Microsoft 365 Copilot vám môže pomôcť rýchlejšie vytvoriť stručné rozhodnutie, ale nie každá časť briefu by mala byť delegovaná. Stručné rozhodnutia často zahŕňajú výskum, analýzy, úsudok a záväzky. Časť tejto práce sa dobre hodí pre funkciu Copilot. Niektoré z nich stále potrebujú, aby ste viedli.
Tento scenár ukazuje, ako sa rozhodnúť, ktoré časti rozhodovacieho briefu by mal Copilot spracovať. Cieľom nie je používať Copilota všade, ale používať ho tam, kde prináša pridanú hodnotu bez zníženia zodpovednosti.
Scenár: Rozdelenie stručnej práce s rozhodnutím na úlohy pred delegovaním
Pripravujete stručné rozhodnutie pre vedúcich pracovníkov o tom, či po zmiešaných výsledkoch pokračovať, zmeniť alebo ukončiť pilotný projekt. Niektoré tímy zaznamenali výhody, ale prijatie je rôzne, pripomienky zahŕňajú nadšenie aj obavy a vplyv nákladov alebo personálu zostávajú nejasné.
Máte zdrojový materiál vrátane súhrnov pilotného projektu, poznámok zo schôdzí, motívov pripomienok, údajov o prijatí a prvotných odhadov nákladov. Toto rozhodnutie môže ovplyvniť budúce investície, expanziu, zmeny v uvedení alebo skončenie tohto úsilia.
Pred použitím Copilota rozdeľte prácu na menšie úlohy. Rutinnú prácu, ako je usporiadanie zdrojového materiálu, zhrnutie vzorov pripomienok a príprava prehľadu, sa často ľahšie kontroluje a deleguje. Úlohy, ktoré formujú odporúčania, interpretujú dôkazy alebo ovplyvňujú rozhodnutia, vyžadujú väčšiu ľudskú angažovanosť.
Vašou úlohou je rozhodnúť sa, kde môže Copilot vytvárať koncepty, kde môže podporiť vaše myslenie a kde musíte mať plný náskok. Copilot môže pomôcť syntetizovať informácie a štruktúrovať koncept, ale za odporúčanie zostávate zodpovední vy.
Ako vyhodnotím stručnú prácu s rozhodnutím pred jej delegovaním?
Pre každú úlohu použite tieto štyri otázky:
- Opakovateľnosť: Má tento krok predvídateľný vzor?
- Dopad: Čo sa stane, ak je táto časť nesprávna?
- Zistenie chýb: Boli by chyby ľahko rozpoznateľné?
- Časová citlivosť: Pomohlo by vám používanie Copilota rýchlejšie pracovať na tejto úlohe bez zbytočného rizika?
Ako mám rozdeliť stručnú prácu s rozhodovaním medzi Copilotom a ľuďmi?
Nasledujúca tabuľka ukazuje praktický spôsob rozdelenia práce tak, aby vám Copilot pomohol zostaviť a navrhnúť, zatiaľ čo ľudia zostanú zodpovední za overenie, stratégiu a schválenie.
| Stručný krok rozhodnutia | Odporúčaný postup | Prečo |
|---|---|---|
| zhromažďovať poznámky, rozhodnutia a existujúci zdrojový materiál, | Copilot spracováva ľudskú kontrolu. | Táto možnosť je často opakovateľná a syntetizovateľná je rýchlejšia ako manuálna. |
| Vytvorte koncept prvej alebo štandardnej sekcie. | Copilot spracováva ľudskú kontrolu. | Štruktúra a prvé koncepty predstavujú zvyčajne nízke riziko, ak ich skontrolujete a spresníte. |
| Zhrňte známe ciele pilotného nasadenia, medzníky, zistenia alebo pozadie. | Copilot spracováva ľudskú kontrolu. | Takto môžete ušetriť čas, ale aj tak musíte potvrdiť, čo je aktuálne, úplné a relevantné. |
| Formovanie odporúčania, kompromisov a obchodného prípadu. | Copilot podporuje, ale zostáva vedený človekom. | Je to práca náročná na úsudok. Logika, umiestnenie a finálna správa sú vašou rukou. |
| Potvrďte dátumy, rozpočet, vlastníkov, rozsah, závislosti a predpoklady. | Neustále vedený človekom. | Tieto podrobnosti môžu mať veľký účinok a musia byť overené v dôveryhodných zdrojoch. |
| Schváľte stručné informácie o konečnom rozhodnutí a rozhodnite sa ho zdieľať. | Neustále vedený človekom. | Zodpovednosť, schválenie a úsudok zainteresovaných strán by sa nemali delegovať. |
Ako môžem používať Copilota a zároveň zostať zodpovedný?
Keď už viete, ktoré časti by mal Copilot spracovať, môžete ho používať účelnejšie.
Copilota môžete napríklad požiadať:
- Zhrňte pripomienky k pilotnému nasadeniu a poznámky o prijatí do krátkej sekcie na pozadí.
- Premeňte hrubé body na prvý návrh osnovy pre stručné rozhodnutie.
- Navrhnite jasnejšiu štruktúru zistení, rizík, závislostí a možností.
Tieto časti by ste zvyčajne mali uchovávať pod kontrolou ľudí:
- Posledné odporúčanie.
- Ako by sa mali interpretovať zmiešané dôkazy.
- Úroveň dôvery v stručné rozhodnutie.
- Ako sa rámcujú kompromisy.
- o čo žiadate účastníci projektu, aby schválili.
- Informácie, či je stručný prehľad s rozhodnutím pripravený na zdieľanie.
Copilot vám môže pomôcť postupovať rýchlejšie, ale nepreberá zodpovednosť za zadanie rozhodnutia. Ak je odporúčanie slabé, neúplné alebo zavádzajúce, je to stále vašou zodpovednosťou.
Príklady príkazov, ktoré vám pomôžu uskutočniť hovor
Pomocou funkcie Copilot sa môžete rozhodnúť, akú časť pracovného postupu s rozhodovaním chcete delegovať.
Rozdelenie práce na úlohy
Uveďte zoznam hlavných úloh pri príprave tohto stručného prehľadu s rozhodnutím. Samostatné práce na navrhovaní, analýze, overovaní a schvaľovaní. |
|---|
Vyhodnotenie jednotlivých úloh
|
Pre každú úlohu vyhodnoťte opakovateľnosť, vplyv, rozpoznateľnosť chýb a časovú citlivosť. Identifikujte, ktoré úlohy sú vhodné na vytvorenie konceptu Copilota a ktoré by mali zostať vedené ľuďmi. |
|---|
Získanie odporúčania
|
Odporučte, ktoré úlohy stručného rozhodovania by mali byť automatizované s ľudskou kontrolou, podporované systémom Copilot a zároveň by ich mal viesť človek alebo by ich mala riešiť výlučne osoba. Vysvetlite dôvody. |
|---|
Kontrolný zoznam pre rýchle rozhodovanie
Predtým, ako použijete funkciu Copilot na koncept častí stručného prehľadu rozhodnutia, potvrďte:
✔️ Opakovateľnosť: Úloha je dostatočne predvídateľná, aby ju Copilot dobre zvládol.
✔️ Dopad: Riziká a vplyv chýb sú zrozumiteľné.
✔️ Zistenie chýb: Výsledok môžete jednoducho skontrolovať a overiť.
✔️ Časová citlivosť: Rýchlosť pridáva skutočnú hodnotu.
Ak je niektorá z týchto otázok nejasná, znížte rozsah toho, čo delegujete. Stiahnite si stručnú referenčnú príručku Rozhodnite sa, kedy je Copilot alebo agent tým správnym nástrojom pre vašu prácu , praktický zdroj, ktorý môžete počas práce navštíviť.
Prečo je toto rozhodnutie dôležité
Takéto stručné rozhodnutie nie je len dokument. Je to odporúčanie o tom, čo by sa malo stať ďalej, keď sú dôkazy zmiešané a v stávke sú skutočné. Copilot môže ušetriť čas pri navrhovaní a syntéze, ale váš úsudok je zodpovedný za zdieľanie rozhodnutia.
Copilota používajte tam, kde vám pomôže pohybovať sa rýchlejšie. Udržujte ľudí na čele tam, kde práca závisí od úsudku, interpretácie, rizika a zodpovednosti.
Tip
Stiahnite si stručnú referenčnú príručku Rozhodnite sa, kedy je Copilot alebo agent tým správnym nástrojom pre vašu prácu, praktický zdroj, ktorý môžete počas práce navštíviť.