Spravovanie údajov pomocou Accessu alebo Excelu

Access a Microsoft Excel sa medzi sebou líšia v mnohých mierach, čo môže sťažiť rozhodovanie o tom, ktorý program použiť. Oba programy dokážu napríklad ukladať veľké množstvá údajov, používať výkonné dotazy a analytické nástroje na ich rozdeľovanie a vykonávanie sofistikovaných výpočtov, ktoré vrátia potrebné údaje.

Každý program má však jednoznačné výhody v závislosti od typu spravovaných údajov a od toho, čo s nimi chcete robiť. Ak chcete napríklad zachovať integritu údajov vo formáte, ku ktorému majú prístup viacerí používatelia, Access je najlepšou voľbou. Excel je vhodnejší na zložité číselné údaje, ktoré chcete analyzovať do hĺbky.

V mnohých prípadoch môžete použiť oba programy a každý z nich sa používa na účel, na ktorý je najvhodnejší. Vo všeobecnosti je Access lepší na spravovanie údajov: pomáha vám udržiavať údaje usporiadané, ľahko sa vyhľadávajú a sú k dispozícii viacerým súčasne používateľom. Excel je vo všeobecnosti lepší na analýzu údajov: vykonáva zložité výpočty, skúma možné výsledky a vytvára vysokokvalitné grafy. Ak používate program Access na ukladanie údajov a program Excel na ich analýzu, môžete získať výhody oboch programov.

Excel podporuje aj spolutvorbu v reálnom čase, aby mohlo jeden zošit v rôznych zariadeniach upravovať viacero ľudí súčasne. Access sa zvyčajne používa pre scenáre štruktúrovaných databáz s viacerými používateľmi vo Windowse.

Skôr než sa rozhodnete, ktorý program použiť, porovnajte výhody všetkých programov, zistite, kedy je lepšie použiť niektorý program a kedy druhý, a zistite, ako pracovať s oboma programami, aby ste dosiahli presne také výsledky, aké chcete.

Porovnajte výhody jednotlivých programov

Výber správneho programu je veľmi dôležitý, ak chcete získať prístup k svojim informáciám a aktualizovať ich s maximálnym výkonom a presnosťou. Ak chcete zistiť, ktorý program je najvhodnejší pre úlohy, ktoré chcete dosiahnuť, porovnajte výhody, ktoré jednotlivé programy ponúkajú v oblasti ukladania údajov, analýzy údajov, spolupráce viacerých používateľov a zabezpečenia.

Úložisko údajov

Porovnanie plochých a relačných údajov Ak sa chcete rozhodnúť, ktorý program je najvhodnejší na ukladanie údajov, položte si nasledujúcu otázku: Sú údaje relačné alebo nie? Údaje, ktoré môžete efektívne obsiahnuť v jednej tabuľke alebo hárku, sa nazývajú jednoduché alebo nerelačné údaje. Ak chcete napríklad vytvoriť jednoduchý zoznam zákazníkov obsahujúci iba jednu adresu a kontaktnú osobu pre každého zákazníka, Excel môže byť lepšou voľbou. Ak však chcete uložiť komplexnejší zoznam zákazníkov, ktorý bude obsahovať fakturačné a dodacie adresy každého zákazníka alebo viacero kontaktných osôb pre každého zákazníka, Access je lepším riešením.

V relačnej databáze usporiadate informácie do viacerých tabuliek. V dobre navrhnutej relačnej databáze je každá tabuľka jednoduchá a obsahuje informácie len o jednom type údajov. Ak napríklad vytvoríte databázu zákazníkov, mená zákazníkov sa zobrazia v jednej tabuľke, zatiaľ čo fakturačné a dodacie adresy zákazníkov sa uvedú v samostatnej tabuľke. Ukladanie adries oddelene od mien je vhodné, pretože každý zákazník môže mať viac než jednu adresu a vy chcete mať možnosť zadať viac adries pre každého zákazníka bez toho, aby ste museli znova zadávať meno zákazníka pre každú adresu.

Porovnanie lokálnych a externých údajov Access môžete používať na pripojenie k údajom z rôznych externých zdrojov údajov, aby ste mohli zobrazovať, dotazovať a upravovať tieto údaje bez toho, aby ste ich museli importovať. Access napríklad poskytuje príkazy na pripojenie k existujúcim údajom v databáze Microsoft SQL Server, súbore dBASE alebo priečinku Outlooku spolu s mnohými ďalšími zdrojmi údajov. Excel môžete použiť na pripojenie k širokej škále zdrojov údajov vrátane accessových zdrojov údajov, SQL Server a databáz služieb Analysis Services, textových a XML súborov a zdrojov údajov ODBC a OLE DB. Prostredníctvom používateľského rozhrania Excelu však nemožno údaje upravovať tak, aby bolo možné zmeniť zdrojové údaje.

Access aj Excel poskytujú príkazy na pripojenie k údajom v zoznamoch služieb Windows SharePoint Services. Excel však poskytuje len pripojenie k zoznamom SharePointu iba na čítanie. Access vám zatiaľ umožňuje čítať údaje zo zoznamov SharePointu a zapisovať do nich.

Integrita údajov verzus flexibilita Jedinečné identifikátory pomáhajú zachovať integritu údajov a zabezpečujú, že žiadne dva riadky (alebo záznamy) nebudú obsahovať úplne rovnaké údaje. Jedinečné identifikátory navyše predstavujú najrýchlejší spôsob na získanie údajov pri vyhľadávaní alebo zoraďovaní údajov. V Accesse môžete použiť typ údajov Automatické číslovanie na automatické generovanie jedinečného identifikátora pre každý záznam. Tieto identifikátory potom môžete použiť na vytvorenie vzťahu medzi záznamami v jednej tabuľke a záznamami v inej tabuľke.

Štruktúra, ktorú program Access použije v súvislosti s vašimi údajmi, pomáha zabezpečiť integritu údajov. Access môže vyžadovať, aby nové záznamy v jednej tabuľke mali existujúcu zodpovedajúcu hodnotu v inej tabuľke, aby nebolo možné vytvoriť záznamy bez párov. Nechcete napríklad mať objednávku, ktorá neobsahuje informácie o zákazníkoch. Access môže vyžadovať, aby mal každý nový záznam v tabuľke Objednávky zodpovedajúcu hodnotu zákazníka v tabuľke Zákazníci. Táto požadovaná zhodnosť hodnôt sa nazýva referenčná integrita.

Môžete tiež nastaviť vlastné obmedzenia a pravidlá, čím sa zabezpečí správne zadávanie údajov. Excel umožňuje zadávanie údajov voľnejším spôsobom, ale keďže Excel nepodporuje relačné údaje, nemôže podporovať referenčnú integritu. Na ovládanie zadávania údajov v Exceli však môžete použiť príkaz Overenie údajov .

Analýza údajov

Dotazovanie Ak musíte často zobrazovať údaje rôznymi spôsobmi v závislosti od meniacich sa podmienok alebo udalostí, Access môže byť lepšou voľbou na ukladanie údajov a prácu s nimi. Access umožňuje používať dotazy jazyk SQL (Structured Query Language) na rýchle načítanie iba tých riadkov a stĺpcov údajov bez ohľadu na to, či sa údaje nachádzajú v jednej alebo viacerých tabuľkách. Výrazy môžete v dotazoch použiť aj na vytvorenie vypočítavaných polí. Použitie výrazu v Accesse je podobné ako používanie vzorcov na výpočet hodnôt v Exceli. Accessové dotazy môžete použiť aj na zhrnutie údajov a prezentáciu agregovaných hodnôt, ako sú napríklad súčty, priemery a počty.

Modelovanie V Exceli môžete použiť nástroje analýzy hypotéz na predpovedanie výsledkov modelu hárka. Analýza hypotéz umožňuje spustiť rôzne scenáre s údajmi, napríklad scenár najlepšieho a najhoršieho prípadu, a porovnať výsledné údaje viacerých scenárov v súhrnnej zostave. V Accesse nie je k dispozícii žiadna podobná funkcia.

Kontingenčné ovládanie a vytváranie grafov V oboch programoch môžete vytvoriť zostavy kontingenčnej tabuľky a grafy kontingenčnej tabuľky. V porovnaní s programom Access však Excel poskytuje pokročilejšie funkcie tvorby kontingenčných tabuliek a funkcie vytvárania grafov. Ak plánujete pravidelne vytvárať rozsiahle zostavy kontingenčných tabuliek alebo poskytovať profesionálne vyzerajúce grafy, mali by ste namiesto rovnakých funkcií v programe Access použiť zostavy kontingenčných tabuliek alebo grafy kontingenčnej tabuľky v Exceli.

Spolupráca viacerých používateľov

Access aj Excel podporujú prostredia spolupráce, ako sú napríklad Windows SharePoint Services a sieťové zdieľané súbory. Líšia sa však v spôsobe, akým k údajom pristupujú viacerí používatelia.

Prístup viacerých používateľov k údajom Pri normálnej prevádzke umožňuje Access viacerým používateľom otvoriť jednu databázu súčasne. Tento prístup je vhodný, pretože Access uzamkne iba údaje, ktoré používateľ upravuje. V dôsledku toho môžu ostatní používatelia upravovať rôzne záznamy bez konfliktov. V Exceli môžete zdieľať zošit s inými používateľmi, ale spolupráca viacerých používateľov je najlepšia, keď používatelia pracujú s údajmi v zošite v rôznych časoch, nie súčasne. V skutočnosti používatelia accessovej databázy spolupracujú na množine údajov a používatelia excelového zošita spolupracujú na dokumente.

Používanie služieb Windows SharePoint Services na spoluprácu Oba programy sa integrujú s technológiami Microsoft Windows SharePoint Services, ako sú napríklad zoznamy a knižnice dokumentov SharePointu.

Access poskytuje mnohé spôsoby spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite SharePoint. Môžete napríklad nahrať celú databázu do knižnice dokumentov služieb Windows SharePoint Services, sprístupniť formuláre a zostavy ako zobrazenia služby Windows SharePoint Services a prepojiť databázu s údajmi uloženými v zoznamoch služby SharePoint.

Excel poskytuje len jeden spôsob spolupráce s viacerými používateľmi na lokalite služieb SharePoint Services. Zošit môžete nahrať do knižníc dokumentov služby Windows SharePoint Services, kde môžu jednotliví používatelia vziať zošit z projektu a vykonať v ňom zmeny, čím sa ostatným používateľom zabráni v jeho súčasných úpravách. Používatelia môžu upravovať zošit bez vzatia z projektu v knižnici dokumentov a v takom prípade musia spolupracovať s ostatnými používateľmi, aby sa predišlo konfliktom údajov.

Používanie sieťových priečinkov na spoluprácu Ak databázu programu Access uložíte do zdieľaného sieťového priečinka, môžu databázu súčasne otvoriť a pracovať s jej údajmi viacerí používatelia. Databáza jednotlivé záznamy uzamkne, keď ich používateľ upraví. Ak uložíte excelový zošit do zdieľaného sieťového priečinka, môže ho naraz upravovať iba jeden používateľ. Na účely zobrazenia môžu zošit otvoriť viacerí používatelia, zatiaľ čo ho upravuje iný používateľ, ale títo používatelia nemôžu vykonávať zmeny v údajoch, kým ho upravujúci používateľ, nezavrie.

Zabezpečenie

Oba programy poskytujú podobné funkcie – heslá a šifrovanie – ktoré pomáhajú predchádzať strate údajov a chránia údaje pred neoprávneným prístupom. Medzi Accessom a Excelom však existujú určité rozdiely v spôsobe fungovania ochrany údajov na úrovni používateľa.

Ochrana pred únikom údajov V Accesse sa vaša práca priebežne ukladá, takže v prípade neočakávaného zlyhania pravdepodobne veľa práce nestratíte. Keďže Access ukladá vašu prácu priebežne, môžete tiež vykonať zmeny, ktoré neskôr rozhodnete nepotvrdiť. Ak chcete zabezpečiť obnovenie databázy požadovaným spôsobom, vytvorte záložnú kópiu databázového súboru podľa plánu, ktorý vyhovuje vašim potrebám. Môžete obnoviť celú databázu zo zálohy, alebo môžete obnoviť iba tabuľku alebo iný databázový objekt, ktorý potrebujete. Ak používate pomôcku na zálohovanie súborového systému, môžete na obnovu údajov použiť aj kópiu databázy zo zálohy súborového systému. V Exceli môžete uložiť informácie automatického obnovenia v nastavených intervaloch počas aktualizácie údajov.

Ochrana údajov na úrovni používateľa V Exceli môžete odstrániť kritické alebo súkromné údaje zo zobrazenia skrytím stĺpcov a riadkov údajov a potom zabezpečiť celý hárok a riadiť tak prístup používateľov k skrytým údajom. Okrem zabezpečenia hárka a jeho prvkov môžete taktiež zamknúť a odomknúť bunky v hárku, aby ste zabránili iným používateľom neúmyselne zmeniť dôležité údaje.

Zabezpečenie na úrovni súborov Na úrovni súborov môžete v oboch programoch použiť šifrovanie, ktoré zabráni neoprávneným používateľom vidieť údaje. Môžete tiež vyžadovať zadanie hesla na otvorenie databázového súboru alebo zošita. Okrem toho môžete zvýšiť zabezpečenie databázového súboru alebo zošita použitím digitálneho podpisu.

Obmedzený prístup k údajom V Exceli môžete zadať používateľské povolenia na prístup k údajom alebo nastaviť práva iba na čítanie, ktoré zabránia iným používateľom vykonávať zmeny v údajoch, ku ktorým majú prístup. Access neposkytuje funkcie zabezpečenia na úrovni používateľa, ale podporuje model zabezpečenia používateľa ktoréhokoľvek databázového servera, ku ktorému sa pripája. Ak napríklad vytvoríte prepojenie so zoznamom SharePointu, Access rešpektuje povolenia používateľov pre daný zoznam. Ak nechcete, aby neoprávnení používatelia nemali prístup k vašim údajom Accessu, zašifrujte databázu nastavením hesla. Používatelia musia zadať heslo na čítanie údajov z databázy, a to aj v prípade, že k databáze pristupujú pomocou iného programu, ako je napríklad Excel.

Ďalšie informácie o ochrane údajov nájdete v témach Nastavenie alebo zmena zabezpečenia na úrovni používateľov v Accesse 2003 v Accesse 2007 alebo novšom aOchrana a zabezpečenie v Exceli.

Kedy použiť Access

Vo všeobecnosti je Access najlepšou voľbou, ak potrebujete pravidelne sledovať a zaznamenávať údaje a potom zobraziť, exportovať alebo tlačiť podmnožiny týchto údajov. Formuláre programu Access poskytujú na prácu s údajmi vhodnejšie rozhranie ako excelové hárky. Access môžete použiť na automatizáciu často opakovaných akcií a zostavy programu Access vám umožňujú zhrnúť údaje v tlačenej alebo elektronickej podobe. Access poskytuje väčšiu štruktúru údajov. Môžete napríklad určiť, aké typy údajov je možné zadávať, aké hodnoty sú akceptovateľné, a môžete určiť, ako údaje v jednej tabuľke súvisia s údajmi v ďalších tabuľkách. Táto štruktúra pomáha zabezpečiť, aby sa zadávali len správne typy údajov.

Access ukladá údaje do tabuliek, ktoré vyzerajú veľmi podobne ako hárky, ale accessové tabuľky sú určené na zložité dotazovanie vo vzťahu k údajom uloženým v iných tabuľkách.

Access použite v týchto prípadoch:

• Počítajte s množstvom ľudí pracujúcich v databáze a potrebujete robustné možnosti, ktoré bezpečne zvládnu aktualizácie údajov, ako napríklad uzamknutie záznamov a riešenie konfliktov.
• Počítajte s tým, že do množiny údajov, ktorá vznikla ako jednoduchá alebo nerelačná tabuľka, budete musieť pridať viac tabuliek.
• Chcete spúšťať zložité dotazy.
• Chcete vytvárať rôzne zostavy alebo menovky s adresami.

Bežné scenáre používania Accessu

• Spravovanie kontaktov K dispozícii je možnosť spravovať kontakty a poštové adresy a potom vytvoriť zostavy v Accesse alebo údaje zlúčiť s Microsoft Office Wordom, takže budete môcť tlačiť formulárové listy, obálky alebo menovky s adresami.
• Sledovanie inventára a aktív K dispozícii je možnosť vytvoriť inventár položiek v domácnosti alebo v podniku a spolu s týmito údajmi uložiť fotografie alebo iné súvisiace dokumenty.
• Sledovanie objednávok Môžete zadať informácie o produktoch, zákazníkoch a objednávkach a potom vytvoriť zostavy, ktoré budú obsahovať údaje predaja podľa zamestnanca, oblasti, časového obdobia alebo inej hodnoty.
• Sledovanie úloh K dispozícii je možnosť sledovať úlohy skupiny osôb a zadávať nové úlohy v čase, keď iní používatelia aktualizujú svoje existujúce úlohy v rovnakej databáze.
• Organizácia požičaných knižníc Access môžete používať na ukladanie údajov o svojich knihách a CD diskoch a na sledovanie, komu ste ich požičali.
• Plánovanie udalostí Môžete zadávať informácie o dátumoch, miestach a účastníkoch udalostí a potom vytlačiť plány alebo súhrny týchto udalostí.
• Sledovanie výživy Sledujte recepty a zaznamenávajte diétne a cvičebné aktivity.

Používanie programu Excel

Excel ako tabuľkový program dokáže v zošitoch s jedným alebo viacerými hárkami ukladať veľké množstvo údajov. Namiesto toho, aby slúžil ako systém správy databáz, ako je napríklad Access, je však Excel optimalizovaný na analýzu a výpočet údajov. Tento flexibilný program môžete použiť na vytváranie modelov na analýzu údajov, písanie jednoduchých a zložitých vzorcov na vykonávanie výpočtov s týmito údajmi, otáčanie údajov ľubovoľným požadovaným smerom a prezentovanie údajov v rôznych grafoch s profesionálnym vzhľadom. Microsoft Create ponúka na výber niekoľko šablón návrhov Excelu .

Excel môžete použiť v týchto prípadoch:

• Vyžadujte ploché alebo nerelačné zobrazenie údajov namiesto relačnej databázy, v ktorej sa používa viacero tabuliek a keď pôjde o prevažne číselné údaje.
• Často spúšťajte výpočty a štatistické porovnania údajov.
• Chcete používať zostavy kontingenčnej tabuľky na zobrazenie hierarchických údajov v kompaktnom a flexibilnom rozložení.
• plánujte pravidelné vytváranie grafov a chcete používať nové formáty grafov, ktoré sú k dispozícii v Exceli.
• Chcete zvýrazniť svoje údaje pomocou ikon podmieneného formátovania, údajových pruhov a farebných stupníc.
• chcú na svojich údajoch vykonávať sofistikované operácie analýzy hypotéz, ako je napríklad štatistická, inžinierska a regresná analýza.
• Chcete mať prehľad o položkách v jednoduchom zozname, či už na osobné použitie alebo na účely obmedzenej spolupráce.

Bežné scenáre používania Excelu

• Účtovníctvo Výkonné funkcie výpočtov Excelu môžete využiť v mnohých finančných účtovných výkazoch, ako je napríklad výkaz peňažných tokov, výkaz o príjme alebo výkaz o zisku a strate.
• Tvorba rozpočtu Bez ohľadu na to, či potrebujete osobný alebo pracovný rozpočet, v Exceli môžete vytvoriť všetky jeho typy, napríklad návrh marketingového rozpočtu, rozpočet udalosti alebo dôchodkový rozpočet.
• Fakturácia a predaj Excel je užitočný aj pri spravovaní fakturačných a predajných údajov a môžete jednoducho vytvárať potrebné formuláre, napríklad predajné faktúry, dodacie listy alebo objednávky.
• Vytváranie zostáv V Exceli môžete vytvárať rôzne typy zostáv, ktoré odrážajú analýzu údajov alebo ich sumarizujú – napríklad zostavy, ktoré merajú výkon projektu, prognózujú údaje, sumarizujú údaje alebo prezentujú údaje o odchýlkach.
• Plánovanie Excel je skvelý nástroj na vytváranie profesionálnych plánov alebo užitočných plánovačov – napríklad týždenného rozvrhu, plánu marketingového prieskumu, plánu dane na konci roka alebo plánovačov, ktoré vám pomôžu pri plánovaní jedla na celý týždeň, večierkov alebo dovolenky.
• Sledovanie Excel môžete použiť na sledovanie údajov v časovom výkaze alebo zozname. Môže to byť napríklad časový výkaz na sledovanie práce alebo zoznam zásob, v ktorom sa sleduje vybavenie.
• Používanie kalendárov Vďaka svojmu mriežkovému charakteru je Excel vhodný na vytváranie všetkých typov kalendárov – napríklad akademického kalendára na sledovanie aktivít počas školského roka alebo kalendára fiškálneho roka na sledovanie obchodných udalostí a medzníkov.

Užitočné šablóny programu Excel v ktorejkoľvek z týchto kategórií nájdete v časti Šablóny pre program Excel na lokalite Microsoft Office Online.

Spoločné používanie Accessu a Excelu

Možno budete chcieť využívať výhody, ktoré oba programy ponúkajú. Môžete napríklad vytvoriť hárok v Exceli, v ktorom môžete počítať a analyzovať údaje. Hárok sa však stáva príliš veľkým a zložitým a mnohí ďalší používatelia potrebujú prístup k údajom. V tejto chvíli možno budete chcieť importovať alebo prepojiť hárok do Accessu a používať ho ako databázu, namiesto toho, aby ste s ním pracovali v Exceli. Možno máte údaje v databáze Accessu, pre ktoré chcete vytvoriť podrobné zostavy kontingenčných tabuliek Excelu a profesionálne excelové grafy.

Bez ohľadu na to, ktorý program použijete ako prvý, vždy môžete preniesť údaje z jedného programu do druhého, kde s nimi môžete ďalej pracovať. S pripojením údajov alebo bez neho môžete preniesť údaje do Accessu z Excelu (a naopak) ich kopírovaním, importovaním alebo exportom.

Ďalšie informácie o výmene údajov medzi oboma programami nájdete v téme Premiestnenie údajov z Excelu do Accessu.