Используйте базу данных управления проектами Access для управления проектами и связанными с ними задачами и сотрудниками. Вы также можете выполнять поиск и фильтрацию сведений о проекте, вводить общие задачи, а также отправлять или получать данные по электронной почте.
Примечание: За последние несколько лет был обновлен шаблон базы данных управления проектами. Эти инструкции относятся к последней версии шаблона, доступной для скачивания. Если приведенные ниже действия не соответствуют тому, что вы видите, скорее всего, вы используете более раннюю версию шаблона.
Использование базы данных
В этой статье рассматриваются основные этапы использования шаблона классической базы данных Projects.
Подготовка базы данных к использованию
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, выполните следующую процедуру:
-
Чтобы убедиться, что все содержимое базы данных включено, на панели сообщений щелкните Включить это содержимое.
Дополнительные сведения о включении содержимого базы данных см. в статье Решение о том, следует ли доверять базе данных.
Добавление сотрудников
Чтобы начать использовать шаблон базы данных Проекты, сначала нужно добавить сотрудников, чтобы у вас был кто-то для назначения проектов и задач. Используйте эту процедуру, чтобы вручную добавить сотрудников или просмотреть следующий раздел, чтобы добавить сотрудников из контактов Outlook.
-
В форме Список проектов щелкните Список сотрудников.
-
В форме Список сотрудников заполните сведения о каждом сотруднике.
-
Чтобы ввести более подробные сведения о сотруднике, дважды щелкните его имя в форме Список сотрудников и введите эти сведения в форму Сведения о сотрудниках .
-
Нажмите кнопку Закрыть , чтобы вернуться к форме Список проектов .
Добавление контактов из Microsoft Outlook
Если вы используете Microsoft Outlook, вы можете добавить сотрудников из этой программы без необходимости повторного ввода сведений.
-
В форме Список проектов щелкните Список сотрудников.
-
В форме Список сотрудников щелкните Добавить из Outlook.
-
В диалоговом окне Выбор имен для добавления выберите имена, которые нужно добавить в базу данных.
-
Нажмите кнопку Добавить, а затем — кнопку ОК.
Добавление нового проекта
-
В форме Список проектов щелкните Создать проект.
-
В форме Сведения о проекте введите сведения о проекте и нажмите кнопку Закрыть.
Изменение существующего проекта
-
В форме Список проектов дважды щелкните проект, который требуется изменить.
-
В форме Сведения о проекте добавьте или измените сведения о проекте.
Добавление задачи
-
В форме Сведения о проекте щелкните Добавить задачу.
-
В форме Сведения о задаче заполните сведения о задаче и нажмите кнопку Закрыть.
В Access отображается новый проект в списке Задачи проекта в форме Сведения о проекте .
Изменение задачи
-
В форме Сведения о проекте перейдите на вкладку Задачи проекта .
-
Дважды щелкните задачу, которую нужно изменить.
-
В форме Сведения о задаче измените сведения о задаче и нажмите кнопку Закрыть.
Добавление общей задачи
Распространенные задачи — это задачи, которые часто используются во многих различных проектах, таких как бюджетирование или обучение. После ввода общей задачи ее можно добавить в любой проект в базе данных Project без повторного ввода сведений о задаче.
-
В форме Сведения о проекте щелкните Общие задачи.
-
Выберите поле проверка рядом с каждой общей задачей, которую вы хотите добавить в проект. Добавьте новые общие задачи в конец списка.
-
Нажмите кнопку Закрыть , чтобы вернуться в форму Сведения о проекте .
-
Фильтрация списка проектов
В форме Список проектов можно отфильтровать список проектов и сохранить избранные фильтры для использования в будущем.
-
Примените фильтры, щелкнув правой кнопкой мыши форму и выбрав нужные фильтры.
-
Нажмите кнопку Сохранить фильтр.
-
В форме Сведения о фильтре введите имя и описание фильтра, а затем нажмите кнопку Закрыть.
-
Используйте поле Фильтр Избранное , чтобы применить сохраненный фильтр, или нажмите кнопку (Очистить фильтр), чтобы удалить фильтр.
Отображение сведений о проекте или сотруднике
Формы "Сведения о проекте " и " Сведения о сотрудниках " позволяют просматривать и вводить дополнительные сведения о проекте или сотруднике. Чтобы отобразить форму "Сведения о проекте" или " Сведения о сотруднике", выполните следующие действия.
-
В форме Список проектов или Список сотрудников дважды щелкните нужный элемент.
Добавление вложений
В формах Сведения о проекте , в формах Сведения о задаче и в формах Сведения о сотруднике можно добавить изображения и другие вложения.
-
В любой форме Сведения дважды щелкните поле Вложения (в форме Сведения о сотруднике дважды щелкните значок рисунка).
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку Добавить.
-
В диалоговом окне Выбор файла перейдите к папке, содержащей файл.
-
Выберите файл, который нужно добавить, и нажмите кнопку Открыть.
-
В диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.
Примечание: Для каждого элемента можно вложить несколько файлов, включая файлы разных типов, например документы или электронные таблицы.
Отображение отчетов
База данных Projects содержит несколько отчетов, включая открытые проекты, сведения о задачах, адресную книгу сотрудника и многое другое. Чтобы отобразить отчет, выполните приведенные далее действия.
-
В форме Список проектов выберите отчет, который нужно отобразить в списке Отчеты .
Чтобы распечатать отчет, выполните приведенные далее действия.
-
На вкладке Файл выберите пункт Печать.
Вы можете создавать собственные настраиваемые отчеты. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого отчета.
