Implementácia spravovania záznamov

Vytvorenie lokality centra záznamov

Odporúčame vytvoriť centrum záznamov ako kolekciu lokalít najvyššej úrovne, nie ako podlokalitu. Ak chcete vytvoriť kolekciu lokalít, musíte byť členom skupiny správcov SharePoint v počítači s webovou SharePoint centrálnej správy.

V SharePoint Online môžete vytvoriť lokalitu centra záznamov z lokality najvyššej SharePoint záznamov. Kliknite na položku + Vytvoriťlokalitu a začnite krokom 4 nižšie.

1. Začnite SharePoint 2013 alebo 2016.

   • Pre Windows Server 2008 R2:

     • Kliknite na tlačidlo Štart,kliknite na položku Produkty Microsoft SharePoint 2013 alebo Produkty Microsoft SharePoint 2013a potom kliknite na položku Centrálna správa služieb SharePoint 2013 alebo centrálna správa SharePoint 2016.

   • Pre Windows Server 2012:

     • Na domovskej obrazovke kliknite na položku SharePoint centrálnej správy 2013 alebo SharePoint centrálnej správy z roku 2016.

       Ak SharePoint centrálna správa z roku 2013 SharePoint centrálna správa z roku 2016 na domovskej obrazovke:

     • Kliknite pravým tlačidlom myši napoložku Počítač , kliknite na položku Všetky aplikácie a potom kliknite na položku SharePoint na položku Centrálna správa SharePoint 2013 alebo centrálna správa SharePoint 2016.

2. Na webovej lokalite centrálnej správy kliknite v časti Správa aplikácií na položku Vytvoriť kolekcie lokalít.

3. Ak na stránke Vytvorenie kolekcie lokalít v časti Webová aplikácia nie je vybratá webová aplikácia, v ktorej chcete vytvoriť kolekciu lokalít, kliknite na šípku nadol. V ponuke Webová aplikácia kliknite na položku Zmeniť webovúaplikáciu a potom kliknite na webovú aplikáciu, v ktorej chcete vytvoriť kolekciu lokalít.

4. V časti Názov a popis zadajte názov a popis kolekcie lokalít.

5. V časti Adresa webovej lokality vyberte cestu, ktorá sa má použiť pre URL adresu (napríklad zástupný znak cesty zahrnutia, napríklad /sites/, alebo koreňový adresár (/).

   Ak vyberiete cestu zahrnutia pomocou zástupných znakov, musíte zadať aj názov lokality, ktorý chcete použiť v URL adrese svojej lokality.

6. V časti Výber šablóny v zozname Vybrať verziu skúsenosti vyberte SharePoint verzie šablón, ktoré chcete použiť.

   Ak chcete, aby kolekcia lokalít vyzerala ako kolekcia lokalít na serveri SharePoint, vyberte verziu skúseností. Kolekcia lokalít, ktorá používa staršiu verziu používateľského rozhrania, sa spúšťa v novšej verzii balíka SharePoint, ale používateľské rozhranie a používateľské rozhranie kolekcie lokalít budú odrážať staršiu verziu. Kolekcia lokalít, ktorú je možné kedykoľvek inovovať na najnovšiu verziu.

7. V časti Výber šablóny vyberte kartu Podnik a potom kliknite na položku Centrum záznamov.

8. V časti Primárny správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa (vo formulári DOMAIN\meno používateľa), ktorý bude správcom kolekcie lokalít.

9. V časti Sekundárny správca kolekcie lokalít zadajte meno používateľa sekundárneho správcu kolekcie lokalít. Výber sekundárneho správcu kolekcie lokalít je najlepším postupom, ako zabezpečiť, aby niekto mohol spravovať kolekciu lokalít, keď nie je prítomný primárny správca kolekcie lokalít.

10. Ak používate kvóty na správu ukladacieho priestoru pre kolekcie lokalít, v časti Šablóna kvóty kliknite na šablónu v zozname Vyberte šablónu kvóty.

11. Kliknite na tlačidlo OK.

Vytváranie knižníc alebo zoznamov na spravovanie záznamov

Knižnice a zoznamy sú dôležitými prvkami správy záznamov. Slúžia ako kartotéky pre každý typ záznamu, ktorý chcete uložiť alebo spravovať. Priradenie typov obsahu (vysvetlené neskôr) ku knižniciam a zoznamom pomáha kategorizovať záznamy. Odporúčame vytvoriť jednu knižnicu dokumentov alebo zoznam pre každý typ obsahu v pláne súborov záznamov.

Pridanie existujúceho typu obsahu do zoznamu alebo knižnice

Keď do zoznamu alebo knižnice pridáte typ obsahu, tomuto zoznamu alebo knižnici umožníte obsahovať položky tohto typu. Po odoslaní záznamov do centra záznamov sú záznamy smerované do príslušného zoznamu alebo knižnice na základe typu obsahu dokumentu.

Na začiatok stránky

Vytvorenie a pridanie stĺpcov lokality do zoznamov, knižníc alebo typov obsahu

Stĺpce pomáhajú zoskupovať, kategorizovať a sledovať záznamy alebo iné položky. Stĺpec lokality definuje položku metaúdajov, ktoré môžu byť priradené k typu obsahu, zoznamu alebo knižnici. Môžete napríklad pridať stĺpce lokality na definovanie "autora" alebo "dátum dokončená". Pridajte stĺpec lokality k typu obsahu pre záznamy na uloženie položky metaúdajov odoslaných so záznamom alebo na pridanie metaúdajov na spravovanie záznamu.

Vytvorenie stĺpca lokality

1. Na lokalite Centra záznamov kliknite na položku Nastavenia a potom kliknite na položku Možnosti Nastavenia.

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

2. Na stránke Nastavenia lokality v časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku Stĺpce lokality.

3. Na stránke Stĺpce lokality kliknite na položku Vytvoriť.

4. Na stránke Nový stĺpec lokality v časti Názov a typ zadajte do poľa Názov stĺpca názov, ktorý chcete použiť.

5. Vyberte typ informácií, ktoré chcete uložiť do stĺpca, napríklad mena, dátum a čas alebo text.

6. V časti Skupina vyberte existujúcu skupinu, do ktorej chcete uložiť nový stĺpec lokality, alebo vyberte položku Nová skupina a vytvorte novú skupinu na uloženie stĺpca. Skupiny poskytujú možnosť usporiadania stĺpcov a uľahčujú ich vyhľadávanie.

V časti Ďalšie Nastavenia stĺpca vyberte ďalšie potrebné nastavenia stĺpcov. Možnosti dostupné v tejto časti sa líšia v závislosti od typu stĺpca, ktorý ste vybrali v časti Názov a typ. Ak je napríklad typom informácií, ktoré sa majú uložiť do stĺpca, stĺpec Voľba, môžete definovať možnosti enumerovať v sekcii Ďalšie stĺpce Nastavenia stĺpca.

1. Kliknite na tlačidlo OK.

Pridanie stĺpca lokality do typu obsahu záznamov

1. Na domovskej stránke lokality centra záznamov kliknite na položku Nastavenia potom kliknite na položku Lokalita Nastavenia.

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

2. V časti Galérie pre webových dizajnérov kliknite na položku Typy obsahu lokality.

3. Na stránke Typy obsahu lokality kliknite na typ obsahu lokality, ktorý chcete konfigurovať.

4. Po výbere typu obsahu lokality z nadradenej lokality alebo vytvorení nového typu obsahu lokality kliknite na stránke vybratého typu obsahu lokality v časti Stĺpce na položku Pridať z existujúcich stĺpcov lokality.

5. Na stránke Pridať stĺpce do typu obsahu v časti Vybrať stĺpce vyberte skupinu, podľa ktorej chcete filtrovať zo zoznamu Vybrať stĺpce z.

6. Zo zoznamu Dostupné stĺpce vyberte stĺpec, ktorý chcete pridať, a potom kliknite na položku Pridať.

7. V časti Aktualizácia zoznamov a typov obsahu lokality určite, či sa podradené typy obsahu lokality, ktoré dedia z tohto typu obsahu lokality, aktualizujú vašimi zmenami.

8. Po dokončení pridávania stĺpcov kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Vytvorenie politík správy informácií pre záznamy

Politika správy informácií je množina pravidiel pre typ obsahu. Politiky správy informácií umožňujú organizáciám riadiť a sledovať informácie, ako je napríklad obdobie uchovávania obsahu, alebo akcie, ktoré môžu používatelia s daným obsahom vykonávať.

Pridanie funkcií politiky k politike správy informácií

Funkcie politiky, ktoré môžete pridať k politike informácií, sú označenia, auditovanie, uplynutie platnosti a čiarové kódy.

Pridanie funkcie politiky uchovávania údajov k politike správy informácií

1. Na stránke Úprava politiky začiarknite políčko Povoliť uchovávanie údajov.

2. Kliknite na položku Pridať fázu uchovávania a vyberte jednu z nasledujúcich možností obdobia uchovávania, pomocou ktorých môžete určiť dátum uplynutia platnosti dokumentov: Ak chcete nastaviť dátum uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu, vyberte položku Táto fáza vychádza z vlastnosti dátumu položky a potom vyberte akciu(Vytvorené alebo Upravené)a časové obdobie (dni, mesiace alebo roky).

3. Zadajte hodnotu do poľa medzi zoznamami na určenie časového obdobia.

4. Vyberte akciu, ktorá sa má vyskytnúť po uplynutí platnosti dokumentu.

5. Ak chcete, aby sa vybratá akcia opakovala, začiarknite políčko v časti Opakovanie a potom vyberte obdobie opakovania.

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Pridanie funkcie politiky auditovania do politiky správy informácií

1. Na stránke Úprava politiky vyberte v časti Auditovanie položku Povoliť auditovaniea potom začiarknite políčka vedľa udalostí, pre ktoré chcete uchovávať auditovanie.

2. Kliknite na tlačidlo OK.

   Poznámka: Ak chcete zobraziť denníky auditu, na stránke kolekcie Nastavenia kliknite na položku Zostavy denníka auditua potom vyberte zostavu, ktorú chcete zobraziť.

Pridanie funkcie politiky čiarových kódov k politike správy informácií

1. Na stránke Úprava politiky vyberte v časti Čiarové kódy položku Povoliť čiarové kódy.

2. Vyberte položku Zobraziť výzvu na vloženie čiarovéhokódu... ak chcete, aby Office klientske aplikácie od používateľov vyžadovali vloženie čiarového kódu do dokumentov.

Pridanie funkcie politiky označenia do politiky správy informácií

1. Na stránke Úprava politiky začiarknite v časti Menovky políčko Povoliť označenia.

2. Ak chcete, aby používatelia pred uložením alebo tlačou dokumentu vyžadovali vloženie označenia, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie označenia.

3. Ak chcete zabrániť zmene menoviek po ich pridaní, vyberte možnosť Zabrániť zmenám označení po ich pridaní.

4. Do poľa Formát označenia zadajte text, ktorý sa má zobraziť na označení. Môžete použiť ľubovoľnú kombináciu pevných vlastností textu alebo dokumentu s výnimkou vypočítavaných alebo vstavaných vlastností, ako je napríklad globálne jedinečný identifikátor (GUID) alebo vlastnosť Vytvoril. Ak chcete začať nový riadok, použite \n sekvenčné znaky.

5. Vyberte písmo, veľkosť písma, štýl písma a odôvodnenie textu označenia.

6. Do poľa Výška zadajte výšku označenia v centimetrov a šírku označenia v centimetrov do poľa Šírka.

7. Kliknutím na tlačidlo Obnoviť zobrazíte zmeny.

8. Kliknite na tlačidlo OK.

Aktivácia správy záznamov na mieste na úrovni kolekcie lokalít

Prvým krokom pri konfigurácii systému správy priamo na mieste je aktivácia funkcie na úrovni kolekcie lokalít. Aktivácia funkcie povolí príkaz Deklarovať alebo zrušiť deklaráciu záznamu na páse s nástrojmi.

1. Na najvyššej úrovni lokality kliknite na položku Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenia.

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

2. V časti Správa kolekcie lokalítkliknite na položku Funkcie kolekcie lokalít.

3. Vedľa položky Správa záznamov na mieste kliknitena položku Aktivovať.

Konfigurácia nastavení deklarácie záznamov na úrovni kolekcie lokalít

1. Na najvyššej úrovni lokality kliknite na položku Nastavenia a potom kliknite na položku Nastavenia.

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

2. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

3. Ak chcete na stránke Nastavenia záznamov obmedziť možnosti, ktoré je možné urobiť s položkami deklarovanými ako záznamy, vyberte jednu z možností v časti Obmedzenia záznamu.

4. V časti Dostupnosť deklarácie záznamu vyberte, či má byť manuálna deklarácia záznamov predvolene k dispozícii v zoznamoch a knižniciach. Ak vyberiete možnosť Predvolene nie je k dispozícii vovšetkých umiestneniach, záznamy možno deklarovať iba prostredníctvom politiky alebo pracovného postupu.

5. V časti Roly deklarovanej deklarácie vyberte roly, ktoré môžu manuálne deklarovať a hlásiť záznamy.

6. Vyberte tlačidlo OK.

Konfigurácia nastavení deklarácie záznamov na úrovni zoznamu alebo knižnice

Nakonfigurovaním deklarácií záznamov pre zoznam alebo knižnicu môžete získať väčšiu kontrolu nad tým, kde môžu byť položky deklarované ako záznamy. Pri konfigurácii zoznamu alebo knižnice na deklaráciu záznamov môžete položky automaticky deklarovať ako záznamy po ich pridaní do zoznamu alebo knižnice.

1. V zozname alebo knižnici, kde chcete konfigurovať nastavenia deklarácie záznamov, kliknite na páse s nástrojmi na kartu Knižnica alebo Zoznam a potom kliknite na položku Knižnica Nastavenia alebo Zoznam Nastavenia.

   V SharePoint Online kliknite na položku Nastavenia potom na položku Nastavenie zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

2. Na stránke Knižnica alebo zoznam Nastavenia kliknite v časti Povolenia a správana položku Nastavenia deklarácie záznamov.

3. V časti Dostupnosť manuálnej deklarácie záznamov vyberte:

4. či chcete, aby zoznam alebo knižnica používali predvolené nastavenia deklarácie záznamov používané v kolekcii lokalít,

5. či majú mať používatelia vždy povolené manuálne deklarovať položky ako záznamy pre zoznam alebo knižnicu, alebo

6. či používatelia nikdy nemôže manuálne deklarovať záznamy v zozname alebo knižnici.

7. Ak chcete, aby sa všetky položky pridané do zoznamu alebo knižnice automaticky deklarovali ako záznamy, začiarknite políčko v časti Automatická deklarácia.

8. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky