Súhrn: Rozhodnite sa, ktorý prístup k spravovaniu záznamov si SharePoint Server 2013.
V SharePoint spravovať záznamy v archíve alebo môžete spravovať záznamy v rovnakom odkladacom priestore dokumentov ako aktívne dokumenty. Pri použití SharePoint na mieste sa pri deklarovaní, že dokument sa stal záznamom, záznam zostane na mieste, SharePoint ho teraz spravuje ako záznam. V prípade dokumentu, ktorý je deklarovaný ako záznam, môže mať napríklad inú politiku uchovávania údajov, alebo používatelia ju nemusia môcť upraviť.
Tiež je možné použiť hybridný prístup. Záznamy môžete napríklad dva roky uchovávať v mieste s aktívnymi dokumentmi a po dokončení projektu záznamy premiestniť do archívu záznamov.
Keď rozmýšľate o tom, či spravovať záznamy na samostatnej lokalite centra záznamov alebo na tej istej lokalite spolupráce, na ktorej boli dokumenty vytvorené, zvážte nasledujúce otázky:
-
Je riadenie spolupracujúcej lokality vhodné na spravovanie záznamov? Podlieha predmet regulačným požiadavkám, ktoré určujú, že záznamy majú byť oddelené od aktívnych dokumentov? Môže byť správca spolupracujúcej lokality poverený spravovaním lokality obsahujúcej záznamy? Niekedy je vhodné ukladať záznamy na lokalite používajúcej obmedzenejší prístup než spolupracujúca lokalita alebo na lokalite zálohovanej odlišným plánom.
-
Ako dlho sa bude spolupracujúca lokalita používať? Ak by bolo potrebné uchovávať záznamy dlhšie, ako je prebiehajúci projekt, výber stratégie správy záznamov na mieste znamená, že by bolo potrebné udržiavať lokalitu na spoluprácu aj potom, ako sa už nepoužíva.
-
Budú členovia projektu opakovane potrebovať prístup k dokumentom aj po tom, čo sa stanú záznamami? Použitie postupu umiestnených záznamov zaručí, že členovia projektu budú mať rovnaký prístup k aktívnym dokumentom aj k záznamom.
-
Zodpovedajú správcovia záznamov organizácie len za záznamy alebo sú zodpovední za všetky informácie bez ohľadu na to, či sú aktívne alebo len záznamy? Ak sú správcovia záznamov zodpovední len za oficiálne záznamy, je pre nich jednoduchšie mať samostatnú lokalitu centra záznamov.
Nasledujúca tabuľka popisuje rozdiely medzi možnosťami na spoluprácu so záznamami v centre záznamov a záznamami spravovanými na lokalite na spoluprácu. Tieto rozdiely sa prezentujú z pohľadu manažérov záznamov, ako aj zamestnancov, ktorí spolupracujú na projektovom tíme.
|
Faktor |
Archív záznamov |
Záznamy na mieste |
|---|---|---|
|
Spravovanie uchovávania záznamov |
Organizátor obsahu automaticky umiestni nové záznamy do správneho priečinka v pláne súborov archívu na základe metaúdajov. |
Existujú rôzne politiky pre záznamy a aktívne dokumenty na základe aktuálneho typu alebo umiestnenia obsahu. |
|
Obmedzenie používateľov na zobrazenie záznamov |
Áno. Archív určuje povolenia pre záznam. |
Nie. Keď sa dokument stane záznamom, povolenia sa nezmenia. Môžete však obmedziť, ktorí používatelia môžu upravovať a odstraňovať záznamy. |
|
Zjednodušenie vyhľadania záznamov (pre správcov záznamov) |
Jednoduchšie. Všetky záznamy sú na jednom mieste. |
Ťažšie. Záznamy sú rozložené do viacerých lokalít na spoluprácu. |
|
Zachovanie všetkých verzií dokumentov ako záznamov |
Používateľ musí explicitne odoslať každú verziu dokumentu do archívu. |
Automatické za predpokladu, že je zapnutá funkcia riadenie verzií. |
|
Zjednodušenie nájdenia informácií (pre tímových spolupracovníkov) |
Ťažšie, hoci je možné pridať prepojenie na dokument na lokalitu spolupráce, keď sa dokument stane záznamom. |
Jednoduchšie. |
|
Nepotrebné položky lokality na spoluprácu |
Lokalita na spoluprácu obsahuje len aktívne dokumenty. |
Lokalita spolupráce obsahuje aktívne a neaktívne dokumenty (záznamy), môžete však vytvoriť zobrazenia, ktoré budú zobrazovať iba záznamy. |
|
Možnosť auditovania záznamov |
Áno. |
Závisí od politiky auditu na lokalite na spoluprácu. |
|
Zabezpečenie pre správu |
Správca záznamov môže spravovať archív záznamov. |
Správcovia lokalít na spoluprácu majú povolenie na správu záznamov a aktívnych dokumentov. |
Nasledujúca tabuľka popisuje rozdiely medzi dvomi prístupmi správy záznamov, ktoré môžu ovplyvniť spôsob spravovania IT zdrojov.
|
Faktor |
Archív záznamov |
Záznamy na mieste |
|---|---|---|
|
Počet lokalít na spravovanie |
Ďalšie lokality. To znamená, že okrem lokalít na spoluprácu existuje aj samostatný archív. |
Menej lokalít. |
|
Škálovateľnosť |
Zvyšuje tlaku na veľkosť databázy na lokalitách spolupráce. |
Maximálna veľkosť kolekcie lokalít dosiahla skôr. |
|
Jednoduchosť správy |
Samostatná lokalita alebo farma pre záznamy. |
Žiadne ďalšie poskytovanie lokalít nebude fungovať dlhšie ako to, čo je potrebné na lokality s aktívnymi dokumentmi. |
|
Ukladací priestor |
Môže ukladať záznamy na inom ukladacom médiu. |
Aktívne dokumenty a záznamy uložené spoločne. |
