Konfigurácia priamej správy záznamov

Aktivácia správy umiestnení záznamov v SharePointe

Ak ste to ešte neurobili, pred vykonaním týchto úloh je potrebné aktivovať spravovanie záznamov na mieste. Ak ste ho aktivovali, vynechajte tieto kroky.

1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne.

2. Kliknite na položku nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality .

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

3. V časti Správa kolekcie lokalítkliknite na položku funkcie kolekcie lokalít.

4. V funkciách kolekcií lokalítvyhľadajte položku Správa umiestnení záznamov a kliknite na položku aktivovať.

Konfigurácia priamej správy záznamov pre kolekciu lokalít

Ak sa riešenie správy záznamov vzťahuje na viacero lokalít, nastavenia správy záznamov môžete nakonfigurovať nasledujúcimi spôsobmi:

• Určite druhy obmedzení dokumentu v prípade, ak je dokument deklarovaný ako záznam.

• Určite, či všetky zoznamy alebo knižnice na lokalite umožňujú manuálne deklarovať záznamy.

• Určite, kto môže manuálne deklarovať a rušiť deklaráciu dokumentov ako záznamov.

Konfigurácia správy umiestnení záznamov pre kolekciu lokalít

1. Prejdite na lokalitu najvyššej úrovne.

2. Kliknite na položku nastavenie a potom na položku Nastavenie lokality .

   Na lokalite SharePoint pripojenej ku skupine kliknite na položku Nastavenie, na položku Obsah lokality a potom na možnosť Nastavenie lokality.

3. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

4. Na stránke Nastavenia deklarácie záznamov v časti Obmedzenia záznamu vyberte možnosť, ktorá určuje druh obmedzení aplikovaných na položku v prípade deklarácie ako záznamu. Toto nastavenie neovplyvňuje položky, ktoré už sú deklarované ako záznamy.

   • Žiadne ďalšie obmedzenia    Toto obmedzenie je užitočné, ak majú mať záznamy inú politiku uchovávania údajov ako nezáznamové položky, ale nechcete zablokovať odstraňovanie alebo úpravu záznamov.

   • Blokovať odstránenie    Toto je predvolené obmedzenie pre Centrum záznamov.

   • Blokovať úpravu a odstránenie    Toto obmedzenie je užitočné v prípade, že chcete úplne zamknúť dokument, aby ho nebolo možné upravovať ani odstraňovať. K dokumentu patrí ikona zámky, ktorá vizuálne upozorňuje na to, že položka je zamknutá.

5. V časti Dostupnosť deklarácie záznamu vyberte možnosť, ktorá určuje, či je možné položky manuálne deklarovať ako záznamy v zoznamoch a knižniciach (predvolene). Ak vyberiete možnosť Predvolene nedostupné vo všetkých umiestneniach, položky možno deklarovať ako záznamy iba prostredníctvom politiky alebo pracovného postupu.

   Jedna z možností v časti Dostupnosť deklarácie záznamu umožňuje zrušiť deklaráciu záznamu. V časti Podrobnosti o zhode kliknite vedľa položky Stav záznamu na možnosť Zrušiť deklaráciu záznamu. Zobrazí sa výzva na potvrdenie, že chcete zrušiť deklaráciu položky ako záznamu.

   Poznámka: Možnosť na zrušenie deklarácie sa zobrazí len pri položkách, ktoré boli predtým deklarované ako záznamy.

6. V časti Roly deklarovania určite typy používateľov, ktorí môžu deklarovať alebo rušiť deklarovanie položiek ako záznamov.

   • Všetci prispievatelia do zoznamu a správcovia    Každý používateľ s povoleniami na úpravu položiek v zozname môže deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov.

   • Iba správcovia zoznamu    Deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov môžu iba používatelia s povoleniami na správu zoznamu.

   • Iba akcie politiky    Deklarovať a rušiť deklarovanie položiek ako záznamov môžu iba akcie politiky alebo vlastný kód spustený ako systémové konto.

7. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Konfigurácia priamej správy záznamov pre zoznam alebo knižnicu

Nastavenia správy záznamov môžete nakonfigurovať tak, aby ste povolili alebo zakázali vytváranie záznamov v rámci konkrétnych zoznamov alebo knižníc na lokalite. Taktiež môžete konfigurovať zoznamy a knižnice, aby sa všetky do nich pridané položky automaticky deklarovali ako záznamy.

Konfigurácia priamej správy záznamov pre zoznam alebo knižnicu

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, ktorú chcete konfigurovať pre správu záznamov.

2. Pokiaľ ide o knižnice, v časti Nástroje knižnice kliknite na kartu Knižnica. Pokiaľ ide o zoznamy, v časti Nástroje zoznamu kliknite na kartu Zoznam.

3. Na páse s nástrojmi Knižnica kliknite na položku Nastavenia knižnice. V prípade zoznamov kliknite na položku Nastavenia zoznamu.

   V SharePointe Online kliknite na položku Nastavenie a potom na položku Nastavenie zoznamu alebo Nastavenie knižnice.

   Poznámka: Ak sa nezobrazuje tlačidlo pása s nástrojmi uvedené v tomto postupe, skúste upraviť rozlíšenie obrazovky alebo veľkosť okna prehliadača, aby ste rozbalili všetky dostupné tlačidlá pása s nástrojmi. Taktiež môžete kliknúť na tlačidlo skupiny a rozbaliť výber tlačidiel danej skupiny.

4. Na stránke Nastavenia zoznamu kliknite na položku Nastavenia deklarácie záznamov.

5. Na stránke nastavenia deklarácie záznamov v časti manuálna dostupnosť deklarácie záznamu vykonajte jeden z týchto krokov:

   • Vyberte, či chcete používať predvolené nastavenie kolekcie lokalít.

   • Povoľte manuálnu deklaráciu záznamov pre tento zoznam alebo túto knižnicu.

   • Nikdy nepovoľte manuálnu deklaráciu záznamov pre tento zoznam alebo túto knižnicu.

6. V časti Automatická deklarácia vyberte, či chcete, aby sa položky vkladané do tohto zoznamu alebo knižnice automaticky deklarovali ako záznamy, alebo nie.

7. Kliknite na tlačidlo OK.