При сортировке данных в таблице, запросе, форме или отчете Access можно сохранить порядок сортировки с помощью объекта . Если отсортировать данные в одном из этих объектов, а затем сохранить объект, порядок сортировки, который действует при сохранении объекта, автоматически сохраняется вместе с объектом . Можно указать, будет ли действовать сохраненный порядок сортировки при следующем открытии объекта.
Для запросов и отчетов можно также определить порядок сортировки по умолчанию. Порядок сортировки по умолчанию применяется к данным в запросе или отчете, если другой порядок сортировки не указан.
В этой статье
Общие сведения о сохраненных заказах сортировки
Существует два типа сохраненных заказов сортировки:
-
Последнее применение Порядок сортировки последнего применения — это порядок сортировки, действовав при последнем сохранении объекта. Таблицы, запросы, формы и отчеты могут иметь последние примененные заказы сортировки.
-
По умолчанию Порядок сортировки по умолчанию встроен в структуру запроса или отчета. Порядок сортировки по умолчанию применяется, если другой порядок сортировки не указан.
Последние примененные заказы сортировки
При сохранении таблицы, запроса, формы или отчета во время сортировки данных порядок сортировки автоматически сохраняется при сохранении объекта. Это называется последним примененным порядком сортировки. При создании порядка сортировки вы фактически изменяете структуру объекта.
Если вы хотите, чтобы последний примененный порядок сортировки автоматически применялся при следующем открытии объекта, задайте для свойства Order By On Load объекта значение Да. Чтобы задать это свойство, выполните следующие действия, пока объект открыт в режиме конструктора.
-
Нажмите клавишу F4, чтобы отобразить страницу свойств.
Этот шаг не нужен, если страница свойств уже отображается.
-
Выполните одно из следующих действий:
-
Если объект является таблицей или запросом, на вкладке Общие страницы свойств задайте для свойства Order By On Load значение Да.
-
Если объект является формой или отчетом, на вкладке Данные страницы свойств задайте для свойства Order By On Load значение Да.
-
Примечание: Чтобы запретить применение последнего примененного порядка сортировки, задав для свойства Order By On Load значение Нет.
Порядок сортировки по умолчанию
Так как порядок сортировки с применением последнего применения может изменяться всякий раз, когда кто-то сортирует объект, а затем сохраняет его, может потребоваться определить порядок сортировки по умолчанию. Порядок сортировки по умолчанию является частью структуры объекта и не изменяется при применении другого порядка сортировки.
Вы можете указать порядок сортировки по умолчанию только для запроса или отчета. Хотя порядок сортировки по умолчанию не перезаписывается текущим или последним примененным порядком сортировки, он вступает в силу только при удалении текущего или последнего примененного порядка сортировки.
Определение порядка сортировки по умолчанию для запроса
-
Откройте запрос в режиме конструктора.
-
Дважды щелкните поле, которое нужно использовать для сортировки.
Поле отображается в конструкторской сетке.
-
В сетке конструктора очистите поле в строке Показать добавленного поля.
-
В строке Сортировка укажите, нужно ли сортировать поле по возрастанию (сначала наименьшие значения; A-to-Z) или в порядке убывания (сначала наибольшие значения; От Я до А).
-
Если вы хотите выполнить сортировку по нескольким полям, добавьте дополнительные поля сортировки, повторив шаги 2–4.
Примечание: При сортировке по нескольким полям результаты сначала сортируются по первому указанному полю, а затем по следующему указанному полю и т. д. Например, при сортировке по фамилии, а затем по birthdate все записи со значением Last Name Dow отображаются перед записями со значением Фамилии Стивенс, независимо от значения Birthdate. Записи в каждом поле Last Name затем сортируются в соответствии со значением в поле Birthdate.
-
Нажмите сочетание клавиш CTRL+S, чтобы сохранить запрос.
Примечание: Чтобы удалить порядок сортировки по умолчанию из запроса, удалите поля сортировки из сетки конструктора запроса.
Определение порядка сортировки по умолчанию для отчета
-
Откройте отчет в режиме отчета или в режиме макета.
-
На вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем в контекстном меню выберите команду Расширенный фильтр.
Откроется новая вкладка документа, содержащая конструктор сетки и окно, в котором можно выбрать поле для сортировки.
-
В окне дважды щелкните поле, которое нужно использовать для сортировки.
Поле отображается в конструкторской сетке.
-
В сетке конструктора в строке Сортировка укажите, нужно ли сортировать поле в порядке возрастания (сначала наименьшие значения; A-to-Z) или в порядке убывания (сначала наибольшие значения; От Я до А).
-
Если вы хотите выполнить сортировку по нескольким полям, добавьте дополнительные поля сортировки, повторив шаги 2–4.
Примечание: При сортировке по нескольким полям результаты сначала сортируются по первому указанному полю, а затем по следующему указанному полю и т. д. Например, при сортировке по фамилии, а затем по birthdate все записи со значением Last Name Dow отображаются перед записями со значением Фамилии Стивенс, независимо от значения Birthdate. Записи в каждом поле Last Name затем сортируются в соответствии со значением в поле Birthdate.
-
на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Переключить фильтр.
Примечание: Чтобы удалить порядок сортировки по умолчанию из отчета, удалите поля сортировки из сетки конструктора.
