Используйте шаблон Access Task Management Database для отслеживания группы рабочих элементов, которые необходимо выполнить вам или вашей команде. Вы также можете выполнять поиск и фильтрацию сведений о задаче, отображать или скрывать столбцы, отправлять сообщения электронной почты и сопоставлять адреса владельцев задач.
Хотите watch видео об использовании этого шаблона? См. эту статью Использование шаблона базы данных управления задачами.
Примечание: Шаблон базы данных "Управление задачами" был обновлен за последние несколько лет. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступной для скачивания. Если приведенные ниже действия не соответствуют тому, что вы видите, скорее всего, вы используете более раннюю версию шаблона.
Использование базы данных
В этой статье рассматриваются основные этапы использования шаблона базы данных управления задачами.
Подготовка базы данных к использованию
-
При первом открытии базы данных в Access отображается форма приветствия. Чтобы предотвратить отображение этой формы при следующем открытии базы данных, снимите флажок Показать приветствие при открытии этой базы данных проверка.
Закройте форму Приветствие, чтобы начать работу с базой данных.
-
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений щелкните Включить это содержимое.
Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Решение о том, следует ли доверять базе данных.
Поиск задачи или контакта
Поле быстрого поиска позволяет быстро найти задачу в форме "Список задач " или контакт в форме "Список контактов ".
-
Введите текст, который нужно найти, в поле быстрый поиск , а затем нажмите клавишу ВВОД.
Access фильтрует список, чтобы отобразить только те записи, которые содержат текст, который вы искали. Чтобы вернуться к полному списку, щелкните Очистить текущий поиск. (Это X в поле поиска.)
Фильтрация списка задач
В форме Список задач можно отфильтровать список задач и сохранить избранные фильтры для использования в будущем.
-
Примените фильтры, щелкнув правой кнопкой мыши форму и выбрав нужные фильтры.
-
Нажмите кнопку Сохранить фильтр.
-
В форме Сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.
-
Используйте поле Фильтр Избранное , чтобы применить сохраненный фильтр, или нажмите кнопку (Очистить фильтр), чтобы удалить фильтр.
Отображение и скрытие столбцов
В формах "Список задач " и " Список контактов " некоторые поля (столбцы) по умолчанию скрыты. Чтобы изменить отображаемые поля, выполните следующие действия.
-
Щелкните Показать/скрыть поля.
-
В диалоговом окне Отображение столбцов выберите проверка поле рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить. Очистите поле проверка, чтобы скрыть столбец.
Отображение сведений о задаче или контакте
Формы "Сведения о задаче " и " Контактные данные " позволяют просматривать и вводить дополнительные сведения об элементе. Чтобы отобразить форму "Сведения о задаче " или форму "Контактные данные", выполните следующие действия:
-
В форме Сведения о задаче или в форме Контактные данные нажмите кнопку Открыть рядом с элементом, который вы хотите увидеть.
Добавление вложений
В формах Сведения о задаче и Контактных данных можно добавить изображения и другие вложения.
-
Под рамкой рисунка в форме Сведения о задаче нажмите кнопку Добавить или удалить вложения.
Под рамкой рисунка в форме Контактные данные нажмите кнопку Изменить рисунок.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.
-
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
-
Выберите файл, который нужно добавить, и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.
Добавление контактов из Microsoft Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавлять контактов или владельцев задач из этой программы без необходимости повторного ввода сведений.
-
В форме Список контактов нажмите кнопку Добавить из Outlook.
-
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые нужно добавить в базу данных.
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
Отображение карты адреса контакта
В форме Сведения о контакте , если вы ввели адрес улицы для контакта, вы можете отобразить карту этого расположения:
-
Нажмите кнопку Щелкните, чтобы сопоставить.
Отображение отчетов
База данных задач содержит несколько отчетов, включая активные задачи, сведения о задаче, адресную книгу контактов и многое другое. Чтобы отобразить отчет, выполните приведенные далее действия.
-
В области навигации в разделе Отчеты дважды щелкните отчет, который нужно отобразить.
Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.
Изменение шаблона базы данных управления задачами
Настройте базу данных "Задачи", добавив новое поле в таблицу Задачи, а затем добавьте это поле в форму "Список задач" , " Сведения о задаче " и в отчет "Сведения о задаче ".
Добавление поля в таблицу "Задачи"
-
Закройте все открытые вкладки.
-
В области навигации дважды щелкните таблицу Задачи .
-
Прокрутите вправо, пока не увидите столбец Add New Field (Добавить новое поле). Дважды щелкните заголовок столбца и введите имя поля.
При первом вводе данных в столбец Access задает тип данных.
Добавление поля в форму или отчет
После добавления поля в таблицу его можно добавить в форму или отчет.
-
Щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет в области навигации и выберите режим макета.
-
На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля.
-
Перетащите нужное поле из списка полей в форму или отчет.
