Sčítanie údajov pomocou dotazu

Tento článok vysvetľuje, ako v Accesse použiť agregačnú funkciu na sčítanie údajov v množine výsledkov dotazu. Stručne vysvetľuje aj postup použitia iných agregačných funkcií, ako COUNT napríklad a AVG, na spočítanie alebo spriemerovanie hodnôt v množine výsledkov. Okrem toho vysvetľuje, ako používať riadok súčtu na sčítanie údajov bez zmeny návrhu dotazov.

Čo vás zaujíma?

• Vysvetlenie spôsobov sčítavania údajov
• Príprava vzorových údajov
• Sčítanie údajov pomocou riadka súčtu
• Výpočet celkových súčtov pomocou dotazu
• Výpočet súčtov skupín pomocou dotazu súčtov
• Sčítanie údajov z viacerých skupín pomocou krížového dotazu
• Odkaz na agregačnú funkciu

Vysvetlenie spôsobov sčítavania údajov

Stĺpec čísel v dotaze môžete sčítať pomocou typu funkcie, ktorá sa nazýva agregačná funkcia. Agregačné funkcie vykonajú výpočet v stĺpci údajov a vrátia jednu hodnotu. Access poskytuje rôzne agregačné funkcie, vrátane Sum, Count, ( Avg na výpočet priemerov) Mina Max. Údaje sčítate pridaním Sum funkcie do dotazu. Spočítavate údaje pomocou Count funkcie a podobne.

Okrem toho Access poskytuje niekoľko spôsobov pridania Sum ďalších agregačných funkcií do dotazu. Môžete:

• Otvorte dotaz v údajovom zobrazení a pridajte riadok súčtu. Riadok súčtu je funkcia Accessu a umožňuje použiť agregačnú funkciu v stĺpcoch množiny výsledkov dotazu bez zmeny návrhu dotazu.
• Vytvorte dotaz na súčty. Dotaz na súčty vypočítava medzisúčty v skupinách záznamov. Riadok súčtu vypočíta celkové súčty pre jeden alebo viacero stĺpcov (polí) údajov. Ak napríklad chcete vypočítať medzisúčet predaja podľa mesta alebo štvrťroka, pomocou dotazu na súčty zoskupíte záznamy podľa požadovanej kategórie a potom sčítate údaje o predaji.
• Vytvorenie krížového dotazu. Krížový dotaz je špeciálny typ dotazu, ktorý zobrazuje výsledky v mriežke pripomínajúcej excelový hárok. Krížové dotazy sumarizujú hodnoty a potom ich zoskupujú podľa dvoch množín faktov – jednej naboku (záhlavia riadkov) a druhej pozdĺž hornej časti (záhlavia stĺpcov). Krížový dotaz môžete napríklad použiť na zobrazenie súhrnných predajov za každé mesto za posledné tri roky, ako je to znázornené v nasledujúcej tabuľke:

Mesto	2003	2004	2005
Paris	254,556	372,455	467,892
Sydney	478,021	372,987	276,399
Jakarta	572,997	684,374	792,571
⁠...⁠	...	...	...

Ďalšie informácie o možnostiach použitia iných agregačných funkcií nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Kroky v nasledujúcich častiach vysvetľujú, ako pridať riadok súčtu, ako použiť dotaz na súčty na sčítanie údajov skupín a ako používať krížový dotaz, ktorý vypočíta medzisúčty údajov v rámci skupín a časových intervalov. Pri ďalšom postupe nezabudnite, že mnohé agregačné funkcie pracujú iba s údajmi v poliach nastavených na konkrétny typ údajov. Funkcia SUM napríklad funguje iba s poľami nastavenými na typ údajov Číslo, Desatinné číslo alebo Mena. Ďalšie informácie o typoch údajov, ktoré jednotlivé funkcie vyžadujú, nájdete v časti Agregačné informácie k funkciám ďalej v tomto článku.

Všeobecné informácie o typoch údajov nájdete v článku Úprava alebo zmena množiny typov údajov pre pole.

Späť na začiatok

Príprava vzorových údajov

Časti s postupmi v tomto článku obsahujú tabuľky so vzorovými údajmi. Postup s použitím vzorových tabuliek vám pomôže pochopiť, ako agregačné funkcie fungujú. Ak chcete, vzorové tabuľky môžete voliteľne pridať do novej alebo existujúcej databázy.

Access ponúka niekoľko spôsobov pridania týchto vzorových tabuliek do databázy. Údaje môžete zadávať manuálne, každú tabuľku môžete skopírovať do tabuľkového programu, akým je napríklad Excel, a potom hárky importovať do Accessu, alebo môžete údaje prilepiť do textového editora, ako je napríklad Poznámkový blok, a importovať údaje z výsledných textových súborov.

Postup v tejto časti vysvetľuje manuálne zadávanie údajov do prázdneho údajového hárka a kopírovanie vzorových tabuliek do tabuľkového programu a následné importovanie týchto tabuliek do Accessu. Ďalšie informácie o vytváraní a importe textových údajov nájdete v článku Import údajov alebo prepojenie s údajmi v textovom súbore.

Postup v tomto článku používa nasledujúce tabuľky. Na vytvorenie vzorových údajov použite tieto tabuľky:

Tabuľka Kategórie :

Kategória
Bábiky
Hry a puzzle
Obrázok a rámovanie
Videohry
DVD a filmy
Modely a záľuby
Šport

Tabuľka Produkty :

Názov produktu	Cena	Kategória
Akčná figúrka programátora	12,95 $	Bábiky
Fun with C# (stolová hra pre celú rodinu)	15,85 $	Hry a puzzle
Diagram relačnej databázy	22,50 $	Obrázok a rámovanie
Čarovný počítačový čip (500 dielikov)	32,65 $	Hry a puzzle
Prístup! The Game!	22,95 EUR	Hry a puzzle
Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	78,50 EUR	Videohry
Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	14,88 $	DVD a filmy
Dokonalá lietajúca pizza	36,75 $	Šport
Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	65,00 EUR	Modely a záľuby
Postava birokrata bez činnosti	78,88 EUR	Bábiky
Pochmúrne pripomienky	53,33 $	Videohry
Zostavte si vlastnú klávesnicu	77,95 EUR	Modely a záľuby

Tabuľka Objednávky :

Dátum objednávky	Dátum odoslania	Mesto odoslania	Prepravný poplatok
11/14/2005	11/15/2005	Jakarta	55,00 EUR
11/14/2005	11/15/2005	Sydney	76,00 EUR
11/16/2005	11/17/2005	Sydney	87,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Jakarta	43,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Paris	105,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	112,00 EUR
11/18/2005	11/19/2005	Viedeň	215,00 EUR
11/19/2005	11/20/2005	Miami	525,00 EUR
11/20/2005	11/21/2005	Viedeň	198,00 EUR
11/20/2005	11/21/2005	Paris	187,00 EUR
11/21/2005	11/22/2005	Sydney	81,00 EUR
11/23/2005	11/24/2005	Jakarta	92,00 EUR

Tabuľka Podrobnosti objednávok :

Identifikácia objednávky	Názov produktu	ID produktu	Jednotková cena	Quantity	Zľava
1	Zostavte si vlastnú klávesnicu	12	77,95 EUR	9	5%
1	Postava birokrata bez činnosti	2	78,88 EUR	4	7.5%
2	Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	7	14,88 $	6	4%
2	Čarovný počítačový čip	4	32,65 $	8	0
2	Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	6	78,50 EUR	4	0
3	Prístup! The Game!	5	22,95 EUR	5	15 %
4	Obrázok akcie programátora	1	12,95 $	2	6 %
4	Dokonalá lietajúca pizza	8	36,75 $	8	4%
5	Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	9	65,00 EUR	4	10 %
6	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	12	6,5 %
7	Pochmúrne pripomienky	11	53,33 $	6	8 %
7	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	4	9 %

Manuálne zadanie vzorových údajov

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Tabuľky na položku Tabuľka. Access pridá do databázy novú prázdnu tabuľku.

   Poznámka

   Ak otvárate novú prázdnu databázu, nie je potrebné vykonať tento krok. Ak však potrebujete pridať tabuľku do databázy, bude potrebné vykonať tento krok.

2. Dvakrát kliknite na prvú bunku v riadku hlavičky a zadajte názov poľa vo vzorovej tabuľke. Access predvolene označuje prázdne polia v riadku hlavičky textom Pridať nové pole, a to takto:

3. Pomocou klávesov so šípkami sa premiestnite do ďalšej prázdnej bunky hlavičky a zadajte názov druhého poľa. Môžete tiež stlačiť TAB alebo dvakrát kliknúť na novú bunku. Tento krok opakujte, kým nezadáte všetky názvy polí.

4. Zadajte údaje do vzorovej tabuľky. Počas zadávania údajov Access odvodí typ údajov každého poľa. Ak s relačnými databázami iba začínate, mali by ste pre každé pole v tabuľke nastaviť špecifický typ údajov, napríklad Číslo, Text alebo Dátum a čas. Nastavenie typu údajov umožňuje presne zadať údaje a taktiež pomáha vyhnúť sa chybám, ako je napríklad použitie telefónneho čísla vo výpočte. Pri týchto vzorových tabuľkách je potrebné umožniť, aby Access typ údajov odvodil.

5. Po dokončení zadávania údajov kliknite na tlačidlo Uložiť. Klávesová skratka Stlačte kombináciu klávesov CTRL + S. Zobrazí sa dialógové okno Uložiť ako.

6. Do poľa Názov tabuľky zadajte názov vzorovej tabuľky a potom kliknite na tlačidlo OK. Názov každej vzorovej tabuľky použijete, pretože dotazy v častiach s postupmi používajú tieto názvy.

7. Tieto kroky opakujte, kým nevytvoríte každú zo vzorových tabuliek uvedených na začiatku tejto časti.

Ak nechcete zadávať údaje manuálne, podľa nasledujúcich krokov skopírujte údaje do súboru tabuľkového hárka a potom ich importujte zo súboru tabuľkového hárka do Accessu.

Vytvorenie vzorových hárkov

1. Spustite tabuľkový program a vytvorte nový prázdny súbor. Ak použijete Excel, predvolene sa vytvorí nový prázdny zošit.

2. Skopírujte prvú vzorovú tabuľku uvedenú vyššie a prilepte ju do prvého hárka (začnite prvou bunkou).

3. Pomocou techniky, ktorú poskytuje tabuľkový program, premenujte hárok. Pomenujte hárok rovnakým názvom, aký by mal byť v prípade vzorovej tabuľky. Ak má vzorová tabuľka napríklad názov Kategórie, pomenujte svoj hárok rovnako.

4. Zopakujte kroky 2 a 3, pričom skopírujte každú vzorovú tabuľku do prázdneho hárka a hárok premenujte.

   Poznámka

   Pravdepodobne bude potrebné do súboru s tabuľkovým hárkom pridať ďalšie hárky. Informácie o vykonaní tejto úlohy nájdete v Pomocníkovi tabuľkového programu.

5. Zošit uložte na vhodné miesto v počítači alebo v sieti a prejdite na ďalšie kroky postupu.

Vytvorenie databázových tabuliek z hárkov

1. Na karte Externé údaje kliknite v skupine Importovať & Prepojenie na položku Nový zdroj> údajovzo súboru>Excelu. Zobrazí sa dialógové okno Získať externé údaje – hárok programu Excel.
2. Kliknite na tlačidlo Prehľadávať, otvorte súbor tabuľkového hárka, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a potom kliknite na tlačidlo OK. Spustí sa Sprievodca importovaním z hárka.
3. Sprievodca predvolene vyberie prvý hárok v zošite (hárok Zákazníci , ak ste postupovali podľa krokov uvedených v predchádzajúcej časti) a údaje z hárka sa zobrazia v dolnej časti strany sprievodcu. Kliknite na tlačidlo Ďalej.
4. Na ďalšej strane sprievodcu kliknite na položku Prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov a potom kliknite na tlačidlo Ďalej.
5. Ak chcete zmeniť názvy polí a typy údajov alebo vynechať polia v rámci operácie importovania, použite prípadne na nasledujúcej strane textové polia a zoznamy v časti Možnosti polí . V opačnom prípade kliknite na tlačidlo Ďalej.
6. Ponechajte vybratú možnosť Povoliť Accessu pridať hlavný kľúč a kliknite na tlačidlo Ďalej.
7. Access predvolene použije na novú tabuľku názov hárka. Prijmite názov alebo zadajte iný názov a potom kliknite na tlačidlo Dokončiť.
8. Opakujte kroky 1 až 7, až kým z každého hárka v zošite nevytvoríte tabuľku.

Premenovanie polí hlavného kľúča

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na každú tabuľku, ktorú ste vytvorili v predchádzajúcich krokoch, a kliknite na položku Návrhové zobrazenie.
2. Pre každú tabuľku vyhľadajte pole hlavného kľúča. Access predvolene pomenuje názov identifikácie každého poľa.
3. Do stĺpca Názov poľa pre každé pole hlavného kľúča pridajte názov tabuľky. Mali by ste napríklad premenovať pole ID v tabuľke Kategórie na "ID kategórie" a pole pre tabuľku Objednávky na pole ID objednávky. V prípade tabuľky Podrobnosti objednávok premenujte pole na "ID podrobností". V prípade tabuľky Produkty premenujte pole na ID produktu.
4. Uložte zmeny.

Vždy, keď sa vzorové tabuľky objavia v tomto článku, budú obsahovať pole s hlavným kľúčom a toto pole sa premenuje tak, ako je to popísané pomocou predchádzajúcich krokov.

Späť na začiatok

Sčítanie údajov pomocou riadka súčtu

Riadok súčtu môžete pridať do dotazu tak, že otvoríte dotaz v údajovom zobrazení, pridáte riadok a vyberiete agregačnú funkciu, ktorú chcete použiť, napríklad Sum, Min, Max, alebo Avg. Postup v tejto časti vysvetľuje, ako vytvoriť základný výberový dotaz a pridať riadok súčtu. Vzorové tabuľky popísané v predchádzajúcej časti nemusíte používať.

Vytvorenie základného výberového dotazu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Vybratá tabuľka sa zobrazí ako okná v hornej časti návrhára dotazu.
3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Môžete zahrnúť polia obsahujúce popisné údaje, napríklad názvy a popisy, ale musíte zahrnúť pole, ktoré obsahuje údaje vo formáte číslo alebo mena. Všetky polia sa zobrazia v bunke v mriežke návrhu.
4. Kliknutím na tlačidlo Spustiť spustite dotaz. Množina výsledkov dotazu sa zobrazí v údajovom zobrazení.
5. Prípadne môžete prepnúť do návrhového zobrazenia a upraviť dotaz. Môžete tak spraviť kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre daný dotaz a následným kliknutím na položku Návrhové zobrazenie. Potom môžete dotaz podľa potreby upraviť pridaním alebo odstránením polí tabuľky. Ak chcete odstrániť pole, vyberte stĺpec v mriežke návrhu a stlačte kláves DELETE.
6. Uložte dotaz.

Pridanie riadka súčtu

1. Skontrolujte, či je dotaz otvorený v údajovom zobrazení. Môžete tak urobiť kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre daný dotaz a následným kliknutím na položku Údajové zobrazenie. -alebo- Na navigačnej table dvakrát kliknite na dotaz. Spustí sa dotaz a výsledky sa načítajú do údajového hárka.
2. Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty. V údajovom hárku sa zobrazí nový riadok súčtu .
3. V riadku súčtu kliknite na bunku v poli, ktoré chcete sčítať, a potom zo zoznamu vyberte položku Súčet .

Skrytie riadka súčtu

• Na karte Domov kliknite v skupine Záznamy na položku Súčty.

Ďalšie informácie o používaní riadka súčtu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.

Späť na začiatok

Výpočet celkových súčtov pomocou dotazu

Celkový súčet je súčet všetkých hodnôt v stĺpci. Môžete vypočítať niekoľko typov celkových súčtov vrátane týchto:

• Jednoduchý celkový súčet, ktorý sčíta hodnoty v jednom stĺpci. Môžete napríklad vypočítať celkové náklady na dopravu.
• Vypočítaný celkový súčet, ktorý sčítava hodnoty vo viacerých stĺpcoch. Celkový predaj môžete napríklad vypočítať tak, že vynásobíte náklady na niekoľko položiek počtom objednaných položiek a potom sčítate výsledné hodnoty.
• Celkový súčet, ktorý nezahŕňa niektoré záznamy. Môžete napríklad vypočítať celkový predaj len za minulý piatok.

Postup v nasledujúcich častiach vysvetľuje, ako vytvoriť každý typ celkového súčtu. Kroky používajú tabuľky Objednávky a Podrobnosti objednávok.

Tabuľka Objednávky

Identifikácia objednávky	Dátum objednávky	Dátum odoslania	Mesto odoslania	Prepravný poplatok
1	11/14/2005	11/15/2005	Jakarta	55,00 EUR
2	11/14/2005	11/15/2005	Sydney	76,00 EUR
3	11/16/2005	11/17/2005	Sydney	87,00 EUR
4	11/17/2005	11/18/2005	Jakarta	43,00 EUR
5	11/17/2005	11/18/2005	Paris	105,00 EUR
6	11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	112,00 EUR
7	11/18/2005	11/19/2005	Viedeň	215,00 EUR
8	11/19/2005	11/20/2005	Miami	525,00 EUR
9	11/20/2005	11/21/2005	Viedeň	198,00 EUR
10	11/20/2005	11/21/2005	Paris	187,00 EUR
11	11/21/2005	11/22/2005	Sydney	81,00 EUR
12	11/23/2005	11/24/2005	Jakarta	92,00 EUR

Tabuľka Podrobnosti objednávok

ID podrobností	Identifikácia objednávky	Názov produktu	ID produktu	Jednotková cena	Quantity	Zľava
1	1	Zostavte si vlastnú klávesnicu	12	77,95 EUR	9	0,05
2	1	Postava birokrata bez činnosti	2	78,88 EUR	4	0.075
3	2	Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	7	14,88 $	6	0.04
4	2	Čarovný počítačový čip	4	32,65 $	8	0,00
5	2	Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	6	78,50 EUR	4	0,00
6	3	Prístup! The Game!	5	22,95 EUR	5	0,15
7	4	Obrázok akcie programátora	1	12,95 $	2	0.06
8	4	Dokonalá lietajúca pizza	8	36,75 $	8	0.04
9	5	Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	9	65,00 EUR	4	0,10
10	6	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	12	0.065
11	7	Pochmúrne pripomienky	11	53,33 $	6	0,08
12	7	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	4	0,09

Výpočet jednoduchého celkového súčtu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku, ktorú chcete použiť v dotaze. Ak použijete vzorové údaje, dvakrát kliknite na tabuľku Objednávky. Tabuľka sa zobrazí v okne v hornej časti návrhára dotazu.

3. Dvakrát kliknite na pole, ktoré chcete sčítať. Skontrolujte, či je pole nastavené na typ údajov Číslo alebo Mena. Ak sa pokúsite sčítať hodnoty v nečíselných poliach, ako je napríklad textové pole, Access pri pokuse o spustenie dotazu zobrazí chybové hlásenie o nezhode typu údajov vo výraze kritérií . Ak použijete vzorové údaje, dvakrát kliknite na stĺpec Prepravný poplatok. Ak chcete vypočítať celkové súčty pre tieto polia, môžete do mriežky pridať ďalšie číselné polia. Pomocou dotazu súčtov môžete vypočítať celkové súčty vo viacerých stĺpcoch.

4. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť/Skryť na položku Súčty. V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Súčet a v bunke v stĺpci Prepravný poplatok sa zobrazí riadok Zoskupiť podľa .

5. Zmeňte hodnotu v bunke v riadku súčtu na hodnotu Súčet.

6. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   Tip

   Access pripojí SumOf na začiatok názvu skladaného poľa. Ak chcete zmeniť záhlavie stĺpca na niečo zmysluplnejšie, ako je napríklad Celkové odoslanie, prepnite naspäť do návrhového zobrazenia a kliknite do riadka Pole v stĺpci Prepravný poplatok v mriežke návrhu. Umiestnite kurzor vedľa položky Prepravný poplatok a napíšte .Total Shipping: Shipping Fee

7. Prípadne môžete dotaz uložiť a zatvoriť.

Výpočet celkového súčtu s vylúčením niektorých záznamov

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľky Objednávky a Podrobnosti objednávky.

3. Pridajte pole Dátum objednávky z tabuľky Objednávky do prvého stĺpca v mriežke návrhu dotazu.

4. Do riadka Kritériá prvého stĺpca zadajte výraz Date() -1. Tento výraz vylúči záznamy aktuálneho dňa z vypočítaného súčtu.

5. Potom vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta sumu predaja pre každú transakciu. Do riadka Pole druhého stĺpca mriežky zadajte nasledujúci výraz: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Skontrolujte, či výraz odkazuje na polia nastavené na typ údajov Číslo alebo Mena. Ak výraz odkazuje na polia nastavené na iné typy údajov, Access zobrazí pri pokuse o spustenie dotazu hlásenie Nezhoda typu údajov vo výraze kritériá .

6. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť/Skryť na položku Súčty. V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Súčet a v prvom a druhom stĺpci sa zobrazí riadok Zoskupiť podľa .

7. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v bunke riadka súčtu na hodnotu Súčet. Funkcia Sum sčíta jednotlivé údaje o predaji.

8. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

9. Uložte dotaz ako Denný predaj.

   Poznámka

   Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení si možno všimnete miernu zmenu hodnôt zadaných v riadkoch Pole a Celkom stĺpca Celková hodnota predaja. Výraz sa zobrazí ako uzavretý vo funkcii Sum a v riadku súčtu sa namiesto funkcie Sum zobrazí výraz.

   Ak napríklad použijete vzorové údaje a vytvoríte dotaz (ako je znázornené v predchádzajúcich krokoch), zobrazí sa toto: Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity))

Späť na začiatok

Výpočet súčtov skupín pomocou dotazu súčtov

Postup v tejto časti vysvetľuje, ako vytvoriť dotaz na súčty, ktorý vypočíta medzisúčty v rámci skupín údajov. Pri ďalšom postupe nezabudnite, že dotaz na súčty môže predvolene obsahovať iba polia obsahujúce údaje skupiny, ako je napríklad pole "kategórie", a pole obsahujúce údaje, ktoré chcete sčítať, napríklad pole "predaj". Dotazy súčtov nemôžu obsahovať iné polia, ktoré popisujú položky v kategórii. Ak chcete zobraziť tieto popisné údaje, môžete vytvoriť druhý výberový dotaz, ktorý kombinuje polia v dotaze súčtov s ďalšími údajovými poľami.

Postup v tejto časti vysvetľuje, ako vytvoriť súčty a výberové dotazy, ktoré sú potrebné na určenie celkového predaja jednotlivých produktov. Postup predpokladá použitie týchto vzorových tabuliek:

Tabuľka Produkty

ID produktu	Názov produktu	Cena	Kategória
1	Akčná figúrka programátora	12,95 $	Bábiky
2	Fun with C# (stolová hra pre celú rodinu)	15,85 $	Hry a puzzle
3	Diagram relačnej databázy	22,50 $	Obrázok a rámovanie
4	Čarovný počítačový čip (500 dielikov)	32,65 $	Obrázok a rámovanie
5	Prístup! The Game!	22,95 EUR	Hry a puzzle
6	Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	78,50 EUR	Videohry
7	Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	14,88 $	DVD a filmy
8	Dokonalá lietajúca pizza	36,75 $	Šport
9	Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	65,00 EUR	Modely a záľuby
10	Postava birokrata bez činnosti	78,88 EUR	Bábiky
11	Pochmúrne pripomienky	53,33 $	Videohry
12	Zostavte si vlastnú klávesnicu	77,95 EUR	Modely a záľuby

Tabuľka Podrobnosti objednávok

ID podrobností	Identifikácia objednávky	Názov produktu	ID produktu	Jednotková cena	Quantity	Zľava
1	1	Zostavte si vlastnú klávesnicu	12	77,95 EUR	9	5%
2	1	Postava birokrata bez činnosti	2	78,88 EUR	4	7.5%
3	2	Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	7	14,88 $	6	4%
4	2	Čarovný počítačový čip	4	32,65 $	8	0
5	2	Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	6	78,50 EUR	4	0
6	3	Prístup! The Game!	5	22,95 EUR	5	15 %
7	4	Obrázok akcie programátora	1	12,95 $	2	6 %
8	4	Dokonalá lietajúca pizza	8	36,75 $	8	4%
9	5	Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	9	65,00 EUR	4	10 %
10	6	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	12	6,5 %
11	7	Pochmúrne pripomienky	11	53,33 $	6	8 %
12	7	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	4	9 %

Nasledujúce kroky predpokladajú vzťah "one-to-many" medzi poľami ID produktu v tabuľke Objednávky a tabuľkou Podrobnosti objednávky, pričom tabuľka Objednávky je na strane vzťahu "one".

Vytvorenie dotazu na súčty

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Vyberte tabuľky, s ktorými chcete pracovať, a potom kliknite na položku Pridať. Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu. Ak používate vzorové tabuľky uvedené vyššie, pridajte tabuľky Produkty a Podrobnosti objednávok.

3. Dvakrát kliknite na polia tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Do dotazu sa spravidla pridáva len pole skupiny a pole hodnoty. Namiesto poľa hodnoty však môžete použiť výpočet – postup je vysvetlený v nasledujúcich krokoch.

   1. Pridajte pole Kategória z tabuľky Produkty do mriežky návrhu.

   2. Zadaním nasledujúceho výrazu do druhého stĺpca v mriežke vytvorte stĺpec, ktorý vypočíta sumu predaja pre každú transakciu: Total Sales Value: (1-[Order Details].[Discount]/100)*([Order Details].[Unit Price]*[Order Details].[Quantity]) Skontrolujte, či polia, na ktoré odkazujete vo výraze, majú typ údajov Číslo alebo Mena. Ak odkazujete na polia s inými typmi údajov, Access pri pokuse o prepnutie na údajové zobrazenie zobrazí chybové hlásenie Nezhoda typov údajov vo výraze kritérií .

   3. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Zobraziť/Skryť na položku Súčty. V mriežke návrhu sa zobrazí riadok Súčet a v prvom a druhom stĺpci sa zobrazí položka Zoskupiť podľa .

   4. V druhom stĺpci zmeňte hodnotu v riadku súčtu na hodnotu Súčet. Funkcia Sum sčíta jednotlivé údaje o predaji.

   5. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   6. Ponechajte dotaz otvorený, aby ste ho mohli použiť v ďalšej časti. Použitie kritérií s dotazom na súčty Dotaz, ktorý ste vytvorili v predchádzajúcej časti, obsahuje všetky záznamy v príslušných tabuľkách. Pri výpočte súčtov nie je vylúčené žiadne poradie a zobrazuje súčty pre všetky kategórie. Ak potrebujete niektoré záznamy vylúčiť, môžete do dotazu pridať kritériá. Môžete napríklad ignorovať transakcie, ktoré sú nižšie ako 100 $ alebo vypočítať celkovú hodnotu len pre niektoré kategórie produktov. Postup v tejto časti vysvetľuje používanie troch typov kritérií:

   7. Kritériá, ktoré pri výpočte súčtov ignorujú určité skupiny. Vypočítate napríklad súčty len pre kategórie Videohry, Umenie a Rámovanie a Šport.

   8. Kritériá, ktoré skryjú určité súčty po ich vypočítaní. Môžete napríklad zobraziť iba súčty väčšie ako 150 000 $.

   9. Kritériá, ktoré vylučujú jednotlivé záznamy zo zahrnutia do súčtu. Keď hodnota (Unit Price * Quantity) klesne pod 100 EUR, môžete napríklad vylúčiť jednotlivé transakcie predaja. V nasledujúcom postupe je vysvetlené, ako postupne pridať kritériá a zobraziť vplyv na výsledok dotazu. Pridanie kritérií do dotazu

   10. Otvorte dotaz z predchádzajúcej časti v návrhovom zobrazení. Môžete tak spraviť kliknutím pravým tlačidlom myši na kartu dokumentu pre daný dotaz a následným kliknutím na položku Návrhové zobrazenie. alebo Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na dotaz a potom na položku Návrhové zobrazenie.

   11. V riadku Kritériá v stĺpci Identifikácia kategórie zadajte výraz =Dolls Or Sports or Art and Framing.

   12. Kliknutím na položku Spustiť spustite dotaz a zobrazte výsledky v údajovom zobrazení.

   13. Prepnite naspäť do návrhového zobrazenia a do riadka Kritériá v stĺpci Celková hodnota predaja zadajte výraz >100.

   14. Spustením dotazu zobrazte výsledky a potom prepnite naspäť do návrhového zobrazenia.

   15. Teraz pridajte kritériá a vylúčte jednotlivé transakcie predaja, ktoré sú nižšie ako 100 EUR. Ak to chcete urobiť, musíte pridať ďalší stĺpec.

       Poznámka

       V stĺpci Celková hodnota predaja nie je možné určiť tretie kritérium. Všetky kritériá zadané v tomto stĺpci sa vzťahujú na celkovú hodnotu, nie na jednotlivé hodnoty.

   16. Skopírujte výraz z druhého stĺpca do tretieho stĺpca.

   17. V riadku súčtu pre nový stĺpec vyberte položku Where a v riadku Kritériá zadajte hodnotu >20.

   18. Spustite dotaz, aby sa zobrazili výsledky, a potom dotaz uložte.

       Poznámka

       Pri ďalšom otvorení dotazu v návrhovom zobrazení si môžete všimnúť mierne zmeny v mriežke návrhu. V druhom stĺpci sa výraz v riadku Pole zobrazí ako uzavretý vo funkcii Sum a hodnota v riadku súčtu zobrazí namiesto hodnoty Sumvýraz.

       Total Sales Value: Sum((1-[Order Details].Discount/100)*([Order Details].Unitprice*[Order Details].Quantity)) Zobrazí sa aj štvrtý stĺpec. Tento stĺpec je kópiou druhého stĺpca, ale kritériá, ktoré ste zadali v druhom stĺpci, sa zobrazujú ako súčasť nového stĺpca.

Späť na začiatok

Sčítanie údajov z viacerých skupín pomocou krížového dotazu

Krížový dotaz je špeciálny typ dotazu, v ktorom sa výsledky zobrazujú v mriežke podobnej excelovému hárku. Krížové dotazy vytvárajú súhrn hodnôt a potom ich zoskupujú podľa dvoch množín faktov – jednej naboku (množina hlavičiek riadkov) a druhej pozdĺž hornej časti (množina hlavičiek stĺpcov). Na nasledujúcom obrázku je znázornená časť množiny výsledkov pre vzorový krížový dotaz:

Pri ďalšom postupe nezabudnite, že krížový dotaz nie vždy vyplní všetky polia v množine výsledkov, pretože tabuľky používané v dotaze nie vždy obsahujú hodnoty pre každý možný údajový bod.

Pri vytváraní krížového dotazu zvyčajne zahrniete údaje z viacerých tabuliek a vždy zahrniete tri typy údajov: údaje použité ako záhlavia riadkov, údaje použité ako záhlavia stĺpcov a hodnoty, ktoré chcete sčítať alebo inak vypočítať.

Postup v tejto časti predpokladá nasledujúce tabuľky:

Tabuľka Objednávky

Dátum objednávky	Dátum odoslania	Mesto odoslania	Prepravný poplatok
11/14/2005	11/15/2005	Jakarta	55,00 EUR
11/14/2005	11/15/2005	Sydney	76,00 EUR
11/16/2005	11/17/2005	Sydney	87,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Jakarta	43,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Paris	105,00 EUR
11/17/2005	11/18/2005	Stuttgart	112,00 EUR
11/18/2005	11/19/2005	Viedeň	215,00 EUR
11/19/2005	11/20/2005	Miami	525,00 EUR
11/20/2005	11/21/2005	Viedeň	198,00 EUR
11/20/2005	11/21/2005	Paris	187,00 EUR
11/21/2005	11/22/2005	Sydney	81,00 EUR
11/23/2005	11/24/2005	Jakarta	92,00 EUR

Tabuľka Podrobnosti objednávok

Identifikácia objednávky	Názov produktu	ID produktu	Jednotková cena	Quantity	Zľava
1	Zostavte si vlastnú klávesnicu	12	77,95 EUR	9	5%
1	Postava birokrata bez činnosti	2	78,88 EUR	4	7.5%
2	Cvičenie pre počítačových nadšencov! Disk DVD!	7	14,88 $	6	4%
2	Čarovný počítačový čip	4	32,65 $	8	0
2	Počítačoví nadšenci a mýtické bytosti	6	78,50 EUR	4	0
3	Prístup! The Game!	5	22,95 EUR	5	15 %
4	Obrázok akcie programátora	1	12,95 $	2	6 %
4	Dokonalá lietajúca pizza	8	36,75 $	8	4%
5	Externá 5,25-palcová disketová jednotka (mierka 1/4)	9	65,00 EUR	4	10 %
6	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	12	6,5 %
7	Pochmúrne pripomienky	11	53,33 $	6	8 %
7	Diagram relačnej databázy	3	22,50 $	4	9 %

Nasledujúci postup vysvetľuje, ako vytvoriť krížový dotaz, ktorý zoskupuje celkový predaj podľa mesta. Dotaz používa dva výrazy na vrátenie formátovaného dátumu a celkového predaja.

Vytvorenie krížového dotazu

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.
2. Dvakrát kliknite na tabuľky, ktoré chcete použiť v dotaze. Každá tabuľka sa zobrazí ako okno v hornej časti návrhára dotazu. Ak používate vzorové tabuľky, dvakrát kliknite na tabuľky Objednávky a Podrobnosti objednávky.
3. Dvakrát kliknite na polia, ktoré chcete použiť v dotaze. Názvy každého poľa sa zobrazia v prázdnej bunke v riadku Pole v mriežke návrhu. Ak používate vzorové tabuľky, pridajte polia Mesto odoslania a Dátum odoslania z tabuľky Objednávky.
4. Do ďalšej prázdnej bunky v riadku Pole skopírujte a prilepte alebo zadajte nasledujúci výraz: Total Sales: Sum(CCur([Order Details].[Unit Price]*[Quantity]*(1-[Discount])/100)*100)
5. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Typ dotazu na položku Krížová tabuľka. V mriežke návrhu sa zobrazia riadky Celkom a Krížová tabuľka .
6. Kliknite na bunku v riadku súčtu v poli Mesto a vyberte možnosť Zoskupiť podľa. Urobte to isté pre pole Dátum odoslania. Zmeňte hodnotu v bunke Celkom v poli Celkový predaj na hodnotu Výraz.
7. V riadku krížového dotazu nastavte bunku v poli Mesto na položku Nadpis riadka, nastavte pole Dátum odoslania na hodnotu Nadpis stĺpca a nastavte pole Celkový predaj na hodnotu Hodnota.
8. Na karte Návrh dotazu kliknite v skupine Výsledky na tlačidlo Spustiť. Výsledky dotazu sa zobrazia v údajovom zobrazení.

Späť na začiatok

Odkaz na agregačnú funkciu

Táto tabuľka uvádza a popisuje agregačné funkcie, ktoré Access poskytuje v riadku súčtu a v dotazoch. Nezabudnite, že Access poskytuje viac agregačných funkcií pre dotazy ako pre riadok súčtu.

Funkcia	Popis	Použitie s údajovými typmi
Priemer	Vypočíta priemernú hodnotu v stĺpci. Stĺpec musí obsahovať údaje vo formáte čísla, meny alebo dátumu a času. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, Mena, Dátum a čas
Počet	Spočíta počet položiek v stĺpci.	Všetky typy údajov okrem zložitých opakujúce sa skalárnych údajov, ako je napríklad stĺpec zoznamov s viacerými hodnotami. Ďalšie informácie o zoznamoch s viacerými hodnotami nájdete v článku Vytvorenie alebo odstránenie poľa s viacerými hodnotami.
Maximum	Vráti položku s najvyššou hodnotou. Pre textové údaje je najvyššia hodnota posledná abecedná hodnota – Access ignoruje veľkosť písma. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, Mena, Dátum a čas
Minimum	Vráti položku s najnižšou hodnotou. Pre textové údaje je najnižšia hodnota prvá abecedná hodnota – program Access ignoruje veľkosť písma. Funkcia ignoruje hodnoty Null.	Číslo, Mena, Dátum a čas
Smerodajná odchýlka	Vyjadruje, ako široko sú hodnoty rozptýlené od priemeru (strednej hodnoty). Ďalšie informácie o používaní tejto funkcie nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.	Číslo, Mena
Súčet	Spočíta položky v stĺpci. Funguje iba s údajmi vo formáte číslo a mena.	Číslo, Mena
Rozptyl	Vypočíta štatistický rozptyl všetkých hodnôt v stĺpci. Túto funkciu môžete použiť iba s údajmi vo formáte číslo a mena. Ak tabuľka obsahuje menej ako dva riadky, Access vráti nulovú hodnotu. Ďalšie informácie o funkciách rozptylu nájdete v článku Zobrazenie súčtov stĺpcov v údajovom hárku.	Číslo, Mena

Späť na začiatok