|
|
Передача сведений о проекте часто бывает сложной задачей, будь то получение сведений о состоянии от команды или передача сведений о состоянии проекта руководителям. Узнайте, когда и как передавать сведения о проекте и сообщать о ней. В противном случае пострадает эффективная совместная работа, и успех проекта может оказаться под угрозой. Ссылки на другие статьи из серии справочных руководств по управлению проектами см. в статье Схема управления проектами. |
Советы по управлению проектами, которые следует прочитать до начала работы . . .
-
Перечисление заинтересованных лиц Перед началом проекта узнайте, кто ваши заинтересованные лица. Один из верных способов остановить проект — забыть о критическом заинтересованных лицах, которые влияют на ваш проект.
-
Создание плана коммуникации на ранних этапах Разработайте стратегии и процессы коммуникации в проекте до начала проекта. Еще лучше, чтобы процессы коммуникации отображались в качестве задачи в первых строках вашего проекта, чтобы эта важная часть совместной работы стала обязательством всех.
-
Часто общайтесь Сбор сведений о состоянии задачи раз в неделю — это право на устранение проблем, прежде чем они обостряются. Если вы общаетесь чаще, участники команды могут прекратить отправку обновлений из-за дополнительного времени на их подготовку.
-
Поиск проблем Если все, кажется, идет хорошо, потому что вы не слышали ничего негативного, вы, вероятно, направляетесь к неприятностям. Даже самые лучшие запускаемые проекты имеют проблемы. Ваша работа заключается в том, чтобы найти их, прежде чем они перерастут в более крупные проблемы.
-
Использование соответствующей технологии Понимание потребностей участников команды и заинтересованных лиц в общении. Например, участники команды, сообщая о состоянии задачи, могут использовать электронную почту или Project Online, тогда как руководитель может предпочесть хорошо представленную диаграмму или сводную таблицу. Ниже приведен список программ, которые можно использовать для общения.
|
Приложение |
Преимущества |
Недостатки |
|---|---|---|
|
Project |
|
|
|
Project Online |
|
|
|
Excel |
|
|
|
Word |
|
|
|
SharePoint |
|
|
|
PowerPoint |
|
|
|
Visio |
|
|
|
Microsoft Teams |
|
|
Передача сведений о проекте
|
Если ваша команда использует Project Online, скачайте обновления состояния задачи с сервера, прежде чем общаться с командой о ходе выполнения проекта. |
|
|
Существуют простые способы отслеживания хода выполнения, а есть и более сложные способы. Найдите способ, который лучше всего подходит для вашего проекта и вашей команды. |
|
|
Сбор сведений о полученной стоимости — это более сложный, но очень мощный шаг к обнаружению положительных и плохих показателей производительности проекта. Общие факты, которые вы получаете от этого, это то, что ваши заинтересованные лица хотят видеть. |
|
|
С помощью Project можно создавать и настраивать яркие графические отчеты для любых данных проекта, не используя другое программное обеспечение. По мере работы над проектом отчеты изменяются, чтобы они отражали последние сведения— обновления вручную не требуются. |
|
|
Участники команды могут просматривать расписание и обновлять свою работу в SharePoint, а вы увидите изменения в Project. И наоборот. |
|
|
Передача сведений о проекте с помощью Microsoft 365. Если у вас есть компьютер и подключение к Интернету, вы можете работать над своими документами в полных версиях приложений Word, Excel, PowerPoint или OneNote по запросу в любом удобном для себя месте. |
|
|
Когда вы вносите изменения в задачи, опубликуйте эти изменения в Project Online, чтобы у всех была правильная информация для продолжения работы. |
|
|
Если люди не могут прийти на собрание, используйте Teams для обмена информацией о проекте. Делитесь слайдами PowerPoint, листами Excel или записной книжкой OneNote, чтобы поделиться планами проектов. Люди могут участвовать в собраниях по сети в своем офисе, дома или с помощью мобильного устройства. |
Вернуться к статье Схема управления проектами
