Inteligentné dokumenty sú súbory, napríklad excelové zošity, ktoré sú naprogramované tak, aby vám pomohli pri práci s nimi. Ako inteligentné dokumenty môže fungovať aj niekoľko typov excelových súborov, ako sú napríklad formuláre a šablóny.
Ďalšie informácie o inteligentných dokumentoch
Inteligentné dokumenty poskytujú riešenia dvoch bežných obchodných problémov: riadenie pracovného postupu obchodného procesu a opätovné použitie a zdieľanie informácií. Pridaním rozširujúcich balíkov XML do excelových zošitov vytvoríte tieto inteligentné riešenia dokumentov. Tieto riešenia si môžete stiahnuť alebo ich môžete vyvíjať pomocou súpravy Smart Document Software Development Kit.
Poznámka: Inteligentné dokumenty nie je možné otvoriť v Excel pre web.
Inteligentné dokumenty fungujú mimoriadne dobre pre zošity, ktoré sú súčasťou pracovného postupu. Pracovný postup je automatizovaný pohyb dokumentov alebo položiek prostredníctvom konkrétnej postupnosti akcií alebo úloh súvisiacich s obchodným procesom. Pracovné postupy možno použiť na konzistentnú správu bežných obchodných procesov, ako je napríklad schválenie alebo revízia dokumentu. Vaša spoločnosť môže mať napríklad proces vypĺňania formulárov ročných výdavkov zamestnancov a na tento účel už možno používate excelovú šablónu. Ak sa daná šablóna skonvertuje na inteligentný dokument, možno ju pripojiť k databáze, ktorá automaticky doplní niektoré požadované informácie, napríklad meno zamestnanca, číslo zamestnanca a meno manažéra. Po dokončení vyúčtovania výdavkov môže inteligentný dokument zobraziť tlačidlo, ktoré vám umožní odoslať ho na ďalší krok v pracovnom postupe. Keďže inteligentný dokument "vie", kto je vaším manažérom, môže automaticky smerovať k danej osobe. A bez ohľadu na to, kto má dokument, inteligentný dokument vie, kde sa nachádza v pracovnom postupe revízie výdavkov a aký krok sa musí vykonať ďalej.
Inteligentné dokumenty môžete použiť na zdieľanie a opätovné použitie existujúceho obsahu. Advokáti môžu napríklad pri písaní zmlúv používať existujúcu často používaný text a novinári môžu vkladať riadky a iný často používaný text. Inteligentné dokumenty tiež môžu zjednodušiť zdieľanie informácií a dokonca pracovať s inými programami balíka Microsoft Office. Inteligentné dokumenty môžete napríklad použiť na odosielanie e-mailových správ prostredníctvom Outlooku, a to všetko bez toho, aby ste museli opustiť dokument alebo spustiť Outlook sami.
Keď pridáte inteligentné riešenie dokumentu, zobrazí sa v zozname dostupných riešení pri každom otvorení nového inteligentného dokumentu. Ak chcete použiť riešenie, musíte najprv do dokumentu priložiť rozširujúce balíky XML, ktoré konvertujú excelový zošit na inteligentný dokument. Rozširujúci balík XML obsahuje viacero súčastí, ktoré obsahujú súbory XML a manifest, ktorý odkazuje na tieto súčasti. Keď otvoríte dokument pripojený k rozširujúcemu balíku, Excel otvorí aj pracovnú tablu Akcie dokumentu . Táto pracovná tabla môže obsahovať nástroje na dokončenie úloh a pomoc pri používaní inteligentného dokumentu. Konkrétne funkcie, ktoré inteligentný dokument poskytuje, závisia od návrhu, ktorý implementuje jeho tvorca – vývojár alebo IT profesionál. V prípade potreby sa obráťte na odborníka na informačné technológie (IT), ktorý vám poskytne informácie o umiestnení a podrobnostiach o riešení inteligentných dokumentov.
Poznámka: Pri prvom použití inteligentných dokumentov sa môže zobraziť hlásenie s informáciou, že je potrebné nainštalovať bežné súčasti režimu runtime jazyka alebo že potrebujete inú verziu súčastí. Ak sa zobrazí tento typ správy, obráťte sa na správcu systému.
Ak nemáte k dispozícii vývojové ani IT zdroje, môžete si stiahnuť inteligentné dokumenty vytvorené tretími stranami. Ak ste vývojár a chcete sa dozvedieť viac o vytváraní inteligentných dokumentov, pozrite si súpravu Smart Document Software Development Kit na webovej lokalite Microsoft Developer Network (MSDN).
Pridanie a priloženie riešenia inteligentného dokumentu
-
Ak sa karta Vývojár nezobrazuje, zobrazte ju takto:
-
Na karte Súbor kliknite na položku Možnosti > Prispôsobiť pás s nástrojmi.
-
Na pravej strane dialógového okna Prispôsobenie pása s nástrojmi vyberte v rozbaľovacom zozname Prispôsobenie pása s nástrojmi položku Hlavné karty a začiarknite políčko Vývojár.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Ak používate Excel 2007, kliknite na tlačidlo Microsoft Office
-
-
Na karte Vývojár kliknite v skupine XML na položku Rozširujúce balíky.
-
Kliknite na tlačidlo Pridať.
-
V dialógovom okne Inštalácia rozširujúcich balíkov XML vyhľadajte umiestnenie manifestu riešenia, ktoré chcete pridať.
-
Kliknite na tlačidlo Otvoriť.
-
V zozname Dostupné rozširujúce balíky XML kliknite na riešenie, ktoré chcete priložiť k dokumentu, a potom kliknite na položku Priložiť.
Zmena rozširujúceho balíka XML priloženého k inteligentnému dokumentu
-
Ak karta Vývojár nie je k dispozícii, zobrazíte ju pomocou nasledujúceho postupu:
-
Na karte Súbor kliknite na položku Možnosti > Prispôsobiť pás s nástrojmi.
-
Na pravej strane dialógového okna Prispôsobenie pása s nástrojmi vyberte v rozbaľovacom zozname Prispôsobenie pása s nástrojmi položku Hlavné karty a začiarknite políčko Vývojár.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Ak používate Excel 2007, kliknite na tlačidlo Microsoft Office
-
-
Na karte Vývojár kliknite v skupine XML na položku Rozširujúce balíky.
-
Vykonajte niektorý z týchto krokov:
-
Ak chcete z dokumentu odstrániť názov rozširujúceho balíka XML a vlastnosti URL adresy, kliknite na tlačidlo Odstrániť. Rozširujúci balík XML bude naďalej k dispozícii v zozname dostupných rozširujúcich balíkov XML .
-
Ak chcete nahradiť aktuálny rozširujúci balík XML novým rozširujúcim balíkom XML, v zozname dostupných rozširujúcich balíkov XML vyberte iný rozširujúci balík XML a potom kliknite na položku Priložiť.
-
Rozširujúce balíky XML možno nakonfigurovať tak, aby sa automaticky aktualizovali v nastavených intervaloch. Ak chcete vyhľadať aktualizácie mimo týchto intervalov, kliknite na tlačidlo Aktualizovať. Ak je k dispozícii aktualizovaný rozširujúci balík XML, nové súčasti sa stiahnu.
-
Odstránenie riešenia inteligentného dokumentu
-
Ak karta Vývojár nie je k dispozícii, zobrazíte ju pomocou nasledujúceho postupu:
-
Na karte Súbor kliknite na položku Možnosti > Prispôsobiť pás s nástrojmi.
-
Na pravej strane dialógového okna Prispôsobenie pása s nástrojmi vyberte v rozbaľovacom zozname Prispôsobenie pása s nástrojmi položku Hlavné karty a začiarknite políčko Vývojár.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Ak používate Excel 2007, kliknite na tlačidlo Microsoft Office
-
-
Na karte Vývojár kliknite v skupine XML na položku Rozširujúce balíky.
-
V zozname dostupné rozširujúce balíky XML kliknite na riešenie, ktoré chcete odstrániť, a potom kliknite na položku Odstrániť.
Poznámka: Odstránením riešenia inteligentného dokumentu sa odstránia informácie databázy Registry pre toto riešenie. Odstránením riešenia sa neodstránia žiadne súbory, ktoré boli v počítači nainštalované rozširujúcim balíkom XML, pretože tieto súbory môže používať iný inteligentný dokument.
