Vytváranie a správa súprav dokumentov

Ak knižnica, v rámci ktorú pracujete, obsahuje dokumenty aj množiny dokumentov, množiny dokumentov môžete v knižnici dokumentov identifikovať tak, že budete hľadať ich jedinečnú ikonu priečinka.

Pri práci so súpravou dokumentov môžete na vykonávanie bežných úloh použiť kartu Spravovať na páse s nástrojmi Súpravy dokumentov (ktorá sa zobrazuje na uvítacej stránke množiny dokumentov).

1. Prejdite do knižnice dokumentov, ktorá bola nakonfigurovaná na podporu súprav dokumentov.

2. Kliknite na kartu Súbor.

   Poznámka: Ak používate Office SharePoint 2010, kliknite na kartu Dokumenty.

3. Kliknite na šípku vedľa položky Nový dokument a potom kliknite na položku Množina dokumentov alebo názov množiny dokumentov, ktorú chcete vytvoriť (ak vaša organizácia vytvorila prispôsobené typy obsahu pre množinu dokumentov, môžu mať jedinečné názvy). Ak knižnica podporuje vytváranie jednotlivých dokumentov aj množín dokumentov, množinu dokumentov môžete identifikovať vyhľadaením ikony priečinka.

4. V dialógovom okne Nová množina dokumentov zadajte názov a popis skupiny dokumentov, ktorú vytvárate, a potom kliknite na tlačidlo OK alebo Na uloženie. Po vytvorení množiny dokumentov zobrazí prehliadač uvítaciu stránku množiny dokumentov.

   Ak je táto množina dokumentov nakonfigurovaná na automatické vytváranie dokumentov pri vytváraní novej inštancie tejto množiny, tieto dokumenty sa zobrazia vo webovej časti na uvítacej stránke. Ak pre túto množinu dokumentov nie je zadaný žiadny predvolený obsah, vytvorí sa prázdny priečinok množiny dokumentov a súbory môžete pridať alebo nahrať do priečinka, aby boli súčasťou množiny dokumentov. Môžete pridať len súbory, ktoré majú rovnaké typy obsahu ako tie, ktoré sú povolené v množine dokumentov.

Ak množina dokumentov, s ktorú pracujete, nie je nakonfigurovaná na automatické vytváranie predvoleného obsahu pri vytváraní novej inštancie množiny dokumentov, môžete do množiny dokumentov pridať súbory manuálne. Pridať možno len súbory povolených typov obsahu pre množinu dokumentov.

1. Prejdite do knižnice dokumentov obsahujúcej množinu dokumentov, ktorú chcete aktualizovať, a kliknutím na názov množiny dokumentov prejdite na uvítaciu stránku.

2. Na uvítacej stránke množiny dokumentov kliknite na kartu Súbory.

   Poznámka: Ak používate Office SharePoint 2010, kliknite na kartu Dokumenty.

3. Použite jeden z nasledovných postupov:

   • Ak chcete do množiny dokumentov pridať nový súbor, kliknite na položku Novýdokument a potom kliknite na typ dokumentu, ktorý chcete vytvoriť.

   • Ak chcete nahrať dokument do množiny dokumentov, kliknite na položku Nahrať dokument a potom vyhľadajte umiestnenie súboru, ktorý chcete použiť. Vyberte súbor, kliknite na položku Otvoriť a potom kliknite na tlačidlo OK. Po zobrazení výzvy zadajte všetky požadované informácie o vlastnosti a potom kliknite na položku Uložiť.

   • Ak chcete do množiny dokumentov nahrať viacero dokumentov, v Prieskumníkovi vyhľadajte súbory, ktoré chcete nahrať, a potom stlačte kláves Ctrl a kliknite na každý súbor. Vybraté súbory presuňte myšou na uvítaciu stránku. (Počas presúvania súborov po stránke sa zobrazí pole so správou Presunúť sem.)

Množiny dokumentov predvolene dedia povolenia od knižnice, v ktorej sú umiestnené. V prípade potreby môžete určiť jedinečné povolenia pre množinu dokumentov, ak potrebujete obmedziť alebo zmeniť osoby, ktoré majú prístup k dokumentom v samostatných množine dokumentov.

Spravovanie jedinečných povolení na úrovni položiek alebo priečinkov môže byť komplikované a časovo náročné. Ak väčšina množín dokumentov musí byť prístupná pre podobné skupiny, pravdepodobne bude jednoduchšie spravovať povolenia na úrovni knižnice.

Ak chcete spravovať povolenia pre množinu dokumentov, musíte mať minimálne úroveň povolení Návrh alebo Úplný prístup.

1. Na uvítacej stránke množiny dokumentov kliknite na kartu Spravovať a potom na položku Povolenia.

2. Použite jeden z nasledovných postupov:

   • Ak chcete zmeniť nastavenia povolení pre samotnú knižnicu dokumentov, kliknite na položku Spravovať nadradený objekt.

   • Ak chcete zastaviť dedenie povolení od knižnice dokumentov a vytvoriť jedinečné povolenia pre túto množinu dokumentov samostatne, kliknite na položku Zastaviť dedenie povolení.

   • Ak chcete zobraziť konkrétne povolenia, ktoré má jednotlivec, kliknite na položku Skontrolovať povolenia a potom zadajte meno používateľa alebo skupiny, ktorú chcete skontrolovať.

   • Ak chcete dediť povolenia od nadradenej knižnice dokumentov (ak bola množina dokumentov predtým nakonfigurovaná tak, aby zastavila ich dedenie), kliknite na položku Dediť povolenia.

Ak je v knižnici dokumentov, v ktorej je vaša množina dokumentov uložená, zapnutá je možnosť vytvoriť si niekoľko rôznych možností práce s históriou verzií množiny dokumentov alebo jednotlivých dokumentov v množine.

Na uvítacej stránke skupiny dokumentov kliknite na kartu Spravovať a potom vykonajte niektorý z týchto krokov.

Ak používate e-mailový program kompatibilný s programom Microsoft SharePoint Server 2010, ako je napríklad Microsoft Outlook 2010, môžete rýchlo odoslať prepojenie na uvítaciu stránku skupiny dokumentov.

1. Na uvítacej stránke skupiny dokumentov kliknite na kartu Spravovať a potom na položku Odoslať prepojenie e-mailom.

2. Keď sa zobrazí výzva na povolenie otvorenia Outlook, kliknite na položku Povoliť.

3. Do riadka Do e-mailovej správy v aplikácii Microsoft Outlook zadajte mená požadovaných príjemcov, do riadka Predmet zadajte predmet a potom zadajte ďalšie informácie, ktoré chcete zahrnúť do tela e-mailovej správy.

4. Ak chcete, môžete do riadka Od zadať svoju vlastnú e-mailovú adresu, aby sa správa nezobrazia ako odoslaná zo servera a príjemcovia ju ignorovali. Kliknite na šípku nadol vedľa položky Od apotom kliknite na položku Iná e-mailová adresa. Zadajte alebo vyberte svoju e-mailovú adresu.

5. Po dokončení navrhovania správy kliknite na položku Odoslať v Outlook.

Predplatené vydanie pre SharePoint Server moderné súpravy dokumentov v knižniciach dokumentov. Keď správca SharePoint v prostredí balíka Predplatené vydanie pre SharePoint Server dokumenty, môžete dokumenty prehľadávať, sťahovať a nahrávať do súprav dokumentov prostredníctvom moderných knižníc dokumentov.

Ďalšie informácie o moderných knižniciach dokumentov nájdete v téme Rozdiely medzi moderným a klasickým používaním zoznamov a knižníc.