Plánovanie udalostí, vyhľadávanie miestností a RSVP v Outlooku pre Mac

Vytvorenie novej udalosti alebo schôdze

1. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa položky Nová správa a vyberte položku Nová udalosť.

   

2. V okne Nová udalosť môžete pomenovať udalosť, pridať požadovaných ľudí, nastaviť časový úsek, nastaviť ako opakovanú udalosť/schôdzu, pridať miesto, nastaviť pripomenutie a pridať správu.

3. Po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť, čím uložíte plánovanú činnosť alebo odošlete pozvánku na odoslanie všetkým používateľom, ktorých ste pridali. Zobrazí sa v kalendári v čase a dátume, ktorý ste si vybrali.

Použitie Rozvrhového asistenta

Pri pozývaní viacerých ľudí môže trochu komplikovať spravovanie kalendárov všetkých používateľov tak, aby našli čas, ktorý vyhovuje všetkým. Asistent plánovania vám pomôže zjednodušiť.

1. Kliknite na rozbaľovaciu ponuku vedľa položky Nová správa a vyberte položku Nová udalosť.

2. V okne Nová udalosť vyberte na paneli s nástrojmi položku Zobraziť ďalšie položky (...) a potom vyberte položku rozvrhový asistent.

   

3. Zobrazí sa riadok pre každého príjemcu, ktorého ste zadali skôr, ako aj o dostupnosti vybratého umiestnenia (ak je k dispozícii), a môžete tiež pridať požadovaných alebo voliteľných účastníkov priamo z plánovacieho Asistenta.

   • Čas, keď sú vaši účastníci zaneprázdnení, sa zobrazujú červenou farbou. Ak účastníci majú nezáväznú plánovanú činnosť, zobrazia sa červeno-bielo-diagonálne pruhy, časy, kedy účastníci pracujú inde, sa zobrazia s červeným obrysom a časy mimo pracovnej doby účastníkov sa zobrazia v svetlých šedých a bielych diagonálnych pruhoch.

     

4. Kliknite na miesto, kde môžete umiestniť modré pole, ktoré vám pomôže Zobraziť všetky konflikty. Ak chcete zväčšiť alebo zmenšiť dĺžku udalosti alebo schôdze, môžete tiež kliknúť a presunúť okraje modrého poľa.

   

5. Po dokončení kliknite na položku Hotovo v hornej časti obrazovky a vráťte sa do okna Nová udalosť so zmenami, ktoré ste vykonali. Overte, či je všetko správne, a kliknite na tlačidlo Uložiť , čím ho odošlete.

Používanie vyhľadávača miestností

1. V novej udalosti alebo schôdzi vyberte na paneli s nástrojmi položku Zobraziť ďalšie položky (...) a potom vyberte položku rozvrhový asistent.

2. Kliknite na položku pridať umiestneniea potom kliknite na položku Prehľadávať pomocou vyhľadávača miestností , ak je k dispozícii.

   Poznámka: Ak sa možnosť Finder miestnosti nezobrazuje, je možné, že nie ste prihlásení do konta s prístupom k informáciám o polohe. Požiadajte o pomoc správcu IT.

   

3. Vyhľadávač miestností vám umožní vybrať si budovu, typ miestnosti, kapacitu, podlahu a funkcie (napríklad v prípade, ak je v miestnosti zvuk, video, projektor atď.).

4. Keď vyberiete niektorú z dostupných možností, Odporúčaná sekcia v dolnej časti vyhľadá miestnosti. Ak je izba v čase schôdze k dispozícii, bude k dispozícii v zelenom texte a ak je už zarezervovaná alebo uzavretá, bude sa v červenom texte hovoriť nedostupným .

RSVP na udalosti alebo schôdze

1. Keď kliknete na e-mail s pozvánkou na udalosť alebo pozvanie na schôdzu, kliknite na ňu a zobrazí sa okno RSVP.

   

2. Kliknutím na položku prijať, nezáväznealebo odmietnuť okamžite odošlete protokol RSVP, takže ak chcete pridať voliteľnú správu alebo navrhnúť nový termín, najskôr to urobte. Ak nechcete odoslať potvrdzovací e-mail, môžete kliknúť aj na políčko organizátora e-mailu .

3. Ak potrebujete zmeniť RSVP, prejdite do svojho kalendára, vyhľadajte udalosť alebo schôdzu a dvojitým kliknutím ho otvorte.

4. Kliknutím na tlačidlo Upraviť RSVP zobrazíte okno RSVP a zmeňte svoj výber.