Centrum záznamov slúži ako centrálny odkladací priestor, v ktorom organizácia môže ukladať a spravovať všetky záznamy, ako napríklad právne alebo finančné dokumenty. Centrum záznamov podporuje celý proces spravovania záznamov od zhromažďovania záznamov cez správu záznamov až po vyraďovanie záznamov.
Šablóna lokality centra záznamov sa podobá na iné lokality SharePointu, pretože slúži ako všeobecný odkladací priestor dokumentov a používateľom lokality umožňuje spolupracovať. Šablóna lokality centra záznamov je však vopred nakonfigurovanou lokalitou, ktorá je špeciálne navrhnutá tak, aby organizáciám pomohla implementovať programy spravovania záznamov a uchovávania údajov. Tvorba verzií, auditovanie, správa metaúdajov, elektronické vyhľadávanie a prispôsobiteľné smerovanie záznamov sú vstavané funkcie, ktoré slúžia na efektívnejšie spravovanie záznamov.
Poznámka: V SharePointe sme zaviedli používanie označení uchovávania údajov na deklarovanie obsahu ako záznamov, ktoré efektívne nahrádza nutnosť používania centra záznamov. Ak používate centrum záznamov, môžete ho naďalej používať spolu s menovkami uchovávania údajov. Na účely spravovania záznamov však odporúčame namiesto centra záznamov použiť označenia uchovávania údajov.
Vypracovanie plánu správy záznamov
Existujú dva dôležité kroky najvyššej úrovne, ktoré sú potrebné pri navrhovaní lokality centra záznamov na implementáciu programu správy záznamov.
-
Organizácia si musí vypracovať stratégiu správy záznamov a formálny plán správy záznamov. Ide o úlohu, ktorá si vyžaduje spoluprácu správcov záznamov, osôb zodpovedných za dozor nad dodržiavaním súladu, odborníkov v oblasti IT a informačných pracovníkov.
-
Organizácia potom musí nakonfigurovať jednu alebo viac lokalít centra záznamov na implementáciu svojho plánu správy záznamov.
V častiach nižšie sú popísané základné časti oboch týchto krokov.
Plánovanie správy záznamov
Predtým, ako organizácia môže nakonfigurovať lokalitu centra záznamov ako svoje riešenie správy záznamov, mala by vypracovať formálny plán stratégie správy záznamov. Konkrétne prvky formálneho plánu správy záznamov pravdepodobne budú pre jednotlivé organizácie či podniky špecifické. Takmer všetky plány správy záznamov však obsahujú tieto dokumenty a procesy:
Plán súborov Plán súborov popisuje typy dokumentov alebo položiek, ktoré organizácia považuje za oficiálne podnikové záznamy. Uvádza, kde sú tieto záznamy uložené, a poskytuje informácie na rozlíšenie jednotlivých typov záznamov. Plán súborov slúži ako komplexný súbor politík, procesov a pokynov na vytváranie, ukladanie a správu záznamov. V pláne súborov by mali byť uvedené všetky záznamy bez ohľadu na médium vrátane tlačených dokumentov, blogov, stránok wiki, e-mailov a elektronických súborov. Taktiež je potrebné určiť, ako sa každý záznam klasifikuje, zabezpečí a nakoniec zničí. Takisto by mal zohľadňovať špeciálne druhy záznamov, ako napríklad dôverné záznamy, dôležité záznamy, obchodné tajomstvá či privilegované záznamy. Nakoniec je potrebné v pláne súborov určiť osoby, ktoré budú zodpovedné za správu jednotlivých typov záznamov.
Knižnice záznamov Knižnice záznamov sú v podstate knižnice dokumentov, ktoré vytvárate na klasifikáciu a ukladanie dôležitých záznamov. Môžete vytvoriť knižnicu záznamov pre každý typ záznamu, ktorý chcete uchovať. Záznamy sa automaticky smerujú do príslušných knižníc na základe nastavení nakonfigurovaných v organizátorovi obsahu.
Typy obsahu Typy obsahu slúžia na určovanie typov záznamov, ktoré vaša organizácia potrebuje uchovávať, a popisujú jedinečné vlastnosti každého typu záznamu. Určením typov obsahu pre konkrétne druhy záznamov môže vaša organizácia zabezpečiť konzistentnú správu obsahu všetkých skupín. Ako typy obsahu, ktoré vytvoríte, je možné klasifikovať a uchovávať dokumenty balíka Office, PDF súbory, TIFF súbory (naskenované obrázky), e-maily, konverzácie cez okamžité správy, videá a fyzické záznamy. Napríklad akýkoľvek záznam, ktorého názov obsahuje slovo zmluva, môže byť v rámci systému správy záznamov v SharePointe spracovávaný rovnakým konzistentným spôsobom. Klasifikácia a ukladanie záznamov pomocou typov obsahu je alternatívnou metódou používania knižníc záznamov.
Plán uchovávania Plán uchovávania určuje dĺžku obdobia, počas ktorého sa každý typ záznamu v pláne súborov uchováva (obdobie uchovávania) a proces, akým sa po uplynutí tohto obdobia vyradí (vyraďovací proces). Zásady plánu uchovávania sú zvyčajne založené na právnych požiadavkách, rizikách, ktoré organizácii vznikajú, a obchodných potrebách. Plán uchovávania okrem toho zvyčajne popisuje riadenia rizika pri nepredvídaných udalostiach a určuje obdobie uchovávania údajov pre každý typ záznamu.
Dokument požiadaviek súladu Dokument požiadaviek súladu zabezpečuje dodržiavanie súladu pomocou určovania pravidiel, ktoré musia IT systémy určené na správu záznamov dodržiavať, možností, ktorými musia disponovať a druhov pravidelného sledovania, ktoré musia podporovať.
-
Formálny proces pozastavenia vyraďovania záznamov Tento proces, často nazývaný aj blokovanie, podrobne popisuje možnosti pozastavenia vyraďovania záznamov v prípade súdnych sporov, auditov alebo vyšetrovaní.
-
Systém monitorovania a podávania správ o spracovaní záznamov Ak chcete zabezpečiť, aby zamestnanci záznamy zaraďovali, spracovávali a pristupovali k nim podľa definovaných politík a postupov, program správy záznamov musí obsahovať proces alebo systém na monitorovanie a podávanie správ o spracovaní záznamov.
Konfigurácia lokality centra záznamov
Keď organizácia podrobne naplánuje správu záznamov a vypracuje formálny plán správy záznamov, môže na implementáciu tohto programu vytvoriť a nakonfigurovať lokalitu centra záznamov.
Lokalitu centra záznamov nakonfigurujete pomocou týchto krokov:
-
Vytvorte knižnice záznamov alebo zoznamy na správu a ukladanie jednotlivých typov záznamov, ktoré sú popísané v pláne súborov.
-
Odporúčame vytvoriť jednu knižnicu záznamov pre každý typ obsahu v pláne záznamov.
-
Záznamy sú po odoslaní do centra záznamov smerované do príslušného zoznamu alebo knižnice.
-
-
Vytvorte stĺpce pre príslušné knižnice dokumentov, zoznamy alebo typy obsahu, ktoré budú obsahovať a zobrazovať metaúdaje každého typu záznamu, ktorý je uvedený v pláne súborov.
-
Určite politiky správy informácií pre každý typ záznamu na lokalite centra záznamov. Tieto politiky by mali zohľadňovať obdobie uchovávania údajov a požiadavky na audit, ktoré vaša organizácia uvádza v pláne súborov a v pláne uchovávania.
-
Nakonfigurujte organizátora obsahu na smerovanie každého typu záznamu na správne miesto. Keď sa záznamy manuálne alebo pomocou programovania odošlú na lokalitu centra záznamov, aplikácia pomocou tejto funkcie určí spôsob klasifikácie záznamu v rámci lokality centra záznamov a miesto, na ktoré sa má odoslať.
