Microsoft 365 je možné nakonfigurovať tak, aby odporúčal alebo automaticky použil označenie citlivosti na súbor alebo e-mail, ak obsahuje citlivé firemné alebo osobné informácie, ako sú napríklad čísla sociálneho poistenia, čísla kreditných kariet alebo čísla bankových účtov. Pomôže vám to pri zachovaní súladu vašich súborov a správ so zásadami ochrany informácií vašej organizácie aj vtedy, ak ste označenie citlivosti nepoužili manuálne.
Poznámka
Ak ste správcom IT a hľadáte informácie o konfigurácii tejto funkcie, pozrite si tému Automatické použitie označenia citlivosti na obsah.
Ako Microsoft 365 automaticky uplatňuje alebo odporúča označenia citlivosti
Dôležité
Automatické označenia citlivosti konfiguruje vaša organizácia. Možno ich budete môcť meniť jednotlivo, nebudete ich však môcť úplne vypnúť.
Informácie o dostupnosti tejto funkcie v rôznych aplikáciách a platformách Microsoft 365 nájdete v téme Správa označení citlivosti v aplikáciách balíka Office.
Word, Excel a PowerPoint
Ak sa označenie citlivosti použije automaticky, zobrazí sa upozornenie na možné porušenie politiky s názvom označenia, ktoré sa použilo, a voliteľná správcovská správa.
Ak sa odporúča označenie citlivosti, zobrazí sa upozornenie na možné porušenie politiky s názvom odporúčaného označenia a voliteľná správcovská správa. Ak chcete použiť odporúčané označenie, vyberte položku Použiť citlivosť alebo vyberte X a zavrite upozornenie na možné porušenie politiky bez toho, aby ste ho použili.
Odstránenie citlivého obsahu namiesto použitia označenia citlivosti
Citlivý obsah, ktorý spustil odporúčanie označenia citlivosti, je vo Worde označený červeným podčiarknutím a ružovým zvýraznením.
Ak sa v upozornení na možné porušenie politiky zobrazí tlačidlo Zobraziť citlivý obsah, výberom môžete vidieť všetok citlivý obsah naraz.
Poznámka
Táto funkcia momentálne nie je k dispozícii pre zákazníkov v Semi-Annual kanáli Word pre Microsoft 365.
Otvorí sa tabla Editor , ktorá zobrazí prehľad citlivého obsahu v dokumente, ako aj obvyklé odporúčania na opravy a spresnenie. Výberom kategórie citlivého obsahu, ako je napríklad Číslo kreditnej karty, môžete skontrolovať a odstrániť všetky výskyty citlivého obsahu pomocou tably Editor alebo kontextovej ponuky.
Outlook
Ak sa označenie citlivosti použije automaticky, zobrazí sa upozornenie na možné porušenie politiky s názvom označenia, ktoré sa použilo, a voliteľná správcovská správa.
Ak sa odporúča označenie citlivosti, zobrazí sa upozornenie na možné porušenie politiky s názvom odporúčaného označenia a voliteľná správcovská správa. Ak chcete použiť označenie, vyberte položku Použiť citlivosť a výberom tlačidla X zavrite upozornenie na možné porušenie politiky bez použitia označenia.
Ďalšie informácie získate výberom nadpisu nižšie
Kedy Microsoft 365 nepoužije alebo neodporučí označenie citlivosti
Microsoft 365 automaticky nepoužije označenie citlivosti, ak:
- Označenie citlivosti bolo manuálne použité na súbor alebo e-mail.
- Súbor alebo e-mail už má označenie, ktoré má vyššiu citlivosť ako označenie, ktoré by sa použilo automaticky.
Microsoft 365 neodporúča označenie citlivosti, ak:
- Súbor alebo e-mail už má označenie citlivosti, ktoré má rovnakú alebo vyššiu citlivosť ako odporúčané označenie.
Ako Microsoft 365 zisťuje citlivé informácie
- Vo Worde, Exceli a PowerPointe sa zisťovanie spustí automaticky po otvorení dokumentu a počas úprav pokračuje na pozadí.
- V Outlooku pre Windows sa zisťovanie spustí automaticky pri vytváraní novej správy, odpovedaní na existujúcu správu alebo preposielaní existujúcej správy.
- V Outlooku na webe sa zisťovanie vykonáva pri uložení konceptu správy.
Poznámka
Pretože táto funkcia analyzuje vaše údaje pomocou služby Microsoft 365, môžete mať obavy o zabezpečenie svojich údajov. Ďalšie podrobnosti nájdete v článku Online funkcie v balíku Office .
Požiadavky
Ak chce Microsoft 365 automaticky použiť alebo odporučiť označenie citlivosti, musia byť splnené nasledujúce podmienky:
Máte priradenú jednu z nasledujúcich licencií:
- Office 365 E5
- Microsoft 365 E5 alebo Microsoft 365 E5 Compliance
- Azure Information Protection Premium P2
Ste pripojení na internet.
Microsoft 365 je nakonfigurovaný tak, aby umožňoval používanie online funkcií v Office, ktoré analyzujú obsah.
Používate verziu balíka Office, ktorá podporuje automatické a odporúčané označenie citlivosti.
Váš správca nakonfiguroval podmienky , ktoré spúšťajú túto funkciu, a nastavil, či sa má označenie citlivosti použiť automaticky alebo odporúčať.
Obmedzenia
Microsoft 365 nezabraňuje používateľom ukladať ani zatvárať súbory ani odosielať e-mailové správy pred zistením citlivých výrazov. To znamená, že automatické označovanie citlivosti nemusí byť vždy možné dokončiť.
Na získanie dodatočného pokrytia by správcovia mali nakonfigurovať automatické označovanie citlivosti pre uložený obsah pomocou skenera Azure Information Protection a služby Microsoft Cloud Application Security.
V Exceli sa pri vyhodnocovaní zvažuje podmnožina obsahu. V súčasnosti sa bude brať do úvahy 150 000 buniek pre súbory uložené v cloude a 150 000 znakov pre lokálne súbory. Odporúčané ani automatické použitie označení sa nepodporuje pre súbory presahujúce tieto limity.
Citlivé informácie obsiahnuté v niektorých objektoch sa nezistia. Príklady:
- Písanie rukou
- Vložené súbory
- Objekty iné ako bunky, napríklad kontingenčné tabuľky alebo grafické prvky SmartArt (Excel)
- Bunky s výstupom vzorca alebo výpočtu (Excel)
- Komentáre, hlavičky, päty, poznámky pod čiarou, vysvetlivky a textové polia (Word pre web)
- Komentáre, hlavičky, päty, poznámky pod čiarou, vysvetlivky a textové polia (Excel)
- Tvary a grafické prvky SmartArt (Word)
- Poznámky (PowerPoint)
Pri otváraní alebo úprave citlivého obsahu môže dôjsť k oneskoreniu, kým sa označenie automaticky použije alebo odporučí. Dĺžka oneskorenia sa bude líšiť v závislosti od množstva vyhodnocovaného obsahu a rýchlosti internetového pripojenia a môže trvať od niekoľkých sekúnd až po niekoľko minút. Pracujeme na tom, aby sme toto oneskorenie postupne znižovali.
V počítačovej aplikácii Word sa nekontrolujú citlivé výrazy v neuverejnených komentároch (platí to len pre nové komentáre).
V počítačovej aplikácii Word sa pri odstránení citlivého obsahu neodstráni výraz zo sledovaných zmien ani iných verzií dokumentu.
V Outlooku sa pri kontrole berie do úvahy iba vytváraná správa, nie jej história, pričom riadok predmetu sa do kontroly nezahrnie.
Pozrite tiež
Známe problémy s automatickým použitím alebo odporúčaním označení citlivosti
Použite značky citlivosti na dokumenty a e-maily v rámci balíka Office