Vytváranie a používanie politík správy informácií

Aktivácia funkcie Politika lokality umožňuje správcom kolekcií lokalít definovať plány uchovávania, ktoré sa vzťahujú na lokalitu a celý jej obsah. Ak chcete aktivovať túto funkciu:

1. Prejdite na domovskú stránku kolekcie lokalít, pre ktorú chcete aktivovať funkciu Politika lokality.

   Prejdite na položky Nastavenie , Nastavenie lokality.

2. V časti Správa kolekcie lokalít vyberte položku Funkcie kolekcie lokalít.

3. Posuňte sa na položku Politika lokality. Ak sa nezobrazuje položka Aktívne, na pravej strane vyberte položku Aktivovať.

Ak chcete zabezpečiť, aby sa politika správy informácií použila na všetky dokumenty určitého typu v rámci kolekcie lokalít, zvážte vytvorenie politiky na úrovni kolekcie lokalít a jej následné použitie na typy obsahu. Takéto politiky sa označujú ako politiky kolekcie lokalít.

1. Prejdite na položky Nastavenie , Nastavenie lokality.

2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v zozname Správa kolekcie lokalít na položku Politiky kolekcie lokalít.

3. Na stránke Politiky kolekcie lokality kliknite na položku Vytvoriť.

4. Zadajte názov a popis politiky a napíšte krátke prehlásenie o politike, ktoré používateľom vysvetlí účel politiky. Prehlásenie o politike môže mať najviac 512 znakov.

5. Pozrite si časť Vytvorenie politiky pre typ obsahu ďalej v tomto článku a zistite, ako môžete nastaviť funkcie, ktoré chcete prepojiť s danou politikou.

6. Kliknutím na položku OK sa vráťte na stránku Politiky kolekcie lokalít.

Pridanie politiky správy informácií k typu obsahu zjednodušuje priradenie funkcií politiky k viacerým zoznamom alebo knižniciam. Môžete pridať existujúcu politiku správy informácií k určitému typu obsahu alebo vytvoriť jedinečnú politiku, ktorá bude špecifická pre určitý samostatný typ obsahu.

Môžete tiež pridať politiku správy informácií k typu obsahu, ktorý je špecifický pre zoznamy. To má za následok použitie politiky len na položky v zoznamoch, v ktorých sa používa daný typ obsahu.

1. Prejdite na položky Nastavenie , Nastavenie lokality.

2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Galérie pre webových dizajnérov na položku Typy obsahu lokality.

3. Na stránke Nastavenie typu obsahu lokality vyberte typ obsahu, ku ktorému chcete pridať politiku.

4. Na stránke Typ obsahu lokality kliknite v časti Nastavenia na položku Nastavenie politiky správy informácií.

5. Na stránke Nastavenie politiky správy informácií vyberte položku Definovať politiku a potom kliknite na položku OK.

6. Na stránke Úprava politiky zadajte názov a popis politiky a napíšte krátke vysvetlenie, ktoré používateľom ozrejmí účel politiky. Popis politiky môže mať najviac 512 znakov.

7. V nasledujúcich častiach vyberte jednotlivé funkcie politiky, ktoré chcete pridať do svojej politiky správy informácií.

8. Ak chcete určiť obdobie uchovávania dokumentov a položiek, na ktoré sa vzťahuje táto politika, kliknite na položku Povoliť uchovávanie a potom zadajte dobu uchovávania a akcie, ktoré sa majú vykonať po uplynutí platnosti položiek.

   Určenie doby uchovávania

   					1.	Kliknite na položku Pridať fázu uchovávania pre záznamy...
   					2.	Vyberte možnosť obdobia uchovávania a určite, kedy uplynie platnosť dokumentov alebo položiek. Použite jeden z nasledovných postupov: Na nastavenie dátumu uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu kliknite v časti Udalosť na položku Táto fáza je odvodená od vlastnosti dátumu položky a potom vyberte požadovanú akciu s dokumentom alebo položkou (napríklad Vytvorené alebo Upravené) a časový prírastok po vykonaní danej akcie (napríklad počet dní, mesiacov alebo rokov), kedy má uplynúť platnosť položky. Ak chcete na určenie uplynutia platnosti použiť vlastný vzorec uchovávania údajov, kliknite na položku Nastavené vlastným vzorcom nachádzajúcim sa na tomto serveri. Poznámka:  Táto možnosť je dostupná iba v prípade, že vlastný vzorec nastavil váš správca.
   					3.	Možnosť Spustiť pracovný postup je k dispozícii iba v prípade, že definujete politiku pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, ktorý už má priradený pracovný postup. Potom sa zobrazí ponuka pracovných postupov, z ktorých si môžete vybrať.
   					4.	V časti Opakovanie vyberte položku Opakovať akciu tejto fázy... a zadajte, ako často sa má akcia opakovať. Poznámka: Táto možnosť je k dispozícii len v prípade, že je možné vybratú akciu opakovať. Opakovanie nemôžete nastaviť napríklad pre akciu Natrvalo odstrániť.
   					5.	Kliknite na tlačidlo OK.

9. Ak chcete povoliť auditovanie pre dokumenty a položky, ktoré sa vzťahuje táto politika, kliknite na položku Povoliť auditovanie a potom zadajte udalosti určené na auditovanie.

   Povolenie auditovania

   					1.	Na stránke Úprava politiky vyberte v časti Auditovanie položku Povoliť auditovanie a potom začiarknite políčka vedľa udalostí, v prípade ktorých chcete vytvárať auditovacie záznamy.
   					2.	Ak chcete používateľom zobraziť výzvu na vloženie týchto čiarových kódov do dokumentov, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu.
   					3.	Kliknutím na položku OK použite funkciu auditovania na politiku.
   						Funkcia Politika auditovania umožňuje organizáciám vytvoriť a analyzovať auditovacie záznamy pre dokumenty a položky zoznamov, ako sú napríklad zoznamy úloh, zoznamy problémov, diskusné skupiny a kalendáre. Táto funkcia politiky poskytuje denník auditu, v ktorom sa zaznamenávajú udalosti, napríklad vtedy, keď sa obsah zobrazí, upraví alebo odstráni.
   						Keď je auditovanie povolené ako súčasť politiky správy informácií, správcovia môžu zobraziť údaje auditu v zostavách použitia politík v Microsoft Exceli, ktoré sumarizujú aktuálne použitie. Správcovia môžu z týchto zostáv zistiť, ako sa používajú informácie v rámci organizácie. Tieto zostavy môže tiež pomôcť organizáciám overovať a dokumentovať dodržiavanie príslušných predpisov alebo skúmať potenciálne problémy.
   						V denníku auditu sa zaznamenávajú nasledujúce informácie: názov udalosti, dátum a čas udalosti a systémové meno používateľa, ktorý akciu vykonal.

10. Keď sú ako súčasť politiky povolené čiarové kódy, pridajú sa do vlastností dokumentu a zobrazia sa v oblasti hlavičky dokumentu, v ktorom je čiarový kód použitý. Rovnako ako označenia je možné manuálne odstrániť z dokumentu aj čiarové kódy.

    Povolenie čiarových kódov

    					1.	Na stránke Úprava politiky začiarknite v časti Čiarové kódy políčko Povoliť čiarové kódy.
    					2.	Ak chcete používateľom zobraziť výzvu na vloženie týchto čiarových kódov do dokumentov, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie čiarového kódu.
    					3.	Kliknutím na položku OK použite funkciu čiarových kódov v politike.
    						Politika čiarových kódov generuje štandardné čiarové kódy v súlade so štandardom Code 39. Každý obrázok čiarového kódu obsahuje pod symbolom čiarového kódu text, ktorý predstavuje hodnotu čiarového kódu. Takto sa dajú údaje čiarového kódu použiť aj vtedy, keď nie je k dispozícii hardvér na skenovanie čiarových kódov. Používatelia môžu manuálne zadať číslo čiarového kódu do vyhľadávacieho poľa na vyhľadanie položky na lokalite.

11. Ak chcete vyžadovať, aby dokumenty, na ktoré sa vzťahuje táto politika, mali označenia, kliknite na položku Povoliť označenia a potom zadajte požadované nastavenia pre označenia.

    Povolenie označení

    					1.	Ak chcete, aby používatelia povinne pridávali do dokumentov označenia, začiarknite políčko Pred uložením alebo vytlačením zobraziť výzvu na vloženie označenia. Poznámka:  Ak majú byť označenia voliteľné, toto políčko nezačiarknite.
    					2.	Ak chcete označenie uzamknúť, aby sa nedalo zmeniť, po jeho vložení začiarknite políčko Zabrániť zmenám označení po ich pridaní. Toto nastavenie bráni v aktualizácii textu označenia po jeho vložení do položky v rámci klientskej aplikácie, akou je napríklad Word, Excel alebo PowerPoint. Ak chcete, aby sa označenie aktualizovalo pri aktualizácii vlastností tohto dokumentu alebo položky, toto políčko ponechajte nezačiarknuté.
    					3.	Do poľa Formát označenia zadajte text označenia tak, ako sa má zobraziť. Označenia môžu obsahovať až 10 odkazov na stĺpce, pričom každý odkaz môže mať najviac 255 znakov. Ak chcete vytvoriť formát označenia, postupujte takto: Zadajte názvy stĺpcov, ktoré chcete zahrnúť do označenia, v poradí, v akom sa majú zobraziť. Názvy stĺpcov zadajte v zložených zátvorkách ({}) tak, ako je to znázornené v príklade na stránke Úprava politiky. Zadajte slová, ktoré identifikujú stĺpce, mimo zátvoriek tak, ako je to znázornené v príklade na stránke Úprava politiky.
    					4.	Ak chcete pridať zlom riadka, zadajte \n na mieste, kde sa má zlom riadka zobraziť.
    					5.	Vyberte požadovanú veľkosť a štýl písma a zadajte, či sa má označenie zobraziť vľavo, v strede alebo vpravo v dokumente. Tip: Vyberte písmo a štýl, ktoré sú k dispozícii v počítačoch používateľov. Veľkosť písma určuje, koľko textu sa zobrazí na označení.
    					6.	Zadajte výšku a šírku označenia. Výška aj šírka označenia môže byť od 0,635 do 50,8 cm. Text označenia je vždy zvislo zarovnaný na stred označenia.
    					7.	Ukážku obsahu označenia zobrazíte kliknutím na položku Obnoviť.

12. Kliknite na tlačidlo OK.

Môžete definovať politiku uchovávania údajov, ktorá sa bude vzťahovať len na určitý zoznam, knižnicu alebo priečinok. Ak ale vytvoríte politiku uchovávania údajov týmto spôsobom, nebudete ju môcť opakovane použiť na iné zoznamy, knižnice, priečinky ani lokality.

Ak chcete použiť jednu politiku uchovávania údajov na všetky typy obsahu na jednom mieste, pravdepodobne budete chcieť použiť politiku uchovávania založenú na umiestnení. Vo väčšine prípadov budete chcieť skontrolovať, či je politika uchovávania údajov zadaná pre všetky typy obsahu.

Ak chcete pre zoznam alebo knižnicu definovať politiku správy informácií inú ako politiku uchovávania údajov, musíte definovať politiku správy informácií pre každý jednotlivý typ obsahu priradený danému zoznamu alebo knižnici. Ďalšie informácie nájdete v tomto článku v časti Vytvorenie politiky pre typ obsahu lokality.

Ak chcete zmeniť nastavenie politiky správy informácií pre zoznam alebo knižnicu, musíte mať minimálne povolenie spravovať zoznamy.

1. Prejdite do zoznamu alebo knižnice, pre ktorú chcete zadať politiku správy informácií.

2. V prípade knižnice dokumentov kliknite na položku Nastavenie , Nastavenie knižnice.

   Ak sa nezobrazujú tieto položky ponuky alebo v prípade zoznamu kliknite na položku Knižnica alebo Zoznam na páse s nástrojmi a potom kliknite na položku Nastavenia knižnice alebo Nastavenia zoznamu.

3. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

4. Na stránke Nastavenie politiky správy informácií skontrolujte, či je zdroj uchovávania údajov pre daný zoznam alebo knižnicu nastavený na možnosť Knižnica a priečinky. Ak sa ako zdroj zobrazuje možnosť Typ obsahu, postupujte takto:

   • Kliknite na položku Zmeniť zdroj.

   • Na stránke Úprava politiky vyberte v časti Zdroj uchovávania položku Knižnice a priečinky. Zobrazí sa upozornenie, že sa politiky uchovávania údajov založené na type obsahu budú ignorovať.

   • Kliknite na tlačidlo OK.

5. Na stránke Úprava politiky zadajte v časti Plán uchovávania údajov založený na knižnici stručný popis politiky, ktorú vytvárate.

6. V časti Iné než záznamy kliknite na položku Pridať fázu uchovávania....

   Dôležité: Všimnite si, že v časti Záznamy môžete definovať rôzne politiky uchovávania údajov pre záznamy tak, že vyberiete možnosť Definujte odlišné fázy uchovávania pre záznamy.

7. V dialógovom okne Vlastnosti fázy vyberte dobu uchovávania, ktorá určí, kedy uplynie platnosť dokumentov alebo položiek. Použite jeden z nasledovných postupov:

   • Na nastavenie dátumu uplynutia platnosti na základe vlastnosti dátumu kliknite v časti Udalosť na položku Táto fáza je odvodená od vlastnosti dátumu položky a potom vyberte požadovanú akciu s dokumentom alebo položkou (napríklad Vytvorené alebo Upravené) a časový prírastok po vykonaní danej akcie (napríklad počet dní, mesiacov alebo rokov), kedy má uplynúť platnosť položky.

   • Ak chcete na určenie uplynutia platnosti použiť vlastný vzorec uchovávania údajov, kliknite na položku Nastavené vlastným vzorcom nachádzajúcim sa na tomto serveri.

     Poznámka: Táto možnosť je dostupná iba v prípade, že vlastný vzorec nastavil váš správca.

   • V časti Akcia určite, čo sa má stať, keď uplynie platnosť dokumentu alebo položky. Ak chcete povoliť konkrétnu akciu, ktorá sa má vykonať s dokumentom alebo položkou (napríklad odstránenie), vyberte ju v zozname.

8. Možnosť Spustiť pracovný postup je k dispozícii iba v prípade, že definujete politiku pre zoznam, knižnicu alebo typ obsahu, ktorý už má priradený pracovný postup. Potom sa zobrazí ponuka pracovných postupov, z ktorých si môžete vybrať.

9. V časti Opakovanie vyberte položku Opakovať akciu tejto fázy... a zadajte, ako často sa má akcia opakovať.

   Poznámka: Táto možnosť je k dispozícii len v prípade, že je možné vybratú akciu opakovať. Opakovanie nemôžete nastaviť napríklad pre akciu Natrvalo odstrániť.

10. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak už boli pre vašu lokalitu vytvorené politiky správy informácií ako politiky kolekcie lokalít, môžete jednu z politík použiť na typ obsahu. Týmto spôsobom môžete použiť rovnakú politiku na viaceré typy obsahu v kolekcii lokalít, ktoré nezdieľajú rovnaký nadradený typ obsahu.

1. Prejdite na zoznam alebo knižnicu, ktorá obsahuje typ obsahu, na ktorý chcete použiť politiku.

2. V prípade knižnice dokumentov kliknite na položku Nastavenie , Nastavenie knižnice.

   Ak sa nezobrazujú tieto položky ponuky alebo v prípade zoznamu kliknite na položku Knižnica alebo Zoznam na páse s nástrojmi a potom kliknite na položku Nastavenia knižnice alebo Nastavenia zoznamu.

3. V časti Povolenia a správa kliknite na položku Nastavenie politiky správy informácií.

4. Skontrolujte, či je zdroj politiky nastavený na možnosť Typy obsahu a potom v časti Politiky typu obsahu vyberte typ obsahu, na ktorý chcete politiku použiť.

5. V časti Zadajte politiku kliknite na položku Použiť politiku kolekcie lokalít a potom v zozname vyberte politiku, ktorú chcete použiť.

   Poznámka:  Ak nie je možnosť Použiť politiku kolekcie lokalít k dispozícii, pre kolekciu lokalít neboli definované žiadne politiky kolekcie lokalít.

6. Kliknite na tlačidlo OK.

   Dôležité: Ak zoznam alebo knižnica, s ktorou pracujete, podporuje spravovanie viacerých typov obsahu, v časti Typy obsahu môžete kliknúť na typ obsahu, pre ktorý chcete zadať politiku správy informácií. Potom prejdete priamo na vyššie uvedený krok 5.

Typy obsahu môžete zdieľať v rámci kolekcií lokalít použitím aplikácie služby spravovaných metaúdajov na nastavenie publikovania typu obsahu. Publikovanie typu obsahu vám pomáha konzistentne spravovať obsah a metaúdaje na vašich lokalitách, pretože typy obsahu je možné vytvárať a aktualizovať centrálne a aktualizácie je možné publikovať vo viacerých odoberajúcich kolekciách lokalít alebo webových aplikáciách.

Môžete definovať politiku správy informácií a potom z nej vytvoriť šablónu na ďalšie použitie vo viacerých kolekciách lokalít. Túto metódu môžete použiť, ak chcete zálohovať politiky informácií, alebo ju môžete použiť ako alternatívu publikovania typu obsahu na použitie jednej politiky vo viacerých kolekciách lokalít. Šablónu alebo zálohu politiky vytvoríte exportovaním politiky z jednej kolekcie lokalít a jej následným importom do uloženého umiestnenia alebo inej kolekcie lokalít.

Exportovanie politiky

1. V kolekcii lokalít, v ktorej sa politika nachádza, prejdite do časti Nastavenia , Nastavenie lokality.

2. Na stránke Nastavenie lokality kliknite v časti Správa kolekcie lokalít na položku Politiky kolekcie lokalít.

3. Kliknite na politiku, ktorú chcete exportovať, posuňte sa na dolnú časť politiky a potom kliknite na položku Exportovať.

4. Po zobrazení výzvy na uloženie alebo otvorenie súboru kliknite na položku Uložiť a potom vyberte umiestnenie na uloženie súboru. Nezabudnite vybrať umiestnenie, ktoré je dostupné pre kolekcie lokalít, do ktorých sa má politika importovať.

5. Keď sa zobrazí dialógové okno Sťahovanie dokončené, kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Import politiky do inej kolekcie lokalít

Import politiky správy informácií umožňuje použiť politiku na viaceré typy obsahu na úrovni lokality alebo zoznamu v rámci ľubovoľnej kolekcie lokalít. Súvisiace výhody sú dve: nemusíte opätovne definovať a použiť politiku pre každý typ obsahu a môžete podstatne jednoduchšie spravovať úpravy politiky vykonaním zmien politiky na jednom mieste.

1. Na domovskej stránke kolekcie lokalít, na ktorú chcete použiť politiku, prejdite do časti Nastavenia , Nastavenie lokality.

2. V časti Správa kolekcie lokalít kliknite na položku Politiky kolekcie lokalít.

3. Na stránke Politiky kolekcie lokalít kliknite na položku Import a potom na položku Prehľadávať a vyhľadajte súbor XML požadovanej politiky.

4. Vyberte súbor XML, v ktorom je politika uložená, a potom kliknite na položku Otvoriť.

5. Na stránke Import politiky kolekcie lokalít kliknite na položku Import a pridajte politiku do kolekcie lokalít.

Importovanú politiku teraz možno použiť na jeden alebo viaceré typy obsahu na úrovni lokality alebo zoznamu. Prečítajte si časť Použitie politiky kolekcie lokalít na typ obsahu uvedenú skôr v tomto článku.