Vytvorenie formulárovej e-mailovej správy pomocou hromadnej korešpondencie vo Worde pre Mac

Prvým krokom v procese hromadnej korešpondencie je vytvorenie hlavného dokumentu.

1. Na karte Korešpondencia vyberte položky Spustiť hromadnú korešpondenciu > E-mailové správy.

   

2. Napíšte v programe Word e-mailovú správu, ktorú chcete všetkým odoslať.

Prvý riadok v tabuľkovom hárku Excel je záznam hlavičky. Každý stĺpec v tomto riadku obsahuje názov označenia, ktoré udáva kategóriu informácií. Označenia stĺpcov môže predstavovať napríklad </c0>e-mailová adresa, meno, ulica, mesto, kraj a PSČ</c5>. Každý ďalší riadok obsahuje jeden záznam údajov o jednotlivých príjemcoch. V zozname nesmú byť žiadne prázdne riadky ani stĺpce.

1. Do prvého riadka tabuľkového hárka programu Excel zadajte označenia stĺpcov pre príjemcov. Do prvého stĺpca zadajte napríklad označenie </c0>E-mailová adresa, do druhého stĺpca označenie Meno a do tretieho stĺpca označenie Priezvisko</c2>.

   Dôležité: Odporúčame, aby prvý stĺpec obsahoval e-mailové adresy jednotlivých príjemcov.

2. Do druhého a nasledujúcich riadkov zadajte e-mailovú adresu, meno a priezvisko jednotlivých príjemcov.

3. V ponuke Súbor vyberte položku Uložiť a zadajte názov súboru.

   Poznámka: Zapamätajte si umiestnenie tabuľkového hárka, pretože neskôr ho budete potrebovať prepojiť s dokumentom hromadnej korešpondencie.

4. Uložte a zatvorte tabuľkový hárok.

   Poznámka: Korešpondenciu nemožno dokončiť, ak nezatvoríte tabuľkový hárok programu Excel, ktorý obsahuje zoznam, alebo ak ho znova otvoríte pred dokončením hromadnej korešpondencie.

Na karte Korešpondencia vyberte položku Vybrať príjemcov a potom vyberte niektorú z možností.

Možnosť	Popis
Vytvoriť nový zoznam	Začatie nového zoznamu adries počas nastavovania hromadnej korešpondencie
Použiť existujúci zoznam	Použitie tabuľového hárka programu Excel alebo iného typu údajového súboru ako zoznamu adries
Vybrať z kontaktov programu Outlook	Výber mien do zoznamu adries priamo z kontaktov v programe Outlook
Kontakty Apple	Výber mien do zoznamu adries priamo z Adresára Apple
FileMaker Pro	Import údajov z databázy programu FileMaker Pro

Vytvorenie nového zoznamu

V dialógovom okne Upravenie polí zoznamu vytvorí program Word automaticky polia pre základné informácie, ako napríklad meno, priezvisko a adresa. Ak chcete pridať nové pole, napríklad pole správy, pridajte ho teraz, aby ste ho mohli vyplniť, keď budete položku zadávať.

1. V časti Názov nového poľa zadajte názov poľa, ktoré chcete pridať, a kliknite na položku + (znamienko plus).

   Tip: Ak chcete zmeniť poradie polí, vyberte pole, ktoré chcete premiestniť, a presuňte ho pomocou šípky nahor alebo nadol.

2. Keď nastavíte všetky polia podľa svojich požiadaviek, výberom položky Vytvoriť vytvoríte nový zoznam.

Použitie existujúceho zoznamu

1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

2. V dialógovom okne Otvoriť zošit vyberte tabuľkový hárok, ktorý chcete použiť, a vykonajte jednu z týchto možností:

   • Ponechajte časť Rozsah buniek prázdnu, ak chcete použiť celý tabuľkový hárok.

     alebo

   • Zadajte rozsah buniek s údajmi, ktoré chcete použiť.

3. Kliknite na tlačidlo OK.

Výber z kontaktov programu Outlook

1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

2. V dialógovom okne Možnosti dotazu vedľa položky Zoradiť príjemcov hromadnej korešpondencie podľa vyberte položku Celý záznam.

3. V zozname kontaktov vyberte kontakty, ktoré chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

Kontakty Apple

1. Výberom položky Filtrovať príjemcov vyberte príjemcov, ktorých chcete pridať.

2. V dialógovom okne Možnosti dotazu v časti Kontakty v skupinách Apple vyberte skupinu, ktorú chcete zahrnúť do hromadnej korešpondencie, a potom vyberte položku OK.

FileMaker Pro

1. Vyhľadajte súbor, ktorý chcete použiť, a vyberte položku Otvoriť.

2. V dialógovom okne Oddeľovače položiek hlavičky vyberte oddeľovač polí, ktorý rozdelí každé údajové pole, a oddeľovač záznamov, ktorý rozdelí každý údajový záznam, a vyberte položku OK.

1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Vložiť zlučovacie pole a potom vyberte pole, ktoré chcete pridať.

   

2. V hlavnom dokumente kliknite do poľa Presuňte polia do tohto poľa, alebo napíšte text a kliknite na text, ktorý chcete odstrániť.

3. Pridajte a naformátujte polia, ktoré chcete zahrnúť do e-mailovej správy, a vyberte tlačidlo OK.

1. Na karte Korešpondencia vyberte položku Ukážka výsledkov a zobrazí sa ukážka e-mailových správ.

   

   Poznámka: Na posúvanie medzi e-mailovými správami použite tlačidlá so šípkami doľava a doprava na karte Korešpondencia.

2. Ak chcete vykonať ďalšie zmeny formátovania, znova vyberte položku Ukážka výsledkov a budete môcť pridať alebo odstrániť zlučovacie polia.

3. Keď budú správy zodpovedať vašim predstavám, na karte Korešpondencia výberom položiek Dokončiť a zlúčiť > Zlúčiť do e-mailu dokončite spracovanie hromadnej korešpondencie.

   Tip: Položka Zlúčiť do e-mailu nie je k dispozícii, ak ste nevybrali predvolený e-mailový program.