Postupom času môžu všetky uložené položky kalendára pribudovať k veľkému počtu a zaberať v údajovom súbore veľké množstvo priestoru. Ak chcete z tohto miesta ušetriť miesto, môžete znížiť počet uložených položiek ich archivovaním alebo odstránením.
Proces archivácie odstráni položky z údajového súboru po tom, ako najskôr zálohujete položky v inom Údajový súbor Outlooku (.pst).
-
Na karte Súbor kliknite na položku Nástroje na čistenie apotom kliknite na položku Archivovať.
Poznámka: Niektoré organizácie vypnú používateľom možnosť vytvárať nové údajové Outlook (.pst), ktoré sa používajú na archiváciu položiek. Ak sa príkaz Archivovať zobraziť, vaša organizácia pravdepodobne túto funkciu vypla.
-
Kliknite na položku Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky.
Ak ste vytvorili ďalšie kalendáre, výberom tohto nastavenia sa položky z týchto kalendárov archivujú.
-
V zozname priečinkov kliknite na položku Kalendár.
-
V zozname Archivovať položky staršie ako vyberte dátum, ktorý chcete. Ak chcete všetko archivovať, vyberte dátum v budúcnosti.
-
Ak chcete, začiarknite políčko Zahrnúť položky so začiarknuť políčko Neuchovať automatickú archiváciu.
Začiarknutím tohto políčka sa všetko archivuje, napríklad položky, ktoré ste označili ako výnimky automatickej archivácie.
-
Môžete prijať umiestnenie súboru, v ktorom je archívny súbor uložený, alebo môžete prejsť do iného priečinka a poskytnúť názov súboru podľa vášho výberu.
Poznámka: Odporúčame poznamenať si toto umiestnenie, aby ste neskôr mohli ľahko nájsť archívny súbor.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa proces archivácie. Keď sa vrátite do hlavného Outlook zobrazenia, stavový Outlook zobrazuje, že prebieha archivácia.
Ak chcete zrušiť prebieha archiváciu, kliknite na tlačidlo
. Všetky položky, ktoré boli až do tohto bodu archivované, zostanú v archívnemu súboru.
Proces odstraňovania odstráni všetky položky z údajového súboru bez toho, aby ste chceli vytvoriť zálohu.
Upozornenie: Pomocou nasledujúcich krokov sa odstránia všetky položky v kalendári vrátane sviatkov automaticky pridaných do kalendára. Predvolené hodnoty Outlook odstránené počas týchto krokov môžete nahradiť, ale všetky ostatné položky kalendára sa natrvalo odstránia.
-
V Kalendári kliknite na položku Zobraziť.
-
V skupine Aktuálne zobrazenie kliknite na položku Zmeniť zobrazeniea potom kliknite na položku Zoznam.
-
Kliknite do zoznamu položiek a potom stlačte kombináciu klávesov Ctrl + A.
Všetky položky v zozname by teraz mali byť vybraté.
-
Stlačte kláves Delete.
Proces archivácie odstráni položky z údajového súboru po tom, ako najskôr zálohujete položky v inom Outlook údajovom súbore. Automatickú Outlook môžete nakonfigurovať tak, aby sa automatická archivácia spúšťala v určitých intervaloch, alebo môžete položky archivovať manuálne.
-
V ponuke Súbor kliknite na položku Archivovať.
-
Kliknite na položku Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky.
Ak ste vytvorili iné kalendáre pod predvoleným kalendárom, výberom tohto nastavenia sa budú archivovať aj položky z týchto kalendárov.
-
V zozname priečinkov vyberte priečinok Kalendár.
-
V zozname Archivovať položky staršie ako vyberte dátum, ktorý chcete. Ak chcete všetko archivovať, vyberte dátum v budúcnosti.
-
Ak chcete, začiarknite políčko Zahrnúť položky so začiarknuť políčko Neuchovať automatickú archiváciu.
Začiarknutím tohto políčka sa všetko archivuje vrátane položiek, ktoré ste označili ako výnimky automatickej archivácie.
-
Môžete prijať umiestnenie súboru, kam sa bude ukladať archívny súbor, alebo môžete prejsť do iného priečinka a poskytnúť názov súboru podľa vášho výberu.
Poznámka: Odporúčame si poznamenať toto umiestnenie, aby ste ho neskôr v prípade potreby mohli jednoducho nájsť.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Spustí sa proces archivácie. V Outlook stavového riadku sa zobrazí ponuka Archivácia. Ak chcete zrušiť prebieha archiváciu, kliknite na položku Archivácia. Všetky položky, ktoré boli až do tohto bodu archivované, zostanú v archívnemu súboru.
1. Do archívu sa zahrnú všetky položky vo vybratom priečinku a všetky jeho podpriečinky.
2. Kliknite na položku Kalendár pre položky kalendára.
3. Ak chcete archivovať všetky položky, vyberte dátum v budúcnosti.
4. Ak začiarknete políčko Zahrnúť položky so začiarknuť políčko Automatická archivácia, všetky položky sa bez výnimky archivujú.
5. Umiestnenie archívneho súboru.
Proces odstraňovania odstráni všetky položky z údajového súboru bez toho, aby ste chceli vytvoriť zálohu.
Upozornenie: Pomocou nasledujúcich krokov sa odstránia všetky položky v kalendári vrátane sviatkov automaticky pridaných do kalendára. Sviatky odstránené počas týchto krokov môžete nahradiť, ale ostatné položky nebudú k dispozícii.
-
Na navigačnej table kliknitena položku Kalendár.
-
V ponuke Zobraziť ukážte na položku Aktuálne zobrazenie apotom kliknite na položku Podľa kategórie.
-
Kliknite na položku Kategórie: (žiadne)a potom stlačte kombináciu klávesov CTRL + A.
Všetky položky v zozname by teraz mali byť vybraté.
-
Stlačte kláves DELETE.
