Obmedzenie prístupu k zošitom so správou prístupových práv k informáciám v Exceli

Pomocou správy prístupových práv k informáciám v balíku Microsoft 365 môžete spravovať súbory XML Paper Specification (.xps) a tieto typy súborov:

• .xls zošita   

• .xlsx zošita   

• Zošit.xlsm podporujúci makrá   

• Template.xlt   

• Template.xltx

• Template.xltm podporujúci makrá   

• Binárny zošit bez formátu    XML.xlsb

• Doplnok.xla podporujúci makrá   

• Doplnok.xlam podporujúci makrá   

Konfigurácia počítača na používanie správy prístupových práv k informáciám

Ak chcete používať správu prístupových práv k informáciám v balíku Microsoft 365, vyžaduje sa minimálne klient Správy prístupových práv v systéme Windows (Windows Rights Management Services (RMS)) s balíkom Service Pack 1 (SP1). Správca RMS môže nakonfigurovať podnikové politiky správy prístupových práv k informáciám, ktoré definujú, kto má prístup k informáciám a aká úroveň úprav je povolená pre e-mailovú správu. Podnikový správca môže napríklad definovať šablónu prístupových práv s názvom Dôverné údaje spoločnosti, ktorá určuje, že e-mailovú správu s touto politikou môžu otvoriť iba používatelia v rámci domény spoločnosti.

Stiahnutie povolení

Pri prvom pokuse o otvorenie zošita s obmedzeným povolením sa musíte pripojiť k licenčnému serveru, overiť svoje poverenia a stiahnuť licenciu na používanie. Licencia definuje úroveň prístupu, ktorý máte k súboru. Tento proces sa vyžaduje pre každý súbor s obmedzenými povoleniami. Inými slovami, obsah s obmedzenými povoleniami nie je možné otvoriť bez licencie na používanie. Stiahnutie povolení vyžaduje, aby Microsoft 365 odoslal vaše poverenia (ktoré obsahujú vašu e-mailovú adresu) a informácie o vašich povoleniach licenčnému serveru. Informácie obsiahnuté v zošite sa licenčnému serveru neodosielajú.

Obmedzenie povolenia na obsah v súboroch

Správa prístupových práv k informáciám vám umožňuje uplatňovať obmedzenia na jednotlivých používateľov, jednotlivé súbory alebo skupiny (povolenia založené na skupine vyžadujú adresárovú službu Active Directory na rozšírenie skupiny). Napríklad v zošite, ktorý Ranjit vytvorí, môže dať Helene povolenie čítať, ale nie meniť. Ranjit potom môže dať Jurajovi povolenie na úpravu zošita. Ranjit sa tiež môže rozhodnúť použiť päťdňový limit na prístup Heleny aj Juraja k zošitu. 

1. Zošit uložte.

2. Vyberte položky Súbor > Informácie.

3. Vyberte položku Zabezpečiť zošit, ukážte na položku Obmedziť povolenie Ľudia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

4. V dialógovom okne Povolenia vyberte položku Obmedziť povolenie pre tento zošit a potom priraďte požadované úrovne prístupu pre každého používateľa.

5. Ak chcete niekomu udeliť povolenie na úplný prístup, v dialógovom okne Povolenia vyberte položku Ďalšie možnosti a potom v stĺpci Úroveň prístupu vyberte šípku a potom v zozname Úroveň prístupu vyberte položku Úplný prístup.

   

6. Po priradení úrovní povolení vyberte tlačidlo OK.

   Zobrazí sa panel hlásení, ktorý označuje, že zošit je spravovaný právami. Ak potrebujete vykonať zmeny povolení na prístup k zošitu, vyberte položku Zmeniť povolenie.

   

   Ak sa zošit s obmedzeným povolením prepošle neoprávnenej osobe, zobrazí sa správa s e-mailovou adresou autora alebo adresou webovej lokality, aby osoba môže požiadať o povolenie zošita.

   

   Ak sa autor rozhodne nezahrnúť e-mailovú adresu, neoprávneným používateľom sa zobrazí chybové hlásenie.

Nastavenie dátumu uplynutia platnosti pre súbor

1. Otvorte súbor.

2. Vyberte položky Súbor > Informácie.

3. Vyberte položku Zabezpečiť zošit, ukážte na položku Obmedziť povolenie Ľudia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

4. V dialógovom okne Povolenia začiarknite políčko Obmedziť povolenie pre tento zošit a potom vyberte položku Ďalšie možnosti.

5. V časti Ďalšie povolenia pre používateľov začiarknite políčko Tento zošit uplynie a potom zadajte dátum.

6. Dvakrát vyberte tlačidlo OK .

Použitie rôznych používateľských kont vo Windowse na správu prístupových práv k súborom.

1. Otvorte dokument, hárok alebo prezentáciu.

2. Prejdite na položky Súbor > Informácie.

3. Vyberte položku Zabezpečiť zošit, ukážte na položku Obmedziť povolenie Ľudia a potom vyberte položku Spravovať poverenia.

4. Použite niektorý z nasledujúcich postupov:

   • V dialógovom okne Výber používateľa vyberte e-mailovú adresu konta, ktoré chcete použiť, a potom vyberte tlačidlo OK.

   • V dialógovom okne Výber používateľa vyberte položku Pridať, zadajte svoje poverenia pre nové konto a potom dvakrát vyberte tlačidlo OK .

     

Zobrazenie obsahu s obmedzeným povolením

Ak chcete zobraziť obsah spravovaný právami, ku ktorému máte povolenia pomocou Microsoft 365, otvorte zošit.

Ak chcete zobraziť povolenia, ktoré máte, vyberte na paneli hlásení položku Zobraziť povolenie alebo vyberte položku Tento zošit obsahuje politiku povolení

Správa prístupových práv k informáciám v Office pre Mac poskytuje tri úrovne povolení.

• Čítať    Čítanie

• Zmeniť   Čítať, upravovať, kopírovať, ukladať zmeny

• Úplný prístup   Čítať, upravovať, kopírovať, ukladať zmeny, tlačiť, nastavovať dátum uplynutia platnosti obsahu, udeľovať povolenia používateľom, pristupovať k obsahu pomocou kódu programu

Vykonajte niektorý z týchto krokov:

Manuálne nastavenie úrovne povolení

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. Ak pristupujete k licenčnému serveru prvýkrát, zadajte svoje meno používateľa a heslo pre licenčný server a potom začiarknite políčko Uložiť heslo do kľúčenky v systéme Mac OS.

   Poznámka: Ak nevyberiete možnosť Uložiť heslo v kľúčenke v systéme Mac OS, možno budete musieť zadať svoje meno používateľa a heslo viackrát.

3. Do polí Čítať, Zmeniť alebo Úplný prístup zadajte e-mailovú adresu alebo meno osoby alebo skupinu osôb, ktorým chcete priradiť úroveň prístupu.

4. Ak chcete v adresári vyhľadať e-mailovú adresu alebo meno, vyberte položku .

5. Ak chcete priradiť úroveň prístupu všetkým ľuďom v adresári, vyberte položku Pridať všetkých .

6. Po priradení úrovní povolení vyberte tlačidlo OK.

   Zobrazí sa panel hlásení so správou, že zošit je spravovaný právami.

Použitie šablóny na obmedzenie povolení

Správca môže nakonfigurovať podnikové politiky IRM, ktoré definujú, kto má prístup k informáciám o úrovni povolení pre používateľov. Tieto aspekty správy prístupových práv sú definované pomocou serverových šablón technológie Active Directory Rights Management Services (AD RMS). Správca spoločnosti môže napríklad definovať šablónu práv s názvom Dôverné údaje spoločnosti, ktorá určuje, že zošity, ktoré používajú túto politiku, môžu otvoriť iba používatelia v rámci domény spoločnosti.

• Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte požadovanú šablónu práv.

  

Zmena alebo odstránenie úrovne povolení, ktoré ste nastavili

Ak ste použili na obmedzenie povolení šablónu, nemôžete zmeniť alebo odstrániť úrovne povolení. Tieto kroky sú vhodné, iba ak ste nastavili úrovne povolení manuálne.

1. Na paneli hlásení vyberte položku Zmeniť povolenia.

2. Do polí Čítať, Zmeniť a Úplný prístup zadajte novú e-mailovú adresu alebo meno osoby alebo skupinu osôb, ktorým chcete priradiť úroveň prístupu.

3. Ak chcete odstrániť osobu alebo skupinu ľudí z úrovne prístupu, vyberte e-mailovú adresu a potom stlačte kláves DELETE.

4. Ak chcete odstrániť všetkých z úrovne povolení, vyberte položku Pridať všetkých .

Nastavenie dátumu uplynutia platnosti pre súbor s obmedzením

Autori môžu použiť dialógové okno Nastavenie povolení na nastavenie dátumov uplynutia platnosti obsahu.

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. Vyberte položku Ďalšie možnosti, potom vyberte položku Platnosť dokumentu uplynie a potom zadajte dátum.

   Po uplynutí platnosti povolení pre dokument pre oprávnených používateľov môže dokument otvoriť iba autor alebo osoby s úplným prístupom.

Povolenie tlačiť obsah pre používateľov s povoleniami Zmeniť alebo Čítať

Podľa predvoleného nastavenia používatelia s povoleniami Zmeniť a Čítať nemôžu tlačiť.

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. Vyberte položku Ďalšie možnosti a potom vyberte položku Povoliť ľuďom s povolením Zmeniť alebo Čítať na tlač obsahu.

Povolenie kopírovať obsah používateľom s povolením Čítať

Podľa predvoleného nastavenia používatelia s povolením Čítať nemôžu obsah kopírovať.

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. Vyberte položku Ďalšie možnosti a potom vyberte položku Povoliť ľuďom s povolením na čítanie kopírovať obsah.

Povolenie spúšťania skriptov v súbore s obmedzením

Autori môžu zmenou nastavení povoliť v otvorenom dokumente spúšťanie makier jazyka Visual Basic a sprístupniť informácie v dokumente s obmedzeným prístupom pre AppleScript.

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. Vyberte položku Ďalšie možnosti a potom vyberte programový prístup k obsahu.

Vyžadovanie pripojenia na overenie povolenia

Používatelia sa predvolene musia overiť pripojením k serveru AD RMS pri prvom otvorení dokumentu s obmedzeným prístupom. Môžete to však zmeniť a požadovať overenie pri každom otvorení dokumentu s obmedzeniami.

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Obmedzený prístup.

   

2. vyberte položku Ďalšie možnosti a potom vyberte položku Vyžadovať pripojenie na overenie povolení .

Odstránenie obmedzení

1. Na karte Revízia v časti Ochrana vyberte položku Povolenia a potom vyberte položku Bez obmedzení.

   

2. V dialógovom okne vyberte položku Odstrániť obmedzenia.

Súvisiace témy

Obmedzenie povolenia na obsah v súbore

Pridanie poverení na otvorenie súboru alebo správy
spravovanej právamiFormáty súborov, ktoré fungujú s IRM

Vo verziách balíka Microsoft 365 pre iOS, sa otvoria prijaté súbory chránené správou prístupových práv k informáciám, ak ste prihlásení s kontom, ktoré má povolenia pre daný súbor. Pri otváraní súboru chráneného správou prístupových práv k informáciám (IRM) sa v hornej časti obrazovky zobrazí informačný panel, ktorý vám umožní zobraziť povolenia priradené k tomuto súboru.

Ak ste predplatiteľom služieb Office 365 so službou Azure Rights Management a vaše IT oddelenie určilo niektoré šablóny technológie IRM, ktoré môžete použiť, môžete ich priradiť k súborom balíka Office v systéme iOS.

Ak chcete zabezpečiť súbor, ťuknite na tlačidlo Upraviť v aplikácii, prejdite na kartu Revízia a ťuknite na tlačidlo Obmedziť povolenia . Zobrazí sa zoznam dostupných politík správy prístupových práv k informáciám. vyberte požadovanú položku a ťuknite na položku Hotovo .

Vo verziách Microsoft 365 pre Android sa otvoria všetky súbory chránené technológiou IRM, ktoré dostanete, ak ste prihlásení pomocou konta s povoleniami na prístup k súboru. Pri otváraní súboru chráneného správou prístupových práv k informáciám sa v hornej časti obrazovky zobrazí informačný panel, ktorý vám umožní zobraziť povolenia priradené k tomuto súboru.

Správa prístupových práv k informáciám (IRM) pomáha s týmito úlohami:

• bráni oprávneným príjemcom obmedzeného obsahu v jeho presmerovaní, kopírovaní, zmene, tlači, faxovaní alebo prilepení na neoprávnené použitie,

• obmedzuje obsah pri jeho odoslaní kdekoľvek,

• zabezpečuje uplynutie platnosti súboru, aby po stanovenom čase nebolo možné zobrazovať obsah v dokumentoch,

• zabezpečuje uplatňovanie podnikovej politiky, ktorá riadi používanie a šírenie obsahu v rámci spoločnosti.

Technológia IRM pri obmedzenom obsahu nedokáže zabrániť:

• vymazaniu, odcudzeniu, zachyteniu ani prenášaniu škodlivými programami, ako sú napríklad trójske kone, nástroje na zaznamenávanie stlačení klávesov a niektoré typy spyware,

• strate ani poškodeniu z dôvodu činnosti počítačových vírusov,

• ručnému kopírovaniu ani prepísaniu zo zobrazenia na obrazovke príjemcu,

• zhotoveniu digitálnej fotografie (pri zobrazení na obrazovke) príjemcom,

• skopírovaniu pomocou programov iných výrobcov na zaznamenanie obsahu zobrazeného na obrazovke.