Ako projektový manažér komunikujete s mnohými zainteresovanými účastníkmi projektu – od členov tímu, ktorí vykonávajú projektové úlohy na organizácie vedúcich pracovníkov a zákazníkov projektu. Vzhľadom na to, že komunikácia je pre úspech projektu veľmi dôležitá a pretože komunikujete s rôznymi typmi informácií rôznymi typmi účastníkov, potrebujete solídny plán komunikácie o projekte. Project Web App môžete použiť prostredníctvom predplatného na Project Online na implementáciu mnohých aspektov komunikačného plánu a výmenu správnych informácií so správnymi ľuďmi.
Obsah tohto článku
Prečo je komunikácia s projektom dôležitá?
S toľkými ľuďmi, ktorí sú zapojení do jedného projektu, veľkého alebo malého, má komunikácia obrovskú rolu pri úspechu alebo zlyhaní projektu. Pri nedostatku komunikácie môže váš projekt nastať v dôsledku nedostatkov v úsilí, ako aj predpokladov, duplicite úsilia alebo jeho opaku. Okrem toho môžu zainteresované strany pocit, že sú v izolovaných silách, neslýchaný a nepodporované, čo môže viesť k zlej morálke a klesajúcej produktivite.
Na druhej strane, keď je komunikácia dobrá, váš projekt môže mať efektivitu pri spracovaní, identifikácii a prevencii problémov a rizík, inovatívne riešenie problémov a rozhodovanie na základe správnych faktov. Podpora dobrej komunikácie v projekte zlepšuje pravdepodobnosť, že projekt zostane v pláne a v rámci jeho rozpočtu.
Čo je dobrá komunikácia napriek tomu? Je to výmena správnych informácií so správnymi ľuďmi. Zabezpečiť, aby sa zainteresované strany na všetkých úrovniach počuli. So zavedenými kanálmi pre formálne aj neformálne konverzácie, ktoré premiestnili projekt dopredu smerom k jeho cieľu.
Najvhodnejšie postupy komunikácie v projekte
Správny čas premýšľať o tom, či je projektová komunikácia v rámci plánovacej fázy projektu. Pridanie vývoja komunikačného procesu v rámci niekoľkých prvých úloh projektu môže byť signálom tímu, ktorý efektívne komunikuje, je úlohou každého člena tímu a je kľúčom k úspechu projektu.
V nasledujúcich častiach sa podrobne uvádzajú štyri otázky o tom, ako sa komunikácia bude spracovávať počas životnosti projektu a ako zostaviť vaše odpovede do komunikačného plánu, ktorý funguje pre všetkých.
S kým potrebujete komunikovať?
Musíte komunikovať s každým, kto má záujem, alebo má záujem o úspech projektu, čiže účastníkov projektu. Premýšľajte o tom, kto sú tieto zainteresované strany. Je pravdepodobné, že budú v organizácii na rôznych úrovniach a niektoré môžu byť mimo vašej organizácie. Tu je niekoľko možných účastníkov projektu:
-
Členovia projektového tímu. Títo ľudia robia skutočnú prácu v projekte.
-
Správca projektových portfólií. Ak je vaša väčšia organizácia, ktorá naraz prevádzkuje veľa projektov, pravdepodobne bude potrebné komunikovať s manažérom portfólia.
-
Správca zdrojov. Pokiaľ ide o manažéra portfólia, ak je vaša organizácia z veľkej časti založená na projektoch, možno bude potrebné úzko spolupracovať s manažérom zdrojov, ktorý zabezpečí, že ľudia so správnymi zručnosťami pre rôzne projekty budú k dispozícii.
-
Výkonné riadenie. Horný manažment zvyčajne potrebuje vedieť, ako projekt prebieha, najmä pokiaľ ide o plán a náklady.
-
Sponzor alebo zákazník. Môže sa stať sponzorom alebo zákazníkom, ktorý sa líši od správy a kto platí za projekt.
-
Zástupca koncového používateľa. Táto osoba zastupuje tých, ktorí budú mať projekt pravdepodobne prospech alebo inak ovplyvnia, keď sa ukončí.
Aké druhy informácií potrebujú?
Vzhľadom na to, že prvé pravidlo komunikácie je poznať vašu cieľovú skupinu, pri prispôsobovaní komunikácie s tým, čo potrebujete vedieť, získate najväčšiu návratnosť investícií do komunikácie.
Členovia projektového tímu napríklad potrebujú poznať úlohy, ku ktorým sú priradení, a ktorí sa v závislosti od ich úloh budú v poradí vykonávať svoju prácu. Pravdepodobne je tiež potrebné občas Zobraziť celý projektový plán, aby ste si zachovali dobrý pocit rozsahu a smeru.
Na rozdiel od členov tímu, ktorí potrebujú zásadné detaily, vedúci pracovníci alebo sponzori projektu vyžadujú veľmi prehľad o tom, ako projekt prebieha. Najviac sa zaoberajú výkonom plánu a rozpočtu projektu a chcete zistiť, či je projekt na správnej ceste na splnenie svojich cieľov.
Pozrite si zoznam zainteresovaných strán a Premýšľajte o projekte z ich pohľadu. To vám pomôže určiť, ktoré informácie sa majú s nimi vymieňať, a akú formu by mala mať komunikácia. Porozprávajte sa tiež so svojimi zainteresovanými stranami a zistite, čo a ako radšej komunikujú.
Ako často sa majú rôzne druhy komunikácie stať?
Snažte sa nájsť správnu rovnováhu: príliš málo komunikácie a projekt sa riskuje viac nešťastí, ako by mala; príliš veľa komunikácie a obťažovaných účastníkov si myslí, že úsilie sa busywork, ktoré zasahujú do času na realizáciu alebo dohľad nad projektom.
Týždenné správy o stave a časové výkazy sú štandardom pre aktualizácie projektového tímu v pláne, aj keď sú preferované schôdze za 20 minút denne "stand-up". Aj sponzori a zákazníci môžu tiež chcieť týždenný súhrn plánu projektu a nákladového výkonu. Ak sa nachádzate v službe Portfolio Manager alebo zástupca koncového používateľa, môže sa stať, že komunikácia bude mesačná alebo dokonca štvrťročná.
Každý projekt a jeho komunikačné potreby sa líšia. Pozorne zvážte frekvenciu komunikácie s rôznymi zainteresovanými stranami v projekte. So zainteresovanými stranami sa opäť Porozprávajte o tom, čo potrebujú a je ochotný vykonať úpravy, aby sa prispôsobili projektu a jeho ľuďom.
Akú technológiu použijete na výmenu informácií?
Oboznámte sa s technologickými zdrojmi organizácie, ktoré máte k dispozícii, a vašim zúčastneným stranám. Bežné schôdze a výmena informácií prostredníctvom e-mailu sú často normou. Schôdza s nástrojom, akým je napríklad Skype for Business, môže byť nevyhnutná pre geograficky rozptýlené zainteresované strany a môže zahŕňať zvuk, video, zdieľanie obrazovky a virtuálnu tabuľu. Odosielanie okamžitých správ môže byť okamžitejšie a na miesto ako e-mailom a môže pomôcť zúčastneným stranám rýchlejšie získavať potrebné informácie. Pomocou nástroja, akým je Yammer, sa váš tím môže spojiť s ostatnými v súkromnej sociálnej sieti. Môžete zdieľať informácie, rozprávať o procese, riešiť problémy a prijímať rozhodnutia.
Či už sa rozhodnete, skúste použiť technologické nástroje, s ktorými je každý pohodlný. Nezdráhajte sa však vyskúšať novú technológiu, ak to vyhovuje potrebám projektu a tímu, alebo sa vrátite na "staromódny" spôsob komunikácie, ak je to najlepšie. Ide o to, aby sa uľahčila lepšia spolupráca v projektovom tíme.
Vytvorenie plánu komunikácie projektu
Po tom, ako ste identifikovali svoje zainteresované strany a určili, aké typy výmeny informácií sú s nimi potrebné a ako často ste pripravení vytvoriť plán komunikácie projektu. Nemusí byť komplikované. Môže to byť len jedna strana – súhrn alebo Jednoduchá tabuľka, ktorá sa rozpozná, čo ste sa naučili, a nastaví pôdu na dobrú komunikáciu v rámci celého životného cyklu projektu.
Uverejnite plán komunikácie s projektom tak, aby mali všetky zainteresované strany k nim prístup kedykoľvek. Znova ju pravidelne kontrolujte. Zmena podmienok v projekte môže oprávňovať k zmenám v pravidelných komunikačných stratégiách. Presúvanie medzi fázami projektu, napríklad od plánovania až po realizáciu alebo od spustenia až po zatvorenie, môže tiež vyžadovať rôzne komunikačné potreby.
Uverejňovanie plánu komunikácie v Projecte Online
Pri práci s Project Web App v Project Online máte veľa možností na zjednodušenie komunikácie. Ak chcete začať, môžete pridať komunikačný plán, ako aj všetky ostatné dokumenty priradené k vášmu projektu, do knižnice dokumentov projektu.
-
Na paneli Rýchle spustenie vyberte položku projekty.
-
V centre projektovvyberte názov projektu, ku ktorému chcete pridať komunikačný plán.
-
Na paneli Rýchle spustenie vyberte položku dokumenty. Otvorí sa stránka dokumenty projektu.
-
Na paneli s ponukami vyberte položku nahrať.
-
Ak chcete vyhľadať a vybrať komunikačný plán, prejdite v systéme súborov a vyberte položku Otvoriť. Súbor sa pridá do knižnice dokumentov projektu.
Zobrazenie členov tímu ako získať prístup k plánu projektu
Členovia tímu väčšinou používajú Project Online na odoslanie časových výkazov alebo zadanie priebehu smerom k úlohám. K dispozícii je však aj úplný plán, ktorý je dôležitý na to, aby sa zobrazil veľký obrázok projektu, ako aj pochopenie toho, kto čaká na dokončenie úloh.
-
Na paneli Rýchle spustenie vyberte položku projekty.
-
V centre projektovvyberte názov projektu. Projekt sa otvorí a zobrazí všetky úlohy, ktoré sú priradené k úlohám, keď sú naplánované na začiatok a koniec, ktoré úlohy sú na seba závislé a ďalšie.
Identifikácia a nastavenie správnych zostáv
Hlavným aspektom komunikácie v projekte je nahlasovanie. Identifikujete, nastavíte a pravidelne spustíte zostavy, ktoré potrebujú členovia tímu, manažér portfólia, Správca zdrojov, horný manažment, zákazníci a iné zainteresované strany.
Aplikácia Project Web App obsahuje množinu ukážkových zostáv, ktoré vám pomôžu začať s niektorými základmi vytvárania zostáv. Tieto vzorové zostavy:
-
Tabuľa prehľadu projektu
-
Prehľad projektu
-
Prehľad zdrojov
-
Ak chcete zobraziť vzorové zostavy, na paneli Rýchle spustenie vyberte položku zostavy.
-
Na stránke zostavy služby PWA , ktorá sa zobrazí, vyberte svoj jazyk. Zobrazia sa tri vzorové zostavy.
-
Ak chcete zostavu otvoriť v Excel pre web, kliknite na názov zostavy.
Pozrite tiež
Aké aktivity môžu členovia tímu vykonávať v Projecte Online?
Vzorové zostavy v Projecte Online
Aké nástroje na tvorbu zostáv možno použiť na údaje projektu?
