Диалоговое окно Сбор данных с помощью параметров электронной почты позволяет просматривать и изменять параметры, управляющие тем, как Access обрабатывает ответы на сообщение электронной почты для сбора данных. Параметры применяются ко всем последующим ответам на сообщение электронной почты, которое выбрано или создается.
Обратите внимание, что изменения, внесенные в эти параметры, не влияют на ответы, которые уже находятся в почтовом ящике Outlook.
Отображение диалогового окна
-
Откройте базу данных, содержащую сообщение, для которого требуется изменить параметры.
-
На вкладке Внешние данные в группе Сбор данных щелкните Управление ответами.
-
В диалоговом окне Управление сообщениями сбора данных выберите сообщение, для которого требуется изменить параметры, а затем щелкните Параметры сообщения.
Параметры импорта
Автоматическая обработка ответов и добавление данных в базу данных
Этот параметр позволяет Access обрабатывать ответы, как только они достигают вашего Microsoft Office Outlook 2007 или Microsoft Outlook 2010, русская версия папки "Входящие". Access 2007/2010 и Outlook 2007/2010 совместно экспортируют содержимое формы каждого из ответов в целевые таблицы в Access. Если этот проверка поле не выбрано, необходимо обработать ответы вручную.
Дополнительные сведения об автоматической и ручной обработке ответов
Ответы автоматически экспортируются из Outlook в Access, если в момент, когда ответы достигают почтового ящика Outlook, выполняются следующие условия:
-
Outlook 2007 или Outlook 2010 На компьютере должен быть установлен Outlook 2007 или Outlook 2010. Если программа не выполняется при получении ответа, обработка начнется при следующем запуске Outlook.
-
Access 2007 или Access 2010 На компьютере должен быть установлен Access 2007 или Access 2010.
-
База данных База данных не должна быть защищена паролем и не должна быть открыта в монопольном режиме. Имя или расположение базы данных не должно изменяться с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Таблица и запросы Имена указанных таблиц или запросов и свойства базовых полей не должны изменяться с момента отправки сообщения электронной почты. Например, если изменить тип данных поля с Number на AutoNumber после отправки сообщения, экспорт завершается ошибкой.
-
Разрешения Необходимо иметь необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Если одно или несколько условий не выполнены, автоматическая обработка завершится ошибкой. Устраните проблемы, а затем вручную экспортируйте ответы, которые завершили сбой. Все ответы, которые пойдут в почтовый ящик после устранения проблем, будут по-прежнему обрабатываться автоматически.
Ручная обработка Если вы хотите контролировать, какие ответы обрабатываются и когда они обрабатываются, выберите обработку вручную. В этом случае ответы пойдут в папку "Входящие" Outlook, но они не будут экспортированы в базу данных до тех пор, пока вы вручную не выберете и щелкните правой кнопкой мыши каждый ответ в Outlook, а затем выберите пункт Экспорт данных в Microsoft Office Access для каждого из них.
Вам также может потребоваться вручную обработать все ответы, которые не удается обработать автоматически. После устранения проблемы, вызвавшей сбой, необходимо вручную экспортировать каждый из ответов.
Прежде чем приступить к операции экспорта, помните о следующих рекомендациях.
-
Access 2007 или Access 2010 На компьютере должен быть установлен Access 2007 или Access 2010.
-
База данных Если база данных защищена паролем, вам будет предложено ввести пароль при запуске операции экспорта. Кроме того, база данных не должна быть открыта в монопольном режиме, и ни имя, ни расположение базы данных не могут быть изменены с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Таблицы и запросы Ни имена таблиц и запросов, которые вы указали, ни свойства базовых полей не могут быть изменены с момента отправки сообщения электронной почты.
-
Разрешения Необходимо иметь необходимые разрешения для добавления или обновления содержимого базовых таблиц и запросов.
Отмена ответов от тех, кому вы не отправили сообщение
Этот параметр позволяет автоматически обрабатывать только те ответы, которые отправляются исходными получателями сообщения. Ответы от других получателей будут храниться в целевой папке в Outlook, но они не будут обрабатываться автоматически. При необходимости эти ответы можно обработать вручную.
Примите несколько ответов от каждого получателя
Этот параметр позволяет получателям отправлять несколько ответов на одно и то же сообщение электронной почты. При выборе этого параметра каждый получатель может ответить на сообщение несколько раз, и каждый ответ обрабатывается автоматически. Если этот параметр не выбран, каждый получатель по-прежнему может отправить несколько ответов, но только первый ответ от каждого получателя обрабатывается автоматически. Все последующие ответы от этого получателя будут храниться в целевой папке в Outlook, после чего их можно обработать вручную или удалить.
Примечание: Этот параметр управляет только количеством ответов, а не количеством записей в одном ответе, которые обрабатываются. Другими словами, если отправить форму InfoPath 2007 или InfoPath 2010, получатель сможет отправить вам несколько записей в одном ответе. Access автоматически обработает все записи в ответе, так как все записи содержатся в форме в одном сообщении.
Разрешить несколько строк на ответ
При использовании формы InfoPath для отправки данных получатель может добавить дополнительные записи, щелкнув Вставить строку в нижней части сообщения электронной почты. Если вы хотите обработать только одну запись на ответ, снимите этот проверка поле.
Разрешить только обновления существующих данных
При использовании формы InfoPath для обновления данных получатель может отправить вам новые записи в дополнение к обновлениям существующих записей. Чтобы получатель не добавлял новые записи с помощью формы InfoPath, выберите это поле проверка.
Параметры автоматической обработки
Число обрабатываемых ответов
Введите общее количество ответов (от всех получателей), которые необходимо обработать автоматически. Если вы хотите, чтобы все ответы обрабатывались автоматически, введите большое значение в текстовое поле. Ответы, полученные после достижения указанного значения, будут храниться в целевой папке, но не обрабатываются автоматически.
Дата и время остановки
Укажите дату и время остановки автоматической обработки ответов для этого сообщения электронной почты. Ответы, полученные после этой даты и времени, будут храниться в целевой папке в Outlook, но не будут обрабатываться автоматически.
