Po vývoji plánu súborov a navrhovaní riešenia správy záznamov v programe SharePoint môžete naplánovať, ako sa aktívne dokumenty v organizácii (elektronická a pevná kópia) stanú záznamami. Tento článok obsahuje postupy, pomocou ktorých môžete deklarovať aktívne dokumenty ako záznamy, a navrhuje jeden spôsob, ako sa budú položky v pláne súborov naplánovať na záznamy.
Metódy konverzie aktívnych dokumentov na záznamy v SharePoint
Môžete použiť nasledujúce metódy konverzie aktívnych dokumentov na záznamy:
-
Manuálne deklarovanie dokumentu ako záznamu.
-
Definovanie politiky, ktorá deklarova dokument ako záznam alebo odosiela dokument na lokalitu centra záznamov v určenom čase.
-
Vytvorenie pracovného postupu, ktorý odošle dokument na lokalitu centra záznamov.
-
pomocou vlastného riešenia založeného na modeli SharePoint modelu.
Manuálne vytvorenie záznamov
Ak je v knižnici dokumentov zapnutá správa záznamov na mieste, používatelia môžu explicitne deklarovať dokument v knižnici ako záznam úpravou podrobností o dodržiavaní súladu dokumentu. Keď správca kolekcie lokalít povolí správu záznamov na mieste, správca kolekcie lokalít určí, kto má byť schopný deklarovať a hlásiť záznamy a či používatelia majú mať možnosť upravovať alebo odstraňovať dokumenty po tom, ako sa stanú záznamami.
Ak sa vytvorilo pripojenie k lokalite centra záznamov, používatelia môžu manuálne odoslať dokumenty na lokalitu centra záznamov pomocou príkazu Odoslať do. Keď správca farmy nakonfiguruje pripojenie k lokalite centra záznamov, tento príkaz bude k dispozícii vo všetkých aktívnych dokumentoch. V závislosti od konfigurácie pripojenia je možné dokumenty skopírovať na lokalitu centra záznamov, premiestniť na lokalitu centra záznamov alebo premiestniť na lokalitu centra záznamov s prepojením na zachovaný dokument.
Hoci manuálne odosielanie záznamov na lokalitu centra záznamov nie je praktickým rozsiahle riešenie, môžete ho použiť aj na doplnenie iných metód vytvárania záznamov.
Definovanie politiky
Politika uchovávania údajov určuje akcie, ktoré sa majú v určitých časových bodoch s dokumentmi prijať. Akcie politiky sa vyskytujú automaticky. Používatelia nebudú musieť spustiť akciu.
Dve akcie politiky sa vzťahujú konkrétne na spravovanie záznamov: prenos dokumentu do iného umiestnenia a deklarovanie dokumentu ako záznamu. Ak existuje pripojenie k lokalite centra záznamov, môžete vytvoriť politiku, ktorá odosiela dokumenty na lokalitu centra záznamov. Politika tiež určuje, či sa má dokument skopírovať na lokalitu centra záznamov, premiestniť alebo premiestniť a ponechať prepojenie v knižnici dokumentov. Ak je na lokalite zapnutá správa záznamov na mieste, môžete vytvoriť politiku, ktorá deklaruje dokument ako záznam. Vlastnú akciu môžete SharePoint použiť aj na vytvorenie vlastnej akcie.
Politika uchovávania údajov môže mať viacero etáp. Môžete napríklad vytvoriť politiku uchovávania údajov, ktorá odstráni všetky staršie verzie dokumentu jeden rok po poslednej zmene dokumentu a tento dokument sa prenesie na lokalitu centra záznamov päť rokov po poslednej zmene dokumentu.
Ak je na lokalite zapnutá správa záznamov na mieste, lokalita môže obsahovať aktívne dokumenty aj záznamy. V tomto prípade môžete zadať rôzne politiky uchovávania údajov pre aktívne dokumenty a záznamy. Môžete napríklad vytvoriť politiku, ktorá deklaruje aktívny dokument ako záznam po dvoch rokoch od vytvorenia dokumentu a vytvoriť druhú politiku na odstránenie záznamu sedem rokov po jeho deklarovaní ako záznamu.
Vytvorenie pracovného postupu
Pri vytváraní pracovného postupu môžete pridať akciu na odoslanie položky do odkladacieho priestoru. Pomocou tejto akcie môžete vytvoriť pracovné postupy, ktoré odosielaa dokumenty na lokalitu centra záznamov. Do pracovného postupu môžete zahrnúť aj ďalšie akcie. Môžete napríklad vytvoriť pracovný postup, ktorý odošle e-mailovú správu autorovi dokumentu so žiadosťou o schválenie a potom odoslať dokument na lokalitu centra záznamov. Politiky a pracovné postupy môžete skombinovať vytvorením politiky uchovávania údajov, ktorá po vytvorení dokumentu spustí nový pracovný postup jeden rok.
Môžete tiež použiť objektový SharePoint model na vytvorenie vlastného pracovného postupu, ktorý skopíruje súbory na lokalitu centra záznamov. Pracovný postup, ktorý odosiela súbory na lokalitu centra záznamov, možno integrovať do systému správy dokumentov ako súčasť pracovného postupu, ktorý riadi dokument počas jeho životného cyklu. V prípade typov dokumentov, ktoré majú predvídateľný životný cyklus, ako je napríklad vyúčtovanie výdavkov, môžete implementovať pracovný postup, ktorý bude dokument sprevádzať jeho rôznymi etapami, a ako posledný krok odošle kópiu dokumentu na lokalitu centra záznamov. Pracovný postup sa môže spustiť vytvorením nového dokumentu.
Použitie vlastného riešenia
Môžete vyvíjať vlastné riešenia, ktoré používajú objekty v Microsoft.Office.RecordsManagement.OfficialFileWSProxy názvového priestoru na odosielanie obsahu z iných zdrojov údajov na lokalitu centra záznamov. Ďalšie informácie o implementácii vlastných riešení pomocou objektového SharePoint modelu nájdete v súprave SharePointSoftware Development Kit (https://go.microsoft.com/fwlink/p/?LinkId=259788).
Dokončenie plánu
Po vývoji plánu súborov a revízii metód premiestnenia obsahu na lokalitu centra záznamov dokončite plán súborov tak, že určíte, ako sa jednotlivé druhy záznamov majú odoslať na lokalitu centra záznamov. Čo treba zvážiť:
-
Vynúti sa súlad alebo dobrovoľne?
-
Môžete v organizácii dodržiavať postupy správy záznamov od ostatných používateľov? Vo všeobecnosti sa vyhnite manuálnym procesom. Tam, kde sú potrebné, však vytvorte vhodné školenie a monitorovanie, aby ste chceli zabezpečiť dodržiavanie súladu s tímom.
-
Bude sa obsah ukladať na SharePoint servery správy dokumentov?
-
Udržiavate fyzický obsah? Na spravovanie aktívneho fyzického obsahu, ako je napríklad pevná kópia alebo CD-ROM, a jeho odosielanie do trezoru záznamov na uchovávanie (spolu so sledovaním záznamu na lokalite centra záznamov) sa vyžaduje jedinečné plánovanie, ktoré nie je popísané v tejto téme. Ak napríklad neexistuje elektronická verzia papierového dokumentu, môžete ju sledovať pomocou zoznamu, ktorý obsahuje príslušné politiky a pracovné postupy.
V nasledujúcej tabuľke je uvedené, ako sa niektoré záznamy vo vzorového plánu súborov presunú na lokalitu centra záznamov:
|
Dokumenty |
Popis |
Médiá |
Umiestnenie zdroja |
Stane sa záznamom... |
|---|---|---|---|---|
|
Plán výhod |
Popis plánu výhod pre zamestnancov. |
Webové stránky |
SharePoint dokumentov |
Použitie vlastného pracovného postupu priradeného k politike uplynutia platnosti |
|
Plán poistenia |
Popis plánu poistenia zamestnancov. |
Tlač |
Fyzický dokument priradený k položke zoznamu v SharePoint |
odoslaním do fyzického trezoru a vytvorením položky zoznamu na lokalite centra záznamov na sledovanie (pomocou čiarového kódu) |
|
Payroll timesheets |
Súhrny odpracovaných hodín, nadčasov a platených platov. |
Elektronické dokumenty |
Server mzdových záznamov nie je založený na SharePoint |
Použitie vlastného programu |
|
Súbory na vývoj produktov |
Špecifikácie produktov a súvisiacich dokumentov. |
Elektronické dokumenty |
SharePoint dokumentov |
Použitie vlastného pracovného postupu priradeného k politike uplynutia platnosti a manuálne pomocou príkazu Odoslať do |
