Ключевые слова могут помочь вам сократить количество содержимого, включенного в политику. Создавая точные запросы для политики сохранения, вы уменьшите количество содержимого, которое необходимо хранить в каждом источнике содержимого.
Запросы помогают ограничить эти источники содержимого и уточнить сохраняемое содержимое путем создания правил с ключевыми словами, операторами и подстановочными знаками. Запросы в политике сохранения поддерживают язык запросов по ключевым словам (KQL). Дополнительные сведения см. в статье Справочник по синтаксису языка запросов по ключевым словам (KQL).
Примечание: Для включения содержимого в политику сохранения его нужно обойти посредством поиска. Дополнительные сведения о типах файлов для обхода по умолчанию см. в статье Расширения имен файлов для обхода и анализируемые типы файлов по умолчанию в SharePoint Server 2013, которая применима и к Microsoft 365.
Операторы и расположение ключевых слов
Создавать отношения между несколькими ключевыми словами можно с помощью специальных операторов, например операторов логических значений и расположения. Операторы нужно вводить прописными буквами. Если вы используете несколько операторов, укажите порядок их применения, сгруппировав их с помощью скобок.
Допустим, вы ищете содержимое со словом "руководителя" везде, кроме названия такого распространенного документа, как "Отчет руководителя". Используя выражение "руководителя НЕ отчет", вы можете уменьшить количество возвращаемых элементов с 300 до 188, поскольку документы, содержащие слово "Отчет" в названии, не будут обрабатываться.
Если два слова не разделены оператором, предполагается наличие оператора И. Например, "земляной червь" — то же самое, что и "земляной И червь".
|
ОПЕРАТОР |
ЗАДАЧА |
ПРИМЕР |
|---|---|---|
|
И |
Поиск содержимого, включающего все слова или фразы, которые он разделяет. |
"риск И ценность И рисковая ценность" находит содержимое, включающее все указанные слова. |
|
ИЛИ |
Поиск содержимого, включающего одно из слов или фраз, которые он разделяет. |
"риск ИЛИ рисковая ценность" находит содержимое, включающее любое из этих слов и фраз. |
|
НЕ |
Исключение из поиска содержимого, включающего искомое слово в фразе. |
"руководителя НЕ отчет" находит содержимое, включающее слово "руководителя", но не включающее слово "отчет". |
|
( ) |
Группировка слов или фраз для указания порядка их применения. |
(Риск И управление) ИЛИ (VAR или рисковая ценность) |
|
БЛИЗКО(n) |
Поиск близко расположенных слов, где n — это количество слов, разделяющих искомые слова. Если значение не указано, используется значение по умолчанию (8 слов). |
"промежуточный БЛИЗКО(5) офис" находит "промежуточный и вспомогательный офис", "промежуточный-офис", а также "промежуточный, вспомогательный и главный офис". |
Подстановочные знаки
Использование подстановочных знаков позволяет выполнять поиск слов, содержащих часть ключевого слова, или слов с разными вариантами написания.
|
ОПЕРАТОР |
ЗАДАЧА |
ПРИМЕР |
|---|---|---|
|
* в конце слова |
Поиск слов с определенным корнем и любыми другими буквами. |
Запрос "риск*" находит слова "риск", "риски", "рискованный", "рисковать" и "рискнуть". |
Базовые правила для использования ключевых слов в фильтрах и запросах
-
Фильтр или запрос содержимого может содержать слова, фразы в кавычках и условия, включающие ключевые слова и свойства. Разделяйте условия пробелами.
-
Часто используемые слова, такие как "это" и "на", а также числа из одной цифры пропускаются.
-
Если выражение заключено в кавычки, поиск возвращает содержимое из определенной области, в которой встречается в точности введенное вами выражение. Если выражение в кавычках отличается от фактического содержимого, содержимое не будет найдено.
-
Операторы (например, логические), такие как ИЛИ и И, нужно вводить прописными буквами.
-
Значение свойства списка или библиотеки можно найти с помощью ключевых слов. Заключите значение свойства в кавычки, чтобы найти точное совпадение, или оставьте его без кавычек, чтобы найти частичные совпадения, начинающиеся с введенных букв. Например, при поиске значения filename:"Бюджет" (с кавычками) будет возвращен файл с именем "Бюджет.xlsx", а при поиске значения filename:бюджет (без кавычек) также будут возвращены файлы "Бюджет_на_этот_год.xlsx" и "Бюджет_на_следующий_год.xlsx".
-
Запрос должен содержать искомое выражение. Обработка запросов, которые содержат только исключаемые выражения, приводит к ошибкам.
Примеры применения правил
|
Ключевые слова |
Примеры результатов |
|---|---|
|
Совещание руководителей |
Любое содержимое, включающее оба слова "Совещание" и "руководителей" в любом месте документа, страницы, сообщения или метаданных. |
|
"Совещание руководителей" |
Любое содержимое, включающее словосочетание "Совещание руководителей" в любом месте документа или страницы. |
|
"Совещание руководителей" И "Отчет руководителя" |
Любое содержимое включающее словосочетание "Совещание руководителей" в любом месте документа или страницы, либо любое содержимое, включающее словосочетание "Отчет руководителя". |
|
filename:бюджета |
Любой файл, в имени которого есть слово "бюджета", например "проект бюджета 2016.docx", "приоритеты бюджета 2016.pptx", "планирование бюджета 2016.xlsx", "редакция бюджета 2016.xlsx" и т. д. |
|
filename:бюджета 2016 filetype:xlsx |
Листы Excel, содержащие фразу "бюджета 2016", например "планирование бюджета 2016.xlsx" и "редакция бюджета 2016.xlsx". |
