В приложениях Office вы можете сохранять или преобразовывать файлы в формат PDF, чтобы делиться ими или печатать их в типографии. Дополнительное программное обеспечение или надстройки не требуются.
Использовать формат PDF, если вы хотите, чтобы файл отвечал таким условиям:
-
файл должен выглядеть одинаково на большинстве компьютеров;
-
файл должен быть меньшего размера;
-
требуется совместимость с отраслевым стандартом.
Примерами являются резюме, юридические документы, информационные бюллетени, файлы, предназначенные для чтения (без редактирования) и печати, а также файлы, предназначенные для профессиональной печати.
Важно:
-
Многие программы, включая Microsoft Word, могут открывать и редактировать PDF-файлы. Просто предоставить общий доступ к чему-либо в формате PDF недостаточно, чтобы гарантировать, что получатель не сможет изменить файл.
-
При преобразовании электронной таблицы в PDF-файл внутренние ссылки в электронной таблице будут потеряны во время преобразования, поэтому их потребуется проверить. Однако внешние ссылки на другие источники будут в порядке.
Чтобы просмотреть пошаговые инструкции, выберите приложение Office в раскрывающемся списке.
-
Откройте таблицу или отчет, которые требуется опубликовать в формате PDF.
-
На вкладке Внешние данные в группе Экспорт выберите PDF или XPS.
-
В поле Имя файла введите или выберите имя документа.
-
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
-
Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
-
Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
-
-
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК .
-
Выберите Опубликовать.
Примечание: Вы не можете сохранять листы Power View как PDF-файлы.
-
Перейдите на вкладку Файл .
-
Выберите Сохранить как .
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Excel 2013 или Excel 2016, необходимо выбрать расположение и папку. -
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
-
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
-
Если вы хотите открыть файл в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка .
-
Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
-
Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
-
-
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Дополнительные сведения о диалоговом окне Параметры в Excel см. в разделе Дополнительные сведения о параметрах PDF . По завершении нажмите кнопку ОК .
-
Выберите Сохранить .
-
Перейдите на вкладку Файл .
-
Выберите Экспорт .
-
В разделе Экспорт текущего выберите часть записной книжки, которую нужно сохранить в формате PDF.
-
В разделе Выбор формата выберите PDF (*.pdf) , а затем выберите Экспорт .
-
В диалоговом окне Сохранить как в поле Имя файла введите имя записной книжки.
-
Выберите Сохранить .
-
Перейдите на вкладку Файл .
-
Выберите Сохранить как .
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в PowerPoint 2013 или PowerPoint 2016 , необходимо выбрать расположение и папку. -
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
-
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
-
Если вы хотите, чтобы файл открылся в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.
-
Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
-
Если размер файла важнее, чем качество печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
-
-
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. По завершении нажмите кнопку ОК .
-
Выберите Сохранить .
-
На вкладке Файл выберите Сохранить как .
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Project 2013 или Project 2016, необходимо выбрать расположение и папку. -
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
-
В списке Тип файла выберите PDF-файлы (*.pdf) или XPS-файлы (*.xps) и нажмите кнопку Сохранить .
-
В диалоговом окне Параметры экспорта документов выберите диапазон публикации , независимо от того, следует ли включать сведения о непечатной печати и соответствие требованиям ISO 19500-1 (только в ФОРМАТЕ PDF).
Советы по форматированию
Приложение Project не поддерживает все возможные функции форматирования документов PDF или XPS, но с помощью некоторых параметров печати вы можете изменять вид конечного документа.
Выберите Файл > Печать , а затем измените любой из следующих параметров:
-
даты;
-
ориентация;
-
размер бумаги;
-
параметры страницы.
В диалоговом окне Настройка страницы можно изменить параметры на следующих вкладках:
-
"Поля",
-
"Легенда",
-
"Вид".
-
Перейдите на вкладку Файл .
-
Выберите Сохранить как .
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Publisher 2013 или Publisher 2016, необходимо выбрать расположение и папку. -
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
-
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
-
Если вы хотите изменить способ оптимизации документа, выберите Изменить . (Выберите Параметры в Publisher 2013 или Publisher 2016.)
-
Внесите все необходимые изменения в разрешение изображения и непечатаемые сведения.
-
Выберите Параметры печати , чтобы внести изменения в параметры печати документа.
-
По завершении нажмите кнопку ОК .
-
-
Если вы хотите, чтобы файл открылся в выбранном формате после сохранения, установите флажок Открыть файл после публикации проверка.
-
Выберите Сохранить .
-
Перейдите на вкладку Файл .
-
Выберите Сохранить как .
Чтобы открыть диалоговое окно Сохранить как в Visio 2013 или Visio 2016, необходимо выбрать расположение и папку. -
В поле Имя файла введите имя файла, если вы еще этого не сделали.
-
В списке Тип файла выберите PDF (*.pdf).
-
Если вы хотите открыть файл в выбранном формате после сохранения, установите флажок Автоматически просматривать файл после сохранения проверка.
-
Если документ требует высокого качества печати, выберите Стандартный (публикация в Интернете и печать).
-
Если размер файла важнее качества печати, выберите Минимальный размер (публикация в Интернете).
-
-
Выберите Параметры , чтобы задать страницу для печати, выбрать, следует ли печатать разметку, и выбрать параметры вывода. Нажмите кнопку ОК .
-
Выберите Сохранить .
-
Если файл был сохранен ранее, выберите Файл > Сохранить копию.
Если файл не сохранен, выберите Файл > Сохранить как. -
Нажмите кнопку Обзор , чтобы выбрать расположение на компьютере, в котором вы хотите сохранить файл.
-
В раскрывающемся списке выберите PDF.
-
Нажмите кнопку Сохранить.
Выберите Дополнительные параметры > Параметры , чтобы настроить pdf-файл.
-
Чтобы создать PDF-файл только из некоторых страниц документа, выберите параметр в разделе Диапазон страниц.
-
Чтобы включить отслеживаемые изменения в PDF-файл, в разделе Опубликовать что выберите Документ с разметкой. В противном случае убедитесь, что выбран параметр Документ .
-
Чтобы создать набор закладок в PDF-файле, выберите Создать закладки с помощью. Затем выберите Заголовки или, если вы добавили закладки в документ, Word Закладки.
-
Если вы хотите включить свойства документа в PDF-файл, убедитесь, что выбраны свойства документа .
-
Чтобы упростить чтение документа для программного обеспечения для чтения с экрана, выберите Теги структуры документа для специальных возможностей.
-
Соответствие стандарту ISO 19005-1 (PDF/A) Этот параметр предписывает создать PDF-документ, используя стандарт архивации 1.7 PDF. Стандарт PDF/A позволяет гарантировать, что при открытии на другом компьютере документ будет выглядеть точно так же.
-
Точечный текст, если шрифты не могут быть внедрены Если невозможно внедрить шрифты в документ, при создании PDF-файла используется точечный рисунок текста, чтобы PDF-документ выглядел так же, как оригинальный. Если этот параметр не выбран и в файле используется невстраиваемый шрифт, программа чтения PDF-файлов может применить другой шрифт.
-
Шифрование документа с помощью пароля Выберите этот параметр, чтобы ограничить доступ к PDF-файлу людям, у которых нет пароля. При нажатии кнопки ОК Word откроется поле Шифровать pdf-документ, в котором можно ввести и повторно ввести пароль.
Открытие PDF-файла в Word и копирование содержимого из него
Вы можете скопировать из PDF-документа нужное содержимое, открыв его в Word.
Перейдите в раздел Файл > Открыть и перейдите к PDF-файлу. Word откроет PDF в новом файле. Вы можете скопировать нужное содержимое, включая изображения и схемы.
Чтобы сохранить файл в формате PDF в Office для Mac, выполните следующие простые действия.
-
Выберите Файл.
-
Выберите Сохранить как.
-
Выберите Формат файла в нижней части окна.
-
Выберите PDF в списке доступных форматов файлов.
-
Присвойте файлу имя, если его еще нет, а затем выберите Экспорт.
Примечание: При использовании функции "Лучше всего для печати" гиперссылки могут преобразоваться неправильно. Это известная проблема в Word для Mac.
Важно:
-
При использовании веб-службы можно использовать только шрифт, на который корпорация Майкрософт имеет законные права. Если документация содержит настраиваемый шрифт, он будет заменен и может вызвать проблемы. Этого можно избежать, внедрив шрифты в документ.
-
Дополнительные сведения о внедрении шрифтов см. в следующем разделе:
Для преобразования документации в PDF можно использовать Word, PowerPoint и OneNote для Интернета.
-
Выберите Файл > Печать > Печать (в PowerPoint вы выберете один из трех форматов).
-
В раскрывающемся меню в разделе Принтер выберите Сохранить как PDF и нажмите кнопку Сохранить.
-
Затем в открывающемся меню Обозреватель можно присвоить pdf-файлу имя и выбрать место его сохранения, а затем выбрать Сохранить.
При этом приложение создаст обычный PDF-файл, в котором будут сохранены макет и форматирование исходного документа.
Если вам требуется больше контроля над параметрами pdf-файла, такими как добавление закладок, используйте классическое приложение для преобразования документа в PDF. Выберите Открыть в классическом приложении на панели инструментов PowerPoint и OneNote, чтобы начать работу с классическим приложением, а в Word сначала выберите раскрывающийся список Редактирование, а затем выберите Открыть в классическом приложении .
Если вы не являетесь владельцем классического приложения, вы можете попробоватьили приобрести Microsoft 365.
Чтобы экспортировать документ Word или книгу Excel в формат PDF в iOS, нажмите кнопку Файл в левом верхнем углу, выберите Экспорт, а затем PDF.
Формат PDFсохраняет форматирование документов и позволяет обмениваться файлами с другими пользователями. При просмотре PDF-файла в Интернете и выводе его на печать сохраняется его исходное представление. Формат PDF также полезен для документов, предназначенных для промышленной печати. Формат PDF используется во многих учреждениях и организациях и поддерживается большим числом средств просмотра на различных платформах, чем формат XPS.
Формат XPS — это электронный формат файла, который сохраняет форматирование документа и позволяет совместно использовать файлы. Формат XPS гарантирует, что при просмотре файла на компьютере и при его печати будет сохранено исходное форматирование и данные файла нельзя будет легко изменить.
Важно: Большинство современных веб-браузеров могут открывать и отображать PDF-файл. Однако если у вас установлена более старая операционная система, на устройстве может потребоваться средство чтения PDF, например Средство чтения Acrobat, доступное в Adobe Systems.