Identifikátory dokumentov vám môžu pomôcť so správami dokumentov alebo záznamov. Povoľte službe identifikátorov dokumentov na lokalite pridať identifikátor dokumentu ku každému súboru na lokalite.
Obsah tohto článku
Prehľad
Identifikátory dokumentov vám pomáhajú spravovať dokumenty pomocou jednoduchého spôsobu sledovania položiek bez ohľadu na ich umiestnenie. Ak sa napríklad právne zmluvy premiestnia z knižnice dokumentov na jednej lokalite do knižnice dokumentov na inej lokalite, zmluva sa bude jednoducho vyhľadať na základe identifikátora dokumentu. Identifikátory dokumentu sa automaticky priradia k nahrat týmto dokumentom a toto ID bude sledovať položku počas celého životného cyklu. Identifikátory dokumentov je možné priradiť aj k množine dokumentov.
Po prvom aktivovaní služby identifikátorov dokumentov sa nové dokumenty v kolekcii lokalít automaticky priradia novým identifikátorom. Je naplánovaná úloha časovača na priradenie IDENTIFIKÁTOROV k dokumentom, ktoré sa už v kolekcii lokalít nachádzali.
Keď je táto služba povolená, do typov obsahu Dokument a Množina dokumentov sa automaticky pridá nový stĺpec. V stĺpci identifikátora dokumentu sa zobrazuje ID priradené k položke.
Skôr než budete používať funkciu identifikátorov dokumentov v systéme správy obsahu, musíte ju najprv povoliť pre každú kolekciu lokalít, v ktorých sa vaše dokumenty nachádzajú.
Premiestnenie súborov s identifikátorom dokumentu
V SharePoint sa identifikácia dokumentu zvyčajne presunie spolu so súborom. Ak však cieľová lokalita nemá zapnutú službu identifikácie dokumentu, dokument už nebude mať identifikátor dokumentu.
Jediným SharePoint Server, ako si identifikátor dokumentu v rámci lokalít ponechať, je použitie stránky na správu obsahu lokality a štruktúry v časti Lokalita Nastavenia počas premiestňovania dokumentov.
Kopírovanie súborov s identifikátorom dokumentu
Pri vytvorení kópie súboru sa pre kópiu vytvorí nové ID dokumentu. Napríklad súbor stiahnutý z jednej lokality a nahraný na inú lokalitu je kópiou. Ak však cieľová lokalita nemá zapnutú službu identifikácie dokumentu, kópia nebude mať identifikáciu dokumentu.
Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov
Ak chcete identifikátory dokumentov použiť na sledovanie dokumentov alebo záznamov, musíte vykonať dvojstupňový postup:
Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít
Poznámka: Ak chcete povoliť funkciu identifikátorov dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.
-
Prejdite na kolekciu lokalít najvyššej úrovne.
-
Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenia.
-
V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Funkcie kolekcie lokalít.
-
Vedľa položky Služba identifikácie dokumentu kliknite na tlačidlo Aktivovať. Vedľa danej položky sa zobrazí ikona Aktívne a funkcia sa aktivuje pre aktuálnu kolekciu lokalít.
Povolenie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít
Keď povolíte funkciu identifikátorov dokumentov pre ľubovoľnú kolekciu lokalít, ku všetkým dokumentom v kolekcii lokalít sa automaticky priradí identifikátor dokumentu. Tento proces môže určitý čas trvať, čo závisí od počtu dokumentov, ktoré existujú vo vašej kolekcii lokalít.
Poznámka: Ak chcete povoliť a konfigurovať funkciu identifikátorov dokumentov, musíte byť správcom kolekcie lokalít.
-
Prejdite na kolekciu lokalít najvyššej úrovne.
-
Kliknite na položku Akcie lokality a potom na položku Nastavenia.
-
V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Nastavenie identifikátora dokumentu.
-
Na stránke nastavení identifikátora dokumentu v časti Priradenie identifikátorov dokumentov skontrolujte, či je začiarkavacie políčko Priradiť identifikátorydokumentov .
Poznámka: Keď povolíte priradenie identifikátorov dokumentov pre prvú v rámci kolekcie lokalít, zobrazí sa hlásenie: Konfigurácia funkcie identifikátorov dokumentov je naplánovaná tak, aby bola dokončená automatizovaným procesom. Znamená to, že úloha časovača je zodpovedná za dokončenie priradenia identifikátorov dokumentov ku všetkým dokumentom v kolekcii lokalít. Čas potrebný na vykonanie tejto úlohy závisí od počtu dokumentov v danej kolekcii lokalít.
-
Ak chcete nastaviť vlastný reťazec znakov alebo číslic, ktoré sa budú automaticky pripájať na začiatok každého identifikátora dokumentu, zadajte požadovaný reťazec v časti Identifikátory začínajú na....
-
Ak chcete, aby sa vložený reťazec automaticky pridal k všetkým existujúcim identifikátorom dokumentov v kolekcii lokalít, začiarknite políčko Obnoviť všetky identifikátory dokumentov….
-
V častiach Rozsah vyhľadávania identifikátora dokumentu vyberte lokality, ktoré sa majú použiť ako rozsah vyhľadávania pre vyhľadávanie identifikácie.
-
Kliknite na tlačidlo OK.
Poznámka: Ako už bolo uvedené, po povolení služby identifikátorov dokumentov pre ľubovoľnú kolekciu lokalít sa do typov obsahu Dokument a Množina dokumentov ako úroveň kolekcie lokalít pridá stĺpec. Stĺpec Identifikátor dokumentu sa používa na zobrazenie identifikácie priradenej k položke.
