Access позволяет добавлять или удалять столбцы в таблице данных несколькими способами. Для добавления или удаления столбцов и установки типов данных для этих столбцов можно использовать режим таблицы. Вы также можете добавить поля из области задач или открыть таблицу, лежащую в основе таблицы данных, и добавить поле в режиме конструктора. В этой статье описывается использование каждого из этих методов.
Дополнительные сведения о создании и использовании таблиц см. в статьях Создание формы с помощью инструмента "Таблица" и Работа с таблицами.
В этой статье
Понятие столбцов в таблицах данных
Таблицей данных называется визуальное представление информации, содержащейся в таблице базы данных, или результатов, полученных по запросу. Столбец в таблице данных по сути является полем в таблице базы данных. Когда вы добавляете или удаляете столбец из таблицы данных, вы добавляете или удаляете поле из таблицы, которая лежит в основе этой таблицы данных. Если это поле содержит данные, эта информация также удаляется.
Работа со столбцами
Access позволяет быстрее и проще добавлять или удалять поля таблицы, поскольку пользователь может выполнять эти задачи в режиме таблицы. По умолчанию все таблицы в режиме таблицы теперь содержат пустой столбец с подписью Нажмите, чтобы добавить. Для добавления столбца введите данные в первую пустую ячейку под заголовком этого столбца. Можно также вставить один или несколько фрагментов данных в пустой столбец. Больше не нужно использовать режим конструктора для добавления или удаления столбцов, хотя при желании вы можете воспользоваться им.
Кроме того, больше не нужно задавать наиболее распространенные типы данных для нового столбца. По умолчанию поля в таблице базы данных должны содержать определенные типы данных, такие как текст, дата и время, числа и т. д. Обычно типы данных задаются при разработке таблиц для базы данных. Однако Access теперь определяет большинство типов данных при первом вводе данных в новый столбец. Например, если вы введете имя в первое поле новой таблицы, Access задаст для этого поля тип данных "Текст". Если вы введете дату, Access присвоит этому полю тип данных "Дата и время" и т. д. При вставке смешанных данных, например почтовых индексов нескольких стран/регионов, Access выбирает тип, который лучше всего подойдет для сохранения этой информации (обычно это тип данных "Текст"). Дополнительные сведения см. в разделе Сведения о том, как Access задает типы данных при вводе информации, приведенном далее в этой статье.
Дополнительную информацию о настройке типов данных см. в статье Типы данных для баз данных Access на настольных компьютерах. Ознакомиться с правилами проектирования реляционных баз данных можно в статье Основные сведения о создании баз данных.
В следующих разделах описано, как добавлять и удалять столбцы в таблицах данных в режиме таблицы и в режиме конструктора.
Добавление столбца в режиме таблицы
В этом разделе описано, как использовать режим таблицы, чтобы добавить в таблицу столбец, задать имя столбца и ввести данные. В процессе работы помните, что при следовании данным инструкциям вы добавляете и изменяете поле в таблице, лежащей в основе вашей таблицы данных.
-
В области навигации найдите и дважды щелкните таблицу, к которой хотите добавить поле.
Приложение Access откроет эту таблицу в режиме таблицы.
-
Прокрутите таблицу влево или вправо (в зависимости от региональных и языковых настроек Windows) и найдите пустой столбец.
По умолчанию фраза Нажмите, чтобы добавить отображается в заголовке пустого столбца.
-
Введите данные в первую пустую строку под заголовком.
-или-
Вставьте один или несколько фрагментов данных в поле, начиная с первой пустой ячейки.
Сохраните изменения.
В зависимости от типа введенных вами данных Access устанавливает тип данных для поля. Например, если вы введете имя, Access присвоит полю тип данных "Текст".
Дополнительные сведения о назначении типов данных в Access см. в разделе Сведения о том, как Access задает типы данных при вводе информации. Сведения о настройке типов данных вручную см. в разделе Настройка типов данных, которые не определены в режиме таблицы, приведенном далее в этой статье.
-
Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя нового поля.
-или-
Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите из контекстного меню пункт Переименовать поле. Затем введите имя этого поля.
-
Сохраните изменения.
Удаление столбца в режиме таблицы
Прежде чем удалить столбец из таблицы данных, запомните несколько важных сведений.
-
При удалении столбца происходит удаление всех данных, находящихся в этом столбце, и это действие невозможно отменить. Поэтому перед удалением столбца создайте резервную копию таблицы.
-
Некоторые типы столбцов невозможно удалить без проведения некоторой дополнительной работы. Например, вы не сможете удалить поле первичного ключа в режиме таблицы. Для выполнения этой задачи необходимо использовать режим конструктора. Кроме того, вам не удастся удалить первичный ключ или поле подстановки без предварительного удаления связи между полем и таблицами, из которых это поле берет данные. Информация по удалению связанных полей выходит за рамки этой статьи.
Дополнительные сведения см. в статьях Основы проектирования базы данных, Добавление или изменение первичного ключа таблицы в Access, Создание, изменение или удаление связи и Создание или удаление многозначного поля.
Удаление столбца в режиме таблицы
-
Щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка столбца, который вы хотите удалить.
-
В контекстном меню выберите команду Удалить поле.
-
Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
-
Сохраните изменения.
Добавление столбца в режиме конструктора
Если вы знакомы с более ранними версиями Access, возможно, у вас есть некоторый опыт работы в режиме конструктора. Режим конструктора предоставляет больше свободы действия, чем режим таблицы, поскольку позволяет пользователю указывать все доступные типы данных и создавать поле подстановки, не выходя из режима конструктора.
Добавление столбца в режиме конструктора
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изменить, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.
-или-
В строке состояния Access выберите режим конструктора.
-
В столбце Имя поля выберите пустую строку и введите имя нового поля.
-
В столбце Тип данных рядом с именем нового поля выберите тип данных для нового столбца.
-
Сохраните изменения.
Удаление столбца в режиме конструктора
Правила удаления столбцов, применяемые в режиме таблицы, действуют и при работе в режиме конструктора. При удалении столбца удаляются все содержащиеся в нем данные. Кроме того, перед удалением первичного ключа или поля подстановки необходимо сначала удалить связи между этими полями.
Дополнительные сведения см. в статьях Основы проектирования баз данных, Добавление или изменение первичного ключа таблицы в Access и Создание или удаление многозначного поля.
Удаление столбца в режиме конструктора
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите изменить, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор.
-или-
В строке состояния Access выберите режим конструктора.
-
Выберите поле (строку), которое нужно удалить.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите Удалить строки.
-или-
Нажмите клавишу DELETE.
-
Сохраните изменения.
Сведения о том, как Access задает типы данных при вводе информации
При создании пустой таблицы Access задает тип данных для каждого поля при первом вводе данных в него. В следующей таблице указаны типы данных, которые присваиваются полю при вводе в него тех или иных данных.
Примечание: Присвоить тип данных "Вложение" или "Объект OLE", а также включить поддержку редактирования расширенного текста путем ввода данных в поле невозможно.
В таблице ниже показано, каким образом Access задает тип данных для поля при вводе данных в режиме таблицы.
|
Вводимые данные |
Тип данных для поля, назначаемый Access |
|
Иван |
Краткий текст (текст) |
|
Блок текста или текста и чисел длиной более 256 символов. |
Длинный текст (Memo) Примечание: Режим таблицы не позволяет форматировать текст как RTF. Кроме того, если вы включите для поля Memo свойство Только добавление, Access по умолчанию скроет любой текст, когда вы поместите курсор в это поле. Информацию о форматировании текста как RTF см. в статье Создание или удаление поля форматированного текста.. |
|
http://www.contoso.com Access распознает следующие протоколы IP: http, ftp, gopher, wais, file, https, mhtml, mailto, msn, news, nntp, midi, cid, prospero, telnet, rlogin, tn3270, pnm, mms, outlook. Примечание: Чтобы приложение Access распознало протокол и присвоило полю тип данных "Гиперссылка", после обозначения протокола не должно быть пробела. |
Гиперссылка |
|
50000 |
Число, длинное целое |
|
50 000 |
Число, длинное целое |
|
50 000,99 |
Число, double |
|
50000,389 |
Число, double |
|
31.12.2019 Форматы даты и времени, заданные в параметрах языка и региональных стандартов Windows, определяют форматирование данных типа "Дата и время" в Access. |
Дата и время |
|
31 декабря 2019 г. Примечание: Вы должны ввести или вставить больше информации, чем просто название дня, чтобы Access мог определить тип данных "Дата и время". Например, если вы введете "Вторник", Access выберет тип данных "Текст". Чтобы Access мог определить тип данных "Дата и время", вы должны помимо дня ввести месяц. |
Дата и время |
|
10:50:23 |
Дата и время |
|
10:50 |
Дата и время |
|
17:50 |
Дата и время |
|
12,50 ₽ Access распознает символ валюты, заданный в параметрах языка и региональных стандартов Windows. |
Денежный |
|
21,75 |
Число, double |
|
123,00% |
Число, double |
|
3,46E+03 |
Число, double |
Настройка типов данных, которые не определены в режиме таблицы
По умолчанию некоторые задачи нельзя решить при работе в режиме таблицы.
-
Невозможно присвоить тип данных "Вложение" или "Объект OLE" путем вставки данных в пустую ячейку.
-
Невозможно включить редактирование форматированного текста для поля типа "Длинный текст" (Memo) путем вставки данных. Для включения поддержки форматированного текста необходимо задать для этого поля параметр в режиме конструктора.
В этом разделе описано, как решить эти задачи.
Установка типа данных "Вложение"
-
Выделите в таблице пустой столбец (имеющий подпись Нажмите, чтобы добавить), если он еще не выделен.
-
В раскрывающемся списке выберите вариант Вложение.
-
Сохраните изменения.
Добавление поля с типом "Длинный текст" (Memo) в таблицу с включенной функцией редактирования форматированного текста
-
Выделите в таблице пустой столбец (имеющий подпись Нажмите, чтобы добавить), если он еще не выделен.
-
В раскрывающемся списке выберите вариант Форматированный текст.
-
Сохраните изменения.
Преобразование столбца в поле подстановки
По умолчанию преобразовать новый столбец в поле подстановки в режиме таблицы невозможно. Если вы новичок в Access, сообщаем, что поле подстановки отображает в списке данные из другого источника — таблицы или списка элементов. По умолчанию для отображения данных подстановки Access использует раскрывающийся список, но может также использовать список (который не открывается или не закрывается) в форме.
Пользователь может создать два вида полей подстановки — списки на основе таблицы и списки значений. Список на основе таблицы извлекает данные из другой таблицы с помощью запроса, а список значений отображает набор жестко заданных значений. Далее приведена процедура создания обоих типов списков.
Добавление поля подстановки
-
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, лежащую в основе новой таблицы данных, и выберите пункт Конструктор.
-или-
В строке состояния Access выберите режим конструктора.
Таблица откроется в режиме конструктора.
-
Выберите поле, которое вы хотите преобразовать.
-или-
В столбце Имя поля выберите пустую строку и введите имя нового поля.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите Столбец подстановки.
-или-
В конструкторе в столбце Тип данных щелкните стрелку вниз и выберите Мастер подстановок.
Появится мастер подстановок.
-
Выполните одно из указанных ниже действий.
-
Создание списка на основе таблицы
-
Выберите Объект "Столбец подстановки" будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.
-
В разделе Вид выберите параметр, из списка выберите таблицу или запрос, а затем нажмите кнопку Далее. Например, если вы хотите использовать в поле подстановки значения из таблицы, щелкните Таблицы. Если вы хотите использовать запрос, щелкните Запросы. Чтобы просмотреть список всех таблиц и запросов в базе данных, выберите Таблицы и запросы.
-
Переместите поля, которые вы хотите добавить в список подстановки, из области Доступные поля в область Выбранные поля и нажмите кнопку Далее.
-
Вы также можете выбрать один или несколько вариантов сортировки для полей, выбранных на предыдущем шаге, после чего нажать кнопку Далее.
-
При необходимости измените ширину столбцов в списке подстановки и нажмите кнопку Далее.
-
Можно дополнительно ввести имя в текстовое поле Введите заголовок для столбца подстановки.
-
При желании установите флажок Разрешить несколько значений. Этот параметр позволяет выбирать и хранить несколько элементов из списка.
-
Нажмите кнопку Готово. Если Access предложит сохранить таблицу, нажмите кнопку Да. Access добавит запрос подстановки в новую таблицу. По умолчанию этот запрос извлекает указанные поля и значения первичного ключа исходной таблицы. Для поля подстановки задается тип данных, соответствующий типу данных ключевого поля в исходной таблице. Например, если ключевое поле в исходной таблице имеет тип данных "Счетчик", для поля подстановки Access задает числовой тип данных.
-
Вернитесь в режим таблицы, перейдите к полю подстановки и выберите элемент из списка.
Или
-
-
-
Создание списка на основе значений
-
Выберите вариант Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.
-
В поле Число столбцов укажите количество столбцов, которые должны быть в списке, перейдите к первой пустой ячейке, а затем введите значение.
При вводе первого значения появится еще одна пустая ячейка под текущей.
-
По окончании ввода первого значения нажмите клавишу TAB или СТРЕЛКА ВНИЗ, чтобы переместить фокус на следующую ячейку, и введите второе значение.
-
Повторяйте шаги 2 и 3, пока список не будет создан полностью, а затем нажмите кнопку Далее.
-
При необходимости введите имя нового поля, а затем нажмите кнопку Готово.
-
