Джейн Суган, PMP
Управление проектами — это выяснение того, что вы хотите выполнить, создание списка задач, которые необходимо выполнить, чтобы получить его, определение времени, которое займет, и вычисление того, сколько это будет стоить. Звучит просто, да? Но действительно сложная часть следить за всем этим. Выполняется ли проект вовремя? Будет ли это сделано раньше запланированного срока? Это в бюджете? Будет ли он по-прежнему в бюджете, когда вся работа будет выполнена?
Один из способов оценить работоспособность проекта — отследить разницу между первоначальным планом проекта и тем, что происходит на самом деле. Этот разрыв более известен как дисперсия, сравнение предполагаемой или бюджетной суммы и фактически потраченной суммы. Анализ отклонений — это практика сравнения фактических результатов проекта с запланированными или ожидаемыми. Это способ количественно определить, насколько хорошо ( или насколько плохо ) прогрессирует проект.
Планирование отклонений: установка базовых показателей
Чтобы определить дисперсии проекта, необходимо поставить ставку в землю в качестве отправной точки: это ваш базовый план. Без этого вы гоняете и пытаетесь контролировать движущуюся цель. Две ключевые базовые показатели, которые необходимо установить, прежде чем вы сможете использовать отслеживание дисперсии и отчеты, — это затраты и расписание. Но прежде чем вы сможете туда добраться, вы захотите прибить проект область.
Использование структуры разбивки по труду для создания область
Базовый область включает все конечные планы проекта; таким образом, он определяет всю работу, которая должна быть выполнена. Одним из способов документирования область является создание структуры разбивки по рабочим работам (WBS) — иерархического представления конечных результатов проекта. Каждый уровень ниже иерархии представляет все более подробное описание конечных результатов. Например, WBS для строительства нового дома будет включать фундамент, обрамления, крышу, электрические и сантехники системы, а также планы озеленения, архитектурные чертежи и разрешения на инспекцию.
Создание расписания и базовых показателей затрат
Расписание и базовые показатели затрат устанавливаются только после определения область. Без четкого представления о том, что будет производить проект, вы не можете определить, сколько времени это займет и сколько это будет стоить.
Базовый план расписания — это утвержденное расписание проекта, на основе измерения производительности расписания и отчетности по ней. Базовый план затрат — это утвержденный повременной бюджет, по которому будет измеряться производительность затрат. Это определяется путем добавления затрат для определенного периода или этапа проекта, что требует назначения затрат на задачи проекта. Выделение затрат на компоненты проекта может занять много времени, но это позволит вам выполнять более подробные и точные отчеты о затратах, что будет очень интересно вашим заинтересованным лицам и спонсору проекта.
Чтобы установить базовые показатели расписания и затрат, выполните приведенные ниже действия.
-
Разработайте расписание, определив действия и задачи для создания каждого результата в WBS.
-
Определите ресурсы для каждой задачи. Подумайте о ограничениях или о том, сколько времени каждый человек может реально посвятить этому проекту.
-
Оцените, сколько времени (в часах или днях) потребуется для выполнения каждой задачи.
-
Оцените стоимость каждой задачи, используя среднюю почасовую или дневную ставку для каждого ресурса, а также любые фиксированные затраты, связанные с задачей.
-
Определите, какие задачи зависят от других, а затем разработайте критический путь.
-
Разработка базовых показателей затрат; это временный бюджет для измерения производительности затрат проекта. Для этого добавьте предполагаемые затраты по задачам или периоду времени.
Реагирование на дисперсии: элемент управления изменениями
После того как вы настроите базовые показатели область, расписания и затрат, создайте шаги, которые команда будет предпринять для управления дисперсией для этих планов. Эти сведения становятся планом управления изменениями проекта. Этот план определяет, когда требуется запрос на изменение проекта (PCR), как документировать отклонения и отправлять на утверждение, а также что происходит после утверждения запроса на изменение.
Вычисления отклонений используются для определения необходимости PCR и изменения расписания проекта или базовых показателей затрат. Отклонения могут быть положительными или отрицательными:
-
Положительное отклонение указывает на то, что проект опережает график или не соответствует бюджету. Положительные сценарии могут позволить вам перераспределить деньги и ресурсы для тех, кто на отрицательной территории.
-
Отрицательное отклонение — это ваш индикатор того, что проект отстает от графика или превышает бюджет, и что вам нужно принять меры. Возможно, вам придется увеличить бюджет или принять снижение прибыли.
Пороговые значения отклонений являются важным компонентом любого плана управления изменениями проекта. Они представляют собой существенные изменения проекта и, следовательно, требуют документации и утверждения в ПЦР. Не все PCR приведут к восстановлению область, расписания или бюджета. Это важная задача, которая может потребовать значительного времени, и вы будете обязаны получить утверждение вверх и вниз организации проекта.
Отслеживание дисперсий затрат и графиков на протяжении всего жизненного цикла проекта помогает выявить слабые места — области с повторяющиеся изменения — и соответствующим образом реагировать на них. Например, если вы видите, что команда тестирования сталкивается с постоянными задержками, вам может потребоваться назначить дополнительные ресурсы, чтобы оставаться в графике.
Шаг на один шаг вперед: анализ заработаемой стоимости
Обсуждение отклонений проекта не является полным без упоминания о заработаемой стоимости— методе управления проектом для оценки затрат и расписания в данный момент времени. Анализ заработанного значения сравнивает завершенную работу с установленными базовыми показателями. Он помогает оценить текущую производительность проекта и внести исправления в курс, где это необходимо.
Чтобы выполнить анализ стоимости, необходимо иметь WBS, подробное расписание проекта и бюджет (по этапам или периоду времени) для запланированной работы.
Вопросы, касающиеся заработанного значения
В любой момент анализ окупной стоимости измеряет работоспособность проекта, задавая три ключевых вопроса:
-
Плановая стоимость: какая сумма необходима для работы?
-
Заработанное значение: что вы фактически выполнили?
-
Фактические затраты: Сколько стоило вам завершить работу?
Плановая стоимость (ПВ) — это бюджетные затраты на запланированные задачи. Заработанное значение (EV) — это сумма всех бюджетных расходов на завершенные работы. Фактические затраты (AC) — это то, что было потрачено на произведенную работу.
Изучение анализа стоимости заработанного заработка
Самый простой способ описать заработанное значение — это пример. Предположим, вы управляете четырехмесячный проект с бюджетом в 100 000 долларов. Вы три месяца в нем, и вы понимаете, что команда завершила только половину работы, таким образом EV составляет $ 50000. В соответствии с графиком проекта к настоящему времени должно быть выполнено около 75 процентов работ, таким образом, pv составляет $ 75000. Вы также знаете, что команда потратила $ 90000 до сих пор, таким образом AC $ 90000.
С помощью этих чисел можно вычислить дисперсии затрат и расписания. Разница в затратах (CV) измеряет разницу между фактическими затратами на выполненные работы и бюджетом проекта:
CV = EV – AC
Отклонение расписания (SV) измеряет фактический ход выполнения по расписанию проекта:
SV = EV – PV
В приведенном выше примере отклонение затрат для этого проекта составляет 50 000 –90 000 долл. США = 40 000 долл. США. Отклонение от расписания составляет 50 000 – 75 000 долл. США = 25 000 долл. США.
Любой руководитель проекта мог видеть, что проект потратил 90 процентов своего бюджета и завершил только 50 процентов работ. Проект отстает от графика и к моменту его завершения будет превышен бюджет, поэтому требуется внести изменения. Руководитель проекта должен сократить область, продлить график или получить больше средств для завершения работы.
Начало работы с отслеживанием отклонений
Интеграция отслеживания отклонений в управление проектами довольно проста, но для этого требуется систематический подход. После назначения проекта обратитесь к спонсору, чтобы установить область, бюджет и расписание. Затем обратитесь к команде, чтобы создать надежный план управления изменениями, который определяет пороговые значения отклонений и описывает, как бороться с дисперсиями, если они превышают пороговые значения. После разработки WBS и определения подробного расписания проекта можно установить расписание и бюджет проекта. После того как все компоненты будут установлены, вы можете начать отслеживать дисперсии и использовать планы управления изменениями на практике.
|
Об авторе Джейн Суган — руководитель программы с опытом управления корпоративными бизнес-инициативами и разработки методологий управления проектами. Джейн живет в Сиэтле, штат Вашингтон. |
