Оценка запросов на изменение проекта

Джейн Суган, PMP

Неконтролируемые изменения являются одним из крупнейших противников руководителя проекта.     Вот почему надежный процесс управления изменениями может быть лучшим другом руководителя проекта. Развертывание такого процесса позволяет вам предоставлять запрошенные клиентом временная шкала необходимые временная шкала в рамках согласованного бюджета. Без управления изменениями область проекта становится движущимся целевым объектом, и вы рискуете пропустить один или несколько факторов успеха проекта. Способность управлять изменениями и управлять ими, особенно изменениями область проекта, является ключом к достижению целей и типичным показателем производительности для руководителя проекта. Изменение проекта неизбежно, и вы должны быть готовы справиться с ним, когда — а не если — это произойдет.

Балансировка управления изменениями и бюрократии

Одной из задач для руководителей проектов является балансировка необходимости контролировать изменения проекта, избегая неоправданной бюрократии. Вопрос в том, где находится переломный момент? Так как каждый проект уникален, точка, в которой элемент управления изменениями перестает добавлять значение и превращается в бюрократию, будет отличаться от проекта к проекту.

Некоторые из ваших заинтересованных лиц или даже члены команды проекта могут почувствовать, что контроль над изменениями — это ваш способ избежать страшного область ползти, и что вы не желаете быть гибким и делать то, что лучше для вашего клиента и бизнеса. Важно развеять это восприятие. Сообщите им, что вы делаете с точностью до наоборот: вы реализуете эффективный процесс для последовательной оценки запрошенных изменений. Если внесение изменений считается хорошей идеей, то у вас будут процессы для реагирования при необходимости.

К началу страницы

План управления изменениями проекта

Чтобы помочь вам быстро реагировать, в плане управления изменениями проекта описывается, что происходит при возникновении отклонений. Это не предназначено для предотвращения изменений; скорее, его цель состоит в том, чтобы очертить процесс, который ясно дает понять, как будут сообщаться изменения, как будут приниматься решения и как проект будет соответствующим образом адаптироваться.

К началу страницы

Размещение элемента управления изменениями на месте

Процесс управления изменениями следует ввести в действие сразу после создания базовых показателей для ключевых конечных результатов, таких как бизнес-требования и расписание. Команда проекта и заинтересованные лица, а также все, кто пострадал от изменений в проекте, должны изучить и утвердить план управления изменениями, прежде чем вы будете его использовать.

Небольшие изменения, которые мало влияют на общий успех проекта, не должны влечь за собой те же ограничения, что и те, которые вносятся в требования или критически важные вехи расписания. План управления изменениями проекта должен указывать, когда требуется формальный запрос на изменение проекта (PCR). Например:

• Каковы пороговые значения для изменений в расписании и бюджете?

• Существуют ли изменения, для которых всегда требуется запрос на изменение?

• Какие изменения может пропустить процесс управления изменениями?

Одно предупреждение здесь: часто это много небольших область изменений, которые наносят ущерб, а не большие, очевидные. Учитывайте это при определении критериев ПЦР. Например, план управления изменениями должен определять категории запросов на изменение, такие как основные или второстепенные:

• Основные изменения    Они должны быть документируется как PCR. Основные изменения проекта:

  • Влияет на требования или рабочие элементы на критическом пути, откладывая важные вехи или общую дату окончания проекта на определенный процент времени или длительность. Для каждого проекта должны быть определены основные условия изменения.

  • Требуется дополнительное финансирование (в долларах или процентах от бюджета). Опять же, сумма должна быть определена для каждого проекта.

• Незначительные изменения    Эти обычные изменения не требуют ПЦР. Незначительные изменения:

  • Не влияйте на план. Они не продлевают дату завершения вех или задач с помощью зависимостей проекта.

  • Не оказывают негативного финансового воздействия. В результате не возникнет отклонений в бюджете проекта.

К началу страницы

Советы по оценке запросов на изменение

План управления изменениями проекта также должен содержать сведения о том, как оцениваются запросы на изменение. Очень важно, чтобы критерии для этой оценки были определены до того, как она потребуется, чтобы время не тратилось на достижение консенсуса. Установка этих параметров поможет сбалансировать изменения с общими бизнес-целями и преимуществами.

Ниже приведены некоторые типичные вопросы, которые следует учитывать при оценке запроса на изменение.

• Это изменение добавляет или изменяет бизнес-требования?

• Существует ли обходной процесс или это изменение необходимо для общего успеха проекта?

• Требует ли это изменение увеличения финансирования?

• Будет ли это задерживать дату окончания проекта?

• Несмотря на то, что это изменение может оказать негативное влияние на этот проект, приводит ли оно к значительным бизнес-плюсам, которые делают его стоящим?

• Имеет ли сейчас смысл принять это изменение, чем откладывать его? Будет ли задержка в конечном итоге стоить компании больше денег в конце концов?

• Были ли рассмотрены все затронутые заинтересованные стороны и поддерживают ли они это изменение?

• Существуют ли последствия договорных отношений, которые следует учитывать? Например, будут ли обязательства с внешними поставщиками не выполнены из-за этого изменения?

К началу страницы

Утверждение запросов на изменение проекта

Кроме того, важно определить, кто может утверждать или не может утверждать запрошенные изменения. Обычно определяются различные уровни полномочий, чтобы рутинные изменения можно было эффективно решать, в то время как значительные изменения получают необходимый уровень управленческого внимания.

Если предлагаемое изменение влияет на область проекта, его следует рассматривать как бизнес-решение, требующее одобрения от спонсора проекта. Если область не затрагивается, команда проекта и спонсор могут решить, что руководитель проекта имеет право утверждать изменения в определенных пределах. Для некоторых проектов на регулярной основе создаются и собираются советы по управлению изменениями для рассмотрения и утверждения запросов на изменение. В организации могут существовать различные доски управления изменениями, которые обрабатывают различные типы запросов на изменение. Например, на панели управления техническими изменениями могут рассматриваться технологические проблемы.

Один из простых способов сводные данные о рекомендациях по утверждению запросов на изменение можно найти в таблице, подобной приведенной ниже, в основе которой лежит пример проекта:

К началу страницы

Большой выигрыш

Команды проектов всегда стремятся к выполнению проекта, иногда за счет эффективного планирования. Это заманчиво взять ярлыки и предположить, что вы будете выяснять вещи, как вы идете. Наличие хорошо разработанного процесса управления изменениями до того, как изменения произойдут, будет иметь большие окупаемости и лучшие общие результаты проекта. Выключив субъективность из-под контроля изменений, команда проекта сможет эффективно и эффективно обрабатывать колебания. Хорошо продуманный, подробный план управления изменениями, принятый членами команды проекта и заинтересованными лицами, сэкономит время и деньги, чего руководители проектов никогда не хватают.

К началу страницы