V rámci vášho podniku tímy používajú lokality Microsoft SharePoint na spoluprácu na dokumentoch a zdieľanie informácií. Chcete vytvárať sharepointové riešenia, ktoré zlepšia produktivitu a efektivitu vašej organizácie, ale nechcete písať kód. Kde začínate?
Pomocou Microsoft SharePoint Designer 2010 môžete navrhnúť riešenia pracovných postupov bez kódu, ktoré spravujú jednoduché až zložitejšie obchodné procesy v organizácii. Pracovné postupy pridávať logiku do systémových aj ľudských procesov. Pracovné postupy pre systémové procesy môžu aktualizovať jeden zdroj údajov pri zmene iného zdroja údajov. Pracovné postupy pre ľudské procesy môžu odoslať dokument, ako je napríklad vyúčtovanie výdavkov, manažérovi zamestnanca na schválenie a v prípade jeho schválenia účtovnému oddeleniu na spracovanie.
Umožňuje to výkonný, ale intuitívny editor pracovných postupov v SharePoint Designer 2010, ktorý umožňuje vnorenú logiku, podtémy a ďalšie. Ak je napríklad pracovný postup priradený ku knižnici dokumentov alebo ak je filtrovaný podľa typu obsahu Dokument, zobrazí sa skupina kontextových akcií množiny dokumentov. Množina dokumentov je nová funkcia v SharePoint Server 2010, pomocou ktorej sa skupina dokumentov považuje za jednu jednotku, takže akcia pracovného postupu pre množinu dokumentov iteruje na všetky položky v danej množine dokumentov.
Ďalšie nové akcie pracovného postupu zahŕňajú akcie, ktoré tvoria základ troch najobľúbenejších pracovných postupov na SharePoint Serveri – pracovné postupy schválenia, zhromažďovania pripomienok a zhromažďovania podpisov, akcie pomôcok na manipuláciu s reťazcami a dátumami. nová relačná akcia, ktorá používa sharepointový ukladací priestor používateľských profilov na vyhľadanie manažéra osoby; a nové akcie zoznamu, ktoré môže pracovný postup použiť na nastavenie povolení pre položku zoznamu.
Pracovné postupy môžete tiež navrhovať a zdieľať pomocou programu Microsoft Visio so šablónami vývojového diagramu, ktoré možno exportovať do SharePoint Designer 2010.
Tento článok obsahuje základné informácie o pracovných postupoch. Keď rozumiete typom a základným stavebným prvkom pracovných postupov – akciám, podmienkam a krokom – môžete rýchlo pridať pracovné postupy na automatizáciu procesov a zvýšiť produktivitu a efektivitu svojej organizácie.
Obsah tohto článku
Čo je to pracovný postup?
Pracovné postupy predstavujú spôsob, akým organizácia funguje, séria akcií, ktoré zodpovedajú pracovnému procesu, ako je napríklad proces nákupných objednávok. SharePoint 2010 vám pomáha automatizovať tieto pracovné postupy, čím sa zvyšuje efektivita a produktivita organizácie. Dochádza k tomu preto, lebo automatizované pracovné postupy riadia procesy tak, aby sa organizácia mohli sústrediť na prácu a nie na spravovanie procesov.
Pracovné postupy môžu ovládať väčšinu aspektov lokality, zoznamu, knižnice, typu obsahu alebo položky zoznamu SharePointu 2010 vrátane životného cyklu danej položky. Pracovný postup môže zahŕňať akcie vykonávané ľuďmi (alebo účastníkmi pracovného postupu) aj akcie vykonávané pracovným postupom. Účastníci pracovného postupu môžu pracovať s pracovným postupom prostredníctvom určeného zoznamu úloh, kde môže pracovný postup vytvoriť úlohu pre určitú osobu a zostať pozastavený, kým úloha nebude označená ako dokončená.
Pracovné postupy môžu byť rovnako jednoduché alebo zložité, ako vaše obchodné procesy vyžadujú. Môžete vytvoriť pracovný postup, ktorý používateľ spustí, alebo pracovný postup, ktorý sa spustí automaticky na základe udalosti, napríklad pri vytvorení alebo zmene položky zoznamu.
Vo všeobecnosti platí, že ak na navrhovanie pracovného postupu použijete SharePoint Designer 2010, postupujte podľa týchto základných krokov:
-
Vyberte typ pracovných postupov, ktoré chcete vytvoriť: zoznam, opätovne použiteľný zoznam alebo lokalita.
-
Pomocou editora pracovného postupu môžete vybrať a zostaviť podmienky a akcie, ktoré definujú kroky pracovného postupu tak, aby predstavoval proces, ktorý automatizujete.
-
Uložte a publikujte pracovný postup.
-
V prípade potreby prispôsobte automaticky generované formuláre pracovného postupu.
Pracovný postup si môžete predstaviť ako vývojový diagram akcií so začiatkom, koncom a sekvenčným postupom od začiatku do konca. Pracovné postupy môžu zahŕňať paralelné vetvy, ale v konečnom dôsledku postupujú od pôvodnej akcie po konečnú akciu.
Predpokladajme napríklad, že ste mali vytvoriť graf pracovného postupu, ktorý smeruje dokument v SharePointe 2010 na schválenie. Keď sa pracovný postup spustí, e-mailom automaticky upozorní zadaného recenzenta na to, že má dokument na kontrolu. Recenzent potom skontroluje dokument a zmení stav dokumentu tak, aby naznačoval, že dokončil svoju úlohu a či dokument schválil alebo odmietol. Na základe odpovede recenzenta pracovný postup pokračuje smerom nadol v jednej z dvoch paralelných vetiev. Ak recenzent schváli dokument, pracovný postup premiestni schválený dokument do konkrétnej knižnice dokumentov a potom odošle e-mailovú správu celému tímu s oznámením o schválenom dokumente. Ak recenzent dokument odmietne, pracovný postup o tom informuje autora dokumentu. V oboch prípadoch pracovný postup dosiahne svoj koniec a proces sa dokončí.
Diagram 1: Príklad pracovného postupu schválenia
Aký typ pracovných postupov mám navrhnúť?
V SharePointe 2010 existujú tri typy pracovných postupov:
-
Zoznam
-
Opätovne použiteľný zoznam
-
Lokalita
Zoznam pracovných postupov
Pracovný postup zoznamu je typ pracovného postupu, ktorý bol k dispozícii v SharePointe 2007. Keďže obsahuje kontext zoznamu, pre ktorý bol vytvorený, pracovné postupy zoznamu majú automaticky prístup k hodnotám vlastných polí položky zoznamu, v ktorej sa budú spúšťať, napríklad k vlastnému poľu Poznámky pre knižnicu dokumentov. Pracovné postupy zoznamu nie je možné sprístupniť pre iné zoznamy alebo knižnice na tejto alebo iných lokalitách. Ak chcete mať rovnaké funkcie pracovného postupu pre viaceré zoznamy, je potrebné manuálne znova vytvoriť pracovné postupy vo všetkých umiestneniach.
Ak viete, že budete potrebovať iba pracovné postupy, ktoré navrhujete pre konkrétny zoznam, pracovný postup zoznamu má tú výhodu, že automaticky sprístupní vlastné polia zoznamov.
Opätovne použiteľné pracovné postupy zoznamu
Môžete vytvoriť opätovne použiteľný pracovný postup zoznamu (opätovne použiteľný pracovný postup) na lokalite najvyššej úrovne v kolekcii lokalít a tento pracovný postup je možné globálne opätovne použiť, čo znamená, že pracovný postup môže byť priradený k ľubovoľnému zoznamu, knižnici alebo typu obsahu v kolekcii lokalít. Môžete tiež vytvoriť opätovne použiteľný pracovný postup na ľubovoľnej podlokalite v kolekcii lokalít. tento pracovný postup je k dispozícii na opätovné použitie v danej podlokalite.
Môžete tiež exportovať opätovne použiteľný pracovný postup z jednej lokality a potom tento pracovný postup nahrať a aktivovať na inej lokalite. Môžete napríklad vytvoriť opätovne použiteľný pracovný postup v testovacom prostredí, otestovať ho a potom ho exportovať do produkčného prostredia. SharePoint Designer 2010 podporuje export pracovného postupu ako šablóny.
Opakovane použiteľné pracovné postupy predvolene nemajú kontext konkrétneho zoznamu alebo knižnice. Preto predvolene poskytujú iba stĺpce, ktoré sú spoločné pre zoznamy a knižnice, ako napríklad Vytvorené a Vytvorené.
Ak váš opätovne použiteľný pracovný postup vyžaduje, aby sa určité stĺpce nachádzali v zozname alebo knižnici, ku ktorej ste ho prislúchli, môžete tieto stĺpce pridať ako stĺpce priradenia. Stĺpce priradenia sa automaticky pridajú do zoznamu alebo knižnice, keď je opätovne použiteľný pracovný postup priradený k danmu zoznamu alebo knižnici.
Keď vytvoríte opätovne použiteľný pracovný postup, môžete alternatívne filtrovať opätovne použiteľný pracovný postup na konkrétny typ obsahu. To vám umožní pracovať s poľami typu obsahu v SharePoint Designer 2010. Ak je napríklad opätovne použiteľný zoznam pracovných postupov priradený k typu obsahu Dokument, zobrazíte a použijete v poliach pracovného postupu, ktoré sú špecifické pre daný typ obsahu, ako je napríklad identifikácia dokumentu. Potom môžete v prehliadači priradiť opätovne použiteľný pracovný postup ku konkrétnemu typu obsahu alebo k ľubovoľnému typu obsahu, ktorý dedí z daného typu obsahu. Ak priradíte pracovný postup k typu obsahu lokality, daný pracovný postup sprístupníte pre všetky položky daného typu obsahu v každom zozname a knižnici na lokalite, na ktorú bol tento typ obsahu pridaný. Môžete ho dokonca sprístupniť pre lokality v kolekcii, ak je pracovný postup nakonfigurovaný na globálne opätovne použiteľný pracovný postup.
Ak chcete, aby používatelia mohli používať pracovné postupy, ktoré navrhujete na viacerých lokalitách, zoznamoch, knižniciach a typoch obsahu, pravdepodobne najlepšie vyhovuje vašim potrebám opakovane použiteľný pracovný postup. Očakávame, že väčšina pracovných postupov pre SharePoint 2010 bude používať opakovane použiteľné pracovné postupy.
Pracovné postupy lokality
Pracovný postup lokality je priradený k lokalite, nie k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu. Takže na rozdiel od väčšiny pracovných postupov pracovný postup lokality nie je spustený pre konkrétnu položku zoznamu. Z tohto dôvodu mnohé akcie, ktoré sú k dispozícii pre položky, ktoré nie sú k dispozícii pre pracovné postupy lokality.
V prehliadači spustíte pracovný postup lokality alebo zobrazíte stav spustených pracovných postupov lokality kliknutím na ponuku Akcie lokality , kliknutím na položku Zobraziť obsah celej lokality a následným kliknutím na položku Pracovné postupy lokality.
Ak chcete vytvoriť pracovný postup, ale nepotrebujete pre pracovné postupy zoznam, knižnicu ani typ obsahu, pracovný postup lokality pravdepodobne najlepšie vyhovuje vašim potrebám. Môžete napríklad vytvoriť pracovný postup lokality ako spôsob, akým môžu ľudia poskytnúť pripomienky k vašej lokalite.
Prispôsobenie pracovných postupov v SharePoint Server 2010
Pracovné postupy, ktoré sa zhodujú s procesmi vašej organizácie, nemusíte začínať úplne od začiatku. Štyri najobľúbenejšie pracovné postupy v SharePoint Serveri 2007 – Schválenie, Zhromažďovanie pripomienok, Zhromažďovanie podpisov, Pracovné postupy schválenia publikovania – boli úplne vytvorené ako deklaratívne opätovne použiteľné pracovné postupy, čo znamená, že sú teraz plne prispôsobiteľné v SharePoint Designer 2010. Môžete kopírovať a upravovať (odporúča sa) alebo upravovať tieto pracovné postupy, ako aj vlastné opätovne použiteľné pracovné postupy tak, aby vyhovovali potrebám vašej organizácie.
Poznámka: V SharePointe 2010 existujú ďalšie pracovné postupy, napríklad pracovný postup troch stavov, ale nie sú deklaratívnymi pracovnými postupmi, a preto ich nemožno upraviť.
Tieto pracovné postupy sú riadené udalosťami a všetky dôležité udalosti v pracovnom postupe sa zobrazia v editore pracovného postupu, a to pre každú úlohu v procese, ako aj pre celý proces. Môžete napríklad jednoducho pridať podmienky a akcie a definovať, čo sa stane po priradení, uplynutí platnosti alebo dokončení každej úlohy.
Čo sú udalosti, akcie, podmienky a kroky?
Toto sú preddefinované bloky pracovného postupu. Pracovný postup pozostáva z jedného alebo viacerých krokov a každý krok pozostáva z akcií a všetkých súvisiacich podmienok. Každý pracovný postup je iniciovaný udalosťou.
Čo sú udalosti?
Udalosť je to, čo spúšťa alebo inicializuje pracovný postup. Udalosti možno použiť aj na spravovanie časovania akcií v rámci pracovného postupu, ako je napríklad čakanie na zmenu stavu položky. Pracovný postup môžu spustiť tri udalosti:
-
Vytvorí sa položka.
-
Položka sa zmení.
-
Účastník pracovného postupu klikne na tlačidlo Štart na lokalite SharePoint.
Poznámka: Pracovné postupy lokality je možné spustiť len manuálne.
Môžete vytvoriť pracovný postup, ktorý účastník spustí manuálne, alebo pracovný postup, ktorý sa spustí automaticky pri vytvorení alebo zmene položky zoznamu. Chcete napríklad nakonfigurovať vlastný pracovný postup žiadosti o schválenie zmeny návrhu tak, aby ho bolo možné spustiť manuálne a pri zmene položky, ale nie pri prvom vytvorení položky. Na stránke nastavení pracovného postupu vyberte v časti Možnosti spustenia možnosť Vypnúť automatické spustenie pri vytváraní položky.
Keď účastník pracovného postupu spustí pracovný postup manuálne, táto osoba najskôr prejde do zoznamu alebo knižnice, ku ktorej je pracovný postup pripojený. Každá osoba s minimálne úrovňou povolenia na prispievanie môže iniciovať pracovný postup navrhnutý tak, aby sa spustil manuálne. Ak chcete manuálne spustiť pracovné postupy, účastník klikne na položku, klikne na položku Pracovné postupy v ponuke a potom vyberie pracovný postup zo stránky, ktorá zobrazí všetky pracovné postupy dostupné pre danú položku. Účastník v prípade potreby vyplní iniciačný formulár pracovného postupu a potom spustí pracovný postup kliknutím na tlačidlo Štart vo formulári. Inicializácia pracovného postupu vytvorí novú inštanciu daného pracovného postupu pre danú konkrétnu položku.
Poznámka: Príkaz Pracovné postupy je k dispozícii iba vtedy, keď sa položka nachádza v zozname, knižnici alebo je typu obsahu, ku ktorému je pripojený aspoň jeden pracovný postup.
V prípade pracovného postupu, ktorý sa spustí manuálne, môže byť formulár spúšťania rovnako jednoduchý ako obrázok na ľavej strane alebo zložitejší, napríklad obrázok napravo.
Jednoduchá forma
Zložitejší formulár
Pri navrhovaní pracovného postupu môžete do formulára spúšťania pridať aj vlastné polia. Účastníci pracovného postupu potom môžu do pracovného postupu zadať informácie vyplnením tohto formulára a tieto nastavenia sa odovzdajú do pracovného postupu. Spustí sa nová inštancia pracovného postupu a tento pracovný postup potom môže vyhľadať a použiť informácie poskytnuté prostredníctvom formulára kedykoľvek v pracovnom postupe. Môžete tiež zadať polia, ktoré sa použijú vo formulári priradenia pre opätovne použiteľné pracovné postupy.
Čo sú akcie?
Akcia je najzákladnejšou pracovnou jednotkou v pracovnom postupe. SharePoint Designer 2010 poskytuje množinu pripravených opätovne použiteľných akcií, ktoré môžete začleniť do pracovného postupu. Pracovný postup môže napríklad:
-
Vytvárať, kopírovať, meniť alebo odstraňovať položky zoznamu (vrátane dokumentov).
-
Položky vzaté alebo vzatie z projektu.
-
Odoslanie e-mailovej správy.
-
Vytvorte úlohu pre niekoho v zozname úloh tímovej lokality.
-
Zhromažďovanie údajov od účastníka, na ktorý sa môže odkazovať neskôr v pracovnom postupe.
-
Pozastaví alebo zastaví pracovný postup.
-
Zapíšte informácie o pracovnom postupe do zoznamu histórie, ktorý sa má použiť na odmietnutie alebo ladenie pracovného postupu.
-
Nastavte premenné pracovného postupu alebo vykonávajte výpočty.
SharePoint Server 2010 obsahuje tri nové akcie úloh: Spustiť proces schválenia, Spustiť proces pripomienok a Spustiť vlastný proces úlohy. Pracovné postupy "veľkej trojky" zahrnuté v SharePoint Server 2010 – pracovné postupy schválenia, zhromažďovania pripomienok a zhromažďovania podpisov – sú vytvorené pomocou týchto akcií. Akcie schválenia sa týkajú všetkých dôležitých udalostí v procese schvaľovania, vďaka čomu môžete jednoducho navrhnúť proces ľudského pracovného postupu, v ktorom mnoho ľudí interaguje alebo spolupracuje na konkrétnom dokumente.
Pracovný postup môže obsahovať ľubovoľný počet akcií. Práve uvedené akcie vykonáva pracovný postup, ale účastníci pracovného postupu môžu vykonávať iné akcie. Napríklad v pracovnom postupe schválenia vykonáva akt skutočného prezerania a schvaľovania dokumentu účastník pracovného postupu. Akcie vykonávané účastníkom pracovného postupu sú zastúpené úlohami priradenými danej osobe v určenom zozname úloh. Päť akcií v Diagrame1: Príklad pracovného postupu diagramu na začiatku tohto článku:
-
Odoslanie e-mailovej správy s oznámením recenzentovi
-
Kontrola dokumentu (úloha priradená účastníkovi pracovného postupu)
-
Premiestnenie dokumentu do knižnice schválených dokumentov
-
Odoslanie e-mailovej správy s oznámením tímu
-
Odoslanie e-mailovej správy s oznámením autora dokumentu
V najzákladnejšom zmysle, keď navrhujete pracovný postup, identifikujete potrebnú postupnosť akcií a potom zostavíte túto postupnosť akcií pomocou editora pracovného postupu. Príklad pracovného postupu schválenia v diagrame 1: Prvá požadovaná akcia je odoslanie e-mailovej správy s oznámením recenzentovi.
V editore pracovného postupu teda kliknite na prvý krok, zadajte časť alebo celý e-mail a vyberte položku Odoslať e-mail.
Čo sú podmienky?
Pri navrhovaní pracovného postupu môžete použiť editor pracovného postupu na vytvorenie pravidiel, ktoré používajú podmienenú logiku na lokality SharePoint, zoznamy, položky a typy obsahu. Pravidlo vytvára podmienku, v ktorej pracovný postup vykonáva priradenú akciu iba vtedy, ak je podmienka pravdivá. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, v ktorom pracovný postup odošle recenzentom e-mailovú správu iba vtedy, ak položku vytvorí konkrétna osoba. Na jednu vetvu môžete pridať aj viacero podmienok. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, na základe ktorého sa recenzent odošle e-mailovej správe iba v prípade, že položka je (1) vytvorená konkrétnou osobou a (2) názov dokumentu obsahuje konkrétne kľúčové slová. Nakoniec môžete priradiť viacero akcií k jednej podmienke. Môžete napríklad vytvoriť pravidlo, v ktorom ak položku vytvorí konkrétna osoba, potom (1) recenzentovi odošle e-mail a (2) informácie o pracovnom postupe sa zapíšu do zoznamu História.
Aby sme to zhrnuli, pravidlo je jedna alebo viac podmienok priradených k jednej alebo viacerým akciám: Ak sú všetky klauzuly v podmienke pravdivé, vykonajte všetky priradené akcie.
V predchádzajúcom príklade používateľ zadal množinu dvoch podmienok a množinu dvoch akcií pre pracovný postup. V pracovnom postupe však môžete vytvoriť viac vetiev: Ak má podmienka A hodnotu True, vykonajte jednu akciu. ak je podmienka B pravdivá, vykonajte inú akciu. Ak chcete pridať vetvu k kroku, kliknite na položku Vložiť Else-If vetvu. Ak napríklad posudzovateľ schváli dokument v pracovnom postupe schválenia, pracovný postup vykoná jednu sériu akcií. ak recenzent odmietne dokument, rovnaký pracovný postup vykoná inú akciu. Toto je podmienená vetva.
V editore pracovného postupu má tento krok dve vetvy a vyzerá takto.
Môžete tiež vytvoriť vetvu, ktorá nemá podmienku. Týmto spôsobom pracovný postup vykoná jednu akciu, ak je podmienka alebo množina podmienok pravdivá, a inú akciu, ak je nepravdivá. Nasledujúci krok v pracovnom postupe napríklad odošle správu schvaľovateľom iba vtedy, ak je podmienka pravdivá. v opačnom prípade pracovný postup odošle správu iba inicialátorovi pracovného postupu. Pridaním vetvy bez podmienky pracovný postup vykoná akciu v danej vetve v každom prípade, keď je podmienka v prvej vetve nepravdivá.
Poznámka: Ak chcete mať vetvu bez podmienky, musí to byť posledná vetva v podmienenom bloku a nie jediná vetva v podmienenom bloku.
Poznámka: Vetvenie v pracovnom postupe nemôže presahovať z jedného kroku do druhého. Množina vetiev Else If, označovaná aj ako podmienený blok, je vždy obsiahnutá v jednom kroku. Kroky však môžete vnoriť ako čiastkové kroky.
SharePoint Designer 2010 poskytuje niekoľko podmienok pripravených na opätovné používanie, ktoré môžete začleniť do pracovného postupu. Môžete napríklad určiť, že pracovný postup vykoná priradené akcie iba vtedy, ak položka:
-
Vytvorí alebo upraví v určitom časovom rozpätí.
-
Vytvorí alebo upraví konkrétna osoba.
-
Obsahuje pole názvu, ktoré obsahuje zadané kľúčové slová.
-
Je to súbor určitého typu alebo má súbor v konkrétnom rozsahu. (Táto podmienka je k dispozícii len vtedy, keď je pracovný postup pripojený ku knižnici dokumentov.)
Okrem toho môžete vytvoriť vlastné podmienky a rozšírené podmienky v SharePoint Designer 2010 kde môžete zadať širokú škálu parametrov. Pri vlastných podmienkach môžete porovnať pole v aktuálnom zozname s hodnotou. Môžete napríklad vytvoriť vlastnú podmienku, kde ak sa pole Stav schválenia rovná schváleniu, vykonajte priradenú akciu. S rozšírenými podmienkami môžete porovnať jednu hodnotu s inou. Umožní vám to vytvoriť porovnanie medzi poľom v ľubovoľnom zozname a hodnotou z iného zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť rozšírenú podmienku pre knižnicu Zdieľané dokumenty, kde ak sa hodnota poľa Stav v zozname Úloh rovná hodnote Čakajúce, vykonajte priradenú akciu.
Poznámka: Akcia nevyžaduje podmienku. Napríklad prvý krok v diagrame 1: Príklad pracovného postupu schválenia, ktorý sa nachádza na začiatku tohto článku, odošle posudzovateľovi e-mail. Táto akcia nemá priradenú podmienku. Paralelný blok akcií tiež nevyžaduje podmienku.
Paralelné verzus sériové akcie
Ak je k podmienke priradených viac ako jedna akcia, akcie je možné nastaviť tak, aby sa spustili súčasne (paralelne) alebo jedna po druhej (poradové), predvolené nastavenie.
Sériové akcie V nasledujúcom pracovnom postupe môžete napríklad nastaviť dve akcie tak, aby sa po schválení dokumentu dokument skopíroval do knižnice dokumentov Archív a následne sa odošle správa. V editore pracovného postupu potom znamená, že druhá akcia nastane po prvej akcii.
Paralelné akcie V nasledujúcom pracovnom postupe môžete napríklad nastaviť dve akcie tak, aby sa po schválení dokumentu odoslala správa a dokument sa (zároveň) skopíroval do knižnice schválených dokumentov. V editore pracovného postupu a označuje, že druhá akcia sa vykoná v rovnakom čase ako prvá. Je to užitočné najmä pri úlohách a akciách, ktoré zaberajú značný čas. V prípade úloh sa napríklad môže použiť na ovládanie priradenia úloh.
Poznámka: Paralelné akcie nie sú úplne simultánne; presné poradie nie je možné zadať a môže sa líšiť pri každom spustení pracovného postupu.
Poznámky:
-
V pravidle (podmienkach a akciách) sa akcie môžu vyskytovať v rade, paralelne alebo v kombinácii radov a paralelne.
-
Množina sériových alebo paralelných akcií sa musí nachádzať v rámci jedného kroku.
Čo sú kroky?
Pracovný postup sa skladá z jedného alebo viacerých krokov. Každý krok môže obsahovať množstvo akcií a súvisiacich podmienok. Kroky môžete dokonca vnoriť aj v rámci ďalších krokov. Môžete to urobiť, aby ste mohli organizovať svoj pracovný postup. Kroky si môžete predstaviť ako bloky funkčnosti v editore pracovného postupu. Nasledujúci pracovný postup má napríklad dva kroky, ako je to znázornené v editore pracovného postupu.
Kroky umožňujú zoskupiť podmienky a akcie tak, aby sa jedna množina pravidiel (podmienky a akcie) mohla vyhodnotiť a vykonať pred druhou množinou.
Konfigurácia akcií v pracovnom postupe na spustenie pomocou povolení autora pracovného postupu. V SharePoint Designer 2010 môžete použiť kroky zosobnenia, aby pracovný postup vykonával akcie zosobnením autora pracovného postupu namiesto inicialátora pracovného postupu. Kroky zosobnenia sú užitočné najmä pri schvaľovaní a publikovaní, keď ľudia odosielajú obsah na schválenie a ľudia, ktorí schvaľujú obsah, majú rôzne povolenia.
Autor pracovného postupu je poslednou osobou, ktorá pracovný postup publikovala. Keď iný používateľ znova publikuje pracovný postup, autor pracovného postupu sa nezmení v prípade prebiehaných inštancií pracovného postupu. Inštancie pracovných postupov, ktoré sa spúšťajú po opätovnom publikovaní pracovného postupu, budú používať aktualizovaného autora pracovného postupu.
Poznámka: Kroky zosobnenia možno pridať iba do koreňového adresára pracovného postupu a nie je možné ich vnoriť v inom kroku.
V nasledujúcom scenári osoba, ktorá inicializuje pracovné postupy, nemá povolenia na pridanie súboru do knižnice archívu, ale autor pracovného postupu to urobí. Keď osoba spustí pracovný postup, ak sa podmienka vyhodnotí ako true v kroku zosobnenia, dokument sa skopíruje do knižnice archívu pomocou povolení autora pracovného postupu. Krok 2 nie je krokom zosobnenia, preto sa spúšťa ako iniciátor pracovného postupu. Najvhodnejším postupom je použiť kroky zosobnenia len pre minimálnu množinu akcií, ktoré vyžadujú povolenia autora pracovného postupu na úspech.
Jeden alebo viacero krokov? Niektoré pracovné postupy môžu byť navrhnuté buď ako postupnosť akcií v rámci jedného kroku, alebo ako postupnosť krokov. Napríklad akcie v nasledujúcom kroku môžu byť rozdelené do samostatných krokov alebo vnorené s podmieneným blokom ako samostatnými krokmi
Nižšie je uvedený príklad procesu pomocou vnorených krokov v podmienenom bloku.
Kroky predstavujú spôsob usporiadania pracovného postupu. Presne to, ako sa používajú kroky v pracovných postupoch, je vo veľkej miere až na osobné preferencie. Pracovný postup môže mať napríklad veľa akcií v kroku, ktorý nepoužíva podmienky. V tomto prípade možno budete chcieť oddeliť akcie do krokov, aby ste ich mohli lepšie usporiadať. Pravidlá v jednom kroku sa spracujú na uzatvorenie pred prechodom na ďalší krok, takže chcete zoskupiť rovnaké pravidlá kroku potrebné na vykonanie požadovanej akcie alebo akcií.
Čo sú formuláre pracovného postupu?
Ak chcete, aby bol pracovný postup dynamickejší a flexibilnejší, môžete do pracovného postupu pridať formulár. Pomocou formulára môžete zhromažďovať informácie od účastníkov pracovného postupu v preddefinovaných časoch v pracovnom postupe a účastníkom umožňuje pracovať s úlohami daného pracovného postupu a zabezpečiť, aby boli údaje k dispozícii pre opätovne použiteľné pracovné postupy bez ohľadu na to, ku ktorému zoznamu, knižnici alebo typu obsahu je priradený.
Pomocou SharePoint Designer 2010 môžete vytvoriť tri typy formulárov pracovného postupu:
-
Inicialačný formulár zhromažďuje informácie od účastníka pracovného postupu pri spustení pracovného postupu. Automaticky sa vygeneruje pri vytváraní pracovného postupu v SharePoint Designer 2010. Iniciačné formuláre sa používateľom zobrazia pri manuálnom spustení pracovného postupu pre danú položku SharePointu. Vo formulári spúšťania môžu používatelia zadať ďalšie parametre alebo informácie o pracovnom postupe tak, ako sa vzťahujú na danú položku SharePointu. Inicialačný formulár môžete použiť napríklad na to, aby ste sa spýtali, kto má skontrolovať dokument a kedy má byť revízia dokončená. SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formulár spúšťania programu InfoPath alebo ASP.NET podľa vašich špecifikácií spúšťania. Ak nie sú potrebné žiadne spúšťacie parametre, formulár bude obsahovať iba tlačidlá Štart a Zrušiť .
-
Vlastný formulár úlohy umožňuje účastníkom pracovného postupu pracovať s úlohami v zozname úloh zadanom pre pracovný postup. Pomocou Sprievodcu vlastnou úlohou môžete jednoducho vytvoriť vlastné polia formulára a pridať ich do vlastného formulára úlohy. Po dokončení navrhovania pracovného postupu SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formuláre programu InfoPath alebo ASP.NET pre vaše vlastné úlohy. Po spustení pracovného postupu a vytvorení úloh používateľ prejde do zoznamu úloh zadaného pre pracovný postup, označí úlohu ako dokončenú a zadá všetky voliteľné alebo požadované informácie špecifické pre pracovný postup. Pracovný postup potom môže reagovať na tieto zmeny, ako je uvedené v pracovnom postupe, alebo vyhľadať a vyhodnotiť tieto informácie v neskorších krokoch pracovného postupu.
-
Opätovne použiteľný pracovný postup predvolene poskytuje iba polia spoločné pre všetky položky, ako napríklad Vytvorené a Upravené. Dôvodom je, že opätovne použiteľný pracovný postup nie je predvolene priradený k zoznamu, knižnici alebo typu obsahu. Formulár priradenia umožňuje priradiť polia k opätovne použiteľnému pracovnému postupu, aby polia boli k dispozícii pri navrhovaní a spustení pracovného postupu.
Keď SharePoint Designer 2010 automaticky vygeneruje formuláre, môžete ich prispôsobiť tak, že prejdete na stránku nastavení pracovného postupu, v časti Forms kliknite na formulár, ktorý chcete prispôsobiť. Formuláre pracovného postupu sú stránky programu InfoPath alebo ASP.NET. Sú uložené na lokalite SharePoint so zdrojovými súbormi pracovného postupu.
Vylepšené funkcie s formulármi InfoPath 2010 na SharePoint Server 2010
Ak je server spustený SharePoint Server 2010 (nie SharePoint Foundation 2010 sám), formuláre pracovného postupu – priradenie, spúšťanie a úloha – sú teraz InfoPath 2010 formuláre. Vzhľad a rozloženie formulárov programu InfoPath môžete jednoducho zmeniť a overovacie pravidlá môžete pridať do formulára programu InfoPath. Ak chcete upraviť formulár pracovného postupu v InfoPath 2010, stačí kliknúť na formulár a program InfoPath otvorí formulár priamo zo služby SharePoint Designer 2010.InfoPath formuláre sú k dispozícii pre zoznamy, knižnice a pracovné postupy.
Kde sú uložené pracovné postupy?
Pracovné postupy sú uložené v knižnici dokumentov na úrovni lokality s názvom Pracovné postupy. Túto knižnicu dokumentov automaticky vytvorí SharePoint Designer 2010. Knižnica dokumentov Pracovných postupov je predvolene v prehliadači skrytá a neobsahuje žiadne zobrazenia zoznamu, napríklad AllItems.aspx alebo EditForm.aspx. Ak chcete zobraziť obsah knižnice pracovných postupov, v SharePoint Designer 2010 na navigačnej table kliknite na položku Všetky súbory a potom na položku Pracovné postupy na hlavnej table.
Poznámky:
-
Možno nebudete môcť zobraziť pracovné postupy pomocou všetkých súborov. Závisí to od konfigurácie servera.
-
Primárnym spôsobom prístupu k pracovným postupom a navrhovania pracovných postupov v SharePoint Designer 2010 je kliknúť na položku Pracovné postupy na navigačnej table.
Knižnica dokumentov pracovných postupov obsahuje priečinok pre každý pracovný postup vytvorený pomocou SharePoint Designer 2010. Priečinok obsahuje zdrojové súbory potrebné pre pracovný postup, napríklad:
-
Súbor značky pracovného postupu (.xoml).
-
Konfiguračný súbor pracovného postupu.
-
InfoPath xsn alebo ASP.NET formuláre aspx potrebné pre pracovné postupy, ako sú napríklad formuláre spúšťania (pre pracovné postupy, ktoré sa spúšťajú manuálne) alebo vlastné formuláre úloh.
Ak chcete upraviť existujúci pracovný postup v SharePoint Designer 2010, na navigačnej table kliknite na položku Pracovné postupy. Na hlavnej table kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný pracovný postup a potom kliknite na položku Upraviť pracovný postup.
Ak chcete skopírovať a upraviť opätovne použiteľný pracovný postup v SharePoint Designer 2010, na navigačnej table kliknite na položku Pracovné postupy. Na hlavnej table kliknite pravým tlačidlom myši na požadovaný opätovne použiteľný pracovný postup a potom kliknite na položku Kopírovať a upraviť.
Oba predchádzajúce postupy otvoria pracovný postup v editore pracovného postupu. Kliknutím na pás s nástrojmi alebo navigáciu s popisom cesty môžete upraviť pracovný postup, spravovať nastavenia a definovať proces úlohy pre pracovný postup.
Editor pracovného postupu poskytuje akciu s názvom Zapisovať do zoznamu histórie. Najvhodnejším postupom je použiť túto akciu v pracovných postupoch na uchovanie záznamu o histórii pracovného postupu. História pracovných postupov je neoceniteľná na skúmanie chýb alebo na účely sledovania a odmietnutia.
Keď vytvoríte pracovný postup, ktorý používa akciu Denník do zoznamu histórie, SharePoint Designer 2010 automaticky vytvorí zoznam s názvom História pracovného postupu. Zoznam sa predvolene vytvorí na adrese http://<názov lokality>/Zoznamy/Workflow%20History. Môžete určiť vytvorenie iného zoznamu histórie pri navrhovaní zoznamu alebo pracovných postupov lokality a pri priradení opätovne použiteľného pracovného postupu zoznamu. Tento zoznam obsahuje stĺpce pre informácie, ako sú identifikácia používateľa, dátum, udalosť a popis chyby. Podobne ako v knižnici dokumentov Pracovné postupy, aj zoznam Histórie je v prehliadači predvolene skrytý, ale v SharePoint Designer 2010 ho možno zobraziť kliknutím na položku Všetky súbory na navigačnej table.
Editor pracovného postupu poskytuje šesť akcií, ktoré interagujú so zoznamom úloh, vrátane priradenia položky To-Do, zhromažďovania údajov od používateľa a priradenia formulára skupine. Pracovné postupy predvolene používajú zoznam úloh, ale možno ho nakonfigurovať tak, aby používal vlastný zoznam úloh. Vlastný zoznam úloh môžete použiť na oddelenie úloh pracovného postupu od iných typov úloh alebo pre problémy súvisiace s povoleniami. Pre každý pracovný postup môžete použiť jeden vlastný zoznam úloh pre všetky pracovné postupy na lokalite alebo vlastný zoznam úloh. Závisí to od technických a organizačných požiadaviek na pracovné postupy.
Keď vytvoríte pracovný postup, ktorý používa niektorú z predchádzajúcich troch akcií, SharePoint Designer 2010 automaticky vytvorí formulár, typ obsahu úlohy a v prípade potreby zoznam úloh. Zoznam úloh je predvolene možné zobraziť v prehliadači na rozdiel od knižnice dokumentov Pracovných postupov a zoznamu Histórie pracovného postupu.
Kde môžem skontrolovať stav pracovného postupu?
Priebeh pracovných postupov vo vybratej položke môžete jednoducho zobraziť prostredníctvom prehliadača. Zobrazenie Všetky položky zoznamu alebo knižnice dokumentov predvolene zobrazuje aktuálny stav pracovných postupov spustených v položke. V nasledujúcom príklade prebieha pracovný postup žiadosti o zmenu návrhu pre dcr miniaplikácie 1.
Poznámky:
-
Ak je k zoznamu alebo knižnici priradených viacero pracovných postupov, bude k dispozícii viacero stĺpcov.
-
Stĺpce je možné odstrániť zo zobrazenia Všetky položky bez vplyvu na funkčnosť pracovného postupu.
-
Stĺpec stavu sa nepridá do zobrazenia, ak už v zobrazení existuje šesť alebo viac stĺpcov vyhľadávania\stavu.
Kliknutím na stav pracovného postupu pre položku, napríklad Prebieha alebo Dokončené, prejdete na stránku stavu pracovného postupu pre konkrétnu položku. Ak chcete zobraziť stav pracovných postupov lokality, kliknite na ponuku Akcie lokality , kliknite na položku Zobraziť obsah celej lokality a potom na položku Pracovné postupy lokality. Na stránke stavu pracovného postupu nájdete informácie o:
-
Kto inicioval pracovné postupy a kedy pre položku
-
Úlohy priradené k pracovnému postupu položky
-
História pracovného postupu pre položku, napríklad čas spustenia pracovných postupov a čas jej dokončenia
Vizualizácia pracovného postupu
Zobrazí sa aj vizualizácia pracovného postupu pre stav pracovného postupu, ak:
-
Možnosť Zobraziť vizualizáciu pracovného postupu na stránke stavu bola vybratá v SharePoint Designer 2010 pri publikovaní pracovného postupu
-
Počítač, z ktorého boli publikované pracovné postupy, mal nainštalovaný Visio Premium 2010
-
Pracovný postup je spustený na SharePoint Server 2010
-
Grafické služby programu Visio sú spustené na serveri
Poznámka: Na zobrazenie vizualizácie pracovného postupu nie je potrebné program Visio nainštalovať do lokálneho počítača.
S vizualizáciou pracovného postupu sa diagram Visia pracovného postupu automaticky vytvorí a zobrazí vo webovej časti Visio na stránke Stavu pracovného postupu. Vizualizácia pracovného postupu zobrazuje dynamické zobrazenie toho, kde sa nachádza konkrétny pracovný postup.
Ak chcete zobraziť stránku pracovných postupov pre položku, môžete tiež kliknúť na položku v zozname a potom v ponuke kliknúť na položku Pracovné postupy .
Poznámka: Príkaz Pracovné postupy je k dispozícii iba vtedy, keď sa položka nachádza v zozname alebo knižnici, ku ktorému je pripojený aspoň jeden pracovný postup.
Keď používateľ spustí pracovný postup pre položku SharePoint Foundation 2010 alebo SharePoint Server 2010 pridá do zoznamu alebo knižnice nový stĺpec, v rámci ktorého sa položka nachádza. Názov stĺpca sa predvolene zhoduje s názvom pracovného postupu. Tento stĺpec iba na čítanie zobrazuje aktuálny stav položky v rámci daného pracovného postupu. Tento stĺpec stavu sa automaticky pridá pre každý pracovný postup pri prvom spustení.
V každom stĺpci je stav pracovného postupu prepojením. Keď napríklad kliknete na položku Prebieha, zobrazí sa stránka Stav pracovného postupu pre danú inštanciu pracovného postupu.
Navrhované ďalšie kroky
Pracovné postupy predstavujú účinný spôsob, ako pridať logiku aplikácie na lokality a aplikácie SharePointu. Teraz, keď rozumiete základom pracovného postupu, možno budete chcieť začať vytvorením pracovného postupu. Ďalšie informácie o navrhovaní a prispôsobovaní pracovných postupov nájdete v časti Pozrite tiež .
Na začiatok stránky
