Konfigurácia priamej správy záznamov

Obsah článku

• Konfigurácia priamej správy záznamov pre kolekciu lokalít

• Konfigurácia priamej správy záznamov pre zoznam alebo knižnicu

Konfigurácia priamej správy záznamov pre kolekciu lokalít

Ak sa riešenie správy záznamov na úrovni zoznamu alebo knižnice, pozrite si tému Konfigurácia priamej správy záznamov pre zoznam alebo knižnicu. Ak sa riešenie správy záznamov vzťahuje na viacero lokalít, nastavenia správy záznamov môžete nakonfigurovať nasledujúcimi spôsobmi:

• Určite druhy obmedzení dokumentu v prípade, ak je dokument deklarovaný ako záznam.

• Určite, či všetky zoznamy alebo knižnice na lokalite umožňujú manuálne deklarovať záznamy.

• Určite, kto môže manuálne deklarovať a rušiť deklaráciu dokumentov ako záznamov.

Konfigurácia Správa umiestnených záznamov pre kolekciu lokalít

1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne.

2. V ponuke Akcie lokality , kliknite na položku Nastavenie lokality

3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

4. Na stránke Nastavenia deklarácie záznamov v časti Obmedzenia záznamu vyberte možnosť, ktorá určuje druh obmedzení aplikovaných na položku v prípade deklarácie ako záznamu. Toto nastavenie neovplyvňuje položky, ktoré už sú deklarované ako záznamy.

5. Žiadne ďalšie obmedzenia    Toto obmedzenie je užitočné, ak majú mať záznamy inú politiku uchovávania údajov ako nezáznamové položky, ale nechcete zablokovať odstraňovanie alebo úpravu záznamov.

6. Blokovať odstránenie    Toto je predvolené obmedzenie pre Centrum záznamov.

7. Blokovať úpravu a odstránenie    Toto obmedzenie je užitočné v prípade, že chcete úplne zamknúť dokument, aby ho nebolo možné upravovať ani odstraňovať. K dokumentu patrí ikona zámky, ktorá vizuálne upozorňuje na to, že položka je zamknutá.
   

1. V časti Dostupnosť deklarácie záznamu vyberte možnosť, ktorá určuje, či sa manuálne deklarované položiek, ako záznamy v zoznamoch a knižniciach podľa predvoleného nastavenia. Ak nie je k dispozícii vo všetkých lokalitách v predvolenom nastaveníje vybratá možnosť, položky môžu byť deklarované ako záznamy iba prostredníctvom politiky alebo pracovného postupu.

   Možnosti v tejto časti umožňujú definovať pre celú kolekciu lokalít to, či sa na páse s nástrojmi zobrazia tlačidlá Deklarovať záznam a Zrušiť deklaráciu záznamu, alebo nie. Ak sa tieto tlačidlá zobrazia na páse s nástrojmi, používatelia s príslušnými povoleniami môžu deklarovať dokument ako záznam.  Každý zoznam alebo knižnica má svoju vlastnú stránku s nastaveniam deklarácie záznamu, ktorá umožňuje obísť nastavenia kolekcie lokalít a zobraziť alebo skryť tlačidlá deklarácie záznamov na páse s nástrojmi. Ak nastavenia deklarácie záznamu nie sú nastavené na úrovni zoznamu alebo knižnice, predvolene sa budú používať nastavenia kolekcie lokalít.
   

   

2. V časti Roly deklarovania určite typy používateľov, ktorí môžu deklarovať alebo rušiť deklarovanie položiek ako záznamov.

3. Všetci prispievatelia do zoznamu a správcovia    Každý používateľ s povoleniami na úpravu položiek v zozname môže deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov.

4. Iba správcovia zoznamu    Deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov môžu iba používatelia s povoleniami na správu zoznamu.

5. Iba akcie politiky    Deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov môžu iba akcie politiky alebo vlastný kód spustený ako systémové konto.
   

   

6. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Konfigurácia priamej správy záznamov pre zoznam alebo knižnicu

Nastavenia správy záznamov môžete nakonfigurovať tak, aby ste povolili alebo zakázali vytváranie záznamov v rámci špecifických zoznamov alebo knižníc na lokalite. Taktiež môžete konfigurovať zoznamy a knižnice, aby sa všetky do nich pridané položky automaticky deklarovali ako záznamy.

C onfigurovať na mieste záznamov správy pre zoznamu alebo Knižnica

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, ktorú chcete konfigurovať pre správu záznamov.

2. Pokiaľ ide o knižnice, v časti Nástroje knižnice kliknite na kartu Knižnica. Pokiaľ ide o zoznamy, v časti Nástroje zoznamu kliknite na kartu Zoznam.

3. Na páse s nástrojmi Knižnica kliknite na položku Nastavenia knižnice. V prípade zoznamov kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

   Poznámka: Ak sa nezobrazuje tlačidlo pása s nástrojmi uvedené v tomto postupe, skúste upraviť rozlíšenie obrazovky alebo veľkosť okna prehliadača, aby ste rozbalili všetky dostupné tlačidlá pása s nástrojmi. Taktiež môžete kliknúť na tlačidlo skupiny a rozbaliť výber tlačidiel danej skupiny.

4. Na stránke Nastavenia zoznamu kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

   
   

5. V časti Dostupnosť manuálnej deklarácie záznamov vykonajte niektorý z nasledujúcich krokov:
   

6. Vyberte, či chcete používať predvolené nastavenie kolekcie lokalít.

7. Povoľte manuálnu deklaráciu záznamov pre tento zoznam alebo knižnicu.

8. Nepovoľte manuálnu deklaráciu záznamov pre tento zoznam alebo knižnicu.
   

9. V časti Automatická deklarácia vyberte, či chcete, aby sa položky vkladané do tohto zoznamu alebo knižnice automaticky deklarovali ako záznamy, alebo nie.

10. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky