Руководство администратора по Группы Microsoft 365 в Outlook

Любому администратору приходится заниматься обслуживанием каталога. Ниже приведены некоторые средства, которые Microsoft 365 предлагает, чтобы упростить это.

• Политики именования: такие политики позволяют определить допустимые имена групп. Благодаря этому пользователи не смогут присваивать им оскорбительные или запрещенные имена. Кроме того, можно принудительно применять стандартные префиксы и суффиксы для имен групп.

  Динамическое членство . Динамическое членство позволяет задать членство в группах по правилу, которое добавляет (или удаляет) членов группы на основе метаданных (например, отдела или роли) в Active Directory. Дополнительные сведения о создании динамического членства см. в статье Использование атрибутов для создания расширенных правил .

• Скрытое членство: если на это есть причина, можно сделать участие в группе конфиденциальным. Например, если в группу включены учащиеся, можно скрыть сведения о них от посторонних лиц.

• Разрешения на создание . В вашей организации могут быть некоторые пользователи, которые не хотят создавать новые группы. Существует несколько методов управления разрешениями на создание в каталоге. См. статью Управление созданием группы Microsoft 365.

• Журналы аудита . Вы можете иметь больше уверенности в том, что пользователи могут создавать группы и управлять членством в группах, так как журналы аудита групп Microsoft 365 позволяют отслеживать, кто создал или удалил определенную группу или внес изменения в членство в ней. См. статью Поиск по журналу аудита в Центре соответствия требованиям безопасности & Microsoft 365.

Группы поддерживаются для любых подписок на Microsoft 365, в которые входят Exchange Online и SharePoint Online, включая планы Microsoft 365 бизнес базовый и Microsoft 365 бизнес премиум, а также Microsoft 365 корпоративный E1, E3 и E5.

Если ваш план включает только Exchange, вы также сможете использовать общий почтовый ящик и общий календарь групп Outlook, но у вас не будет доступа к библиотеке документов, Планировщику и другим возможностям. 

Иногда пользователи негативно реагируют на изменения, поэтому очень важно сообщить участникам списков рассылки, чтобы им следует ожидать. Вот сведения, которые следует включить в сообщение, а также ответы на некоторые вопросы:

Что такое группы в Outlook?

Microsoft 365 группы в Outlook — это единое решение для совместной работы для команд и групп, которым требуется место для обмена обсуждениями, файлами, календарями и заметками в единой форме, которую легко найти.  Вероятно, самой полезной функцией является хранение журнала бесед в почтовом ящике, что упрощает поиск предыдущих обсуждений.

Дополнительные сведения см. в статье О группах в Outlook.

Зачем мы вносим это изменение?

Пользователи часто запрашивали возможность поиска в сообщениях, опубликованных в списке рассылки. Изменение списка рассылки на группу позволит участникам выполнять поиск в группе, вместо того чтобы постоянно задавать одни и те же вопросы.

Кроме того, новая группа содержит календарь для событий группы, библиотеку общих файлов и записную книжку OneNote, в которой можно собирать полезную информацию и совместно редактировать ее.

Нужно ли делать что-то еще для присоединения к группе, если я уже являюсь участником списка рассылки?

Нет, вы автоматически станете участником группы.

Разделы справки получить доступ к новой группе в Outlook? Как насчет Outlook в Интернете?

Для доступа к новой группе в Outlook просто перейдите к категории "Группы" в нижней части левой области навигации. Если вы часто используете эту группу, ее можно добавить в Избранное, щелкнув и выбрав Показать в избранном.

Кроме того, существуют бесплатные мобильные клиенты для групп Microsoft 365, доступные на каждой мобильной платформе (iOS, Android и т. д.), поэтому вы можете легко получить доступ к группе в пути.

Не могу ли я по-прежнему просто отправить сообщение электронной почты?

Да, конечно. Тот же псевдоним электронной почты, который вы использовали для списка рассылки, по-прежнему будет работать для группы в Outlook.

Совет

Не забудьте сообщить пользователям, когда произойдет изменение и к кому следует обращаться с дополнительными вопросами.

Корпорация Майкрософт не предоставляет средства для преобразования общего почтового ящика в группу Microsoft 365 или наоборот. Однако списки рассылки можно обновить до групп Microsoft 365. Это отличный способ предоставить спискам рассылки организации все функции и функции групп Microsoft 365. Дополнительные сведения см. в разделе Группы Microsoft 365 — общие задачи.

Какие списки рассылки нельзя обновить до групп Microsoft 365? 

Вы можете обновить только управляемые облаком простые не вложенные списки рассылки до групп Microsoft 365. См. раздел Не удается обновить списки рассылки для групп Microsoft 365.

После обновления группы рассылки доMicrosoft 365 группы вам может потребоваться выполнить несколько последующих задач, чтобы обеспечить ее беспроблемную работу.

• Дальнейшие действия с пользователями . Обратитесь к ним сразу после завершения обновления, а затем снова через несколько дней. Показывая, что вы слушаете и реагируете на любые вопросы, которые они могут иметь, будет иметь большое значение для того, чтобы сделать их счастливыми и комфортно с изменениями.

• Мониторинг отчетов об участии. На портале Microsoft 365 Администратор есть хорошие отчеты, которые могут показать, сколько пользователей используют группу, как часто и какие функции они используют. Эти отчеты помогут вам спроектировать дальнейшие действия и обучение пользователей, а также выделить, где пользователи получают наибольшую ценность от новой группы. См. статью Отчеты о действиях в Центр администрирования Microsoft 365.

• Поделитесь своим опытом . Сообщите другим командам в вашей компании, что вы обновили свою группу рассылки и какие шаги вы предприняли, чтобы сделать ее успешной! Совместное использование этой информации может помочь другим командам следовать вашему примеру и успешно выполнить собственное обновление.

Есть вопросы о Группы Microsoft 365? Посетите техническое сообщество Группы Microsoft 365.

Вы можете создавать Группы Microsoft 365 с помощью различных средств, включая Outlook, Outlook в Интернете, Outlook Mobile, SharePoint, Планировщик, Teams и многое другое. Выбор средства зависит от типа группы, с которой вы работаете. Например, в Корпорации Майкрософт мы обычно начинаем с Outlook, когда мы создаем группу, организованную по электронной почте и календарю. Если группа предназначена для общения на уровне компании, мы, как правило, начнем с Viva Engage. Для совместной работы на основе чата мы запускаем группу из Microsoft Teams.

• Создание группы в Outlook

• Создание команды Microsoft

• Создание семейной группы

• Создание группы в Viva Engage

• Создание сайта группы в SharePoint

• Создание плана в Планировщике (Майкрософт)

Ни к закрытым, ни к открытым группам не смогут получать доступ внешние пользователи, если только они не были отдельно приглашены как гости. Дополнительные сведения см. в статье Добавление гостей в группы в Outlook.

Управление владельцами, участниками и гостями

Владельцы групп выполняют роль модераторов. Они могут добавлять и удалять участников. У них есть собственные разрешения, такие как возможность удалять беседы из общего почтового ящика или изменять другие параметры группы. Владельцы групп могут переименовать группу, обновить описание или рисунок и многое другое. Если вы знакомы с ролями SharePoint, владелец группы является администратором семейства веб-сайтов.

Участники групп — это обычные пользователи из вашей организации, которые используют группу для совместной работы. Они могут получить доступ ко всему в группе, но не могут изменять параметры группы. Согласно терминологии SharePoint они участники сайта. Сведения о добавлении или удалении участников группы см. в статье Добавление, изменение и удаление членов групп в Outlook.

Гости — это такие участники группы, которые не входят в вашу организацию. По умолчанию пользователи могут приглашать гостей присоединиться к вашей группе, и вы можете управлять этим параметром. Дополнительные сведения см. в статье Добавление гостей в группы в Outlook.

Использование Microsoft Teams для постоянной рабочей области на основе чата

Отличный способ поддерживать связь с группой — Microsoft Teams. С его помощью члены вашей группы могут в реальном времени общаться в постоянном чате, в свободной форме обсуждая конкретные вопросы в специализированных подгруппах. Хотя интеграция Teams не выполняется автоматически, вы можете легко создать группу Teams на основе группы Microsoft 365.

• Как получить Microsoft Teams?

• Видео. Что такое Microsoft Teams?

• Microsoft Teams помогает & обучении

• Введение в Microsoft Teams для администраторов

После того как группа выполнит все свои задачи, ее можно удалить, чтобы высвободить ресурсы системы и чтобы группа больше не отображалась в списке. Дополнительные сведения см. в статье Изменение или удаление группы в Outlook. Чтобы вы не забыли удалить неактуальные группы, администратор настраивает политику срока действия и такие группы удаляются автоматически по истечении определенного времени. См. также: Политика срока действия группы Microsoft 365.

Существует три основных модели подготовкиГруппы Microsoft 365: open, IT-led или Controlled. Каждая из них имеет свои преимущества.

Модель	Преимущества
Открытая (по умолчанию)	Пользователи могут создавать собственные группы по мере необходимости, не дожидаясь помощи ИТ-отдела.
Под руководством ИТ-отдела	Пользователи обращаются в ИТ-отдел с просьбой создать группу. ИТ-специалисты могут оказать им помощь в выборе подходящих средств совместной работы.
Контролируемая	Создание группы, ограниченное определенными людьми, командами или службами (см. раздел Управление пользователями, которые могут создавать Группы Microsoft 365).

Если вы хотите контролировать, как именуются Группы Microsoft 365, можно использовать политику именования , чтобы заставить имена групп соблюдать определенные стандарты, включая префиксы или суффиксы, а также блокировать нежелательные имена. Подробнее см. статью Политика назначения имен группам Microsoft 365.

У каждой группы есть по крайней мере один владелец, который может добавлять и удалять участников, а также управлять группой и ее содержимым. Если владелец группы (или владельцы) по какой-либо причине покидает организацию, администратор может назначить ей нового владельца . См. статью Назначение владельца для бесхозной группы.

Кроме того, если у вас есть разрешения администратора Exchange Online, вы можете администрировать группы из Центра Microsoft 365 Администратор (см. раздел Управление членством в группах в Центр администрирования Microsoft 365) или PowerShell (см. статью Управление Группы Microsoft 365 с помощью PowerShell.

Порой возникает необходимость удалить группу из клиента. Сведения об удалении группы см. в статье Удаление группы в Outlook. Если группа случайно удалена, администраторы могут восстановить ее в течение 30 дней. См. статью Восстановление удаленной группы Microsoft 365.

Если вы предпочитаете более автоматизированный способ управления жизненным циклом Группы Microsoft 365, можно использовать политики истечения срока действия для групп с определенным интервалом времени. Владельцы группы получат электронное письмо 30, 15 и 1 день до истечения срока действия группы, что позволяет им легко продлить группу, если она по-прежнему необходима. См. статью Политика срока действия группы Microsoft 365.

• Разрешить участникам отправлять как или отправлять от имени группы Microsoft 365

• Добавление гостей в группы в Outlook

• Изменение заголовка, описания, логотипа и параметров сведений о сайте

Ограничения группы Microsoft 365

Сведения об ограничениях группы см. в статье Обзор Группы Microsoft 365 для администраторов.

Для функции "Обратная запись группы" в Azure Active Directory Connect максимальная длина атрибута Description составляет 448 символов.

Дополнительные сведения о хранилище SharePoint Online см. в разделе Ограничения SharePoint Online.

Получая полезную информацию об использовании Группы Microsoft 365, можно эффективнее управлять ими. Центр Microsoft 365 Администратор имеет средство создания отчетов, которое позволяет просматривать такие сведения, как использование хранилища, количество активных групп и даже то, как пользователи используют группы. Дополнительные сведения см. в статье Отчеты Microsoft 365 в Центре администрирования .

Группы Microsoft 365 предоставляет ряд инструментов для обеспечения соответствия требованиям, защиты информации и обнаружения электронных данных.

• Сведения о политиках хранения и метках хранения

• Обновление (предварительная версия), закрытие, повторное открытие или удаление случаев обнаружения электронных данных (Standard)

• Начало работы с поиском содержимого

• Общие сведения об управлении правами на доступ к данным (IRM) для сообщений электронной почты