Vytvorenie menoviek s adresami v Accesse

Microsoft Access poskytuje niekoľko rôznych možností vytvárania menoviek obsahujúcich údaje uložené v tabuľkách programu Access. Najjednoduchšie je použiť Sprievodcu menovkami v Accesse na vytvorenie a tlač zostavy, ktorá je naformátovaná tak, aby vyhovovala vašim menovkám. Označenia môžu obsahovať údaje uložené v Accessových tabuľkách alebo údaje, ktoré sú importované alebo prepojené z iných zdrojov, ako sú napríklad zošity Microsoft Excelu alebo zoznamy kontaktov Microsoft Outlooku. Môžete vytvoriť označenia ako zostavu v Accesse alebo môžete zlúčiť údaje s dokumentom Microsoft Wordu a potom vytlačiť menovky z Wordu. Tento článok popisuje kroky, ktoré sa týkajú.

Čo vás zaujíma?

Používanie Accessu na vytváranie a tlač menoviek

V Accesse vytvoríte označenia ako zostavu, ktorá je naformátovaná malou veľkosťou strany, aby sa prispôsobila požadovanej menovke. Najčastejšie používané označenia sú určené na odosielanie, ale všetky údaje programu Access je možné vytlačiť vo formáte menovky na rôzne účely. V prípade menoviek s adresami sa v zostave získajú údaje o adrese z tabuliek alebo dotazov obsahujúcich adresy. Tlač zostavy poskytuje pre každú adresu jednu menovku zo základného zdroja záznamov.

Ďalšie informácie o prepájaní alebo importovaní údajov z iných zdrojov (napríklad Microsoft Excelu alebo Microsoft Outlooku), ktoré sa majú použiť na menovkách, nájdete v článku úvodné informácie o importovaní a exportovaní údajov.

Sprievodca menovkami zobrazí rad otázok o menovkách a údajoch, ktoré sa na nich majú zobraziť. Sprievodca vytvorí zostavu, ktorú potom môžete v prípade potreby prispôsobiť.

Vytvorenie menoviek pomocou Sprievodcu menovkami v Accesse

  1. Na navigačnej table vyberte objekt, ktorý obsahuje údaje, ktoré chcete zobraziť na menovkách. Toto je zvyčajne tabuľka, prepojená tabuľka alebo dotaz, ale môžete vybrať aj formulár alebo zostavu.

  2. Na karte Vytvorenie kliknite v skupine Zostavy na položku Označenia.

    V Accesse sa spustí Sprievodca menovkami.

    Prvá strana Sprievodcu popismi

    1. Ak poznáte výrobcu a číslo produktu menoviek:

      • Vyberte výrobcu v poli Filter podľa výrobcu .

      • Vyberte menovku v poli aká veľkosť označenia by ste chceli? pole.

        V opačnom prípade sa pokúste nájsť produkt, ktorého hodnoty v dimenziách a číslach v stĺpcoch zodpovedajú menovkám.

        Ak nemôžete nájsť podobnú menovku:    

      • Kliknite na položku prispôsobiť a potom kliknite na položku nový.

        Zobrazí sa dialógové okno Nová menovka .

        Strana Sprievodcu popismi pre nový popis

      • Zmerajte menovky a do príslušných polí v dialógovom okne nové označenie zadajte rozmery.

      • Do textového poľa Názov menovky zadajte názov vlastných menoviek, vyberte požadovaný typ a orientáciu menovky a potom kliknite na tlačidlo OK.

        Ak ste už vytvorili vlastnú menovku a chcete ju vybrať:    

      • Kliknite na položku Zobraziť vlastné veľkosti menovieka potom kliknite na požadovanú vlastnú menovku.

    2. Vyberte položku informačný kanál hárka alebo priebežne pod položkou typ menovky a potom kliknite na tlačidlo ďalej.

    3. Vyberte názov písma, veľkosť, hrúbku a farbu textu, ktorá sa má nachádzať na označení, a kliknite na tlačidlo ďalej.

    4. V časti čo by ste chceli na vašej stránke menovky s adresou v sprievodcovi vyberte polia, ktoré chcete mať na menovkách, v zozname dostupné polia a dvojitým kliknutím ho pridajte do poľa označenie prototypu .

      Pridanie polí do popisu v Sprievodcovi popismi

      • Ak chcete pridať medzeru medzi polia v poli označenie prototyp , stlačte medzerník.

      • Ak chcete vytvoriť nový Link, stlačte kláves ENTER.

      • Ak sa chcete presúvať medzi poľami a riadkami, použite klávesy so šípkami.

      • Ak chcete odstrániť pole z poľa, stlačte kláves BACKSPACE.

      • Ak chcete pridať ďalší text alebo interpunkciu (napríklad čiarku za názvom mesta), kliknutím umiestnite kurzor na miesto, kde sa má text zobraziť, a začnite písať. Tento text bude rovnaký na každej menovke.

        Poznámka:  Polia s týmito typmi údajov môžete pridať len pomocou Sprievodcu menovkami: krátky text (text), dlhý text (MEMO), číslo, dátum a čas, mena, áno/nie alebo príloha. Ak chcete pridať polia iných typov údajov, otvorte zostavu menoviek v návrhovom zobrazení po dokončení sprievodcu menovkami a potom použite tablu Zoznam polí na pridanie polí. Ak chcete otvoriť tablu Zoznam polí , keď je zostava otvorená v návrhovom zobrazení, stlačte kombináciu klávesov Alt + F8.

        Keď sú polia usporiadané na označení požadovaným spôsobom, kliknite na tlačidlo ďalej.

    5. Na ďalšej stránke môžete vybrať polia, v ktorých sa majú zoradiť menovky. Môžete napríklad zoradiť poštové smerovacie číslo pre veľkú poštu. V zozname dostupné polia vyberte polia, podľa ktorých chcete zoraďovať, a dvojitým kliknutím ich pridajte do poľa Zoradiť podľa . Po dokončení kliknite na tlačidlo ďalej.

      Nastavenie spôsobu zoradenia v Sprievodcovi popismi

    6. Na poslednej strane Zadajte názov menoviek a kliknite na tlačidlo Dokončiť.

      Posledná Strana sprievodcu popismi

      Ak ste vybrali možnosť Zobraziť označenia tak, ako sa vytlačia na poslednej strane sprievodcu menovkami, v Accesse sa zobrazia menovky v ukážke pred tlačou. Môžete kliknúť na menovku, ak chcete priblížiť a oddialiť alebo použiť ovládací prvok priblíženia v stavovom riadku.

      Ovládací prvok Lupa

      Ak ste vybrali možnosť Upraviť návrh menovky na poslednej strane sprievodcu menovkami, Access zobrazí zostavu menoviek v návrhovom zobrazení.

      Poznámka:  Ukážka pred tlačou je jediným zobrazením, v ktorom sa zobrazujú stĺpce tak, ako ste ich vyložili. Ak zostavu zobrazíte v zobrazení zostavy alebo v zobrazení rozloženia, Access zobrazí všetky údaje v jednom stĺpci.

Prispôsobenie vzhľadu označenia

Ak výsledné menovky nevyzerajú požadovaným spôsobom, rozloženie môžete prispôsobiť otvorením zostavy v návrhovom zobrazení a vykonaním zmien. Pri práci s menovkami je zvyčajne jednoduchšie použiť Návrhové zobrazenie, v ktorom môžete presnejšie ovládať rozloženie. Ak chcete zobraziť výsledky vykonaných zmien v návrhovom zobrazení, prepnite na položku Ukážka pred tlačou.

Ak sa v Accesse zobrazí správa o tom, že údaje nemajú dostatok vodorovného priestoru na zobrazenie údajov

Toto hlásenie, keď sa zobrazí, je vedľajším efektom meraní niektorých menoviek. Zvyčajne sa vyskytuje vtedy, keď sú označenia v blízkosti ľavého a pravého okraja hárka menoviek. Môže to spôsobiť, že sprievodca bude špecifikovať niektoré merania, ktoré sú mimo normálneho rozsahu tlače, a to zasa spôsobí, že sa správa zobrazí pri zobrazení ukážky alebo vytlačenie menoviek.

Ak ste spokojní s zarovnaním textu na menovkách a nechcete dostať prázdnu stranu na každej strane, môžete návrh zostavy ponechať tak, ako je to možné, a po každom zobrazení jednoducho kliknúť na tlačidlo OK. V opačnom prípade môžete skúsiť upraviť niektoré možnosti nastavenia strany tak, ako je to popísané v nasledujúcej časti.

Ak vaše údaje nie sú správne zoradené s menovkami

V mnohých prípadoch môžete opraviť drobné problémy s rozložením menoviek úpravou v návrhovom zobrazení. Môžete presúvať ovládacie prvky a veľkosť menovky môžete prispôsobiť zmenou šírky alebo výšky sekcie podrobností.

Ak chcete prejsť do návrhového zobrazenia, kliknite pravým tlačidlom myši na zostavu na navigačnej table a potom v kontextovej ponuke kliknite na položku Návrhové zobrazenie .

Ak potrebujete zmeniť okraje alebo medzery medzi menovkami, môžete použiť dialógové okno Nastavenie strany v návrhovom zobrazení:

  • Na karte Nastavenie strany v skupine Rozloženie strany kliknite na položku stĺpce.

    Zobrazí sa dialógové okno Nastavenie strany s vybratou kartou stĺpce .

Karta Stĺpce dialógového okna Nastavenie strany

Tieto nastavenia môžete zmeniť v troch sekciách dialógového okna Nastavenie strany :

Časť

Možnosť

Popis

Nastavenie mriežky

Počet stĺpcov

Mal by sa rovnať počtu menoviek na celej strane.

Riadkovanie

Zadajte novú hodnotu na zväčšenie alebo zmenšenie zvislej medzery medzi riadkami menoviek.

Rozstupy stĺpcov

Zadajte novú hodnotu na zväčšenie alebo zmenšenie vodorovnej medzery medzi stĺpcami menoviek.

Veľkosť stĺpca

Šírka

Pri nastavovaní tejto hodnoty Majte na pamäti nastavenia okrajov a riadkovanie stĺpcov.

Okraje môžete skontrolovať a prispôsobiť kliknutím na položku Možnosti tlače v dialógovom okne Nastavenie strany .

Výška

Podľa potreby upravte výšku jednotlivých menoviek.

Rovnaké ako Podrobnosti

Ak je vybratá táto možnosť, nastaví sa šírka a výška stĺpca, ktorá sa rovná šírke a výške sekcie podrobností v návrhovom zobrazení.

Rozloženie stĺpcov

Nadol a potom naprieč

Ak je vybratá táto možnosť, údaje menovky sa vytlačia na prvý stĺpec a potom v druhom stĺpci a tak ďalej.

Naprieč, potom dole

Ak je vybratá táto možnosť, údaje menovky sa vytlačia v prvom riadku, potom v druhom riadku a tak ďalej.

Poznámka:  Dialógové okno Nastavenie strany môžete otvoriť aj v ukážke pred tlačou kliknutím na položku stĺpce na karte Ukážka pred tlačou . Po kliknutí na tlačidlo OK sa dialógové okno zavrie, zmeny sa okamžite prejavia v ukážke pred tlačou.

Tlač menoviek

  1. Otvorte zostavu v ľubovoľnom zobrazení (alebo vyberte zostavu na navigačnej table).

  2. Na karte súbor kliknite na položku Tlačiťa potom kliknite na položku Tlačiť.

    Access zobrazí dialógové okno Tlač.

  3. Vyberte požadované možnosti, ako sú napríklad tlačiareň, rozsah tlače a počet kópií.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

Na začiatok stránky

Tlač údajov Accessu pomocou Sprievodcu hromadnou korešpondenciou v Microsoft Worde

Ak sú vaše adresy uložené v Accesse, ale chcete ich exportovať do Wordu, aby ste mohli použiť jeho funkciu hromadnej korešpondencie na formátovanie a tlač menoviek, môžete použiť Sprievodcu hromadnou korešpondenciou vo Worde.

  1. Na navigačnej table vyberte tabuľku alebo dotaz obsahujúci údaje, ktoré chcete vytlačiť.

  2. Na karte externé údaje v skupine Exportovať kliknite na položku zlúčenie Wordu.

  3. Ak ste už vytvorili dokument a chcete prepojiť svoje údaje, v dialógovom okne Sprievodca hromadnou korešpondenciou programu Microsoft Word kliknite na položku prepojiť údaje s existujúcim dokumentom programu Microsoft Word. V opačnom prípade kliknite na položku vytvoriť nový dokument a potom prepojiť údaje s ním.

  4. Kliknite na tlačidlo OK.

    Ak ste vybrali možnosť prepojiť údaje s existujúcim dokumentom programu Microsoft Word, otvorí sa dialógové okno Výber dokumentu programu Microsoft Word . Vyberte požadovaný dokument a kliknite na tlačidlo Otvoriť. Dokument sa otvorí vo Worde.

    Ak sa rozhodnete vytvoriť nový dokument, Word sa otvorí s prázdnym dokumentom.

  5. Vo Worde postupujte podľa pokynov na pracovnej table Hromadná korešpondencia . Keď dorazíte na krok 3 procesu hromadnej korešpondencie vo Worde (Vyberte položku príjemcovia), zdroj údajov, ktorý ste vybrali v kroku 1 tohto postupu, bude už vybratý.

    Ďalšie informácie o Sprievodcovi hromadnou korešpondenciou vo Worde nájdete v Pomocníkovi pre Word.

Poznámka:  Word môžete použiť na tlač svojich adries bez ohľadu na miesto uloženia adries. Z Wordu sa môžete pripojiť k zoznamom adries uloženým v rôznych programoch, ako je napríklad Excel, Outlook a Access. Ak nemáte zoznam adries, môžete ho vytvoriť vo Worde a potom vytlačiť menovky. Ďalšie informácie nájdete v Pomocníkovi pre Word.

Na začiatok stránky

Potrebujete ďalšiu pomoc?

Rozšírte svoje zručnosti práce s balíkom Office
Preskúmať školenie
Buďte medzi prvými, ktorí získajú nové funkcie
Pridajte sa k insiderom pre Office

Boli tieto informácie užitočné?

×