Microsoft 365 ponúka rôzne typy skupín, ktoré môžu pomôcť tímom efektívnejšie spolupracovať. Každý typ skupiny má jedinečný účel, napríklad spravovanie e-mailových konverzácií, zdieľanie súborov alebo organizovanie udalostí. V tomto článku preskúmame rôzne typy skupín v službe Microsoft 365 a možnosti ich použitia, aby ste mohli vybrať ten správny pre potreby spolupráce vášho tímu.
Typy skupín v službe Microsoft 365
-
Skupiny v Microsoft 365 sú určené na spoluprácu v rámci vašej organizácie. Majú skupinovú e-mailovú adresu a lokalitu SharePoint, kde môžete zdieľať dokumenty, poznámky a programy schôdzí. Na riadenie projektov, tímovú komunikáciu a zdieľanie dokumentov môžete použiť Skupiny v Microsoft 365.
-
Distribučné skupiny sa používajú na vysielanie informácií a aktualizácií pre ľudí v rámci organizácie aj mimo nej. Môžu sa použiť na zdieľanie aktualizácií pracovných miest, zmien v organizácii alebo udalostí pre konkrétnu skupinu zákazníkov alebo zamestnancov.
-
Skupiny zabezpečenia sú navrhnuté tak, aby poskytovali prístup k zdrojom služby Microsoft 365 a zjednodušili správu. Môžu sa použiť na udelenie prístupu k dôležitým zdrojom spoločnosti, ako sú nástroje, portály, zostavy a zariadenia, ako sú napríklad tlačiarne.
-
Skupiny zabezpečenia s podporou e-mailu sú ako skupiny zabezpečenia, ale s pridanou možnosťou odosielania e-mailov všetkým členom. Môžu sa použiť na odosielanie noviniek, propagačných akcií a aktualizácií spoločnosti vášmu tímu predaja.
Skupiny je možné vytvárať v aplikáciách Centrum spravovania služby Microsoft 365 alebo Microsoft 365, ako napríklad Outlook, Teams a ďalšie. Skupiny môžete vytvárať online alebo lokálne v závislosti od nastavenia organizácie. Po vytvorení môžete pridať členov, nastaviť povolenia a začať ich používať na spoluprácu, komunikáciu a zdieľanie zdrojov.
Roly vlastníkov, členov a hostí v skupinách
-
Vlastník – vlastník skupiny je osoba, ktorá skupinu vytvorí a má nad ním úplnú kontrolu. Vlastníci môžu pridávať alebo odstraňovať členov, meniť nastavenia skupiny a spravovať zdroje skupín, ako sú súbory a kalendáre.
-
Člen – členovia sú ľudia, ktorých vlastník pridal do skupiny. Členovia môžu získať prístup k zdrojom skupiny a zúčastňovať sa skupinových konverzácií.
-
Hosť – Hostia sú ľudia, ktorí nie sú členmi vašej organizácie, ale vlastník im udelil prístup k skupinovému zdroju. Hostia môžu byť pozvaní, aby sa pripojili k skupine, aby spolupracovali na konkrétnych projektoch alebo poskytli pripomienky. Získajte ďalšie informácie o tom, ako pridať hostí do skupín v Microsoft 365.
Spravovanie skupín v službe Microsoft 365
V službe Microsoft 365 môžete skupinu vytvoriť, spravovať a nakoniec ju aj vyradiť. Pri vytváraní skupiny môže vlastník vybrať typ skupiny, pridať členov a nastaviť povolenia. Po vytvorení skupiny ju môže vlastník spravovať pridaním alebo odstránením členov, zmenou nastavení skupiny a spravovaním zdrojov, ako sú súbory a kalendáre. V určitom okamihu už skupina nemusí byť potrebná a vlastník môže skupinu odísť, čím sa skupina odstráni zo systému a zabráni komukoľvek v prístupe k jej zdrojom.
Je dôležité poznamenať, že skupiny vyžadujú, aby vlastník fungoval správne. Ak skupina nemá žiadneho vlastníka alebo sa vlastník odstráni, automatizovaný systém priradí skupine nového vlastníka. Tento proces pomáha udržiavať skupiny funkčné a zabezpečuje, že za spravovanie skupiny je vždy zodpovedný vlastník. Získajte ďalšie informácie o spravovaní skupín v Microsoft 365 bez vlastníka.
