KB 850751 — настройка настраиваемого формата электронной выверки

Содержимое TechKnow ветвей

СВОДКА

В этой статье содержатся сведения о настройке настройка электронного выверки.


ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ


Общая настройка настройки электронного формата выверки

Процесс настройки параметра формата в режиме электронной выверки очень продолжительный, и следующие подробные инструкции помогут упростить эту настройку. Перед настройкой параметра Format Configurator необходимо распечатать спецификации формата файла скачивания из банка. Так как форматы банковского счета значительно различаются, обратитесь в банк и запросите эти спецификации для формата файла. Спецификации формата будут содержать сведения о каждом загружаемом поле и значениях всех кодов банка. Эти сведения необходимы для настройки настройки банковского счета, так как у каждого банка нет стандартного формата.


Настройка формата электронного выверки (| Финансовые | Электронная согласование | Настройка:


Раздел 1. Введите сведения о формате

Банковский формат. Поле "Банковский формат" является идентификатором для вашего формата. Введите уникальное имя для этого формата, но обычно это имя банка.

Описание. Это обязательное поле. Введите дополнительное описание банковского формата. 

Формат файла: выполните следующие действия для используемой версии:

 -Microsoft Dynamics GP 2010 и более предыдущих версиях: поле Формат файла можно выбрать в списке с полями Фиксированное поле, С запятой или С делегированием табуляными. Банк определяет, какой вариант выбрать в списке. Поэтому необходимо связаться с ними, если в спецификациях формата не заявьется формат, который нужно использовать.

-Microsoft Dynamics GP 2013: поле "Формат файла" может быть установлено в формате BAI или User Defined. Если вы используете формат Bank Administration Institute, выберите BAI. Для всех остальных форматов или банков выберите пользовательский формат. В поле Тип файла можно выбрать вариант Фиксированное поле, С запятой или Табула с разнонамером, как указано в вашем банке.



Параметр Использует коды состояния помечается только в том случае, если ваш банк использует коды состояния для дополнительного определения кодов транзакций. Эти сведения также определяются каждым банком. Поэтому если в спецификациях формата не заявите, если в вашем банке используются коды состояния, обратитесь в банк. (Это используется не очень часто.)

Идентификатор типа записи. Идентификатор типа записи будет содержать поля "Положение начала" и "Фиксированная позиция", если используется формат "Фиксированное поле" и поле "Номер поля", если используется формат файлов с запятой или файл с полями с полями с запятой или табула. В этом месте система должна определить тип строки (заглавной, footer или detail) в строке. Если банк не использует код типа записи, вы можете сделать это, выбрав в файле фиксированное значение.

-Фиксированное поле. Введите конечную и конечную позиции поля, которое будет содержать значение кода типа записи от Bank (код типа записи от Bank введен в разделе 2).

-Запятые (разделии— или разделии — tab). Введите номер поля, содержаного код типа записи bank (Код типа записи для bank введите в разделе 2).

Сохраните формат после завершения раздела 1 перед переходом к разделу 2 окна Настройка формата электронной выверки.


Раздел 2. Ввод типов записей


Примечание. Вам нужно будет только определить типы записей, которые будут иметь отношение к электронному согласованию. Если раздел помечен в спецификациях банка как необязательный, его не нужно настраивать в параметрах формата. Тип записи подробных записей всегда является требуемой частью спецификаций банка.


Bank ID. Банковский ИД будет по умолчанию учитывать банковский формат из раздела 1, как только вы нажмем tab на поле Record Type (Тип записи) во втором столбце. Это поле нельзя изменить или изменить.

Record Type (Тип записи). Поле Record Type (Тип записи) можно выбрать из списка в качестве поля Header (Заглавная запись), Detail (Подробности) или Footer (Footer). Для всех банковских форматов требуется тип detail Record (Тип записи подробных данных), но типы записей в области "Заглавная запись" и "Типы записей" могут быть необязательны. Каждый из типов записей можно настроить только один раз, так как несколько типов записей недоступны.

Код типа записи от Bank. Код типа записи для поля Bank определен в спецификациях банка. Это поле должно быть уникальным и постоянным идентификатором формата, который соответствует данным типа записи detail. Это самое важное поле настройки параметра формата для правильного совпадения файла скачивания с выверка.  (Таким образом, идентификатор типа записи указывает системе, в каком столбце искать данные, чтобы узнать тип строки, а затем — значение в поле "Код типа записи из Bank", чтобы узнать, является ли это строкой колонок.


# полей. Количество полей, определяемого в разделе 3. Введите количество полей, содержащихся в строке для определяемого типа записи. Эти сведения необходимо ввести для каждого типа записи, который требуется в спецификациях банка.



Раздел 3. Введите сведения о поле

Если щелкнуть тип записи в разделе 2, соответствующее количество полей отобразится в разделе 3. 

Record Type (Тип записи). Поле Record Type (Тип записи) в левом большинстве столбцов раздела 3 будет по умолчанию в поле Record Type (Тип записи) в разделе 2.

# — числовой полю будет по умолчанию в соответствии с количеством полей, которые вы ввели в разделе 2. 

Тип поля. Поле Тип поля используется для определения каждого из соответствующих полей для каждого из типов записей. Выберите тип поля в списке, который содержит параметры для полей "Учетные записи", "Даты" и "Суммы". Если в списке нет точного имени поля из спецификаций банка, вам может потребоваться выбрать похожий вариант или воспользоваться параметром Filler/Ignore. Опять же, вам нужно только определить соответствующие поля, что самое важное: номера счетов, контрольные номера, Контрольные даты, Суммы проверки, Коды транзакций, Коды типов записей и т. д.

Примечание. Как и для типов записей, вам нужно будет только определить поля, которые будут иметь отношение к электронному согласованию. Если в спецификациях банка есть поле, которое невозможно определить с существующим типом записи или которое не требуется определять, используйте параметр Filler/Ignore. 


Формат: поле Формат определяет тип выходных данных для определенных полей. Форматы следует настроить только для типов полей, содержащих даты или валюту, так как это единственные параметры для форматов. Для текста или строки нет параметров. Поэтому если поле не является датой или валютой, просто оставьте поле Формат пустым. Поля "От" и "По" используются для ввода символов поля. Введите конечную и конечную позиции для каждого поля в каждом типе записи. Поля "От" и "Кому" должны быть введены при использовании формата "Файл фиксированного поля", поэтому при использовании форматов файлов с табулями или запятой можно оставить эти поля нулями.

Коды транзакций (ввод кодов — ввод кодов транзакций)

В окне Настройка формата электронной выверки перейдите в окно Коды транзакций через путь, указанный выше в верхней панели меню. Если коды транзакций не определены, в отчете об ошибках вы получите сообщение "Тип записи не найден". 

Коды транзакций определяют тип транзакции, представленную каждой строкой подробных информации. Для правильной работы электронной выверки требуется код транзакции в настроенном банковском формате. Для использования электронной выверки необходимо определить коды транзакций или коды типов записей. Эти коды должны быть указаны в спецификациях банка.


Тип транзакции. Поле "Тип транзакции" используется для определения каждого типа транзакций, которые отображаются в спецификациях банка. Выберите в списке тип транзакции, который должен соответствовать или точно соответствовать спецификациям вашего банка. Обратите внимание, что в настоящее время поддерживаются только параметры в списке. В настоящее время доступны два варианта, которые будут соответствовать использованию функции "Электронная согласование", — "Проверка платной оплаты" и "Очистить депозит".

Примечание. В Microsoft Dynamics GP 2013 также добавлены параметры для перевода денег на счет и дебетового перевода, которые будут соединяются в электронном формате в электронном согласовании. Однако необходимо ввести коды банковских транзакций в том виде, в который он определен. Дополнительные функции в Microsoft Dynamics GP 2013 также могут иметь несколько кодов типов транзакций для каждого типа транзакции.


Код типа транзакции. Поле Код типа транзакции используется для ввода значения для каждого типа транзакции, и это значение предоставляется в соответствии с спецификациями файлов вашего банка. Введите значение кода типа транзакции, соответствующее выбранному типу транзакции. Эти сведения должны приходить из банка и не могут быть улучшены, если они недоступны в спецификациях банка.

Учетная запись G/L. Поле "Учетная запись G/L" доступно только для следующих типов транзакций: "Доход по процентам", "Другие доходы", "Другие расходы" и "Плата за обслуживание". Введите номер учетной записи G/L для учетной записи общей записи записи книги для изменения, которое будет сгенерировано. При электронном согласовании для этих типов транзакций автоматически создаются корректировки, если они отображаются в скачанной файле из банка.

Обратите внимание на то, что типы транзакций "Доходы по процентам", "Другие расходы", "Другие расходы" и "Плата за услуги" не соответствуют в электронном виде, а вместо этого создаются записи корректировки для выверки. (Нажмите кнопку Корректировки в окне Выбор банковских транзакций. 

Описание учетной записи. Поле "Описание учетной записи" по умолчанию будет вводиться с описанием учетной записи из общей книги и не может быть изменено.

Ссылка на распределение. Поле "Ссылка на распределение" можно использовать для ввода дополнительной ссылки на корректировку. При необходимости можно ввести ссылку на распределение, но это поле не является требуемой.

Тип документа: поле "Тип документа" по умолчанию содержит поле "Тип транзакции", выбранное в верхней части окна ввода кода транзакции: "Доход по процентам", "Другие доходы", "Другие расходы" или "Плата за обслуживание". Это поле невозможно изменить, если только вы не вернемся и не измените поле "Тип транзакции".

Определение кодов состояния. Кнопка Определить коды состояния становится доступной только в том случае, если вы пометили параметр Использует коды состояния в окне Настройка формата электронной выверки. Определить коды состояния можно только для определенных типов транзакций: Проверка оплаченных и очищенных депозитов. После выбора одного из этих двух типов транзакций нужно нажать кнопку Определить коды состояния, чтобы перейти в окно Ввода кодов состояния. На этой ленте можно выбрать параметры Платный чек, Проверить возврат, Остановить оплату или Остановить возврат оплаты для типа состояния и ввести соответствующий код состояния из спецификаций вашего банка. Снова эти сведения должны приходить из вашего банка и не могут быть улучшены или электронная согласование работает неправильно.



При настройке параметра upElectronic Reconcile следует помнить о специальных примечаниях:

• Перед настройкой настраиваемого формата электронного выверки необходимо распечатать спецификации формата файла из банка.

• У каждого банка разные счета. Поэтому нельзя следовать одному стандартному формату для всех банков.

• Если открыть файл .TXT или .CSV с помощью Блокнот, система, как правило, не будет читать сведения после позиции 245. Поэтому убедитесь, что все необходимые поля находятся в первой части строки, если их количество превышает 245 символов. Сведения после 245 будут прочитано в виде новой строки и появятся в отчете об ошибках "Непроизводимая запись данных" как "Тип записи не найден: Record Type = " (Тип записи = "), так как этого не происходит. Это допустимо, если после позиции 245 поля не нужны. Если нужные поля есть, обратитесь в банк, чтобы узнать, смогут ли они перенастроить файл на меньший размер и не превышать 245 символов.

• Настройка формата электронного выверки должна быть настроена только один раз, когда вы начинаете использовать электронную согласование, а затем просто продолжайте скачивать . BAI, .TXT или .CSV файлы из банка в соответствие с этим настройкам формата.

• В вашем банковском формате должны присутствовать следующие поля: "Код транзакции", "Номер счета", "Серийный номер", "Сумма транзакции", "Код типа записи" и "Дата очистки банка". Если в формате используются коды состояния, в конфигурации также должен присутствовать код состояния транзакции.

• Если вы прошли весь процесс электронного выверки и никакие транзакции не были помечены как очищенные в модуле выверки банка, скорее всего, что-то настроено неправильно в настройках электронного формата выверки. Чаще всего при попытке скачивания вывести сообщение об ошибке"Типзаписи не найден" в отчете "Непроизводимые записи", который печатается после скачивания.  Обычно это означает, что код транзакции не настроен в записи кода.

• При попытке скачать файл повторно после скачивания файла .txt из банка вы получите сообщение об ошибках "Дублировать", так как система видит транзакции как дубликаты, а не просто скачивает новые транзакции. (Следует очистить предыдущий отправку с помощью поля "ИД отправки" (MEARLDID) в таблицах ME142806 и ME142807.)

• Если попытаться удалить файл "Выверка" и повторно ввести данные после скачивания файла .txt из банка, вы получите "Дублировать" сообщения об ошибках, так как система будет получать транзакции как дубликаты.

• Убедитесь, что номер банковского счета уникален для проверки, настроенной с помощью электронной выверки. Если в нескольких книгах используется номер банковского счета, электронная согласовка не сможет найти его и вы получите сообщение о том, что номер банковского счета не настроен.

• В окне Ввода кодов настраиваемого средства будут автоматически соответствовать такие типы: "Оплачено", "Снят с депозита", "Перевести дебетовую карту" и "Перевести кредит".

• При указанных нижетипах корректировки в окне Корректировки банка выверки (кнопка) создается транзакция "корректировка": (Например, "процент" или "неправиданная сумма" в выписке по банковской выписке не будет в GP (так что вам не придется ничего соблюсти), поэтому система должна забронировать запись корректировки или дневника в GP для этих типов.)

  • Доход по процентам

  • Другие доходы

  • Другие расходы

  • Плата за обслуживание

• В окне ввода банковских транзакций в GP нет типов, которые будут автоматически соответствовать корректировке increase, уменьшению корректировки или выходу средств. Эти типы относят к корректировкам в GP для элементов, которые вы не ожидаете увидеть в банковской выписке. Эти типы необходимо пометить в окне выверки вручную.

• Проверки будут соответствовать контрольным и контрольным номерам. Для вкладов будут заданы значения Размер депозита и Дата депозита (в пределах 8 дней по умолчанию, но вы можете переопрепредить их при запросе на другой диапазон дней).) Дополнительные сведения об автоматических критериях можно найти в KB 851279.

• Дата очистки банка может повлиять на процесс совпадения. GP очищает только проверки, в которых дата очистки банка — ПОСЛЕ даты проверки выпуска в GP. GP не очищал проверку даты, которая предстояла дате, когда она была фактически выдана в GP.

• GP игнорирует все нули в процессе проверки совпадения и фактически отключает их при импорте. На процесс совпадения с номером проверки не повлияют ведущие нули. GP может совмещееся с номером проверки независимо от того, какие нули в них есть.

• Используйте Блокнот для открытия файлов, так как автоматическое форматирование в Excel может привести к полосе нулей.  Он не ведет нулей не имеет значенияпри проверке, но они имеют значение для дат. Если дата импортирована неправильно, это означает, что формат даты в настраиваемом файле не совпадает с форматом даты, либо в файле отсутствуют нули в дате.  Если у вас настроено использование MMDDYYYY, у файла должен быть, например, 08152017.  Если у вас есть MM/DD/YY, у файла должен быть 15.08.2017.  Формат даты должен точно соответствовать формату.

• При вводе файла введите номер подтверждения.  Проверки будут импортироваться после того, как будет введен номер подтверждения.

• При ежедневном подавлев файле необходимо каждый день согласовывать их, прежде чем вводить его на следующий день.  Система будет автоматически соответствовать только последнему файлу, который был доставлен.  Таким образом, если сначала импортировать 5 файлов в день, а затем выверить день 1, он будет автоматически совпадать, но при попытке выверки 2-го дня он не будет автоматически совпадать.  Если вы хотите, чтобы он автоматически совпадал, повторно включим файл на второй день.

• Если дата импортируется как все нули или 00.00.0000, в настройках соберем поле "Дата очистки банка", а не дату транзакции.

• Если дата импортируется как скремблированная, то формат даты в настройках не соответствует формату даты в банковском файле.  Убедитесь, что в банковском файле есть MMDDYYY, который вы выбрали в настройках таким же форматом, чтобы он точно совпадал.  Кроме того, убедитесь, что пользователь не открыл файл в Excel и нули в mm или DD были сброшены.  В этом случае откройте файл в Блокнот и снова добавьте нули в дату и снова импорт.  Используйте Блокнот для открытия банковских файлов, а не Excel.

• Дополнительные сведения о совпадении транзакций см. в KB 851279.

Эта статья посвящена ИД документа TechKnow в 19396 г.