экземпляра позже, но вы не сможете изменить допустимые дни и время для одного экземпляра.
Copilot перепланируется только в том случае, если конфликты возникнут позже
Copilot будет автоматически переносить ваше мероприятие в зависимости от допустимых дней и времени только в том случае, если:
-
Вы принимаете новое событие, которое происходит в то же время.
-
Запланируйте или перепланируйте новое событие, которое будет происходить одновременно.
В противном случае ваше событие будет оставаться в исходных днях и времени.
Примечание: При оценке конфликтов будут учитываться только события со статусом Занято или Нет на месте . Это означает, что если в календаре есть конфликт с событием, для которого включен автоматический перенос с copilot, но состояние для конфликтующего собрания имеет значение Предварительное, Copilot не будет перепланировать.
Чтобы узнать, что copilot перепланировал, проверка области уведомлений Outlook
Уведомления об изменениях в событиях будут отображаться в области уведомлений Outlook и включать:
-
Событие было успешно перенесено.
-
Не удалось перепланировать событие в рамках ваших предпочтений.
-
Событие изменилось и больше не может быть автоматически перенесено (например, если позже к событию будет добавлено больше людей).
В будущем Copilot также будет отправлять сообщения электронной почты для важных уведомлений.
Вы можете управлять параметрами уведомлений из параметров Outlook.
Сценарии, влияющие на автоматическое перепланирование
Совет: Во всех этих сценариях вы будете знать, что происходит с информацией на панели уведомлений Outlook.
Если что-то из этих вещей произойдет, Copilot не сможет перепланировать для вас. Если автоматическое перепланирование уже включено, Copilot уведомит вас о том, что он больше не управляет собранием.
-
Добавляется несколько участников или собрание перенаправляется другим участникам. Конференц-залы не считаются участниками.
-
Продолжительностью более 5 часов, включая события в течение всего дня.
-
Серия планируется с повторением реже, чем ежемесячно (например, каждые 2 месяца).
-
Серия запланирована на определенную дату месяца (например, 3-е число каждого месяца).
-
Событие или ряд планируется в дополнительном или общем календаре.
-
Для события или ряда задано значение "Нет на месте"
-
Участник отклоняет ваше собрание 1:1. Copilot не знает, указывает ли отклонение участника собрание должно быть отменено или перенесено. В будущем Copilot будет автоматически принимать новые предложения о времени от участников.
-
Событие или серия не подходят, так как:
-
Нет доступных времен (Копилот 5 раз пытался найти время и не смог).
-
Достигнут предел перепланировки (событие было автоматически перепланировано уже 5 раз, указывая, что оно, вероятно, не является приоритетом, и продолжение переноса может быть не правильным решением).
-
Вопросы и ответы
Что видят участники при автоматическом переносе copilot?
В настоящее время участники не будут знать, что Copilot перепланировал собрание. Они получают регулярное сообщение об обновлении собрания, как если бы вы изменили время собрания. Мы активно думаем о том, как это улучшить, поэтому, пожалуйста, отправьте предложения через справку > отзыв.
Как Copilot выбирает, когда перепланировать, если есть несколько бесплатных времени?
Copilot выберет доступное время, ближайшее к первоначальному времени собрания в течение дней и времени, которые вы указали в качестве приемлемых альтернатив.
Если я включу это для собрания, но ничего не изменю, будет ли участник получать обновление?
Если включить автоматическое перепланирование с помощью Copilot для существующего собрания и не внести никаких других изменений, участник не получит сообщение об обновлении собрания. Мы обновим интерфейс, чтобы в этом сценарии кнопка формы события была помечена как "Сохранить", а не текущая метка "Отправить".
