Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov

Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Word

Kontrola dokumentov zobrazuje niekoľko rôznych kontrol, ktoré vám pomôžu vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie vo Word dokumentoch pred zdieľaním.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

1. V kontrole dokumentov vyberte alebo zrušte výber možností (podľa popisu nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť. 
2. Vyberte položku Skontrolovať.
3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetko pre všetky položky, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.
4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

Dokumenty programu Word môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

• Komentáre, revízne značky sledovaných zmien, verzie a poznámky rukou Ak ste pri vytváraní dokumentu spolupracovali s inými osobami, dokument môže obsahovať položky, ako sú napríklad revízne značky sledovaných zmien, komentáre, poznámky rukou alebo verzie. Tieto informácie umožňujú iným osobám vidieť mená osôb, ktorí pracovali na dokumente, komentáre recenzentov, zmeny vykonané v dokumente a veci, ktoré možno nechcete zdieľať mimo svojho tímu.
• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie Vlastnosti dokumentu alebo metaúdaje zahŕňajú podrobnosti o dokumente, ako je napríklad meno autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch Microsoft 365, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailových adries, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a názvy šablón.
• Hlavičky, päty a vodotlačWord dokumenty môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách. Okrem toho ste mohli do svojho wordového dokumentu pridať vodotlač.
• Skrytý text Dokumenty Word môžu obsahovať text, ktorý je formátovaný ako skrytý. Ak neviete, či dokument obsahuje skrytý text, môžete ho vyhľadať pomocou kontroly dokumentov.
• Vlastnosti servera dokumentu Ak bol dokument uložený v umiestnení na serveri spravujúcom dokumenty, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica založená na službách Windows SharePoint Services, môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa tohto umiestnenia na serveri.
• Vlastné údaje XML Dokumenty môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií pomocou funkcie Kontrola dokumentov

1. Otvorte dokument programu Word, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom zadajte názov do poľa Názov súboru a uložte kópiu pôvodného dokumentu.

3. V kópii pôvodného dokumentu vyberte na karteSúbor položku Informácie.

4. Vyberte položku Overiť výskyt problémov a potom vyberte položku Skontrolovať dokument.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   Dôležité

   • Ak odstránite skrytý obsah z dokumentu, nie vždy ho je možné obnoviť výberom položky Späť.
   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z dokumentov, ktoré ste uložili vo formáte OpenDocument Text (.odt), musíte kontrolu dokumentov spustiť po každom uložení dokumentu v danom formáte.

Funkcia Kontrola dokumentov vám môže pomôcť vyhľadať a odstrániť skryté údaje a osobné informácie uložené v dokumentoch programu Excel pred zdieľaním.

Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v excelových dokumentoch

V tejto tabuľke sú uvedené typy skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť zo zošitov.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

1. V kontrole dokumentov vyberte alebo zrušte výber možností (podľa popisu nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.
2. Vyberte položku Skontrolovať.
3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetko pre všetky položky, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.
4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Nie je možné odstrániť všetky informácie. Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

Kontrola dokumentov vám pomôže nájsť a odstrániť skryté údaje a osobné informácie z excelových zošitov.

1. Otvorte zošit, v ktorom chcete skontrolovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a do poľa Názov súboru zadajte iný názov, čím uložíte kópiu pôvodného zošita.

3. V kópii pôvodného zošita na karte Súbor vyberte položku Informácie.

4. Vyberte položku Overiť výskyt problémov a potom vyberte položku Skontrolovať dokument.

5. V okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktorý chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Čo kontrola dokumentov vyhľadáva a odstraňuje v dokumentoch programu Excel.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   Dôležité

   • Ak odstránite skrytý obsah zo zošita, nie vždy ho je možné obnoviť výberom položky Späť.
   • Ak odstránite skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ktoré obsahujú údaje, môžu sa zmeniť výsledky výpočtov alebo vzorcov v zošite. Ak neviete, aké informácie sa nachádzajú v skrytých riadkoch, stĺpcoch alebo hárkoch, zatvorte kontrolu dokumentov, odkryte skryté riadky, stĺpce alebo hárky a skontrolujte ich obsah.
   • Kontroly komentárov a poznámok, vlastností dokumentu, osobných údajov a hlavičiek a piat nemožno použiť v zošite, ktorý bol uložený ako zdieľaný zošit (Revízia>zdieľaného zošita). Dôvodom je to, že zdieľané zošity používajú osobné informácie s cieľom umožniť rôznym osobám spolupracovať na rovnakom zošite. Ak chcete tieto informácie odstrániť zo zdieľaného zošita, môžete zošit skopírovať a potom zrušiť jeho zdieľanie. Ak chcete zrušiť zdieľanie zošita, na karte Revízia vyberte položku Zdieľať zošit a zrušte začiarknutie políčka Povoliť zmeny viacerým používateľom súčasne.
   • Ak chcete odstrániť skryté údaje a osobné informácie z tabuľkových hárkov, uložte ich vo formáte OpenDocument (.ods) a po každom uložení tabuľkového hárka v tomto formáte spustite kontrolu dokumentov.

Typy skrytých údajov a osobných informácií v Exceli

Zošity môžu obsahovať niektoré z týchto položiek, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov a osobných informácií v programe Excel:

• Komentáre a poznámky písané rukou Ak ste pri vytváraní zošita spolupracovali s inými ľuďmi, zošit môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie môžu umožniť iným osobám zistiť mená osôb spolupracujúcich na zošite, komentáre recenzentov a zmeny vykonané v zošite.
• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie Metaúdaje alebo vlastnosti dokumentu v Exceli, rovnako ako v iných aplikáciách Microsoft 365, zahŕňajú podrobnosti ako autor, predmet a názov. Microsoft 365 automaticky uchováva meno osoby, ktorá zošit naposledy uložila, dátum vytvorenia dokumentu a umiestnenie dokumentu. Môžu existovať ďalšie druhy osobných údajov, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania, vlastnosti tlačiarne (napríklad cesta k tlačiarni, prístupový kód zabezpečenej tlače) a informácie o ceste k súboru na publikovanie webových stránok.
• Hlavičky a päty Zošity môžu obsahovať informácie v hlavičkách a pätách.
• Skryté riadky, stĺpce a hárky V zošite môžu byť skryté riadky, stĺpce a celé hárky. Ak distribuujete kópiu zošita, ktorý obsahuje skryté riadky, stĺpce alebo hárky, ostatní používatelia môžu tieto skryté časti odkryť a zobraziť údaje, ktoré obsahujú.
• Vlastnosti servera dokumentu Ak je zošit uložený v umiestnení na serveri na správu dokumentov, napríklad na lokalite pracovného priestoru dokumentov alebo v knižnici vytvorenej pomocou služby Windows SharePoint Services, zošit môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie týkajúce sa umiestnenia servera.
• Vlastné údaje XML Zošity môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.
• Neviditeľný obsah Zošit môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.
• Externé prepojenia Zošity môžu obsahovať prepojenia na údaje v iných zošitoch (externé prepojenia). Názvy hárkov, ktoré obsahujú tieto údaje, sa potom uložia so zošitmi, ale nemusia byť viditeľné.
• Vložené súbory alebo objekty Zošity môžu obsahovať vložené súbory (napríklad dokumenty Microsoft 365 alebo textové dokumenty) alebo vložené objekty (napríklad grafy alebo rovnice) a tieto vložené súbory môžu obsahovať údaje, ktoré nie sú viditeľné.
• Makrá kódu VBA Zošity môžu obsahovať makrá, moduly VBA, ovládacie prvky COM alebo ActiveX, používateľské formuláre alebo používateľom definované funkcie (UDF), ktoré môžu obsahovať skryté údaje.
• Položky, ktoré môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti Zošity môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti pre kontingenčné tabuľky, kontingenčné grafy, rýchle filtre, časové osi a vzorce kocky. Tieto údaje nemusia byť viditeľné.
• Excelové prieskumy Zošity môžu obsahovať skryté otázky excelového prieskumu, ktoré boli zadané v Exceli pre web a uložené v zošite, ale nie sú viditeľné.
• Scenáre Správcu scenárov Zošit môže obsahovať scenáre, ktoré boli definované pomocou Správcu scenárov. Nasledujúce scenáre môžu obsahovať údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje.
• Filtre Zošity môžu obsahovať aktívne automatické filtre alebo filtre tabuľky, ktoré môžu spôsobiť, že údaje vo vyrovnávacej pamäti alebo skryté údaje sa uložia spolu so zošitom.
• Skryté názvy Zošity môžu obsahovať skryté názvy, ktoré môžu byť zdrojom skrytých údajov.

Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje v zošite neviditeľné. Nemôže však tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že zošit nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Skryté informácie v powerpointových prezentáciách môžete vyhľadať a odstrániť pomocou funkcie Kontrola dokumentov.

Informácie, ktoré vyhľadáva a odstraňuje kontrola dokumentov

Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam typov skrytých údajov a osobných informácií, ktoré funkcia Kontrola dokumentov môže vyhľadať a odstrániť z powerpointových prezentácií.

Rýchle vyhľadanie a odstránenie údajov a informácií:

1. V kontrole dokumentov vyberte alebo zrušte výber možností (podľa popisu nižšie), ktoré chcete odstrániť alebo uložiť.
2. Vyberte položku Skontrolovať.
3. Skontrolujte výsledky kontroly a vyberte položku Odstrániť všetko pre všetky položky, ktoré chcete odstrániť.
   Upozornenia a informácie o odstraňovaní informácií nájdete v téme Používanie kontroly dokumentov.
4. Vyberte položku Znova skontrolovať alebo Zavrieť.

Pomocou kontroly dokumentov nie je možné odstrániť všetky skryté údaje a informácie. Ďalšie informácie nájdete v téme Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť.

Ak bola funkcia Kontrola dokumentov v organizácii prispôsobená pridaním ďalších modulov kontroly, je možné, že budete mať možnosť zistiť aj výskyt ďalších typov informácií.

Vyhľadanie a odstránenie skrytých údajov a osobných informácií

1. Otvorte powerpointovú prezentáciu, v ktorej chcete zisťovať výskyt skrytých údajov a osobných informácií.

2. Na karte Súbor vyberte položku Uložiť ako a potom do poľa Názov súboru zadajte názov súboru a uložte kópiu pôvodnej prezentácie.

3. V kópii pôvodnej prezentácie vyberte na karte Súbor položku Informácie.

4. Vyberte položku Overiť výskyt problémov a potom položku Skontrolovať dokument.

5. V dialógovom okne Kontrola dokumentov začiarknite políčka vybratých typov skrytého obsahu, ktoré chcete skontrolovať. Ďalšie informácie o jednotlivých kontrolách nájdete v téme Odstránenie skrytých údajov a osobných informácií kontrolou dokumentov, prezentácií alebo zošitov.

6. Vyberte položku Skontrolovať.

7. V dialógovom okne Kontrola dokumentov skontrolujte výsledky kontroly.

8. Vyberte položku Odstrániť všetko vedľa výsledkov kontroly pre typy skrytého obsahu, ktorý chcete odstrániť z dokumentu.

   • Ak z prezentácie odstránite skrytý obsah, nie vždy ho je možné obnoviť výberom položky Späť.
   • Ak chcete z prezentácie odstrániť skryté údaje a osobné informácie, uložte prezentáciu vo formáte OpenDocument (.odp) a po každom uložení prezentácie v tomto formáte spustite kontrolu dokumentov.

Ak budete po použití kontroly dokumentov na odstránenie osobných informácií pokračovať v úpravách prezentácie, PowerPoint bude naďalej automaticky odstraňovať osobné informácie pri ukladaní tohto súboru. Ak je však pre túto prezentáciu stále potrebných viac spoločných úprav (napríklad je potrebné ponechať mená spoluautorov priradené ku komentárom, ktoré zanechal), môžete zabrániť PowerPointu automaticky odstraňovať osobné informácie kliknutím na tlačidlo Zmeniť nastavenie v oznámení Odstránenie osobných údajov povolené.

Typy skrytých údajov a osobných informácií

V powerpointovej prezentácii môžete uložiť viaceré typy skrytých údajov a osobných informácií. Aj keď tieto informácie nemusia byť ihneď viditeľné, stále ich možno z prezentácie načítať.

Skryté informácie môžu zahŕňať údaje, ktoré sa v PowerPointe pridávajú a umožňujú vám spolupracovať s inými osobami pri vytváraní prezentácie. Môžu zahŕňať aj informácie, ktoré ste úmyselne označili ako skryté.

Prezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať nasledujúce typy skrytých údajov a osobných informácií:

• Komentáre a poznámky písané rukou Ak pri vytváraní prezentácie spolupracujete s ďalšími osobami, prezentácia môže obsahovať položky, ako sú napríklad komentáre alebo poznámky písané rukou. Tieto informácie umožnia iným osobám vidieť vykonané zmeny a mená osôb, ktoré pracovali na prezentácii, ako aj komentáre recenzentov.
• Údaje sledovania revízieKeď spolupracujete na zdieľanom dokumente uloženom v cloude, PowerPoint 2016 pre Microsoft 365 ukladá údaje o tom, kto vykonal zmeny v dokumente a kedy boli zmeny vykonané.
• Vlastnosti dokumentu a osobné informácie Vlastnosti dokumentu, ktoré sa označujú aj ako metaúdaje, zahŕňajú podrobnosti o prezentácii, napríklad autora, predmet a nadpis. Vlastnosti dokumentu zahŕňajú aj informácie, ktoré sa automaticky uchovávajú v programoch Microsoft 365, napríklad meno osoby, ktorá dokument naposledy uložila, a dátum vytvorenia dokumentu. Ak ste použili špecifické funkcie, dokument môže obsahovať aj ďalšie druhy informácií, na základe ktorých by vás bolo možné identifikovať, ako sú napríklad hlavičky e-mailov, informácie súvisiace s odoslaním na revíziu, adresy smerovania a informácie o ceste k súborom na publikovanie webových stránok.
• Neviditeľný obsah na snímke Prezentácia môže obsahovať objekty, ktoré nie sú viditeľné, pretože sú formátované ako neviditeľné.
• Obsah mimo snímkyPrezentácie programu PowerPoint môžu obsahovať objekty, ktoré nie sú bezprostredne viditeľné, pretože boli myšou presunuté zo snímky do oblasti mimo plochy snímky. Tento obsah mimo snímky môže zahŕňať textové polia, obrázky ClipArt, grafické objekty a tabuľky.
• Prezentačné poznámky Časť Poznámky v prezentáciách programu PowerPoint môže obsahovať text, ktorý často nechcete verejne zdieľať, najmä ak ide o poznámky určené iba pre prezentujúcu osobu.
• Vlastnosti servera dokumentu Ak bola prezentácia uložená v umiestnení na serveri správy dokumentov, ako je napríklad lokalita pracovného priestoru dokumentov alebo knižnica založená na službe Windows SharePoint Services, prezentácia môže obsahovať ďalšie vlastnosti dokumentu alebo informácie súvisiace s umiestnením tohto servera.
• Vlastné údaje XML Prezentácie môžu obsahovať vlastné údaje XML, ktoré nie sú viditeľné v samotnom dokumente. Funkcia Kontrola dokumentov môže tieto údaje XML vyhľadať a odstrániť.

Informácie, ktoré kontrola dokumentov vyhľadáva, ale nemôže odstrániť

Kontrola dokumentov zisťuje nasledujúce položky, ktoré by mohli obsahovať údaje neviditeľné v prezentácii. Kontrola dokumentov nemôže tieto položky odstrániť, pretože by to mohlo spôsobiť, že prezentácia nebude fungovať správne. Môžete preskúmať každú nájdenú položku a rozhodnúť sa, či ju chcete odstrániť manuálne, alebo či ju chcete nahradiť položkou, ktorá neobsahuje skryté údaje, napríklad statickým obrázkom.

Kontrola dokumentov a osobné údaje

Údaje sledovania revízie, ktoré boli uvedené v zostave 8403 PowerPointu 2016 pre insiderov pre Microsoft 365, sú príkladom obmedzení kontroly dokumentov. Napríklad Kelly a Linda spolupracujú na prezentácii A v službe Microsoft 365. Údaje sledovania revízie (t. j. meno používateľov a čas, kedy vykonali zmeny) sa pridávajú do prezentácie. Ak Peter následne otvorí prezentáciu A v staršej verzii PowerPointu a spustí v súbore kontrolu dokumentov na odstránenie osobných údajov, kontrola dokumentov v tejto verzii PowerPointu nedokáže rozpoznať a odstrániť údaje sledovania revízie pridané do prezentácie novšou verziou PowerPointu v službe Microsoft 365, ktorú používajú Zuzana a Laura. Peter nemôže odstrániť údaje sledovania revízie bez inovácie na aktuálnu verziu PowerPointu a následného spustenia kontroly dokumentov

Vo Visiu môžete skryté a osobné informácie odstrániť ešte pred zdieľaním kópie dokumentu programu Visio s inými používateľmi.

Osobné a skryté informácie možno vo Visiu odstrániť z nasledujúcich oblastí funkcií:

• Komentáre vložené na stranách dokumentu
• Vlastnosti súboru (autor, správca a spoločnosť)
• Mená recenzentov, iniciály a značky
• Vzorkovnice trás k súborom
• Trasa k súboru šablóny a jeho názov

Skryté informácie v prezentáciách programu Visio môžete vyhľadať a odstrániť pomocou nasledujúcich krokov.

1. Na karte Súbor vyberte položku Informácie.

2. Vyberte položku Overiť výskyt problémov a potom položku Odstrániť osobné informácie.

3. Na karte Osobné informácie vyberte položku Odstrániť tieto položky z dokumentu.

   Tip

   Ak chcete zobraziť upozornenie vždy, keď sa pokúsite vložiť osobné informácie, začiarknite políčko Varovať pri pokuse o opakované vloženie týchto informácií.

4. Ak chcete odstrániť potenciálne citlivé údaje z externých zdrojov údajov, vyberte položku Odstrániť údaje z externých zdrojov uložené v dokumente.

   Poznámka

   Začiarknutie tohto políčka neodstráni údaje prepojené s tvarom. Odstráni z diagramu zdroj údajov, no ak sú v diagrame akékoľvek údaje zo zdroja údajov, musíte ich odstrániť manuálne.