Сведения о версии этой статьи Word Microsoft 2002 см. в разделе 294683 . Сведения о версии этой статьи Word 97 см.в разделе 141922 .

В ЭТОЙ ЗАДАЧЕ

Аннотация

В этой пошаговой статье описывается, что такое слияние и как выполнить простое слияние для создания письма формы в Microsoft Word. Дополнительные сведения о выполнении других типов слияний, слиянии с другими типами данных и решении проблем см. в списке статей в разделе Связанные статьи этой статьи. Описание терминов, используемых в этой статье, см. в разделе глоссарий этой статьи.

Что такое слияние?

Слияние — это функция в Word. С помощью слияния можно объединить стандартные сведения (например, букву формы) с переменной информацией (например, с базой данных имен и адресов клиентов). Таким образом, вы можете иметь почти одинаковые документы: содержание документов одинаково для каждого клиента, но каждый документ настраивается для конкретного человека в вашей базе данных. Существует три main компонента слияния:

  • Документ main, содержащий стандартные сведения: текст и графику. Документ main также определяет формат итогового объединенного документа, например форму письма, конвертов или наклеек.

  • Источник данных, содержащий сведения об переменной: список имен и адресов, например.

  • Объединенный документ, содержащий сочетание стандартного текста и сведений о переменных.

Документ main содержит стандартный текст и графику, которые нужно использовать в каждой версии объединенного документа. В документе main вставляются специальные инструкции, называемые полями слияния, чтобы указать, где должны отображаться сведения об переменной. При слиянии сведений в источнике данных с документом main переменная заменяет поля слияния отдельными сведениями. Результатом является объединенный документ, содержащий сочетание стандартного текста и сведений об переменных. Источник данных содержит сведения (например, имена, адреса и номера телефонов), которые зависят от каждой версии документа. Большую часть времени данные можно хранить в Word документе, однако Word также распознает другие форматы. Например, источником данных может быть лист Microsoft Excel, база данных Microsoft Access или файл переменной с разделием запятыми (CSV). Источник данных настраивается со строкой заголовка (также называемой записью заголовка) и записями данных. Строка заголовка является первым элементом в источнике данных. Он содержит имена полей, которые идентифицируют сведения о переменной. Записи данных содержат индивидуализированную информацию. Каждая запись данных состоит из одного или нескольких полей в зависимости от того, сколько сведений об переменных у вас есть для каждого отдельного пользователя. Этот набор сведений составляет одну запись данных. Процесс слияния состоит из четырех main шагов:

  1. Откройте или создайте документ main.

  2. Откройте или создайте источник данных.

  3. Измените документ main.

  4. Выполните слияние.

В следующей процедуре показано, как создать букву формы, вложить ее в источник данных, отформатировать и объединить документы. Процедура создания объединенных конвертов или меток аналогична. Дополнительные сведения см. в соответствующей статье, приведенной в разделеСвязанные статьи этой статьи.

Шаг 1. Открытие или создание основного документа

  1. Если у вас есть документ, содержащий стандартный текст, который вы хотите использовать, откройте его. Если вы хотите создать новую букву формы и в настоящее время пустой документ не отображается, нажмите кнопку Создать на панели инструментов Standard.

  2. В меню Сервис выберите пункт Слияние.

  3. В области Основной документ диалогового окна Помощник по слиянию нажмите кнопку Создать.

  4. Щелкните Буквы формы. Вам будет предложено использовать активное окно для документа main или создать документ main. Щелкните Активное окно. Активный документ становится слиянием main документе.Word возвращается во вспомогатель слияния.

  5. Перейдите к шагу 2. Открытие или создание источника данных.

Шаг 2. Открытие или создание источника данных

При открытии или создании источника данных с помощью вспомогательного средства слияния вы сообщаете Word использовать определенный набор сведений о переменных для слияния. Используйте один из следующих методов, чтобы присоединить документ main к источнику данных.

Метод 1. Если вы вводите имена и адреса в первый раз

Чтобы создать новую базу данных, выполните следующие действия.

  1. В области Источник данных диалогового окна Помощник по слиянию нажмите кнопку Получить данные.

  2. Щелкните Создать источник данных. Откроется диалоговое окно Создание источника данных. В этом диалоговом окне можно указать имена полей для включения в источник данных. В поле Имена полей в поле Строка заголовка перечислены имена полей, которые часто используются в виде букв, почтовых наклеек и конвертов. Вы можете удалить не нужные поля, выбрав их по одному, а затем щелкнув Удалить имя поля. Если вы хотите создать имена полей, введите новое имя поля в поле Имя поля и нажмите кнопку Добавить имя поля. Завершив создание и удаление не нужных полей, нажмите кнопку ОК.

  3. Откроется диалоговое окно Сохранить как. В поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить источнику данных, а затем нажмите кнопку Сохранить.

  4. При появлении запроса на изменение источника данных или настройку main документа нажмите кнопку Изменить источник данных.

  5. Когда откроется диалоговое окно Форма данных, введите сведения в форму. Если для определенного поля нет сведений, оставьте поле пустым. По умолчанию Word пропускает пустые поля, поэтому слияние не затрагивается, если пустые записи находятся в форме данных. Набор сведений в каждой форме составляет одну запись данных.

  6. После ввода сведений для записи нажмите кнопку Добавить, чтобы перейти к следующей записи.

  7. После добавления всех данных нажмите кнопку ОК, чтобы вернуться к документу main. Обратите внимание на панель инструментов Слияния.

  8. Сохраните документ main. При сохранении документа main на этом этапе вы также сохраняете источник данных и присоединяете его к документу main.

  9. Перейдите к шагу 3. Изменение основного документа.

Способ 2. Если вы используете существующий источник данных

Чтобы использовать существующий источник данных, выполните следующие действия.

  1. В диалоговом окне Помощник по слиянию нажмите кнопку Получить данные.

  2. Щелкните Открыть источник данных.

  3. В диалоговом окне Открыть источник данных выберите файл, содержащий сведения о переменной, которую вы хотите использовать, и нажмите кнопку Открыть. ПРИМЕЧАНИЕ. Если источник данных отсутствует в списке файлов, выберите соответствующий диск и папку. При необходимости выберите соответствующий параметр в поле Список файлов типа. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.Word выводится следующее сообщение:

    Word не нашли поля слияния в документе main. Нажмите кнопку Изменить основной документ, чтобы вставить поля слияния в документ main.

  4. Щелкните Изменить основной документ, чтобы вернуться к main документу. Обратите внимание на панель инструментов Слияния.

  5. Сохраните документ main. При сохранении документа main на этом этапе вы также сохраняете источник данных и присоединяете его к документу main.

  6. Перейдите к шагу 3. Изменение основного документа.

Шаг 3. Изменение основного документа

На шаге 1 вы решили открыть существующий документ или создать новый. Используйте любой из следующих методов на основе выбора, сделанного на шаге 1.

Способ 1. Если вы используете существующий документ

  1. Щелкните место, куда нужно вставить сведения из источника данных.

  2. На панели инструментов Слияние щелкните Вставить поле слияния, а затем выберите нужное поле слияния. ПРИМЕЧАНИЕ. Убедитесь, что вы вводите пробелы или знаки препинания между двумя полями слияния или после поля слияния. Поля слияния можно также форматировать (полужирным или курсивным) так же, как при обычном тексте.

  3. Повторите шаги 1 и 2 для каждого поля слияния, которое нужно добавить в документ.

  4. Завершив редактирование документа main, нажмите кнопку Сохранить или Сохранить как в меню Файл. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку Сохранить.

  5. Перейдите к шагу 4. Выполнение слияния.

Метод 2. Если вы используете новый основной документ

  1. Введите или добавьте любой текст и графику, которые нужно включить в письмо.

  2. Каждый раз, когда вы приходите в место, куда требуется вставить данные из источника данных, на панели инструментов Слияния щелкните Вставить поле слияния, а затем щелкните поле слияния, которое нужно использовать.ПРИМЕЧАНИЕ. Убедитесь, что вы вводите пробелы или знаки препинания между двумя полями слияния или после поля слияния. Поля слияния можно также форматировать (полужирным или курсивным) так же, как при обычном тексте.

  3. Завершив редактирование документа main, нажмите кнопку Сохранить или Сохранить как в меню Файл. Присвойте файлу имя и нажмите кнопку Сохранить.

  4. Перейдите к шагу 4. Выполнение слияния.

Шаг 4. Выполнение слияния

  1. В меню Сервис выберите пункт Слияние.

  2. В разделе Объединение данных с документом нажмите кнопку Объединить.

  3. В диалоговом окне Слияние нажмите кнопку Объединить с и выберите Новый документ , чтобы отобразить объединенный документ на экране. Чтобы распечатать объединенный документ, щелкните Печать в меню Файл. ПРИМЕЧАНИЕ. В поле Объединить в выберите Принтер, если вы хотите отправить объединенный документ на принтер без предварительного просмотра на экране.

  4. Нажмите кнопку Объединить.

Глоссарий

Шаблон. Общая информация, которая повторяется в каждом письме формы, почтовой этикетке, конверте или каталоге. Поле данных. Категория сведений в источнике данных. Поле данных соответствует одному столбцу данных в источнике данных. Имя каждого поля данных указывается в первой строке (строке заголовка) источника данных. "Почтовый код" и "Фамилия" — это примеры имен полей данных. Запись данных. Полный набор связанных сведений в источнике данных. Запись данных соответствует одной строке сведений в источнике данных. Вся информация об одном клиенте в списке рассылки клиентов является примером записи данных. Источник данных. Источник данных — это файл, содержащий данные, которые различаются в каждой копии объединенного документа. Например, источник данных может включать имя и адрес каждого получателя письма формы. Запятыми. Текстовый файл с полями данных, разделенными (или разделенными) символами табуляции или запятыми, а записи данных разделены знаками абзаца. Строка заголовка. Первая строка (или запись) в источнике данных слияния. Строка заголовка содержит имена полей для категорий сведений в источнике данных; например , "Имя" и "Город". Строка заголовка также может храниться в отдельном документе, который называется источником заголовка. Основной документ. В операции слияния — документ, содержащий текст и графики, которые остаются неизменными для каждой версии объединенного документа; например, обратный адрес и текст буквы формы. Поле слияния. Заполнитель, который вставляется в документ main. Поля слияния направляют microsoft Word, куда вставить определенную информацию из источника данных. Например, вставьте поле слияния "Город", чтобы Word вставить название города, например "Париж", которое хранится в поле данных "Город". Объединенный документ. Документ, созданный путем объединения данных из источника данных в документ main.

Ссылки

Дополнительные ресурсы

Ресурсы поддержки слияния WordДля получения дополнительных сведений о слиянии щелкните Microsoft Word Справка в меню Справка, введите слияние в помощнике office или мастере ответов, а затем нажмите кнопку Поиск, чтобы просмотреть возвращенные разделы.

Связанные статьи

Чтобы получить дополнительные сведения о слиянии, щелкните следующие номера статей, чтобы просмотреть статьи в базе знаний Майкрософт:

212322 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Проектирование и настройка данных слияния в Microsoft Word 2000

212017 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Использование слияния для создания конвертов в Word 2000

212034 HOW TO: Create MailIng Labels by Using Mail Merge in Word 2000

212029 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Создание пользовательской метки или изменение существующей метки в Word 2000

212012 WD2000: принудительное начало текста с одной строки в объединенной букве

211363 WD. Указание нескольких условий с вложенным значением IF

212314 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Использование источника данных Excel для слияния в Word 2000

214183 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Использование слияния с запросом параметров доступа в Word 2000

211190 HOW TO: Use Access 2000 Data in Word 2000

211206 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Использование адресной книги Outlook Express при слиянии в Microsoft Word

212379 WD2000: преобразование файлов данных и адресных книг WordPerfect 6.x

212334 WD2000: преобразование данных из одного столбца в таблицу

211702 WD2000: преобразование данных слияния WordPerfect

214827 WD. Использование вложенных полей IF в документе слияния

264722 WD2000: подавление пустых строк во время слияния

211303 Использование слияния для создания списка, отсортированного по категориям в Word 2000

211293 ПРАКТИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО. Изменение форматирования адреса доставки или возврата в Word 2000 г.

212078 HOW TO: Add a Graphic or Logo to Every Label in Word 2000

212358 WD2000: слияние источника данных не удается подключить или объединить

212263 WD2000: сообщение об ошибке: Word не удалось открыть <файл Name.doc> в качестве источника данных или заголовка, так как это основной документ активного слияния

212125 WD2000: сообщение об ошибке: "Ошибка! Источник ссылок не найден с пустым полем ask или fillin

211729 WD2000: ErrMsg: "Word не удалось объединить main документ с источником данных, так как записи данных были пустыми или никакие записи данных не соответствовали параметрам запроса".

242339 WD2000: неправильное написание Word не помечено при проверке орфографии объединенного документа почты

211437 WD2000: основные документы слияния и документы данных не сохранены в фоновом режиме

240854 WD2000: ограничения преобразования документов WordPerfect 5.x

211727 WD2000: основной документ слияния восстановлен в обычный Word документ

189196 WD2000: сообщение об ошибке: "<имя файла основного документа> является основным документом слияния" с помощью Outlook 97 или Schedule+

212354 WD2000: форматирование символов в источнике данных не сохраняется после слияния

212068 WD2000: вариант изменения не применяет форматирование к полям слияния

220250 WD2000: сообщение об ошибке: поля слишком глубоко вложены в слияние

211322 WD2000: не удается изменить имена полей по умолчанию во вспомогательной службе слияния

214157 WD2000: не удается заменить все вхождения недопустимого поля MERGEFIELD

211651 WD2000: если поле пустое в слиянии

264892 WD2000: пустая строка не подавляется в условном слиянии

270623 OLEXP: использование адресной книги Outlook Express в процедуре слияния

192258 Как выполнить слияние с вашим списком контактов в Outlook 2000

Facebook LinkedIn Электронная почта

Нужна дополнительная помощь?

Нужны дополнительные параметры?

Изучите преимущества подписки, просмотрите учебные курсы, узнайте, как защитить свое устройство и т. д.

Преимущества подписки на Microsoft 365

Обучение работе с Microsoft 365

Microsoft Security

Центр специальных возможностей