Примечание: Сведения о сборе данных в Access 2016 и более поздних версиях см. в статье Импорт, экспорт, SQL Server.
Вы можете собирать или обновлять сведения по электронной почте с помощью Microsoft Access 2007 или Access 2010 с Microsoft Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010, русская версия. Доступ поможет вам создать форму сбора данных и отправить форму в сообщении электронной почты. Когда получатели электронной почты возвращают заполненные формы, вы можете автоматически обработать собранные данные и сохранить их в указанной базе данных Access. Этот метод сбора данных позволяет сэкономить время и усилия, которые обычно используются при копировании и вставке или при вводе данных вручную. Ниже приведены некоторые сценарии, в которых этот процесс можно использовать для сбора данных.
Опросы Вы можете провести опрос и скомпилировать результаты, сначала создав базу данных Access с необходимыми таблицами для хранения результатов, а также используя мастер для создания формы опроса, а затем отправить их участникам опроса. Когда участники отвечают, данные опроса автоматически сохраняются в базе данных.
Отчеты о состоянии Независимо от того, является ли это состоянием последней инвентаризации или актуальной информацией о нерешенных проблемах, ваша команда может информировать вас, отправляя вам сообщения электронной почты, содержащие текущую информацию через регулярные интервалы.
Управление событиями При организации конференции, обучения или других мероприятий можно отправить одну или несколько форм в виде сообщения электронной почты для сбора контактных данных, предпочтений поездок и отелей и т. д. Если вы решили автоматически обработать ответы, участники смогут изменить свои предпочтения в любое время, не уведомляя вас, и у вас всегда есть доступ к последним данным для принятия решений.
В этой статье объясняется, что необходимо использовать этот процесс, как приступить к работе с мастером, а затем приводятся дополнительные сведения о различных шагах, чтобы вы могли сделать наиболее информированный выбор по мере выполнения мастера.
Примечание: Вы не сможете добавить собранные данные, если получатель использовал Hotmail или Yahoo для отправки формы сбора данных.
Подготовка
Если вы впервые собираете данные с помощью сообщений электронной почты, выполните следующие действия.
-
Убедитесь, что на компьютере установлены следующие приложения:
-
Access 2007 или Access 2010.
-
Outlook 2007 или Outlook 2010. На компьютере, который используется для отправки сообщений электронной почты, необходимо установить и настроить Outlook. Если вы установили Outlook, но еще не настроили, запустите Outlook и следуйте инструкциям в мастере запуска Outlook. Справку по мастеру см. в справке По Outlook.
-
Если вы планируете использовать форму InfoPath, убедитесь, что у вас установлен выпуск InfoPath 2007 или более поздней версии, а получателям также потребуется установить InfoPath на своих компьютерах.
-
Для просмотра и редактирования формы у получателей электронной почты должен быть установлен infoPath или клиент электронной почты, поддерживающий формат HTML.
Форма, используемая для сбора данных с помощью сообщений электронной почты, не является формой Доступа. Мастер создает специальную форму в формате HTML или InfoPath.
Определение целевой базы данных. База данных может иметь формат .mdb или ACCDB. Кроме того, поддерживаются MDE- и ACCDE-файлы. Если вы не хотите использовать существующую базу данных, необходимо создать новую.
-
-
Определите или создайте таблицы, которые нужно заполнить данными из ответов по электронной почте. Если вы собираете данные для существующих таблиц, убедитесь, что таблицы не доступны только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления их содержимого.
Примечание: Типы полей Attachment, AutoNumber, OLE и Multi-valued не могут быть собраны с помощью сообщений электронной почты.
Если операция сбора данных заполняет две или несколько таблиц, необходимо создать запрос на выборку и использовать его в качестве источника записей формы. Убедитесь, что запрос включает все обязательные поля из базовых таблиц. Если вы используете существующий запрос, убедитесь, что он не доступен только для чтения и у вас есть необходимые разрешения для добавления или обновления его содержимого. Дополнительные сведения о создании запроса на основе двух или более таблиц см. в статье Общие сведения о запросах.
Храните данные в виде новых записей в следующих ситуациях:
-
Если данные заполнят несколько таблиц.
-
Если в целевой таблице нет поля первичного ключа. Значения первичного ключа необходимы для сопоставления каждого ответа с существующей записью. Если в целевой таблице нет поля первичного ключа, добавьте его сейчас или назначьте существующее поле с уникальными значениями в качестве первичного ключа.
-
Значение , если целевая таблица не содержит записей. Если таблица пуста, мастер предполагает, что вы хотите добавить записи.
-
Если адреса электронной почты получателей не хранятся в качестве поля в базе данных. При сборе данных для обновления записей вы не сможете вручную ввести адреса в созданном мастером сообщении. Поле адреса должно находиться в целевой таблице или в таблице, которая имеет связь с целевой таблицей.
Начало работы
-
Откройте базу данных, в которой будут храниться собранные данные.
-
Чтобы добавить данные в одну таблицу, выберите таблицу в области навигации. Чтобы заполнить несколько связанных таблиц, выберите запрос, привязанный к этим таблицам.
-
Выполните одно из следующих действий, чтобы запустить мастер:
-
На вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Создать электронную почту.
-
Щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос и выберите команду Собрать и обновить данные по электронной почте.
Примечание: Если таблица не содержит полей или содержит только типы полей AutoNumber, OLE Object, Attachment или Multivalued Lookup, Access отобразит следующее сообщение: В выбранной таблице или запросе нет полей, поддерживающих сбор данных по электронной почте.
-
Если таблица содержит поля, поддерживающие сбор данных, запустится мастер. Если целевая таблица поддерживает добавление и обновление данных, мастер поможет вам выполнить необходимые действия по сбору данных через сообщения электронной почты.
Используйте следующие разделы в качестве справки по любым вопросам, которые могут возникнуть на следующих семи основных этапах процесса.
Выберите тип формы ввода данных, которую требуется отправить
Выберите тип формы в зависимости от удобства использования для себя и получателей.
Выбор формы HTML HTML-форму может просматриваться и редактироваться любым пользователем, чей почтовый клиент поддерживает HTML
Выбор формы Microsoft InfoPath Этот параметр отображается только в том случае, если на компьютере установлен InfoPath. Выберите этот параметр только в том случае, если на компьютерах всех получателей установлены InfoPath и Outlook. Форма InfoPath предлагает более эффективную среду ввода и редактирования данных.
Следующая страница мастера зависит от того, поддерживает ли целевой объект обновление данных. Если объект является запросом, основанным на двух или более таблицах, или если это таблица, которая не содержит поля первичного ключа или не содержит записей, мастер предполагает, что вы хотите добавить новые записи, и предлагает выбрать поля формы. Во всех остальных случаях мастер предлагает указать, нужно ли добавлять или обновлять данные, прежде чем просить выбрать поля формы.
Выбор того, следует ли собирать новые данные или обновлять существующие данные
Укажите, что нужно сделать с данными. Тип используемой формы влияет на количество новых записей, которые получатель может отправить вам в одном ответе. При обновлении данных число записей, которые должны быть обновлены получателем, определяет количество предварительно заполненных форм, которые будут включены в сообщение.
Примечание: Чтобы добавить новые записи, введите адреса электронной почты в поле адрес сообщения электронной почты при создании сообщения. Чтобы обновить существующие данные, адреса электронной почты получателей должны храниться в виде поля в базовой таблице или запросе или в связанной таблице.
Укажите данные, которые требуется собрать
При выборе полей для включения в форму не обязательно включать все поля, которые существуют в базовой таблице или запросе в форме. Однако необходимо выполнить следующие условия:
-
Обязательные поля: Поля, помеченные символом звездочки (*), являются обязательными. Если вы собираете новые записи, мастер автоматически включает все поля, для которых свойство Required имеет значение Да. Если какие-либо обязательные поля записей пусты, Access не удается добавить запись в таблицу.
-
Неподдерживаемые типы полей: Вы не сможете включить в форму определенные типы полей, такие как autoNumber, Attachment, OLE Object или многозначные поля подстановки.
-
Поле первичного ключа: Пользователь сможет ввести значение в поле при добавлении записей. ответ не будет обработан, если указанное значение уже используется.
Примечание: Для каждого включенного поля в разделе Свойства поля укажите метку и нажмите кнопку Только для чтения , если вы не хотите, чтобы пользователь изменял данные в этом поле.
Указание автоматической или ручной обработки данных
Вы можете выбрать автоматическую или ручную обработку ответов. Автоматическая обработка означает, что при получении ответов Outlook и Access совместно экспортируют данные в целевые таблицы в базе данных. Автоматическая обработка позволяет сэкономить время и усилия. Обработка вручную означает, что вы запускаете операцию экспорта для передачи данных из указанной папки в Outlook в целевую таблицу в Access.
Ответы успешно экспортируются в целевую таблицу при условии выполнения следующих условий в момент, когда ответы достигают вашего почтового ящика:
-
Outlook уже должен работать на вашем компьютере. Если Outlook не запущен, обработка начинается при следующем запуске Outlook.
-
Доступ не должен быть защищен паролем и не должен быть открыт в монопольном режиме. Имя или расположение базы данных не должно изменяться с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Необходимо иметь необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Примечание: Если автоматическая обработка завершается сбоем, попробуйте устранить проблемы, а затем вручную экспортировать ответы, которые завершили сбой. Все ответы, которые походят в папку "Входящие" после устранения проблем, будут обрабатываться автоматически.
Настройка свойств для управления автоматической обработкой ответов
Чтобы указать другую папку Outlook, в которой хранятся ответы, на странице Указание способа обработки ответов мастера щелкните имя папки. В диалоговом окне Выбор папки выберите другую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать новую папку.
Если щелкнуть Задать свойства для управления автоматической обработкой ответов для изменения или настройки параметров импорта, сведения о доступных параметрах см. в следующей таблице:
|
Параметр |
Result (Результат) |
|---|---|
|
Отмена ответов от тех, кому вы не отправили сообщение |
Выберите это поле проверка, если вы хотите, чтобы автоматически обрабатывались только те ответы, которые были отправлены исходными получателями сообщения. Ответы от других пользователей хранятся в целевой папке, но не обрабатываются автоматически. |
|
Примите несколько ответов от каждого получателя |
Выберите это поле проверка, если требуется автоматически обрабатывать только первый ответ от каждого получателя. Второй и последующий ответы хранятся в целевой папке, но не обрабатываются автоматически. Примечание: Этот параметр управляет только количеством ответов, а не количеством записей в одном ответе, которые обрабатываются. Иными словами, если вы отправляете форму InfoPath, пользователь может отправить вам несколько записей в одном ответе, а Access автоматически обрабатывает все записи в ответе, даже если это поле проверка не выбрано. |
|
Разрешить только обновления существующих данных |
Когда получатели используют форму InfoPath для обновления данных, они могут отправлять новые записи в дополнение к обновлениям существующих записей. Выберите это поле проверка, чтобы обработать только обновления существующих записей. |
|
Число обрабатываемых ответов |
Введите общее количество ответов (от всех получателей), которые необходимо обработать автоматически. Если вы хотите, чтобы все ответы обрабатывались автоматически, введите в текстовом поле большое значение, например 5000. Ответы, полученные после достижения указанного значения, хранятся в целевой папке, но не обрабатываются автоматически. |
|
Дата и время остановки |
Укажите время остановки автоматической обработки ответов для этого сообщения электронной почты. Ответы, полученные после этой даты и времени, хранятся в целевой папке, но не обрабатываются автоматически. |
Чтобы изменить эти параметры позже, на вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Управление ответами. В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, для которого нужно изменить параметры, а затем нажмите кнопку Параметры сообщения. Изменения, внесенные в диалоговом окне, влияют на все последующие ответы, которые вы получаете для этого сообщения.
Обработка ответов вручную
Чтобы определить, когда и какие ответы обрабатываются, не выбирайте параметр Автоматический процесс. Ответы будут храниться в указанной папке в Outlook, пока вы не выберете и не щелкните правой кнопкой мыши каждый ответ в папке, а затем выберите пункт Экспорт данных в Microsoft Access в контекстном меню.
В некоторых случаях также может потребоваться вручную обработать ответы, которые не удалось обработать автоматически.
Помните следующее перед экспортом данных.
-
База данных Access не должна быть открыта в монопольном режиме, а имя или расположение базы данных не должно изменяться с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Имена таблиц и запросов, а также свойства полей, включенных в форму, не должны изменяться с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Необходимо иметь необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Выберите способ указания адресов электронной почты получателей
Если вы собираете только новые сведения, вы можете указать адреса электронной почты двумя способами:
-
Введите адреса электронной почты по отдельности в сообщении электронной почты Outlook или выберите адреса из адресной книги.
-
Используйте поле адреса электронной почты в таблице или запросе текущей базы данных Access.
Примечание: При сборе данных для обновления существующих записей это диалоговое окно не отображается, так как адреса электронной почты получателей должны быть сначала доступны в виде поля в базе данных.
Ввод адресов электронной почты непосредственно в Outlook
Если вы указываете получателей в Outlook, вы можете предварительно просмотреть и настроить сообщение перед его отправкой. В тексте сообщения электронной почты содержится краткое введение и форма. Не рекомендуется вносить изменения в форму. Изменения в структуре формы могут привести к тому, что ответ не обрабатывается.
Использование адресов электронной почты, хранящихся в поле в базе данных
Параметр для выбора связанной таблицы относится к связанным таблицам. Чтобы просмотреть или изменить связи таблиц в базе данных, в средствах для баз данных. в группе Связи нажмите кнопку Связи.
Дополнительные сведения о связях см. в статье Руководство по связям таблиц.
Просмотр и указание списка получателей
Последний важный шаг включает предварительный просмотр и настройку сообщения электронной почты, тонкую настройку списка получателей, а затем отправку сообщения о сборе данных.
Создание и отправка сообщения электронной почты
Когда мастер сообщит, что теперь вы можете создать сообщение электронной почты, и покажет, как просмотреть состояние электронной почты с помощью команды Управление ответами , могут появиться некоторые предупреждающие сообщения. В следующей таблице описаны каждое предупреждение и действия, которые можно предпринять для его устранения.
|
Предупреждающее сообщение |
Описание |
S olution |
|---|---|---|
|
Некоторые записи не содержат допустимый адрес в указанном поле адреса электронной почты. Данные для этих строк не будут возвращены. |
Выбранное поле адреса электронной почты содержит значения NULL. |
Если вы хотите собрать данные для каждой записи, закройте мастер и замените значения NULL адресами электронной почты. Затем снова запустите мастер. |
|
В настоящее время у вас есть монопольная блокировка базы данных; Автоматическая обработка завершится ошибкой до тех пор, пока не будет снята блокировка. |
База данных в настоящее время открыта в монопольном режиме. |
Если вы выбрали автоматическую обработку ответов, обработка завершается ошибкой, так как Access не может добавить или обновить базу данных с монопольной блокировкой. Закрытие и повторное открытие базы данных в неисключимом режиме сразу после отправки сообщения |
|
Эти сообщения могут содержать конфиденциальные или конфиденциальные данные. |
Вы собираете данные для обновления существующих записей, и форма, которую вы собираетесь отправить, будет предварительно заполнена существующими данными. |
Если некоторые поля формы содержат конфиденциальные данные, вернитесь к шагу мастера, на котором вы выбрали поля, и удалите поля, содержащие конфиденциальные данные, из формы. |
После предварительного просмотра и настройки сообщения можно отфильтровать поле адреса электронной почты и выбрать получателей. Выберите нужные адреса электронной почты, выбрав соответствующие поля проверка. Если появится диалоговое окно с недопустимыми адресами электронной почты, запишите адреса в списке и нажмите кнопку Выйти. Проверьте недопустимые адреса, внесите необходимое исправление и попробуйте повторно отправить сообщение.
