Počítanie údajov pomocou dotazu

Tento článok vysvetľuje, ako spočítať údaje, ktoré dotaz vráti v Accesse. Napríklad vo formulári alebo zostave môžete spočítať položky v jednom alebo viacerých poliach alebo ovládacích prvkoch tabuľky. Môžete tiež vypočítať priemer a nájsť najmenšie, najväčšie, najskoršie a najnovšie hodnoty. Access poskytuje aj funkciu, ktorá sa nazýva riadok súčtu a umožňuje spočítať údaje v údajovom hárku bez zmeny návrhu dotazu.

Čo vás zaujíma?

• Vysvetlenie spôsobov počítania údajov
• Spočítanie údajov pomocou riadka súčtu
• Počítanie údajov pomocou dotazu na súčty
• Odkaz na agregačnú funkciu

Vysvetlenie spôsobov počítania údajov

Pomocou funkcie Count môžete spočítať počet položiek v poli alebo stĺpci hodnôt. Táto Count funkcia patrí do množiny funkcií nazývaných agregačné funkcie. Agregačné funkcie sa používajú na výpočet stĺpca údajov a vrátenie jednej hodnoty. Access poskytuje okrem Count, viaceré agregačné funkcie, ako napríklad:

• Sum, ak chcete pridať stĺpec čísel.
• Average, ak chcete vypočítať priemer stĺpca čísel.
• Maximum, ak chcete vyhľadať najvyššiu hodnotu v poli.
• Minimuma vyhľadajte najnižšiu hodnotu v poli.
• Standard Deviation, aby sa zmeralo, ako široko sú hodnoty rozptýlené od priemernej hodnoty.
• Variance, ak chcete zmerať štatistický rozptyl všetkých hodnôt v stĺpci.

Access poskytuje dva spôsoby pridania Count ďalších agregačných funkcií do dotazu:

• Otvorte dotaz v údajovom zobrazení a pridajte riadok súčtu. Riadok Súčet umožňuje použiť agregačnú funkciu v stĺpcoch množiny výsledkov dotazu bez zmeny návrhu dotazu.
• Vytvorte dotaz na súčty. Dotaz na súčty vypočítava medzisúčty v skupinách záznamov. Ak chcete napríklad vypočítať medzisúčet predaja podľa mesta alebo štvrťroka, pomocou dotazu na súčty zoskupíte záznamy podľa požadovanej kategórie a potom sčítate údaje o predaji. Naproti tomu riadok súčtu vypočítava celkové súčty jedného alebo viacerých stĺpcov (polí) údajov.

Ďalšie informácie o možnostiach použitia iných agregačných funkcií nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Kroky v nasledujúcich častiach vysvetľujú, ako pridať riadok súčtu a ako použiť dotaz na súčty na spočítanie údajov. Nezabudnite, že funkcia Count pracuje s viacerými typmi údajov ako iné agregačné funkcie. Môžete napríklad použiť Count ľubovoľný typ poľa okrem poľa obsahujúceho zložité opakujúce sa skalárne údaje, ako je napríklad pole zoznamov s viacerými hodnotami.

Naproti tomu mnohé agregačné funkcie fungujú iba s poliami, ktoré používajú konkrétny typ údajov. Funkcia Sum napríklad funguje iba s poľami nastavenými na typ údajov Číslo, Desatinné číslo alebo Mena. Ďalšie informácie o typoch údajov, ktoré jednotlivé funkcie vyžadujú, nájdete v časti Agregačné informácie k funkciám ďalej v tomto článku.

Všeobecné informácie o typoch údajov nájdete v článku Úprava alebo zmena množiny typov údajov pre pole.

Späť na začiatok

Spočítanie údajov pomocou riadka súčtu

Riadok súčtu pridáte do dotazu otvorením dotazu v údajovom zobrazení, pridaním riadka a následným výberom funkcie Count alebo inej agregačnej funkcie, napríklad Sum, Minimum, Maximum, alebo Average. Postup v tejto časti vysvetľuje, ako vytvoriť základný výberový dotaz a pridať riadok súčtu.

Vytvorenie základného výberového dotazu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť. Vybratá tabuľka sa zobrazí ako okná v hornej časti návrhára dotazu. Nasledujúci obrázok obsahuje ukážku typickej tabuľky v návrhárovi dotazu:
3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Môžete zahrnúť polia s popisnými údajmi, ako sú napríklad názvy a popisy, musíte však zahrnúť pole obsahujúce hodnoty, ktoré chcete spočítať. Každé pole sa zobrazí v stĺpci v mriežke návrhu dotazu.
4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na tlačidlo Spustiť. Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.
5. Prípadne sa môžete vrátiť do návrhového zobrazenia a upraviť dotaz. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre daný dotaz a vyberte položku Návrhové zobrazenie. Potom môžete podľa potreby pridať alebo odstrániť polia tabuľky. Ak chcete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves Delete.
6. Prípadne môžete dotaz uložiť.

Pridanie riadka súčtu

1. Otvorte dotaz v údajovom zobrazení. Kliknite pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre dotaz a potom kliknite na položku Údajové zobrazenie. -alebo- Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz. Tým sa spustí dotaz a načítajú sa výsledky do údajového hárka.
2. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty. Nový riadok súčtu sa zobrazí pod posledným riadkom údajov v údajovom hárku.
3. V riadku súčtu kliknite na pole, ktoré chcete sčítať, a potom zo zoznamu vyberte položku Počet .

Skrytie riadka súčtu

• Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Späť na začiatok

Počítanie údajov pomocou dotazu na súčty

Keď potrebujete spočítať niektoré alebo všetky záznamy vrátené dotazom, údaje sa počítajú pomocou dotazu na súčty namiesto riadka súčtu. Môžete napríklad spočítať transakcie predaja alebo počet transakcií v jednom meste.

Dotaz na súčty zvyčajne použijete namiesto riadka súčtu vtedy, keď potrebujete výslednú hodnotu použiť v inej časti databázy, napríklad v zostave.

Spočítanie všetkých záznamov v dotaze

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
2. Dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť. Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti návrhára dotazu.
3. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť v dotaze, a skontrolujte, či ste zahrnuli aj pole, ktoré chcete spočítať. Môžete spočítať polia väčšiny typov údajov, výnimkou sú polia obsahujúce zložité, opakujúce sa skalárne údaje, ako je napríklad pole zoznamov s viacerými hodnotami.
4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť/Skryť na položku Súčty. V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Súčet a pre každé pole dotazu sa zobrazí riadok Zoskupiť podľa .
5. V riadku súčtu kliknite na pole, ktoré chcete spočítať, a vo výslednom zozname vyberte položku Počet .
6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na tlačidlo Spustiť. Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.
7. Prípadne dotaz uložte.

Spočítanie záznamov v skupine alebo kategórii

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze, a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť. Tabuľka alebo tabuľky sa zobrazia v okne v hornej časti návrhára dotazu.
3. Dvakrát kliknite na pole obsahujúce údaje kategórie a tiež na pole obsahujúce hodnoty, ktoré chcete spočítať. Dotaz nemôže obsahovať ďalšie popisné polia.
4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť/Skryť na položku Súčty. V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Súčet a pre každé pole dotazu sa zobrazí riadok Zoskupiť podľa .
5. V riadku súčtu kliknite na pole, ktoré chcete spočítať, a vo výslednom zozname vyberte položku Počet .
6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na tlačidlo Spustiť. Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.
7. Prípadne dotaz uložte.

Späť na začiatok

Odkaz na agregačnú funkciu

Nasledujúca tabuľka obsahuje agregačné funkcie, ktoré Access poskytuje na použitie v riadku súčtu a v dotazoch. Access poskytuje viac agregačných funkcií pre dotazy ako pre riadok súčtu.

Funkcia	Popis	Použitie s údajovými typmi
Sum	Spočíta položky v stĺpci. Funguje iba s údajmi vo formáte číslo a mena.	Číslo, desatinné číslo, mena
Average	Vypočíta priemernú hodnotu v stĺpci. Stĺpec musí obsahovať údaje vo formáte čísla, meny alebo dátumu a času. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, desatinné číslo, mena, dátum a čas
Count	Spočíta počet položiek v stĺpci.	Všetky typy údajov okrem tých, ktoré obsahujú zložité opakujúce sa skalárne údaje, ako je napríklad stĺpec zoznamov s viacerými hodnotami. Ďalšie informácie o zoznamoch s viacerými hodnotami nájdete v téme Vytvorenie alebo odstránenie poľa s viacerými hodnotami.
Maximum	Vráti položku s najvyššou hodnotou. Pre textové údaje je najvyššia hodnota posledná abecedná hodnota a Access ignoruje veľkosť písma. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, desatinné číslo, mena, dátum a čas
Minimum	Vráti položku s najnižšou hodnotou. Pre textové údaje je najnižšia hodnota prvá abecedná hodnota a Access ignoruje veľkosť písma. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, desatinné číslo, mena, dátum a čas
Standard Deviation	Vyjadruje, ako široko sú hodnoty rozptýlené od priemernej hodnoty. Ďalšie informácie o používaní tejto funkcie nájdete v téme Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.	Číslo, desatinné číslo, mena
Variance	Vypočíta štatistický rozptyl všetkých hodnôt v stĺpci. Túto funkciu môžete použiť iba s údajmi vo formáte číslo a mena. Ak tabuľka obsahuje menej ako dva riadky, Access vráti nulovú hodnotu. Ďalšie informácie o funkciách rozptylu nájdete v téme Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.	Číslo, desatinné číslo, mena

Späť na začiatok