Použitie označení uchovávania údajov na súbory v SharePointe alebo OneDrive

Použitie označenia uchovávania údajov na položku

V OneDrive alebo v knižnici SharePoint môžete na súbor použiť označenie uchovávania údajov, napríklad dokumentMicrosoft 365 vytvorený v Word, PowerPoint, Excel aleboOneNote poznámkovom bloku. Môžete tiež označiť súbory mimo balíka Office, napríklad PDF dokument alebo súbor s obrázkom. SharePointpoložky zoznamumôžu byť tiež označené.

Označenie môžete použiť aj na knižnicu alebo priečinok. Keď označíte knižnicu alebo priečinok, toto označenie uchovávania údajov sa predvolene použije na neoznamované súbory v danom priečinku. Ďalšie informácie o predvolených označeniach pre SharePoint.

Nastavenie predvoleného označenia uchovávania údajov pre knižnicu dokumentov SharePointu

1. Otvorte knižnicu dokumentov.

2. V pravom hornom rohu okna vyberte ikonu Nastavenia:  

3. Vyberte nastavenie knižnice.

4. Na stránke Nastavenia vyberte v časti Povolenia a správa položku Použiť označenie na položky v tomto zozname alebo knižnici.

5. Na stránke Použiť označenie vyberte rozbaľovacie pole a potom vyberte označenie, ktoré chcete použiť.

   Označenie, ktoré vyberiete, sa automaticky použije na všetky nové súbory pridané do knižnice dokumentov.

6. Voliteľné: Ak chcete automaticky použiť označenie na všetky súbory aktuálne v knižnici dokumentov, vyberte položku Použiť označenie na existujúce položky v knižnici.

7. Vyberte položku Uložiť.

Vytvorenie zobrazenia obsahujúceho označenia uchovávania údajov

V SharePoint (a v aplikácii Teams , ale nie OneDrive ) môžete vytvoriť zobrazenie knižnice, ktoré obsahuje stĺpec Označenia alebo položka je stĺpec Záznam. Toto zobrazenie umožňuje prehľadné zobrazenie označení uchovávania údajov priradených ku všetkým položkám a položkám, ktoré sú záznamami. Všimnite si však, že zobrazenie nie je možné filtrovať podľa stĺpca Položka záznamu. Tu je návod na vytvorenie takéhoto zobrazenia.

Začnite tým, že stĺpec Označenie uchovávania bude viditeľný: 

1. V hornej časti ľubovoľného stĺpca vyberte šípku nadol a potom vyberte položku Nastavenia stĺpca > Zobraziť alebo skryť stĺpce.

   

2. Na table Upraviť stĺpce zobrazenia vyberte pole pre označenie uchovávania údajov.

   

3. Po dokončení vyberte položku Použiť.

Ak chcete, môžete zobrazenie uložiť na rýchly prístup neskôr:

1. Na pravom konci panela príkazov vyberte položku Zobraziť možnosti > Uložiť zobrazenie ako:

   

2. Priradenie názvu k zobrazeniu.

3. Vyberte, či chcete, aby bolo zobrazenie verejné, aby ho ostatní videli.

4. Vyberte položku Uložiť.

Niektoré akcie nie sú povolené pre označené položky

Ak má položka označenie uchovávania údajov, niektoré akcie nie sú povolené v závislosti od nastavení, ktoré vybral správca. 

Ak sa v SharePointe zobrazí hlásenie, že označenú položku nemožno upraviť, je to spôsobené tým, že bola označená záznamom. Túto položku možno budete môcť upraviť, ak ju najskôr odomknete. Pokyny nájdete v ďalšej časti.

Zamknutie alebo odomknutie záznamu 

Niektoré označenia uchovávania údajov majú možnosť "uzamknúť" položku, pretože ide o záznam , ktorý sa musí zachovať. Zabránite tak napríklad odstráneniu položky. Pre veci, ako sú zmluvy, je to dôležité opatrenie na vedenie záznamov. Položky však možno budete môcť odomknúť, aby ich bolo možné revidovať alebo aktualizovať novou verziou. 

1. V knižnici alebo zozname vyberte položku, ktorú chcete uzamknúť alebo odomknúť.

2. V pravom hornom rohu okna vyberte položku Otvoriť tablu s podrobnosťami: 

   

3. Na table Podrobnosti vyberte v časti Stav záznamu položku Zamknuté.

4. Vedľa názvu nastavenia sa zobrazí ovládací prvok prepínania. Kliknutím na prepínač prejdite z možnosti Zamknuté na odomknuté alebo naopak.

   

Keď je položka odomknutá, môžete ju upraviť. Po dokončení úprav môžete položku znova uzamknúť aj pomocou krokov uvedených vyššie a prepnutím stavu záznamu späť na zamknutú položku. 

Pozrite tiež

Pre správcov: Porovnajte obmedzenia povolených alebo blokovaných akcií