ПРАКТИЧЕСКОЕ руководство: Использование слияния для создания списков, отсортированных по категориям, в Word 2000

Настройка файла данных

Таким образом, чтобы все записи с тем же значением ключа поле категории сортировки файла данных (поле, на котором основой для сортировки) появляются вместе, как показано в следующем примере файла данных. На следующем образце списка отсортированных по поле « Город » (Город является ключевое поле в этом примере):


City Employee Sales
Atlanta Smith $3,000
Atlanta Gates $50,000
Atlanta Henderson $10,000
Houston Jones $8,000
Houston Kelley $9,000
Houston Peterson $0

Настройка основного документа

Примечание: < ВВОД > обозначает знак абзаца в следующем примере. Чтобы ввести знак абзаца, нажмите клавишу ВВОД.

Чтобы настроить основной документ как каталог, выполните следующие действия.

1. Откройте новый чистый документ и выберите в меню Сервис выберите пункт Мастер слияния.

2. В слияние нажмите кнопку Создатьи выберите каталог.

3. Выберите Новый основной документ в ответ на запрос.

4. В слияние нажмите кнопку Получить данныеи нажмите кнопку Открыть источник данных , чтобы присоединить файл данных (образец файла, созданного в разделе «Установить копии данных файла» этой статьи).

5. Вставьте следующие поля, чтобы сравнить содержимое каждого ключевого поля записи с содержанием следующего ключевого поля записи, чтобы определить, изменится ли содержимое ключевого поля из одной записи в другую.

Примечание: в этом примере используется образец данных из раздела «Задать копии данных файла» этой статьи. Чтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите клавиши CTRL + F9.

{ Если MERGESEQ } { = «1» «{ MERGEFIELD Город }» «» }< ENTER >
{ Place1 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
{ При Place2 { } Place1 <> { } «< ENTER >
{ MERGEFIELD Город} < ENTER >
<ENTER>
{ Сотрудника MERGEFIELD } { MERGEFIELD продажи }""{ MERGEFIELD сотрудник } { MERGEFIELD продажи }" } { Place2 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
В этом примере поля создают каталоге на той же странице, как показано ниже:

Атланта

Иванов 3000 рублей.
Гейтс $ 50 000
Хендерсон 10 000 долларов США

Хьюстон

Джонс $ 8 000
Kelley 9000 руб
Peterson $0

Как заставить каждой новой категории на новую страницу

Ключевое поле в данном примере — { MERGEFIELD Город }. При изменении значения города в файле данных в другой город, объединенные результаты добавляется новая страница, и продолжает операцию слияния в верхней части следующей страницы. Чтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите клавиши CTRL + F9.

{ Если MERGESEQ } { = «1» «{ MERGEFIELD Город }» «»}< ENTER >
{ Place1 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
{ При Place2 { } Place1 <> { } «< ENTER >
---Разрыв страницы---
{ MERGEFIELD Город} < ENTER >
<ENTER>
{ Сотрудника MERGEFIELD } { MERGEFIELD продажи }""{ MERGEFIELD сотрудник } { MERGEFIELD продажи }" } { Place2 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
Примечание: чтобы вставить разрыв страницы, либо нажмите клавиши CTRL + ENTER, или в меню Вставка выберите разрыв , выделите Разрыв страницыи нажмите кнопку ОК.

Поля, в данном примере создать каталог, список на отдельных страницах, как показано ниже:

Атланта

Иванов 3000 рублей.
Гейтс $ 50 000
Хендерсон 10 000 долларов США

---Разрыв страницы---
Хьюстон

Джонс $ 8 000
Kelley 9000 руб
Peterson $0

Как форматировать поля ключа

Ключевое поле в этом примере — {MERGEFIELD City}. Чтобы форматировать результаты {MERGEFIELD City} как все прописные, можно вставить ключ форматирования из \ * верхней. Чтобы вставить поле фигурные скобки, нажмите клавиши CTRL + F9.

{ Если MERGESEQ } { = «1» "{ MERGEFIELD Город \ * Upper }" «» }< ENTER >
{ Place1 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
{ Если Place2 { } Place1 <> { } «< ENTER >
{ MERGEFIELD Город \ * Upper} < ENTER >
<ENTER>
{ Сотрудника MERGEFIELD } { MERGEFIELD продажи }""{ MERGEFIELD сотрудник } { MERGEFIELD продажи }" } { Place2 НАБОР MERGEFIELD Город { }}< ENTER >
Поля располагаются в этом примере продукты каталоге на той же странице с города отображаются прописными буквами, как показано ниже:

АТЛАНТА

Иванов 3000 рублей.
Гейтс $ 50 000
Хендерсон 10 000 долларов США

ХЬЮСТОН

Джонс $ 8 000
Kelley 9000 руб
Peterson $0
Примечание: можно применить разное форматирование для ключевого поля MERGEFIELD Город { }, выбрав поле целиком (включая поле фигурные скобки {}) и поле для параметров форматирования. Чтобы отформатировать поле, выберите команду Шрифт в меню Формат .

Как работает этот процесс

Первое поле IF в этих примерах вставляет название города и знака возврата (< ENTER >) только для самой первой записи при слиянии. Для всех последующих записей в этом поле IF вставляет ничего (»»). Он распознает слияния первой записи, сравнивая поле MERGESEQ (которая возвращает порядковый номер текущей записи) с цифрой «1».

Второй, если поле вставляет символ возврата (или разрыв страницы, если она заставляет каждого города на новую страницу), название города два более возвращать знаков, имя сотрудника и сумма продаж (в таком порядке), только в том случае, если поле IF определяет, что текущая запись включает в себя города имя, которое отличается от предыдущей записи. Если он определяет, что текущая запись содержит название города, которое совпадает с предыдущей записи, он вставляет только следующее имя сотрудника и объемах продаж.

В этом случае, если поле распознает новый Город путем сравнения текста закладки, указанное в два поля НАБОРА. Текст закладки «Place1» всегда равно текущей записи поле « Город » и текст закладки «Place2» равно Город полю предыдущей записи.