Súčasťou prirodzeného prostredia každého projektu je riziko – určitá úroveň neistoty, ktorá pochádza z toho, že neviete, ako sa budú vyvíjať budúce udalosti pri implementácii projektu vy a váš tím. Ak chcete zabrániť vykoľajeniu projektu nešťastnou alebo dokonca neočakávanou príležitosťou, vytvorte plán riadenia rizík pre svoj projekt a sledujte ho v Project Web App prostredníctvom predplatného Project Online.
Obsah tohto článku
- Čo je riadenie rizík a ako súvisí s riadením projektov?
- Najvhodnejšie postupy pri riadení rizík pre projekty
- Zaznamenávanie a sledovanie rizík v Project Online
Čo je riadenie rizík a ako súvisí s riadením projektov?
Riziko je akákoľvek úroveň neistoty, ktorá môže mať nepriaznivý vplyv na váš projekt. Zvyčajne myslíme na riziká, pokiaľ ide o zlé veci, ktoré by sa mohli stať, napríklad hurikán oddialenie stavebného projektu. Riziká však môžu byť tiež pozitívne a môžu viesť k väčším príležitostiam, napríklad k marketingovej kampani, ktorá je taká úspešná, že reakcia zákazníkov preťažuje webovú lokalitu spoločnosti.
Riadenie rizík je teda proces identifikácie a plánovania rizík, ktoré by mohli potenciálne ovplyvniť váš projekt z hľadiska rozsahu, činností, plánu, nákladov, zdrojov, kvality atď. Tu je niekoľko príkladov:
- Vyvíjaný produkt alebo služba závisí od novej technológie, ktorá nie je úplne testovaná.
- Subdodávatelia a iné zdroje nemusia byť v prípade potreby k dispozícii.
- Dodávky od dodávateľov sa môžu oneskoriť.
- Neznámy konkurent mohol dostať svoju verziu produktu alebo služby na trh ako prvý.
- Výstavba je naplánovaná počas zimy, kedy zasnežené podmienky by mohli spôsobiť meškanie.
- Nejasné požiadavky projektu môžu spôsobiť tečenia rozsahu.
- Softvérové nástroje používané v projekte majú strmú krivku učenia.
Najvhodnejšie postupy pri riadení rizík pre projekty
Táto časť obsahuje podrobné postupy, ktoré vám pomôžu definovať plán riadenia rizík pre váš projekt.
Identifikácia rizík
Nižšie sú uvedené spôsoby, ktorými môžete vy a váš tím identifikovať riziká projektu. Nezabudnite zvážiť pozitívne riziká alebo príležitosti, ktoré by mohli vzniknúť.
- Zavolajte projektový tím spoločne na účely identifikácie rizík. Mať facilitátor a záznamník tak, aby každý má hlas a všetky riziká sú zachytené.
- Preskúmajte hlavné fázy plánu projektu s ohľadom na riziká.
- Prezrite si poznatky z minulých podobných projektov, pozrite sa na to, čo sa v týchto projektoch stalo, a zistite, či by sa to mohlo stať v aktuálnom projekte. Pozrite sa tiež na to, čo šlo obzvlášť dobre, a uvidíme, či niektoré z nich boli prekvapenia, ktoré by mohli byť pozitívnym rizikom pre váš projekt.
- Vykonajte analýzu SWOT, aby ste preskúmali silné, slabé stránky, príležitosti a hrozby pre projekt. Je to ďalší dobrý spôsob, ako sa pozrieť na pozitívne aj negatívne riziká.
- Zvážte kategórie rizík vrátane technických, externých, organizačných faktorov a faktorov riadenia projektov. Technické aspekty môžu zahŕňať požiadavky na projekt a zložitosť alebo spoľahlivosť technológie používanej v projekte. Externé faktory môžu zahŕňať subdodávateľov a dodávateľov, počasie, potreby zákazníkov, trh a regulačné zmeny. Organizačné riziká môžu zahŕňať závislosť od iných projektov, viacero požiadaviek na rovnaké zdroje podľa rôznych projektov, súťaž o financovanie alebo zmenu strategických priorít. Riziká riadenia projektov môžu zahŕňať presnosť odhadov práce a nákladov alebo metód zhromažďovania stavu a sledovania nákladov.
- Pre riziká zvážte trojuholník projektu (rozsah, čas a peniaze) spolu s ďalšími faktormi projektu. Čo môže ovplyvniť rozsah a aktivity? Čo sa môže stať s kľúčovými medzníkmi a koncovým dátumom projektu? Rozpočet projektu a výdavky? Dostupnosť a výkon zdrojov? Kvality?
Skóre rizík
Po zaznamenaní rizík je čas na ich skóre, pokiaľ ide o pravdepodobnosť a vplyv. Pre každé riziko zadajte číslo alebo percento, ktoré predstavuje pravdepodobnosť, že sa toto riziko má realizovať.
Tiež pre každé riziko zadajte číslo, ktoré predstavuje dôležitosť alebo vplyv, ktorý by toto riziko malo, ak by sa to stalo. Mierku môžete nastaviť tak, aby bola pre vás najužitočnejšia, pokiaľ ju konzistentne použijete na všetky riziká.
Vynásobte dve čísla a máte skóre rizika.
Stanovenie priority rizík
Zoradte riziká od najvyššieho po najnižšie skóre rizika, aby ste videli, kde sa najviac zameriavate na plán riadenia rizík. Tu je príklad zoznamu rizík, ktoré môžete vytvoriť pomocou Project Web App. Všimnite si, že sú zoradené od najvyššieho po najnižšie skóre rizika. Ďalšie informácie nájdete v časti Zaznamenanie a sledovanie rizík v Project Online ďalej v tejto téme.
Pri kontrole zoznamu prioritných rizík sa pravdepodobne zobrazia prirodzené zoskupenia:
- Riziká s vyšším skóre volajú po plánovanej odpovedi.
- Riziká s miernym skóre vyžadujú rozhodnutie od prípadu k prípadu, či si vyžadujú plánovanú odpoveď.
- Riziká s nízkym skóre pravdepodobne nebudú potrebovať plánovanú odpoveď, ale stojí za to príležitostne sa prehodnotiť počas celého trvania projektu, aby sa zistilo, či sa podmienky zmenili, aby im dali vyššiu prioritu.
Vypracovanie plánu riadenia rizík
Vďaka skóre a prioritným rizikám máte teraz základ na vypracovanie plánu riadenia rizík pre svoj projekt. Pre každé z rizík, ktoré ste sa rozhodli, že váš tím musí spravovať, určite nasledujúce možné odpovede:
- Vyhnite sa riziku. Ak vzniknuté riziko nestojí za to byť súčasťou projektu, odstráňte ho. Napríklad by mohlo byť múdrejšie nahradiť úlohu alebo zdroj, ktorý nesie neprijateľne vysoké riziko vhodnou alternatívou.
- Preneste riziko na zodpovednosť niekoho iného, napríklad na iné oddelenie alebo dodávateľa. Ďalšími príkladmi sú poistenie alebo záruky. Náklady na prenos rizika musia byť nižšie ako náklady, ktoré by ste mali, ak by ste si zachovali zodpovednosť za riziko.
- Vytvorte plán nepredvídaných udalostí, ktorý zabráni vzniku rizika, alebo zmierni alebo minimalizuje účinok rizika, ak sa to stane. Toto je časť vášho plánu riadenia rizík, ktorá pravdepodobne vyvolá maximálne úsilie, pretože vytvárate alternatívny plán spolu so spúšťacími bodmi, ktoré určujú, kedy je plán nepredvídaných udalostí aktivovaný.
- Prijmite riziko. V prípade niektorých rizík s vysokou prioritou je nákladovo efektívnejšie "riskovať", než sa tomu vyhnúť, preniesť alebo zmierniť.
Všimnite si, že plán pre jedno riziko môže obsahovať jednu alebo viacero z týchto odpovedí. Môžete napríklad urobiť, čo môžete, aby ste zabránili vzniku rizika, ale môžete mať aj plán, čo by ste robili, ak by sa aj tak stalo.
Pri rozhodovaní o tom, ktorý z prístupov prijať, zvážte náklady, pokiaľ ide o peniaze, čas a úsilie. Chcete dosiahnuť zdravú rovnováhu medzi napredovaním projektu a predchádzaním dôležitým rizikám, predchádzaním ich alebo plánovaním.
Priradenie manažéra rizík
Vyberte niekoho iného ako projektového manažéra, ktorý bude zodpovedný za predvídanie rizík počas celého trvania projektu. Tento jednotlivec by mal byť niekto, kto sa môže pozrieť na projekt so zdravým skepsou o neistote.
Manažér rizík je tiež ten, kto sleduje spúšťacie body pre pohotovostné plány, monitoruje riziká s nižšou prioritou a zabezpečuje, aby sa vykonával plán riadenia rizík.
Podporte členov tímu, aby vykazovali riziká
Všetci členovia tímu by mali mať možnosť nahlásiť riziká, ktoré predpokladajú v projekte. V Project Web App môžu členovia tímu zadávať riziká pre priradené úlohy a projekty. Mohlo by to byť dokonca anonymný kanál na vykazovanie rizík, ak si myslíte, že by mohol žať lepšie výsledky.
Zaznamenávanie a sledovanie rizík v Project Online
V službe Project Web App, ktorú máte prostredníctvom predplatného na Project Online, môžete vytvoriť databázu rizík pre svoj projekt a neustále monitorovať a aktualizovať svoj plán riadenia rizík. V tomto systéme sledovania rizík môžete nastaviť pravdepodobnosť a dôležitosť, priradiť ju členovi tímu a stanoviť jej termín. Členovia tímu môžu tiež zobrazovať a upravovať riziká v Project Web App.
Zaznamenanie rizika
- Na domovskej stránke Project Online vyberte v časti Sledovanie práce položku Projekty.
- Na stránke Centrum projektov v stĺpci Názov projektu vyberte názov projektu, pre ktorý chcete pridať alebo upraviť riziko.
- Na ľavej table kliknite na položku Riziká.
- Na stránke Riziká kliknite na položku Nová položka.
- Vyplňte formulár, ktorý sa zobrazí. Povinné polia sú Názov, Pravdepodobnosť a Vplyv. Medzi ďalšie polia patria Vlastník, Priradené k, Náklady, Popis, Plán zmiernenia, Plán nepredvídaných udalostí a Spúšťač. Vyplňte všetky ostatné polia, pre ktoré máte informácie. Ďalšie informácie môžete kedykoľvek pridať neskôr.
- V dolnej časti stránky vyberte tlačidlo Uložiť .
Úprava informácií o riziku
- Na domovskej stránke Project Online vyberte v časti Sledovanie práce položku Projekty.
- Na stránke Centrum projektov v stĺpci Názov projektu vyberte názov projektu, pre ktorý chcete pridať alebo upraviť riziko.
- Na ľavej table kliknite na položku Riziká.
- Na stránke Riziká vyberte názov rizika, ktoré chcete upraviť.
- Nad formulárom, ktorý sa zobrazí, vyberte položku Upraviť položku.
- Zmeňte alebo dokončite ľubovoľné pole.
- Ak chcete priložiť súbor k záznamu o riziku, na karte Upraviť v skupine Akcie vyberte položku Priložiť súbor. Vyberte položku Vybrať súbor, prejdite na súbor, vyberte ho a potom kliknite na položku Otvoriť. Kliknite na tlačidlo OK.
- V dolnej časti stránky vyberte tlačidlo Uložiť .
Zobrazenie zoznamu rizík v projekte
- Na domovskej stránke Project Online vyberte v časti Sledovanie práce položku Projekty.
- Na stránke Centrum projektov v stĺpci Názov projektu vyberte názov projektu, pre ktorý chcete pridať alebo upraviť riziko.
- Na ľavej table kliknite na položku Riziká.
- Na stránke Riziká skontrolujte riziká zadané pre aktuálny projekt.
- Ak chcete zoraďovať vo vzostupnom poradí podľa poľa, napríklad Priradené k, Stavové pole alebo Expozícia (súčin pravdepodobnosti podľa faktorov vplyvu ), kliknite na záhlavie stĺpca. Ak chcete údaje zoradiť v zostupnom poradí, kliknite druhýkrát na záhlavie stĺpca.
