Záznam je dokument alebo iný elektronický alebo fyzický subjekt v organizácii, ktorý slúži ako dôkaz činnosti alebo transakcie vykonanej organizáciou, ktorá si vyžaduje uchovávanie na určité časové obdobie. Správa záznamov je proces, ktorým organizácia:
-
Určuje, ktoré druhy informácií sa majú považovať za záznamy.
-
Určuje spôsob, akým sa aktívne dokumenty, ktoré sa stanú záznamami, má spracovať počas ich používania, a určuje, ako sa majú zhromažďovať po deklarovaní do záznamov.
-
Určuje, akým spôsobom a ako dlho by sa mal každý typ záznamu uchovávať, aby spĺňal právne, obchodné alebo regulačné požiadavky.
-
Skúma a implementuje technické riešenia a obchodné procesy, aby sa zaistilo, že organizácia zabezpečí, aby organizácia v súlade so svojou povinnostiami správy záznamov nákladovo efektívnym a ne rušivým spôsobom.
-
Vykonáva úlohy súvisiace so záznamami, ako je napríklad vykladanie záznamov s uplynutou platnosťou alebo vyhľadávanie a ochrana záznamov súvisiacich s externými udalosťami, ako sú napríklad súdne konania.
Určenie, ktoré dokumenty a iné fyzické alebo elektronické položky v organizácii sú záznamami, je povinnosťou osôb zodpovednej za zabezpečenie súladu s predpismi, správcom záznamov a správcom záznamov a správcom záznamov. Dôsledným kategorizovaním všetkého podnikového obsahu vo vašej organizácii vám môžu títo ľudia pomôcť zabezpečiť, aby sa dokumenty uchovávali na príslušný čas. Dobre navrhnutý systém správy záznamov pomáha pri ochrane organizácie v súlade s právnymi predpismi, pomáha organizáciám pri dodržiavaní súladu s regulačnými záväzkami a zvyšuje efektivitu organizácie tým, že propaguje vydosťovanie ne aktuálnych položiek, ktoré nie sú záznamami.
Systém správy záznamov obsahuje tieto prvky:
-
Analýza obsahu, ktorá popisuje a kategorizuje obsah v podniku, ktorý sa môže stať záznamami, ktorá poskytuje umiestnenia zdrojov a popisuje spôsob presunu obsahu do aplikácie na správu záznamov.
-
Plán súborov, ktorý pre každý druh záznamu v podniku uvádza, kde by sa mali uchovávať ako záznamy, politiky, ktoré sa na ne vzťahujú, ako dlho musia byť zachované, ako by mali byť vyhodené a kto je zodpovedný za ich spravovanie.
-
Dokument požiadaviek súladu definujúci pravidlá, ktoré musia IT systémy organizácie dodržiavať, aby sa zaistil súlad a metódy používané na zabezpečenie účasti členov podnikového tímu.
-
Metóda zhromažďovania záznamov, ktoré už nie sú aktívne, zo všetkých zdrojov záznamov, ako sú napríklad servery na spoluprácu, súborové servery a e-mailové systémy.
-
Metóda auditovania záznamov, kým sú aktívne.
-
Metóda zaznamenávania metaúdajov záznamov a histórie auditu a ich správy.
-
Proces zadržania záznamov (pozastavenie ich vystavenia) v prípade súdnych sporov.
-
Systém monitorovania a podávania správ o spracovaní záznamov s cieľom zabezpečiť, aby zamestnanci záznamy zamiešli, pristupujú k nim a spravujú ich podľa definovaných politík a procesov.
SharePoint obsahuje funkcie, ktoré môžu pomôcť organizáciám implementovať integrované systémy a procesy správy záznamov.
Prehľad plánovania správy záznamov
Táto téma popisuje kroky plánovania, ktoré by ste mali vykonať, aby ste chceli zabezpečiť, aby systém správy záznamov, ktorý ste implementovali na základe spoločnosti SharePoint dosiahne ciele správy záznamov vašej organizácie. Nasledujúca ukážka procesu plánovania správy záznamov:
-
Identifikácia rolí správy záznamov Úspešná správa záznamov vyžaduje špecializované roly, ako napríklad:
-
Správcovia záznamov a funkcii osôb na zabezpečenie súladu s predpismi kategorizujú záznamy v organizácii a spúšťajú proces správy záznamov.
-
pracovníci IT na implementáciu systémov, ktoré efektívne podporujú spravovanie záznamov.
-
Správcovia obsahu, ktorí nájdu, kde sa uchovávajú podnikové informácie, a uistia sa, že ich tímy postupujú podľa postupov spravovania záznamov.
-
-
Analýza obsahu organizácie Pred vytvorením plánu súborov určujú správcovia záznamov a správcovia obsahu používanie dokumentov prieskumu v organizácii a určujú, ktoré dokumenty a iné položky sa môžu stať záznamami.
-
Vývoj plánu súborov Po analýze obsahu organizácie a určení plánov uchovávania vyplňte zvyšný plán súborov. Plány súborov sa v jednotlivých organizáciách líšia, vo všeobecnosti však opisujú druhy položiek, ktoré podnik potvrdzuje ako záznamy, uvádza, kde sa ukladajú, popis období uchovávania a ďalšie informácie, napríklad to, kto je zodpovedný za ich spravovanie a ktorú širšiu kategóriu záznamov patria.
-
Vývoj plánov uchovávania Pri každom type záznamu určite, kedy už nie je aktívny (nepoužíva sa), ako dlho by sa mal po uplynutí uchovať a ako by mal byť tento typ napokon vyhodený.
-
Vyhodnotenie a zlepšenie postupov správy dokumentov Skontrolujte, či sa požadované politiky používajú v odkladacom priestore dokumentov. Skontrolujte napríklad, či sa obsah vhodne audituje tak, aby sa spolu so záznamami uchovali vhodné audity.
-
Návrh riešenia správy záznamov Určite, či sa má vytvoriť archív záznamov, spravovať záznamy na mieste alebo použiť kombináciu týchto dvoch prístupov. Na základe plánu súborov navrhujte archív záznamu alebo určite, ako používať existujúce lokality na záznamy. Definujte typy obsahu, knižnice, politiky a v prípade potreby metaúdaje, ktoré určujú umiestnenie na smerovanie dokumentu.
-
Plánovanie spôsobu, akým sa obsah stane záznamami Ak používate pracovný SharePoint na aktívnu správu dokumentov aj správu záznamov, môžete vytvoriť vlastné pracovné postupy na premiestnenie dokumentov do archívu záznamov. Ak používate SharePoint alebo externý systém správy dokumentov, môžete plánovať a vyvíjať rozhrania, ktoré presúvajú obsah z týchto systémov do archívu záznamov, alebo deklarovajú dokument ako záznam, ale nepresuniete dokument. Môžete tiež vytvoriť plán školení a naučiť používateľov vytvárať záznamy a pracovať s ich záznamami.
-
Plánovanie integrácie e-mailu Určite, či budete spravovať e-mailové záznamy v SharePoint alebo či budete spravovať e-mailové záznamy v rámci samotnej e-mailovej aplikácie.
-
Plánovanie súladu so sociálnym obsahom Ak vaša organizácia používa sociálne médiá, ako sú napríklad blogy alebo wiki, určite, ako sa tento obsah stane záznamami.
-
Plánovanie vykazovania súladu s predpismi a dokumentácie Ak chcete overiť, či vaša organizácia vykonáva požadované postupy správy záznamov a komunikovať tieto postupy, mali by ste zdokumentovať plány a procesy správy záznamov. Ak sa váš podnik stane aktívnym súdnym sporom súvisiacim so záznamami, pravdepodobne bude potrebné vytvoriť tieto pokyny na správu záznamov, plány implementácie a metriky týkajúce sa efektívnosti.
