Čo je nové v programe Microsoft Access 2010

Zdieľanie databázy na webe

• Použitie šablóny    Päť šablón je k dispozícii Access 2010: kontakty, majetok, projekty, udalosti a charitatívne príspevky. Môžete tiež upraviť ľubovoľnú šablónu pred publikovaním alebo po ňom.

• Od úplného začiatku    Keď vytvoríte prázdnu novú databázu, môžete si vybrať medzi bežnou databázou a webovou databázou. Táto voľba ovplyvňuje funkcie a príkazy návrhu, ktoré sa zobrazujú, takže je jednoduché uistiť sa, že vaša aplikácia je kompatibilná s webom.

• Konvertovanie existujúcej databázy na webovú databázu    Existujúcu aplikáciu môžete publikovať na webe. Na webe nie sú podporované všetky funkcie počítačových databáz, takže možno budete musieť prispôsobiť niektoré funkcie aplikácie.

  Môžete spustiť novú webovú kontrolu kompatibility, ktorá vám pomôže identifikovať a opraviť všetky problémy s kompatibilitou.

• Intranet alebo internet    Môžete publikovať na vlastný SharePoint Server alebo môžete použiť hosťované riešenie SharePointu.

  Poznámka: Na používanie webovej databázy sa vyžaduje používateľské konto. Anonymný prístup sa nepodporuje.

Ďalšie informácie o webových databázach nájdete v článku Vytvorenie databázy na zdieľanie na webe.

Nový Zostavovač makier

Access 2010 ponúka novú Zostavovač makier, ktorá obsahuje IntelliSense a čisté jednoduché rozhranie.

1. Vyberte akciu v zozname...

2.... alebo dvakrát kliknite na akciu v katalógu akcií a pridajte ju do makra.

3. karta návrh sa zobrazí, keď pracujete na makre.

Po pridaní akcie sa v Zostavovači makier zobrazia ďalšie možnosti. Ak napríklad pridáte akciu "if", zobrazí sa:

Pozrite si nasledujúce video a zistite, ako funguje nový Zostavovač makier.

Okrem tradičných makier použijete novú Zostavovač makier na vytvorenie údajových makier, novú funkciu.

Údajové makrá: Zmena údajov na základe udalostí

Údajové makrá pomáhajú pri podpore agregátov vo webových databázach a poskytujú spôsob implementácie spúšťačov v ľubovoľnej Access 2010 nej databáze.

Predpokladajme napríklad, že máte pole dokončenia a pole stavu. Údajové makro môžete použiť na nastavenie dokončenia na 100 , keď nastavíte stav na hodnotu Dokončené, a 0 pri nastavovaní stavu na nespustené.

V nasledujúcom videu sa zobrazujú údajové makrá v akcii.

Vylepšený Zostavovač výrazov

Zostavovač výrazov teraz ponúka funkciu IntelliSense, takže počas písania môžete zobraziť svoje možnosti. Zobrazí sa aj Pomocník pre aktuálne vybratú hodnotu výrazu v okne Zostavovača výrazov. Ak napríklad vyberiete funkciu Trim, v Zostavovači výrazov sa zobrazí:

Funkcia Trim (String) vráti hodnotu typu Variant (String), ktorá obsahuje kópiu zadaného reťazca bez úvodných a koncových medzier.

Ďalšie informácie nájdete v článku Používanie Zostavovača výrazov.

Vypočítavané polia

Môžete vytvoriť pole, ktoré zobrazuje výsledky výpočtu. Výpočet musí odkazovať na iné polia v tej istej tabuľke. Zostavovač výrazov sa používa na vytvorenie výpočtu.

Nové šablóny databázy

Access 2010 obsahuje sadu profesionálne navrhnutých databázových šablón na sledovanie kontaktov, úloh, udalostí, študentov a aktív, medzi inými typmi údajov. Môžete ich použiť ihneď alebo ich vylepšiť a spresniť, aby ste mohli sledovať informácie presne tak, ako chcete.

Každá šablóna je úplnou aplikáciou na sledovanie, ktorá obsahuje preddefinované tabuľky, formuláre, zostavy, dotazy, makrá a vzťahy. Šablóny sú navrhnuté tak, aby boli okamžite užitočné mimo poľa, aby ste mohli rýchlo začať pracovať. Ak návrh šablóny vyhovuje vašim potrebám, môžete začať pracovať. V opačnom prípade môžete použiť šablónu na získanie náskoku pri vytváraní databázy, ktorá spĺňa vaše konkrétne požiadavky.

Okrem šablón, ktoré sú súčasťou Access 2010, môžete sa pripojiť k Office.com a stiahnuť ďalšie šablóny.

Časti aplikácie na pridávanie funkcií do existujúcej databázy

Do existujúcej databázy môžete jednoducho pridať funkciu použitím časti aplikácie. Nové v Accesse 2010 je súčasťou aplikácie šablóna, ktorá obsahuje časť databázy, napríklad vopred naformátovanú tabuľku, alebo tabuľku s priradeným formulárom a zostavou. Pridajte napríklad časť aplikácie úlohy do databázy a získate tabuľku úlohy, formulár úlohy a možnosť na prepojenie tabuľky úlohy s inou tabuľkou v databáze.

Ďalšie informácie nájdete v článku Uloženie a opätovné použitie prvkov návrhu databázy.

Vylepšené údajové zobrazenie

Tabuľku môžete vytvoriť a začať používať bez toho, aby ste museli vopred definovať polia – stačí kliknúť na položku Tabuľka na karte vytvoriť a začať zadávať údaje do nového údajového hárka, ktorý sa zobrazí. Access 2010 automaticky určí najvhodnejší typ údajov pre každé pole tak, aby ste boli v žiadnom okamihu v prevádzke. Stĺpec kliknutím na pridanie zobrazuje len miesto, kam chcete pridať nové pole, a ak potrebujete zmeniť typ údajov alebo formát zobrazenia nového alebo existujúceho poľa, môžete použiť príkazy na páse s nástrojmi na karte polia . Môžete tiež prilepiť údaje z tabuliek programu Microsoft Excel do nového údajového hárka – Access 2010 vytvorí všetky polia a automaticky rozpozná typy údajov.

Tabla Zoznam polí

Tabla Zoznam polí umožňuje pridať polia z iných tabuliek. Polia z tabuľky v zdroji záznamov môžete presúvať z súvisiacich tabuliek alebo z nesúvisiacich tabuliek v databáze. Ak je potrebný vzťah medzi tabuľkami, automaticky sa vytvorí alebo sa zobrazí výzva procesom.

Zobrazenie rozloženia pomáha zrýchliť návrh formulárov a zostáv

Pomocou zobrazenia rozloženia môžete pri zobrazení údajov vo formulári alebo zostave vykonávať zmeny návrhu.

Zobrazenie rozloženia obsahuje niekoľko vylepšení a vyžaduje sa, ak navrhujete formulár alebo zostavu pre web.

Pás s nástrojmi

Pás s nástrojmi je kolekcia kariet obsahujúcich skupiny príkazov, ktoré sú usporiadané podľa funkcií a funkcií. Pás s nástrojmi nahradí vrstvy ponúk a panelov s nástrojmi, ktoré sa nachádzajú v starších verziách programu Access. Na nasledujúcom obrázku sa zobrazuje pás s nástrojmi s vybratou kartou domov .

K hlavným funkciám pása s nástrojmi patrí:

• Karty príkazov – karty, ktoré zobrazujú príkazy, ktoré sa bežne používajú, aby ste mohli nájsť požadované príkazy, keď ich potrebujete.

• Karty kontextových príkazov – karta príkazu, ktorá sa zobrazí v závislosti od kontextu – čiže objekt, na ktorom pracujete, alebo úlohu, ktorú vykonávate. Karta kontextový príkaz obsahuje príkazy, ktoré sa s najväčšou pravdepodobnosťou použijú na to, čo robíte.

• Galérie – nové ovládacie prvky, ktoré zobrazujú ukážku štýlu alebo možnosti, aby sa vám zobrazili výsledky skôr, než sa dopustíte na výber.

Zobrazenie Backstage

Nové v Access 2010 zobrazenie Backstage obsahuje príkazy, ktoré použijete na celú databázu, ako je napríklad kompaktná a oprava, alebo otvorte novú databázu. Príkazy sú usporiadané na kartách na ľavej strane obrazovky a každá karta obsahuje skupinu súvisiacich príkazov alebo prepojení. Ak napríklad kliknete na položku nové, zobrazí sa Množina tlačidiel, ktoré umožňujú vytvoriť novú databázu úplne od začiatku, alebo výberom z knižnice profesionálne navrhnutých databázových šablón.

Mnohé príkazy, ktoré nájdete v zobrazení Backstage, boli k dispozícii v ponuke súbor v starších verziách Accessu, okrem naposledy otvorených databáz a (ak ste pripojení na Internet), prepojenia na články Office.com.

Ak chcete prejsť do zobrazenia Backstage, kliknite na kartu súbor .

Navigačná tabla

Zoznam navigačnej tably poskytuje jednoduchý prístup k všetkým objektom v aktuálne otvorenej databáze.

Pomocou navigačnej tably môžete usporiadať objekty podľa typu objektu, dátumu vytvorenia, dátumu úpravy, súvisiacej tabuľky (na základe závislostí objektov) alebo vo vlastných skupinách, ktoré vytvoríte. Potrebujete viac priestoru na prácu na návrhu formulára? Navigačnú tablu môžete jednoducho zbaliť tak, aby zaberala málo miesta, ale stále zostáva k dispozícii.

Objekty s kartami

Tabuľky, dotazy, formuláre, zostavy a makrá sa predvolene zobrazujú v okne Accessu ako objekty s kartami.

Môžete zmeniť toto nastavenie na databázu a namiesto kariet použiť objekty Windowsu.

kliknutím na karty objektov môžete jednoducho prepínať medzi rôznymi objektmi.

Okno pomocníka

Access 2010 ponúka prístup k referenčnému obsahu vývojára pre vývojárov v tom istom okne Pomocníka. Tieto dva systémy obsahujú rôzne typy obsahu pomoci. Zobrazovač Pomocníka vám umožní vybrať obsah, ktorý sa má zobraziť. Rozsah vyhľadávania môžete zmeniť iba na referenčný obsah vývojára Accessu, napríklad. Bez ohľadu na nastavenia, ktoré vykonáte v okne Pomocníka, bude mať všetok referenčný obsah Pomocníka Accessu a Accessu vždy k dispozícii online, na Office.com alebo na lokalite MSDN.

Karta Vytvoriť

Pomocou karty vytvoriť môžete rýchlo vytvárať nové formuláre, zostavy, tabuľky, dotazy a ďalšie databázové objekty. Ak na navigačnej table vyberiete tabuľku alebo dotaz, môžete vytvoriť nový formulár alebo zostavu na základe tohto objektu jedným kliknutím pomocou príkazu formulár alebo Zostava .

Nové formuláre a zostavy vytvorené týmto procesom jediným kliknutím používajú aktualizovaný návrh na zjednodušenie vizuálnej príťažlivosti a okamžitého užitočnosti. Automaticky generované formuláre a zostavy získajú profesionálny vzhľad s hlavičkami, ktoré obsahujú logo a názov. Okrem toho automaticky generovaná zostava obsahuje aj dátum a èas, ako aj informatívne päty a súčty.

Zobrazenie zostavy a zobrazenie rozloženia

Tieto zobrazenia, ktoré sú rozšírené v Access 2010, vám umožňujú interaktívne pracovať s formulármi a zostavami. Pomocou zobrazenia zostavy môžete prehľadávať presné vykresľovanie zostavy bez toho, aby ste ich museli vytlačiť alebo zobraziť v ukážke pred tlačou. Ak sa chcete zamerať na určité záznamy, použite funkciu Filter alebo použite operáciu vyhľadávania na vyhľadanie zhodného textu. Príkaz Kopírovať môžete použiť na skopírovanie textu do schránky alebo kliknutím na aktívne hypertextové prepojenia zobrazené v zostave sledovať prepojenie v prehliadači.

Zobrazenie rozloženia umožňuje vykonávať zmeny návrhu počas prehľadávania údajov. Zobrazenie rozloženia môžete použiť na vytvorenie mnohých bežných zmien návrhu počas zobrazenia údajov vo formulári alebo zostave. Pole môžete napríklad pridať presunutím názvu poľa z tably nový Zoznam polí alebo zmenou vlastností pomocou hárka vlastností.

Zobrazenie rozloženia teraz ponúka vylepšené rozloženia návrhu – skupiny ovládacích prvkov, ktoré môžete upraviť ako jednu, aby ste mohli jednoducho zmeniť usporiadanie polí, stĺpcov, riadkov alebo celých rozložení. Môžete tiež odstrániť pole alebo jednoducho pridať formátovanie v zobrazení rozloženia.

Zjednodušené vytvorenie zoskupenia a zoradenia v zostavách

Access má nový spôsob zoskupovania a zoraďovania údajov v zostavách a na sčítanie súčtov. Rozhranie je jednoduché na navigáciu a porozumenie a pri použití s novým zobrazením rozloženia sa okamžite zobrazí efekt zmien.

Predpokladajme, že chcete zobraziť celkový predaj podľa oblastí v zostave. Pomocou zobrazenia rozloženia a tably Zoskupenie, zoradenie a súčet môžete pridať úroveň skupiny a požiadať o celkový súčet – a v zostave Zobraziť zmeny naživo. Riadok súčtu umožňuje pridať súčet, priemer, počet, maximum alebo minimum do hlavičiek alebo piat zostavy. Jednoduché súčty už nevyžadujú manuálne vytvorenie vypočítavaného poľa. Teraz stačí bod a kliknite na položku.

Vylepšené rozloženia ovládacích prvkov, ktoré vám pomôžu vytvoriť vyleštené formuláre a zostavy

Formuláre a zostavy často obsahujú tabuľkové informácie, ako napríklad stĺpec, ktorý obsahuje názvy zákazníkov alebo riadok, ktorý obsahuje všetky polia pre zákazníka. Tieto ovládacie prvky môžete zoskupiť do rozloženia, ktoré možno jednoducho spracovať ako jednu jednotku vrátane označenia.

Keďže môžete vybrať ovládacie prvky z rôznych sekcií, ako je napríklad menovka v hlavičke alebo päte sekcie, existuje značná flexibilita. Môžete jednoducho:

• Premiestnenie alebo zmena veľkosti rozloženia. Môžete napríklad premiestniť stĺpec naľavo alebo napravo.

• Formátovanie rozloženia. Môžete napríklad nastaviť stĺpec názov zákazníka tučným písmom, aby vynikl.

• Pridanie stĺpca (poľa) k rozloženiu.

• Odstránenie stĺpca (poľa) z rozloženia.

• Zlúčenie alebo rozdelenie buniek

Rozloženia sa uložia spolu s návrhom, aby zostali k dispozícii. V nasledujúcom videu sa dozviete, ako rozloženie funguje vo formulároch a zostavách.

Rozdelenie formulárov na rýchle prehľadávanie údajov

Pomocou rozdeleného formulára vytvorte formulár, ktorý kombinuje údajové zobrazenie a formulárové zobrazenie. Vlastnosť môžete nastaviť tak, aby priradila Accessu, aby sa údajový hárok nachádzal v hornej, dolnej, ľavej alebo pravej časti.

Vložené makrá vo formulároch a zostavách

Použite vložené makrá, aby ste sa vyhli písaniu kódu. Vložené makro je uložené vo vlastnosti a je súčasťou objektu, ku ktorému patrí. Návrh vloženého makra môžete zmeniť bez toho, aby ste sa museli starať o ďalšie ovládacie prvky, ktoré môžu použiť makro, pričom každé vložené makro je nezávislé. Vložené makrá sú dôveryhodné, pretože sa automaticky znemožnia uskutočňovať potenciálne nebezpečné operácie.

Vypočítavané polia

Môžete vytvoriť pole, v ktorom sa zobrazuje hodnota vypočítaná z iných údajov v tej istej tabuľke. Pomocou Zostavovača výrazov môžete vytvoriť výpočet, aby ste mali úžitok z funkcie IntelliSense a jednoduchý prístup k hodnotám výrazov.

Údaje z iných tabuliek nie je možné použiť ako zdroj vypočítavaných údajov. Vypočítavané polia nepodporujú niektoré výrazy.

Polia s viacerými hodnotami

Pole s viacerými hodnotami môže uložiť viac ako jednu hodnotu v jednom zázname. Predpokladajme, že budete musieť priradiť úlohu jednému z vašich zamestnancov alebo zhotoviteľom, ale chcete ju priradiť viacerým osobám. Vo väčšine systémov na správu databáz a vo verziách Accessu starších ako Office Access 2007 ste museli vytvoriť vzťah many-to-many, aby ste to urobili správne.

Polia s viacerými hodnotami sú vhodné najmä v prípade, ak pracujete so zoznamom SharePointu, ktorý obsahuje jeden z typov polí s viacerými hodnotami, ktoré sa používajú v Windows SharePoint Services. Access 2010 je kompatibilná s týmito typmi údajov.

Polia prílohy pre súbory

Typ údajov Attachment umožňuje jednoducho ukladať všetky druhy dokumentov a binárne súbory v databáze bez zbytočného rastu veľkosti databázy. V Accesse sa automaticky komprimujú prílohy, ak je to možné, aby sa minimalizovalo používanie priestoru. Chcete priložiť dokument programu Word k záznamu alebo uložiť rad digitálnych obrázkov v databáze? Pomocou príloh sa tieto úlohy dajú oveľa jednoduchšie. Do jedného záznamu môžete pridať aj viacero príloh.

Polia typu Memo teraz ukladajú text vo formáte RTF a podporujú históriu revízií

Polia typu rich text Memo znamenajú, že v záznamoch už nie je obmedzený obyčajný text. Môžete formátovať text s možnosťami (napríklad tučné písmo, kurzíva, okrem rôznych písiem a farieb a ďalšie bežné možnosti formátovania) a uložiť text v databáze. Formátovaný text je uložený v poli typu Memo vo formáte HTML, ktorý je kompatibilný s typom údajov RTF v Windows SharePoint Services. Novú vlastnosť FormátTextu nastavíte na možnosť RichText alebo obyčajnýtext a informácie sa potom správne naformátujú v ovládacích prvkoch textových polí a v údajovom zobrazení.

Polia poznámok sú užitočné na ukladanie veľkého množstva informácií. Vlastnosť pripojiť iba môžete nakonfigurovať tak, aby sa zachovala História všetkých zmien v poli typu Memo. Históriu týchto zmien potom budete môcť zobraziť. Táto funkcia tiež podporuje funkciu sledovania v Windows SharePoint Services, aby ste mohli tiež použiť Access na zobrazenie histórie obsahu zoznamu lokality SharePoint.

Kalendár na vyskladnenie dátumov

Polia a ovládacie prvky, ktoré používajú typ údajov Date/Time, automaticky získajú podporu vstavaného interaktívneho kalendára. Tlačidlo kalendár sa automaticky zobrazí napravo od dátumu. Chcete vedieť dátum tohto nadchádzajúceho piatku? Kliknite na tlačidlo a kalendár sa automaticky zobrazí, aby vám mohol nájsť a vybrať dátum. Môžete sa rozhodnúť vypnúť kalendár pre pole alebo ovládací prvok pomocou vlastnosti.

Vylepšené nástroje na zoraďovanie a filtrovanie

Predpokladajme, že budete musieť rýchlo nájsť zodpovedajúcu hodnotu alebo zoradiť stĺpec s údajmi. Funkcia automatického filtra rozširuje už výkonné možnosti filtrovania, aby ste sa mohli rýchlo zamerať na potrebné údaje. Môžete jednoducho vybrať z jedinečných hodnôt v stĺpci, čo je užitočné pre situácie, keď si nepamätáte požadovaný názov, alebo môžete hodnoty zoradiť pomocou možností kontextovej ponuky v jednoduchom jazyku, napríklad zoradiť od najstaršieho po najnovšie alebo zoradiť od najmenšieho po najväčšie.

Najbežnejšie možnosti filtrovania sú v príkazoch ponuky jednoducho viditeľné alebo môžete použiť rýchle filtre na obmedzenie informácií na základe zadaných údajov. Možnosti rýchleho filtra sa automaticky zmenia na základe typu údajov, aby sa vám zobrazili rozumné možnosti pre text, dátum a číselné informácie.

Súčty a striedavé farby pozadia v údajových hárkoch

Údajové zobrazenie ponúka riadok súčtu, v ktorom môžete zobraziť súčet, počet, priemer, maximum, minimum, smerodajnú odchýlku alebo odchýlku. Po pridaní riadka súčtu ukážte na šípku v bunke stĺpca a vyberte požadovaný výpočet.

Údajové hárky, zostavy a kontinuálne formuláre podporujú striedavú farbu pozadia pre riadky, ktoré môžete nakonfigurovať nezávisle od predvolenej farby pozadia. Podfarbenie všetkých ostatných riadkov je jednoduché a vy si môžete vybrať ľubovoľnú farbu.

Podmienené formátovanie

Access 2010 pridáva nové funkcie podmieneného formátovania, ktoré vám umožnia dosiahnuť niektoré rovnaké štýly formátovania, ktoré sú k dispozícii v Exceli. Môžete napríklad pridať údajové pruhy, aby sa stĺpec čísel čitateľnejší, ako je to znázornené na nasledujúcom obrázku:

Zhromažďovanie údajov pomocou formulárov programu InfoPath a Outlooku

Funkcia zhromažďovania údajov pomáha zhromažďovať pripomienky pomocou Outlooku a voliteľne aj programu InfoPath. Môžete automaticky vygenerovať formulár programu InfoPath alebo formulár HTML a vložiť ho do tela e-mailovej správy. Formulár potom môžete odoslať príjemcom vybratým z kontaktov programu Outlook alebo menom príjemcov uložených v poli v databáze Accessu.

Môžete vybrať, či chcete zhromažďovať nové informácie alebo aktualizovať existujúce informácie. Príjemcovia potom doplnia formulár a vrátia sa. Outlook rozpozná prichádzajúce formuláre a automaticky ukladá údaje v databáze Accessu – nepožaduje sa žiadne prepísanie.

Exportovanie do formátu PDF a XPS

V Access 2010 môžete exportovať údaje do formátu PDF (Portable Document Format) alebo XPS (XML Paper Specification) na tlač, vysielanie a distribúciu e-mailov za predpokladu, že najskôr nainštalujete doplnok publikovať ako súbor PDF alebo XPS. Exportovanie formulára, zostavy alebo údajového hárka do súboru. PDF alebo. XPS vám umožní zachytiť informácie v jednoduchom rozšírenom formulári, ktorý si zachová všetky charakteristiky formátovania, ale nevyžaduje, aby iní používatelia mohli v počítačoch nainštalovať prístup na tlač alebo kontrolu výstupu.

• Formát Portable Document Format    PDF je elektronický formát súborov s fixným rozložením, v ktorom sa zachováva formátovanie dokumentu a pomáha pri zdieľaní súborov. Formát PDF zabezpečuje, že keď sa súbor zobrazuje online alebo vytlačí, zachová presne požadovaný formát a údaje v súbore sa nedajú jednoducho kopírovať alebo zmeniť. Formát PDF je vhodný aj pre dokumenty určené na rozmnoženie komerčnými tlačiarenskými metódami.

• Špecifikácia papiera XML    Formát XPS je elektronický formát súboru, ktorý zachováva formátovanie dokumentu a pomáha pri zdieľaní súborov. Formát XPS zabezpečuje, že pri zobrazení súboru v režime online alebo pri tlači sa zachová presne určený formát a údaje v súbore sa nedajú jednoducho kopírovať alebo zmeniť.

Zjednodušenie práce s externými údajmi

Teraz sa môžete pripojiť k webovej službe ako externý zdroj údajov. Budete potrebovať definičný súbor webovej služby poskytnutý správcom webovej služby. Po inštalácii definičného súboru môžete vytvoriť prepojenie na údaje webovej služby ako prepojenú tabuľku.

Nové funkcie zjednodušujú importovanie a exportovanie údajov. Operáciu importu alebo exportu môžete uložiť a potom znova použiť uloženú operáciu pri ďalšom vykonávaní rovnakej úlohy. Sprievodca importovaním z tabuľkového hárka umožňuje prepísať typ údajov, ktorý ste vybrali v Accesse, a môžete importovať, exportovať a prepojiť súbory, ktoré majú Office Excel 2007 najmenej formátov súborov.