Используйте шаблон Базы данных контактов Access для отслеживания имен, адресов, номеров телефонов и других сведений. Эта новая версия популярного шаблона Access также позволяет классифицировать каждый контакт, отправлять сообщения электронной почты и создавать карты адресов.
Хотите watch видео об использовании этого шаблона? См. эту статью Использование шаблона базы данных контактов.
Примечание: Шаблон базы данных контактов был обновлен за последние несколько лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступной для скачивания. Если приведенные ниже действия не соответствуют тому, что вы видите, скорее всего, вы используете более раннюю версию шаблона.
Начало работы
В этой статье рассматриваются основные действия по использованию шаблона Базы данных контактов.
Подготовка базы данных к использованию
-
При первом открытии базы данных в Access отображается форма приветствия. Чтобы предотвратить отображение этой формы при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показать приветствие при открытии этой базы данных проверка.
Закройте форму Приветствие, чтобы начать работу с базой данных.
-
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений щелкните Включить это содержимое.
Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Решение о том, следует ли доверять базе данных.
Добавление контактов из Microsoft Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять контакты из этой программы без необходимости повторного ввода сведений.
-
В форме Список контактов нажмите кнопку Добавить из Outlook.
-
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые нужно добавить в базу данных.
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
Поиск контакта
Поле быстрого поиска позволяет быстро найти контакт в форме Список контактов .
-
В форме Список контактов в поле Быстрый поиск введите текст, который нужно найти, и нажмите клавишу ВВОД.
Access фильтрует список, чтобы отобразить только те записи, которые содержат текст, который вы искали. Чтобы вернуться к полному списку, щелкните Очистить текущий поиск. (Это X в поле поиска.)
Отображение и скрытие столбцов
В форме Список контактов некоторые поля (столбцы) скрыты по умолчанию. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните следующие действия.
-
Щелкните Показать/скрыть поля.
-
В диалоговом окне Отображение столбцов выберите поле проверка рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Очистите поле проверка, чтобы скрыть столбец.
Отображение контактных данных
Форма "Контактные данные " позволяет просмотреть и ввести дополнительные сведения о каждом контакте. Чтобы отобразить форму "Сведения о контакте", выполните следующие действия:
-
В форме Список контактов нажмите кнопку Открыть рядом с контактом, который вы хотите увидеть.
Добавление рисунка
В форме Сведения о контакте можно добавить рисунок для контакта.
-
Под рамкой рисунка нажмите кнопку Изменить рисунок.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.
-
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
-
Выберите файл, который нужно добавить, и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Примечание: К каждому контакту можно вложить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.
Отображение карты адреса контакта
В форме Сведения о контакте , если вы ввели адрес улицы для контакта, вы можете отобразить карту этого расположения:
-
Нажмите кнопку Щелкните, чтобы сопоставить.
Отображение отчетов
База данных контактов содержит два отчета: Каталог и Телефонная книга. Чтобы отобразить отчет, выполните приведенные далее действия.
-
В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который нужно отобразить.
Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.
Изменение базы данных контактов
Базу данных контактов можно настроить, добавив новое поле в таблицу Контакты, а затем добавив это поле в форму Список контактов и форму Контактные данные .
Добавление поля в таблицу "Контакты"
-
Закройте все открытые вкладки.
-
В области навигации дважды щелкните таблицу Контакты .
-
Прокрутите вправо, пока не увидите столбец Add New Field (Добавить новое поле). Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.
При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.
Добавление поля в форму
После добавления поля в таблицу его можно добавить в форму.
-
Щелкните правой кнопкой мыши форму в области навигации и выберите режим макета.
-
На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите пункт Добавить существующие поля.
-
Перетащите нужное поле из списка полей в форму.
