IDENTIFIKÁCIE dokumentov môžu pomôcť so správou dokumentov alebo záznamov. Povoľte službe identifikácie dokumentu na lokalite pridanie identifikácie dokumentu do každého súboru na lokalite.
Obsah tohto článku
Prehľad
Identifikácie dokumentov vám pomôžu spravovať dokumenty tak, že poskytujú jednoduchý spôsob sledovania položiek bez ohľadu na ich umiestnenie. Ak sa napríklad právna zmluva presunie z knižnice dokumentov na jednej lokalite do knižnice dokumentov na inej lokalite, bude ju možné jednoducho nájsť na základe jej ID dokumentu. Identifikátory dokumentu sa automaticky priraďujú k nahratým dokumentom a toto ID bude sledovať položku počas celého životného cyklu. Identifikácie dokumentov je možné priradiť aj k množinám dokumentov.
Po prvom zapnutí služby identifikácie dokumentu sa novým dokumentom v kolekcii lokalít automaticky priradia nové identifikácie. Úloha časovača je naplánovaná na priradenie identifikácií k dokumentom, ktoré sa už v kolekcii lokalít nachádzajú.
Keď je služba povolená, do typov obsahu Dokument a Množina dokumentov sa automaticky pridá nový stĺpec. Stĺpec Identifikácia dokumentu zobrazuje IDENTIFIKÁCIU priradenú k položke.
Pred použitím funkcie Identifikácia dokumentu v systéme správy obsahu ju musíte najprv povoliť pre každú kolekciu lokalít, v ktorých sa dokumenty nachádzajú.
Premiestnenie súborov s identifikáciou dokumentu
V SharePoint sa ID dokumentu zvyčajne presunie spolu so súborom. Ak však cieľová lokalita nemá povolenú službu identifikácie dokumentu, dokument už nebude mať identifikáciu dokumentu.
SharePoint Server jediným spôsobom, ako zachovať identifikáciu dokumentu v rámci lokalít, je použitie stránky správy obsahu a štruktúry lokality v nastaveniach lokality pri premiestňovaní dokumentov.
Kopírovanie súborov s identifikáciou dokumentu
Po vytvorení kópie súboru sa pre kópiu vytvorí nová identifikácia dokumentu. Napríklad súbor stiahnutý z jednej lokality a nahratý do inej lokality je kópiou. Ak však cieľová lokalita nemá povolenú službu identifikácie dokumentu, kópia nebude mať identifikáciu dokumentu.
Aktivácia, povolenie a konfigurácia identifikátorov dokumentov
Ak chcete na sledovanie dokumentov alebo záznamov použiť identifikácie dokumentov, musíte postupovať podľa dvoch krokov:
Aktivácia funkcie identifikácie dokumentov v kolekcii lokalít
Poznámka: Ak chcete povoliť funkciu identifikácie dokumentu, musíte byť správcom kolekcie lokalít.
-
Prejdite na kolekciu lokalít najvyššej úrovne.
-
Vyberte tlačidlo Nastavenie a potom vyberte položku Nastavenie lokality.
-
V časti Správa kolekcie lokalít vyberte položku Funkcie kolekcie lokalít.
-
Vedľa položky Služba identifikácie dokumentu vyberte položku Aktivovať. Vedľa položky sa zobrazí aktívne označenie a funkcia sa aktivuje pre aktuálnu kolekciu lokalít.
Povolenie a konfigurácia používania identifikátorov dokumentov v kolekcii lokalít
Keď povolíte funkciu Identifikácia dokumentu pre ľubovoľnú kolekciu lokalít, všetkým dokumentom v kolekcii lokalít sa automaticky priradí identifikácia dokumentu. Majte na pamäti, že v závislosti od počtu dokumentov, ktoré sa nachádzajú vo vašej kolekcii lokalít, môže tento proces určitý čas trvať.
Poznámka: Ak chcete zapnúť a nakonfigurovať funkciu identifikácie dokumentu, musíte byť správcom kolekcie lokalít.
-
Prejdite na kolekciu lokalít najvyššej úrovne.
-
Vyberte tlačidlo Nastavenie a potom vyberte položku Nastavenie lokality.
-
V časti Správa kolekcie lokalít vyberte nastavenia identifikácie dokumentu.
-
Na stránke Nastavenia identifikácie dokumentu skontrolujte, či je v časti Priradenie identifikátorov dokumentov začiarknuté políčko Priradiť identifikátory dokumentov.
Poznámka: Keď povolíte priradenie identifikácií dokumentov pre prvé priradenie v rámci kolekcie lokalít, zobrazí sa hlásenie: Konfigurácia funkcie identifikácie dokumentu je naplánovaná na dokončenie automatizovaným procesom. Znamená to, že úloha časovača je zodpovedná za dokončenie priradenia identifikácií dokumentov ku všetkým dokumentom v kolekcii lokalít. Čas potrebný na vykonanie tejto úlohy závisí od počtu dokumentov v danej kolekcii lokalít.
-
Ak chcete nastaviť vlastný reťazec znakov alebo čísel, ktoré sa automaticky pripoja na začiatok každého IDENTIFIKÁTORA dokumentu, zadajte reťazec v časti Identifikátory začiatku s nasledujúcimi znakmi.
-
Ak chcete, aby sa vložený reťazec automaticky pridal k všetkým existujúcim identifikátorom dokumentov v kolekcii lokalít, začiarknite políčko Obnoviť všetky identifikátory dokumentov….
-
V časti Rozsah vyhľadávania identifikácie dokumentu vyberte lokality, ktoré sa majú použiť ako rozsah vyhľadávania pre vyhľadávanie identifikácie.
-
Vyberte položku OK.
Poznámka: Ako už bolo uvedené vyššie, keď je služba identifikácie dokumentu povolená pre ľubovoľnú kolekciu lokalít, do typov obsahu Množina dokumentov a Dokumentov sa pridá stĺpec ako úroveň kolekcie lokalít. Stĺpec Identifikácia dokumentu sa používa na zobrazenie IDENTIFIKÁCIE priradenej k položke.
