Vyhľadanie záznamov s najmenšími alebo najnovšími dátumami

Použitie filtra namiesto dotazu s najvyššími hodnotami

Filter je zvyčajne lepší, ak máte na mysli konkrétny dátum. Ak chcete zistiť, či by ste mali vytvoriť dotaz s najvyššími hodnotami alebo použiť filter, zvážte nasledovné:

• Ak chcete vrátiť všetky záznamy, v ktorých sa dátum zhoduje s predchádzajúcim alebo neskorším dátumom, použite filter. Ak chcete napríklad zobraziť dátumy predaja medzi aprílom a júlom, použijete filter.

• Ak chcete vrátiť zadanú sumu záznamov s najnovšími alebo poslednými dátumami v poli a nepoznáte presné hodnoty dátumu alebo nezáleží na tom, vytvorte dotaz s najvyššími hodnotami. Ak chcete napríklad zobraziť päť najlepších predajných štvrtí, použite dotaz s najvyššou hodnotou.

Ďalšie informácie o vytváraní a používaní filtrov nájdete v článku Použitie filtra na zobrazenie vybratých záznamov v databáze programu Access.

Na začiatok stránky

Prilepenie vzorových údajov do hárkov programu Excel

1. Spustite program Excel. Otvorí sa prázdny zošit.

2. Stlačením kombinácie klávesov SHIFT + F11 vložte hárok (budete potrebovať štyri).

3. Skopírujte údaje z každej vzorovej tabuľky do prázdneho hárka. Zahrnúť záhlavia stĺpcov (prvý riadok).

Vytvorenie databázových tabuliek z hárkov

1. Vyberte údaje z prvého hárka vrátane záhlavia stĺpcov.

2. Kliknite pravým tlačidlom myši na navigačnú tablu a potom kliknite na položku Prilepiť.

3. Kliknutím na tlačidlo Áno potvrďte, že prvý riadok obsahuje záhlavia stĺpcov.

4. Zopakujte kroky 1-3 pre každý zo zostávajúcich hárkov.

Vytvorenie základného dotazu s najvyššími hodnotami

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na tabuľku zamestnanci a potom kliknite na položku zatvorenie.

   Ak používate vzorové údaje, pridajte do dotazu tabuľku zamestnanci.

3. Do mriežky návrhu pridajte polia, ktoré chcete použiť v dotaze. Môžete dvakrát kliknúť na jednotlivé polia alebo presúvať každé pole v prázdnej bunke v riadku pole .

   Ak používate vzorovú tabuľku, pridajte polia krstné meno, priezvisko a dátum narodenia.

4. V poli, ktoré obsahuje najvyššie alebo najnižšie hodnoty (pole Dátum narodenia, ak používate vzorovú tabuľku), kliknite na riadok Zoradiť a vyberte položku vzostupne alebo zostupne.

   Zostupné zoradenie vráti posledný dátum a vzostupné poradie zoradenia vráti najstarší dátum.

   Dôležité: V riadku zoradenia je nutné nastaviť hodnotu len pre polia, ktoré obsahujú dátumy. Ak zadáte poradie zoradenia pre iné pole, dotaz nevráti požadované výsledky.

5. Na karte návrh v skupine Nástroje kliknite na šípku nadol vedľa položky všetky (zoznam najvyšších hodnôt ) a zadajte počet záznamov, ktoré chcete zobraziť, alebo vyberte niektorú z možností v zozname.

6. Ak chcete spustiť dotaz a zobraziť výsledky v údajovom zobrazení, kliknite na položku spustiť .

7. Dotaz uložte ako NextBirthDays.

Môžete vidieť, že tento typ dotazu s najvyššími hodnotami môže odpovedať na základné otázky, ako je napríklad kto je najstaršia alebo najmladšia osoba v spoločnosti. V nasledujúcom postupe je vysvetlené, ako používať výrazy a iné kritériá na pridanie sily a flexibility do dotazu. Kritériá zobrazené v ďalšom kroku vracajú ďalšie tri narodeniny zamestnancov.

Pridanie kritérií do dotazu

Tieto kroky používajú dotaz vytvorený v predchádzajúcom postupe. Môžete sledovať spolu s odlišným dotazom na najvyššie hodnoty, ak obsahuje skutočné údaje o dátume a čase, nie textové hodnoty.

1. Na navigačnej table kliknite pravým tlačidlom myši na NextBirthDays dotaz a potom kliknite na položku Návrhové zobrazenie.

2. V mriežke návrhu dotazu v stĺpci napravo od dátumu narodenia zadajte nasledovné:
   MonthBorn: DatePart ("m"; [dátum narodenia]).
   Tento výraz extrahuje mesiac od dátumu narodenia pomocou funkcie DatePart .

3. V ďalšom stĺpci mriežky návrhu dotazu zadajte nasledovné:
   DayOfMonthBorn: DatePart ("d", [dátum narodenia])
   Tento výraz extrahuje deň v mesiaci od dátumu narodenia pomocou funkcie DatePart .

4. Zrušte začiarknutie políčok v riadku Zobraziť pre každý z týchto dvoch výrazov, ktoré ste práve zadali.

5. Kliknite na riadok Zoradiť pre každý výraz a potom vyberte položku vzostupne.

6. Do riadka kritériá v stĺpci Dátum narodenia zadajte nasledujúci výraz:
   Month ([dátum narodenia]) > mesiac (dátum ()) alebo mesiac ([dátum narodenia]) = Month (Date ()) and Day ([dátum narodenia]) >deň (dátum ())
   Tento výraz vykoná nasledovné:

   • Month ( [dátum narodenia]) > mesiac (dátum ()) určuje, že dátum narodenia každého zamestnanca spadá do budúceho mesiaca.

   • Mesiac ( [dátum narodenia]) = mesiac (dátum ()) a deň ([dátum narodenia]) >deň (dátum ()) určuje, že ak sa dátum narodenia vyskytuje v aktuálnom mesiaci, narodeniny sa zastavia alebo za aktuálny deň.

     Stručne povedané, tento výraz vylučuje všetky záznamy, v ktorých sa k narodeninám dochádza medzi 1. januárom a aktuálnym dátumom.

     Tip:  Ďalšie príklady výrazov kritérií dotazu nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

7. Na karte návrh v skupine Nastavenie dotazu zadajte do poľa vrátiť hodnotu 3 .

8. Na karte Návrh kliknite v skupine Výsledky na položku Spustiť .

Na začiatok stránky

Vytvorenie dotazu súčtov

Tento postup používa vzorovú tabuľku udalosti a vzorovú tabuľku EventType na odpoveď na túto otázku:

Kedy bola posledná udalosť v každom type udalosti, okrem koncertov?

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Dvakrát kliknite na udalosti a EventType tabuľky.
   Každá tabuľka sa zobrazí v hornej časti návrhára dotazov.

3. Dvakrát kliknite na pole EventType tabuľky EventType a pole EventDate z tabuľky udalosti a pridajte polia do mriežky návrhu dotazu.

4. Do mriežky návrhu dotazu v riadku kritériá poľa EventType zadajte <>koncert.

   Tip:  Ďalšie príklady výrazov kritérií nájdete v článku príklady kritérií dotazu.

5. Na karte návrh v skupine Zobraziť alebo skryť kliknite na položku súčty.

6. V mriežke návrhu dotazu kliknite na riadok súčtu poľa EventDate a potom kliknite na položku maximum.

7. Na karte Návrh v skupine Výsledky kliknite na položku Zobraziť a potom na položku Zobrazenie SQL.

8. V okne SQL na konci klauzuly SELECT hneď za kľúčovým slovom nahraďte MaxOfEventDate s MostRecent.

9. Dotaz uložte ako MostRecentEventByType.

Vytvorenie druhého dotazu na pridanie ďalších údajov

Tento postup používa MostRecentEventByType dotaz z predchádzajúceho postupu na odpoveď na túto otázku:

Kto bol zákazník na najnovšej udalosti jednotlivých typov udalostí?

1. Na karte Vytvoriť kliknite v skupine Dotazy na položku Návrh dotazu.

2. Na karte dotazy dvakrát kliknite na dotaz MostRecentEventByType.

3. Na karte tabuľky dvakrát kliknite na tabuľku udalosti a na tabuľku Zákazníci.

4. V návrhárovi dotazu dvakrát kliknite na nasledujúce polia:

   1. V tabuľke udalosti dvakrát kliknite na položku EventType.

   2. Na MostRecentEventByType dotaze dvakrát kliknite na položku MostRecent.

   3. V tabuľke Zákazníci dvakrát kliknite na položku spoločnosť.

5. V mriežke návrhu dotazu v riadku Zoradiť v stĺpci EventType vyberte položku vzostupne.

6. Prejdite na kartu Návrh a v skupine Výsledky kliknite na položku Spustiť.

Na začiatok stránky